印章管理制度.doc

.印章管理制度1 、总则1.1目的：为规范印章的管理和使用，确保印章管理的安全性、严肃性、有效性，特制定本制度。1.2适用范围：本制度适用于集团总部及各公司。2 、印章种类2.1法人印章：集团公司及具有独立法人资格的各公司的公章。2.2专用印章：集团及具有独立法人资格的各公司履行某种特定职责和权力的印章（包括合同专用章、财务专用章、项目部章等）。2.3法定代表人印章：公司法定代表人用来行使职权的个人印章。3 、印章的归口管理3.1集团办公室为集团印章归口管理部门，负责集团总部和各公司各类印章的管理、使用监督、印章刻制的审批。3.2集团总部财务部是财务专用章的归口管理部门，负责集团总部及各公司财务印章的使用管理。3.3集团法定代表人印章由办公室和财务部各保管1枚。4、印章的刻制4.1因公司新设或更名需刻制印章的，由集团办公室法律事务人员负责，严格按照工商行政部门的要求进行刻制，刻制完毕后交相应的印章管理人员保管并报上级印章管理部门备案。4.2因损坏或使用时间过长不能继续使用的印章，需由印章管理部门提出申请，分管领导审批后，由集团办公室印章保管人员严格按照工商行政部门的要求进行刻制。印章管理部门需在印章更新后通报财务部门。4.3集团公司、各公司不允许私自刻制部门章。4.4所有印章只能刻制一枚，不得重复刻制。4.5印章管理部门接收新刻印章后，应在印章信息统计表上拓具印模并标明经手人及接收时间，并妥善保存。5 、印章的保管5.1印章保管人员的选择应遵循下列原则：（1）原则性强，办事稳妥；（2）诚实可信，工作稳定；（3）在公司有两年以上工作经历；（4）无过往不良记录等。5.2印章保管人员的选择应由印章管理部门提名，人力资源管理部门考核，报总经理批准。保管人员一经选定，不得随意更换，如需更换，应按批准程序报批。5.3印章的存放应按集团统一规定，使用双锁保险柜。一旦发生印章丢失或异常情况，应保护好现场，及时报告保卫部门和有关领导，查明情况，妥善处理。5.4印章保管人员的钥匙应随身携带，不得随意放置。5.5财务专用章和法定代表人印章必须分人保管。5.6印章保管人员须保持印章的清洁，确保其清晰。5.7印章管理部门应设立印章保管台帐，并定期（每季度）对印章刻制、更名、注销情况汇总报相关领导。6、 印章的加盖与外借6.1印章的加盖6.1.1申请人填写用章审批单，经申请人部室负责人或单位负责人核准后，交由印章归口管理部门负责人审核，方可用印。6.1.2因工作紧急或相关领导外出难以履行审批程序的，有关人员须按上述审批程序电话征求相关领导意见或请经过总经理授权的领导签字后，方可用印，并在3日内补办审批手续。6.1.3合同专用章的加盖由印章管理部门根据日照城建集团经济合同管理制度中相关规定进行审核，用印申请人需提供合同审批单原件，在审核修改意见及相关责任人签字齐全后，方可用印。6.1.4财务专用章、法定代表人印章的加盖（1）财务日常交易业务必须基于发生真实、合法、手续完备的财务会计业务，加盖财务印章时，应加盖于规定位置。（2）日常交易以外的财务业务，需要加盖财务印章和法定代表人印章，必须经财务负责人、印章管理部门审批方可用印，同时进行印章使用登记。（3）禁止非财务事项加盖财务印章。（4）非财务事项如需加盖法定代表人印章，须经印章管理部门负责人、总经理签批后方可用印。6.1.5印章保管人员应将用印件和用章审批单认真对照，发现不符时不得用印。6.1.6用印时应严格遵守下列规定：（1）空白纸张及文件空白处不得用印；无正文的盖章页应在此页适当处注明文件名称。（2）严禁在合同、协议、承诺书、确认函等法律文件上使用法定代表人印章。（3）对外具有法律效力的多页文件如（合同、协议、证明）等应加盖骑缝章。（4）如需加盖印章的股东会决议、授权委托书、承诺函等法律文件应先由法定代表人或其他相关人员签字后，方可用印。6.1.7加盖印章须端正，盖在单位名称和日期上，骑年压月。印章颜色应按规定使用红色或蓝色。6.1.8印章使用完毕后，印章保管人员应在用章审批单上签署自己的姓名及有关信息。6.1.9用章审批单是印章使用的原始凭证，印章保管人员应及时整理，装订成册，交由档案管理人员保管。6.1.10集团董事会办公室将联合法律事务人员每年分两次对印章使用情况进行抽查，并对抽查结果进行通报。6.2 印章的外借6.2.1在一般情况下，印章不得外借。如因工作需要必须外借时，申请人应填写用章审批单，由印章管理部门负责人签字后，方可外借。财务专用章严禁外借。6.2.2外借印章办事时，按程序批准后，由专管员带章办理，并在印章外借登记表中记录。6.2.3归还印章时，印章保管人员应注意检查是否为原借出印章，确认无误后记录归还人姓名、归还时间等事项。6.2.4所办事项完成后，如需延长借用时间，须经借用审批的有关领导同意后方可延长，印章保管人员不得自行应允延长借用。7、 印章的停用、销毁7.1因公司注销或更名，所注销或更名前公司印章（包括法人印章、合同专用章、财务专用章和法定代表人印章等）由印章归口管理部门交董事会办公室停用封存，统一进行销毁。7.2因损坏或时间过长不能继续使用，重新刻制进行更换后的旧章由印章归口办理部门上交董事会办公室停用封存，统一进行销毁。7.3所有印章的销毁应由董事会办公室、集团法律事务人员、集团财务管理部门会签，报集团董事长审批同意后，由三方指定负责人共同销毁。8、罚则8.1违规用印或用印失误，但未造成直接经济损失的，视情节轻重，给予印章管理人员处罚。8.2违规用印，给公司造成一定经济损失的，给予印章管理人员处罚，并赔偿给公司所造成的损失；违规用印，给公司造成重大经济损失的，视情节轻重，给予印章管理人员处罚，并赔偿给公司造成的经济损失，同时视情节重轻，给予印章主管领导处罚。8.3未严格按照审批程序刻制或销毁印章的，视情节轻重，给予相关人员处罚。8.4未经任何审批，以谋取私利、损害公司利