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2012年第一期公文提升培训 综合部 公文写作培训内容 一 培训的目的二 公文含义 基本要求和形式三 常用公文写作基本要求四 公文写作常见问题解析五 日常工作过程中公文规范要求 一 公文的涵义 公务文书 又叫公务文件 简称公文 是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权 实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料 是传达和贯彻方针和政策 发布行政法规和规章 施行行政措施 指示答复问题 指导 布置和商洽工作 报告情况 交流经验的重要工具 二 公文的主要特点 1 法定性 2 政策性 3 实用性 4 时效性 5 规范性 三 公文的功能 1 决策作用2 强制执行和处理的作用3 依据和凭证作用4 工作联系与沟通作用5 宣传与教育作用 公司的公文分为正式公文和专用公文两大类 公司的正式公文有 一 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排 部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤消下级单位不适当的决定事项 如 关于表彰2010年度十佳县分公司的决定 安移动办 2011 2号 二 通知适用于发布规章制度 转发上级和不相隶属单位的公文 批转下级单位的公文 传达要求下级单位办理和需要周知或者共同执行的事项 任免人员 四 企业常用公文文种 三 通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神 交流重要情况 如 关于 五一 节前安全生产检查情况的通报 六移动办 2011 43号 四 报告适用于向上级单位汇报工作 反映情况 答复上级单位的询问 如 关于呈报六安分公司2010年6月份互联互通工作情况的报告 六移动维 2010 61号 五 请示适用于向上级单位或有关主管部门请求指示 批准 如 关于调整六安分公司乡镇自有渠道建设计划的请示 六移动市 2011 162号 六 批复适用于答复下级单位的请示事项 如 关于同意租赁建设霍邱县城西湖乡分支连锁店的批复 六移动市 2011 166号 七 函适用于不相隶属单位之间商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请示批准事项 如 关于帮助设置安保监控系统工号的函 移动办函 2011 1号 八 会议纪要适用于记载会议主要精神和议定事项 如 舒城中心营业厅装饰工程招标决策会议纪要 2011 3号 公司的专用公文有 签报适用于公司各部门向公司领导汇报工作 反映情况和请求批示 批准 如 关于开展无线农话营销活动的请示 签报 2010 403号 公司公文的形式包括公司发文和部门发文 凡涉及省公司层面的重要事项 以公司名义发文 包括公司行政 党组 机关党委发文等 凡涉及部门职责范围内的常规性事项 以部门名义发文 五 公文的表达方式 叙述 以顺叙为主 讲究概述 多用于通知 通报 请示 报告和会议纪要 说明 应用于各种公文 具体形式为定义说明 分类说明 举例说明 比较说明 引用说明 数字说明和图表说明 议论 从属性 局限性 公文中很少采用 1 公文的观点必须正确 合法 合理 全面 2 公文的内容必须务实 真实 可行 3 公文的语言必须得体 准确 鲜明 生动 通顺 简练 严谨 4 领导 上级 意图理解领会必须到位 六 公文写作的基本要求 语言要求 规范 准确 科学 简练 得体规范 1 要使用书面语言 不用或少用口语 俗语 2 要使用现代汉语的标准语 不使用大多数人无法弄懂的方言土语及含义模糊不清的社会流行语 3 避 虚 就 实 切忌滥用文学语言 准确 科学 1 庄重与平实 不过分使用修饰的词语 2 尽量采用准确的数据指标说明问题 3 使用国家规范的标点符号和计量单位 六 公文写作的基本要求 语言要求 规范 准确 科学 简练 得体简练 1 简短 在准确表达思想内容的前提下 用最短的篇幅和最少的文字表达文件内容 在删改方面下功夫 在遣词造句方面下功夫 清除空话套话 适当使用简略语言 2 简明 要把思想内容表达得简要明白 必须重视开头 开门见山 起笔入题 必须重视结尾 明确提出行文要求 必须层次分明 恰当运用分条列项的表达方法 六 公文写作的基本要求 语言要求 规范 准确 科学 简练 得体得体 符合公文体裁的总体要求 适应不同文种表达形式的要求 使用含义确切 限定的书面语言 恰当使用公文术语 六 公文写作的基本要求 领导意图 领导在布置工作 下达任务 发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标 怎样搞清领导意图 从主动询问中获得 从领导批示中领会 从平时言谈中捕捉 从讲话材料中把握 从积零为整中综合 六 公文写作的基本要求 起草时一般是先形成写作意图 再规定文种选择 最后决定表达方式 表达是拟文过程中很重要的一环 为了写作方便一般将文本模式分析为四个要素 凭 事 断 析 凭 是行文的 根据 或 述事 的缘由 事 是报告 公布 陈述的 事项 或 事实 断 是某种 结论 或 要求 析 是对 事 和 断 的分析和解释 凭 事 断 使用频率最高 如 根据省公司 XX 特通知如下XX 七 公文常见结构 公文的结构主要包括 开头与结尾 层次与段落 过渡与照应 1 开头与结尾 1 开头要简洁 开门见山 引出问题 吸引读者 概述式 结论式 引叙式 说明式 目的式 提问式 2 结尾要干净利索 自然实在 总结式 强调式 祈使式 言止意尽 不强求一律 七 公文常见结构 2 层次与段落 1 层次是指包括公文的几个部分 符合思维逻辑 递进式 总分式和并列式 2 段落是公文的基本构成单位 自然段 一段只能表达一个意思 一个意思尽量在一段中完成 段旨式 条款式 阶段式 3 过渡与照应 1 过渡是指公文的上下衔接和转换 词 句 段 2 照应是指公文内容的前后关照和呼应 文题 首尾 前后 七 公文常见结构 公文的语体要求去个性化 不采用方言 不用违反常规的用语句是和冷僻词汇 公文的语体要求模式化 一是起首语 常见如 根据 现 如下 遵照 如下 为了 关于 在 下 经调查 等引出行文依据或话题 二是衔接语 如 据上所述 如前所述 为此 等三是结束语 如 为盼 妥否 请批示 特此函达 特此报告 等 常用特定用语简表 一 请示1 请示的概念请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种 主要用于 1 在实际工作中 遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理 2 工作中遇到需要上级批准才能办理的事情 3 超出本部门职权之外 涉及多个部门和地区的事情 请示上级予以指示 八 常见公文写作特点和方法 3 请示的写作格式 1 标题的要求准确概括事由 避免歧义 正确使用文种 2 主送机关顶格标写一个直接上级机关 不能多头主送 除领导者要求外 一般不能送领导者个人 八 常见公文写作特点和方法 3 正文一般分为三个层次 开头 明确交代请示事项的背景或理由 或只说明请示的根据 目的 主体 提出请求上级机关给予指示 批准或批转的有关事项 针对上述事项提出本单位具体意见 建议或方案 如请示事项存在几种可能解决的办法或方案 要提出倾向性意见 积极帮助上级机关出谋献策 不能简单地上交矛盾 结尾 恰当使用结语 常用 妥否 请批示 八 常见公文写作特点和方法 请示的结构 关于XXXXXX的请示XXX XXX 请示问题的缘由及请示的问题 XXXXX 提出意见供上级判断 决策 妥否 请批示 4 请示写作中应注意事项要坚持一文一事 请示事项必须明确 具体 可行 不要搞多头请示 一般不得越级请示 不要把请示写成报告或请示报告 八 常见公文写作特点和方法 二 报告1 报告的概念报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机关的询问 报告属上行文 一般产生于事后和事情过程中 八 常见公文写作特点和方法 八 常见公文写作特点和方法 2 报告的分类 1 按照内容划分 综合报告 专题报告 例行报告 2 按照目的划分 工作报告 总结报告 情况报告 调查报告 会议报告 建议性报告 检讨性报告 3 工作报告的写作要领 1 标题 必须由 三要素 构成 发文机关 事由 文种 2 主送机关 顶格标写一个直接上级机关 不能多头主送 除领导者要求外 一般不能送领导者个人 八 常见公文写作特点和方法 3 正文写法 开头 对前一段时间的工作状况作概括性说明 包括 工作针对的时间 主要工作项目 工作进程 总体效果评价等 主体内容 重点回顾工作进展情况和主要成绩 提炼工作中取得的经验和体会 找出工作中存在的主要问题或薄弱环节 分析原因 提出改进意见与办法 对今后工作提出安排意见或表述进一步做好工作的愿望 结尾 特此报告 请审阅 以上报告 请审阅 以上报告如有不当 请指正 八 常见公文写作特点和方法 1 采用记叙为主的表达方式 按时间顺序 工作过程或问题的逻辑关系 概述工作内容及完成情况 避免罗列过多事例 2 重点突出 点面结合 突出中心工作进展情况及主要成绩 在重点叙述的同时 对面上的情况要有概括性叙述 适当引用数据材料 增强说服力 3 实事求是 如实报告成绩和不足 4 节俭篇幅 5 报告中可以写设想或建议 不能写请示事项 八 常见公文写作特点和方法 4 报告写作注意要点 综合报告的结构 关于XXXXXX的报告XXX XXX 情况或依据 XXXXXXXX 说明 XXXXX 结论或设想 X年X月X日 专题报告的结构 关于XX事故的报告XXX XXX 事故经过 XXXXX 事故后采取的措施 XXXXX 调查及事故原因 XXXX 经验教训和措施 XXXX 请求处分 X年X月X日 八 常见公文写作特点和方法 三 请示与报告的相同点和不同点相同点 两个都是写给上级的上行文 公文里都有陈述意见 反映情况的内容 不同点 时间有别 请示跟报告相比 时间要求更紧迫 请示写的情况是未解决的 属于将来时 报告写的情况是已做过的 属于过去时 内容的侧重点有别 请示着重于请示批准 报告着重于汇报工作 要求有别 请示要求上级必须回复 报告则不必 只供上级参考 八 常见公文写作特点和方法 四 通知 八 常见公文写作特点和方法 1 概念 通知适用于批转下级机关公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章 传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项 任免或聘用干部 通知大多属下行公文 2 种类 印发 批转 转发性通知 指示性通知 知照性通知 事务性通知 任免 聘用通知 会议通知的结构 关于召开XX会议的通知XXX 为XXX 目的 定于20XX年X月X日上午X时在X会议室召开XX会议 研究落实XXX等问题 请XX准时参加 出席 特此通知 X年X月X日 下发文件通知的结构 关于下发XXX文件的通知XXX 根据XXX为了做好XXX工作现下发XXX文件请遵照执行 特此通知X年X月X日 五 会议纪要1 概念和特点概念 会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的 它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文 是会议议定事项和重要精神 并要求有关单位执行的一种文体 有的需要下发执行的会议纪要 可以 通知 形式发出 特点 综合性 指导性 备考性 八 常见公文写作特点和方法 会议纪要写作注意事项1 写作之前做好必要的准备工作 2 忠实于会议内容 3 抓住要点 体现 要 字 4 重点突出 写清一致意见和重要的不同意见 5 注意逻辑性和条理性 八 常见公文写作特点和方法 办公会议纪要的结构 办公会议纪要时间 地点 主持人 出席 列席 记录 会议决定事项 九 公文写作常见问题解析 1 对内容把握不准 不能准确领会领导意图 2 不能正确使用文种 称谓 对文种的使用区分不清晰 3 内容不简练 冗长 不能直接点题 4 请示 报告不分 5 内容不完整 有头无尾 不能按照规定要求书写 6 对数字的使用把握不准确 一 文种使用不当1 请示 报告不分 有的正文是报告 标题却是请示 有的正文是请示 标题却是报告 如 关于呈请审批 的报告 请示报告并用 如 关于 的请示报告 或 关于 的申请报告 九 公文写作常见问题解析 九 公文写作常见问题解析 二 格式不规范1 公文标题不规范a 成分多余 如关于做好 工作 问题 的通知 关于 申请 的请示 b 句式杂糅 如关于召开 会议 有关事宜 的通知 c 成分残缺 如关于 同志出国考察 事宜 的请示 九 公文写作常见问题解析 d 无事由 如 办公室通知 紧急通知 e 无文种 如关于 的规划 关于 的总结 关于 的方案 关于 的安排 关于 的要求 关于 的建议等 f 标题使用标点符号 如关于税 费问题的请示 2001年1月1日施行的 国家行政机关公文处理办法 第三章公文格式第十条第六款中明确规定 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 九 公文写作常见问题解析 2 结构层次序数混乱经常直接用 1 2 正确的结构层次应为 一 一 1 1 等 3 生造文种如把 批复 改成 批示 把 请示 改成 申请 如 同志在员工大会上的讲话 关于加强思想政治工作的措施 等 九 公文写作常见问题解析 三 数字使用不当1 该用汉字表示的错用阿拉伯数字 成文日期 2004年7月5日 二 四年七月五日 定型的词组 如第3 三 季度 星期5 五 邻近数字并列表示概要 如4 5 四五 点钟 今年7 8 七八 月份 九 公文写作常见问题解析 2 该用阿拉伯数字的错用汉字世纪 年代 年 月 日等 二十世纪九十年代 20世纪90年代 二 四年七月五日 2004年7月5日 2003年五月 2003年5月 下午三时三十分 下午3时30分 正负整数 分数 小数 百分比 比例等 如十八个月 18个月 二十四小时 24小时 三分之一 1 3 一千二百元 1200元 四比一 4 1 2万3千 2 3万 九 公文写作常见问题解析 四 语法毛病1 搭配不当 如上述问题 今后准备进一步加