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科技档案管理 1 第一讲科技档案概念特点及种类 2 一 科技档案的概念 企事业单位和国家机构 社会组织及个人从事生产 科研 基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料 3 1 科技档案与文书档案区别 1 内容原则 2 整体原则 3 职能原则 4 2 科技档案与科技资料的区别 1 与本单位关系不同 科技档案是本单位形成的 科技资料是外单位形成的 2 作用不同 科技档案是具有凭证 考察的作用 科技资料起参考作用 3 在一定的条件下科技档案与科技资料可相互转化 5 3 科技档案与科技文件材料的区别 价值不同数量不同阶段及时间不同 科技档案是由科技文件材料转化而来的 科技文件材料是科技档案的前身 6 二 科技档案的特点 1 专业技术性2 成套性3 动态性4 多样性 1 从载体材料看有纸质 胶片 磁性 实物档案 2 从记录手段看有手写 晒制 照相 录制 计算机储存的档案 3 从形式上看有图样 文字 计算数据 目录式 表格式 影像视听型档案5 保密性 7 三 科技档案的种类 1 产品档案 是指工业产品的研制 设计 制造等活动中形成的科技档案 主要产生于工矿企业单位 特点是型号成套 2 农业科技档案 是指在农 林 牧 渔 副等生产活动中形成的档案总称 特点是 综合性 地域性强 外业形成量大 8 3 基本建设档案 是各种建筑物 构筑物 地上 地下管线等基本建设工程的规划 设计 施工和使用 维修活动的直接记录 特点是以工程项目成套 4 设备仪器档案 是指各种机器设备 车辆 船舶和仪器仪表的档案材料 其特点有 1 型号成套 2 流程成套 5 科学技术研究档案 是指在自然科学技术研究活动中形成的 具有保存价值的各种文件材料 特点是课题成套 9 6专门性科技档案 1 测绘档案 2 地质档案 3 水文档案 4 天文档案 5 气象档案 6 地震档案 7 医药卫生档案 8 环境保护档案 10 四 科技档案的收集 基层档案部门开展科技档案收集工作时 应注意掌握如下方法和措施 按照归档制度的规定 按收科技文件的归档 纳入计划管理 实行多种方式相结合的收集方法 做好五个纳入 三个结合 确定和疏通科技档案收集渠道 定向 定内容收集 抓住重要环节和关键阶段进行收集 1 产品档案抓住样机鉴定 小批试制 鉴定或产品定型阶段 基建档案抓住工程竣工验收阶段 工程设计档案抓住初步设计完成 设计结束 总结阶段 4 设备档案抓住设备开箱验收 安装 调试和大修阶段 5 科研档案抓住年度总结和成果鉴定阶段 11 第二讲科技文件的归档与管理工作 12 一 归档工作 一 归档要求 二 科技文件的归档范围 三 科技文件的归档时间1 在科技活动结束后归档 2 按阶段归档 3 按子项归档 4 按年度归档 5 随时归档 四 科技文件归档份数归档份数不做统一的规定 应以具体的情况和具体的需求来确定归档份数 13 二 鉴别工作 一 归档文件完整性鉴别 二 归档文件准确性的鉴别 三 归档材料属性的鉴别 四 归档文件保存价值和保管期限的鉴别 14 三 归档文件的整理工作 一 案卷的概念及特征1 概念 科技档案卷是由相互联系的价值大致相同的若干科技文件组合体 15 2 特征 1 有机联系体 2 数量界限 3 价值大致相同 4 采用卷夹 卷盒两种形式 16 二 复制图的折叠1 要装订成册的复制图 1 有装订边的复制图 2 无装订边的复制图 2 不装订成册的复制图 3 竣工图章的盖印和签署 17 18 三 组卷要求1 案卷内科技文件内容必须准确反映生产 科研 基建 设备及其管理活动真实情况 2 案卷内科技文件要齐全 完整 3 案卷内科技文件的载体和书写材料应符合耐久性要求 19 四 组卷的方法 1 按结构组卷 2 按子项组卷 3 按工序或阶段组卷 4 按专业性质组卷 5 按问题组卷 6 按文件名称或材料性质组卷 7 按地域组卷 8 按时间组卷 9 按作者组卷 在组卷工作中还有几种情况予以说明 1 同型号的多台设备的随机文件 2 产品 设备的革新 改造后形成一些新的文件 3 标准图 通用图 4 管理性文件 5 底图保存和管理 20 五 卷内文件的排列 1 图样文件的排列 有图样目录的图纸可按目录的顺序排列 没有图样目录可按隶属关系 总体与局部的关系顺序排列 如机械产品 按总图 组件图 部件图 分部件图 零件图的顺序排列 基建工程按总平面图 系统图 平面图 立面图 剖面图 大样图顺序排列 此外有的可按比例尺 地区 时间进行排列 2 文件材料的排列 1 按重要程度排列 2 按时间顺序排列 3 按逻辑关系排列 4 按地区排列 5 如有译文和外文 译文在前 原文在后 3 图文混合材料的排列 文本文件在前 图样文件在后 21 六 案卷的编目 1 编写页号 2 填写卷内目录 3 填写卷内备考表 4 案卷封面的编制 5 案卷背脊的编制 22 23 24 25 26 27 28 29 第三讲科技档案的整理工作 30 一 科技档案的分类 1 科技档案分类的基本要求 1 根据性质及特点 不同种类的科技档案釆取不同的分类方法 2 标准应该一致 3 层次要简明 不宜过多过繁 4 按专业系统实现标准化 31 2 科技档案的分类方案 1 方案的编制规则 包容性 严整性 稳定性 2 科技档案分类方案编制的方法及步骤 a 设大类 种类 b 类系展开 c 确定类别排序 d 给每一个类以固定的代字或代号 e 用文字或图表形式表达出来 f 撰写说明 32 3 科技档案分类及基本分类方法 1 工程项目分类法 2 型号分类法 3 课题分类法 4 专业分类法 5 时间分类法 6 地域分类法 33 4 几种常见科技档案的分类 1 产品档案 品种 型号分类法 型号 品种 年度 型号 2 基建档案 性质 工程 流域 工程 3 科研档案 专业 课题 4 设备档案 性质 型号 工序 型号 34 二 科技档案案卷的排列 1 案卷排列的基本方法 1 分类排列法 2 流水号排列法 2 案卷排列的具体方法 1 产品类 2 科研类 3 基建类 4 设备类 35 36 37 三 科技档案号的编制 1 档案号的编制要求 1 反映档案系统整理后的科学秩序 2 档案由代字和代号组成 3 力求简明 概括 不要过于复杂繁琐 2 科技档案号的编制 1 编制同科技档案分类有关的代字 代号表 科技档