秘书三级事务管理PPT课件.ppt

办公事物 办公用品 秘书 事务管理 ADDYOURNAMEANDINFORMATION ADDYOURLOGO 2020 3 27 1 第三节办公室日常事务管理管理 一 改进办公室日常事务工作二 处理突发事件三 完成督促检查工作四 制定工作计划五 确定承办期限六 对办公室工作进行评估 2020 3 27 2 一 改进办公室日常事务工作 一 相关知识 二 示例分析 三 工作程序 四 注意事项 2020 3 27 3 办公室日常事务工作流程的基本思路有 重新安排 修改 替换 合并 精简 相关知识 2020 3 27 4 无论是复杂流程还是简单流程 都包括以下几个基本步骤 定义 评价 分析 改进 实施 工作程序 2020 3 27 5 相关链接 工作流程分析改进的基本步骤 简要地概括为需要回答的3个问题 我们现在何处 现状 应在何处 改进的目标 如何到达该处 改进的方法 2020 3 27 6 二 处理突发事件 一 相关知识 二 示例分析 三 工作程序 四 注意事项 2020 3 27 7 1 突发事件的种类 火灾 伤害 疾病 炸弹威胁或恐慌 相关知识 2020 3 27 8 2 处理突发事件的原则 1 快速反应 控制事态发展 2 以人为本 保护公众利益 3 公开透明 真诚面对公众 4 重塑形象 置之死地而后生 相关知识 2020 3 27 9 3 事故情况记录表 通常记录下面的信息 事故日期 事故地点 事故涉及的人员 事故的证人 事故过程的概述 填写事故记录簿的人员签名 相关知识 2020 3 27 10 4 工伤情况报告表 记录在事故报告表上的信息主要有 1 完成表格人员的姓名 身份 2 事故涉及人员的姓名 出生日期 住址 职务 3 发生事故的日期 地点 4 事故的细节及对事故的看法 5 进行的急救行动和医疗处理的情况 包括由谁进行 6 必要时还要记录事故证人的姓名和职务 7 填写表格的人员签名和日期 相关知识 2020 3 27 11 1 突发事件的预防措施 1 以书面形式确定的紧急情况处理程序 其中详细地记录出现火灾 人员受伤 突发疾病或发生炸弹威胁等恐怖活动时具体处理程序 2 用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员 如健康 安全培训 急救培训 保安人员的特殊培训 3 张贴显示有关的紧急程序 在可利用的地方显示相应得布告 让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名 4 实行紧急情况模拟演练 如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适 并指导员工的应对行动 5 明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责 一旦有情况 由他们担当处理 6 保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况 如有报警装置 灭火器 急救包等 7 保证定期检查和更新设备 如灭火器 急救包 报警装置的定期检查和维护 工作程序 2020 3 27 12 2 突发事件的应对措施是 1 准备清楚的书面紧急情况处理程序 2 用这些紧急情况处理程序培训所有人员 3 在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序 4 实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序 5 明确员工在紧急情况下的职责 6 保证工作场所受过紧急情况处理培训的人员 7 保证配备相关的设备和资源以随时处理情况 8 保证定期检查和更新设备 工作程序 2020 3 27 13 3 处理突发事件的工作流程 1 及早发现 马上报告 并保护好现场 2 查找问题的原因 3 成立临时指挥中心 4 控制源头 釜底抽薪 5 召开新闻发布会 工作程序 2020 3 27 14 三 完成督促检查工作 一 相关知识 二 示例分析 三 工作程序 四 注意事项 2020 3 27 15 1 督查工作的内容 1 上级领导和本单位上司批示进行督查的事项 2 上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻落实情况 3 本单位的中心工作 重要会议及文件决定事项的贯彻落实情况 4 新闻媒体和重要客户对本单位的批评 建议的答复与处理情况 5 人大代表 政协委员以及职代会 股东会的议案 提案和建议的办理情况 6 下级单位请示事项的答复与办理情况 以及基层请求上级机关帮助解决问题的办理情况 7 秘书在日常工作中发现和了解到的 提议列入专项督查 并经上司批准的重要事项 相关知识 2020 3 27 16 2 秘书督查工作的特点有 复杂性原则性时限性权威性 相关知识 2020 3 27 17 3 督查工作的原则有 1 实事求是的原则 2 主动性的原则 3 分层次落实原则 4 时效性原则 5 督查与帮办相结合的原则 相关知识 2020 3 27 18 4 督查工作的方法 1 书面督查 2 电话督查 3 专项督查 4 会议督查 5 调研督查 相关知识 2020 3 27 19 上司交办事项督查的程序为 交办 立项 登记 转办 承办 催办 检查 办结 办结回告 审核 立卷 归档 工作程序 2020 3 27 20 注意事项 1 查办 催办技巧 查办催办工作应当遵循一定的规律和方法 但也有其自身的特点和工作方式 一般来说有如下方法 1 与信息工作相结合 2 与调查研究相结合 3 坚持归口办理 分级负责 4 坚持结报反馈制度 2020 3 27 21 注意事项 2 督查工作的注意事项有 1 实事求是 2 授权督查 3 时限要求 4 办实事 5 谦虚谨慎 2020 3 27 22 四 制定工作计划 一 相关知识 二 示例分析 三 工作程序 四 注意事项 2020 3 27 23 1 办公室工作计划的种类 1 按照时间序列 办公室工作计划可以分为长期计划 中期计划 短期计划三种类型 2 按幅度和范围 可分为政策型计划 目标型计划 规划型计划 方法型计划 程序型计划五种类型 相关知识 2020 3 27 24 2 制定工作计划的方法 1 根据组织确定的工作目标和期限要求 一项项列出本团队要完成的所有任务 可以使用专门制作好的人物表格 将要做的工作内容列出 也可以将工作任务逐项写下 2 区别重要的任务和紧急的任务 通常按ABCD法则 先做重而急的任务 再做重而不急的任务 后做急而不重的工作 安排好工作的优先次序 3 按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完成时间的前后顺序 对需要花时间的工作留出充足的时间量 4 列出完成每一项任务所需的资源和相关信息 包括人力 物力 财力等 5 明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算的时间要求 6 指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人 7 从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应在何时完成 确定后 逐项将其填入计划表中 8 明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告 何时报告 确保计划的顺利实施 9 明确工作进展的情况的质量如何监督和管理 相关知识 2020 3 27 25 3 计划的内容与要求 行动计划或计划表必须指明所管理的项目或团队工作的其他一些重要方面 具体包括 1 每一项任务的具体目标 2 每一项任务的数量要求和质量要求 3 每一项任务所需的资源 4 每一项任务所分配的负责部门或承担人以及负责人 5 在计划的文件中还写明如何监督工作进展和质量 相关知识 2020 3 27 26 工作程序 1 制定工作计划的程序估量机会 确定目标 确定计划工作的前提条件 拟定可行方案 评价备选方案 选择方案 拟定分计划 编制预算 2020 3 27 27 工作程序 2 编制常见的工作计划 指明一段时期预先决定做什么 怎么做 何时做 由谁做等具体问题 它是在为一个团队的现实状况与目标之间铺桥搭路 2020 3 27 28 五 确定承办期限 一 相关知识 二 示例分析 三 工作程序 四 注意事项 2020 3 27 29 1 承办期限的内容 所谓承办期限是指企业接到客户或查询者的问题后处理并回复时间规定 许多企业都对行政管理工作的行为做了有关承办期限的明文规定 明确处理工作花费的时间必须按照规定执行 并进行监督管理 2 承办期限制度 所谓承办期限制度就是针对时效性制定的规则 是在时效性上指导人们行动的标准 它要求人们按章办事 不准人们的行为偏离规定的要求 以提高企业形象 信誉和效率 相关知识 2020 3 27 30 工作程序 1 调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定 2 时间期限适宜标准 3 确定同一任务的不同承办周期 4 确定同一任务紧急情况不同的承办周期 2020 3 27 31 六 对办公室工作进行评估 一 相关知识 二 示例分析 三 工作程序 四 注意事项 2020 3 27 32 1 办公室工作评估的意义 1 提高了管理工作的效率 2 明确了组织机构的建制 3 促进了员工承担责任 4 有助于进行控制和监督工作 2 工作质量评估的要求 1 目标不宜过多 2 目标之间要相互协调 相关知识 2020 3 27 33 工作程序 1 对办公室工作进行目标管理 1 建立一套完整的目标体系 2 确定目标 3 组织实施 4 检查评估 2020 3 27 34 工作程序 2 对办公室工作进行量化管理办公室工做量化管理是指在组织开展工作过程中 运用科学方法 如预测 概率估算 实测 预定动作世间法等 对各个工作项目做出工作定额来实行定量考核的管理方法 3 对办公室工作进行评估 目标必须是明确并可以考核的 包括 1 数量目标评估 2 质量目标评估 2020 3 27 35 第四节办公用品管理 一 办公用品与设备的采购程序二 采购预算方案的制定三 调配办公资源 2020 3 27 36 一 办公用品与设备的采购程序 一 相关知识 二 示例分析 三 工作程序 四 注意事项 2020 3 27 37 相关知识 1 获得设备使用权的方式 购买 租用 2020 3 27 38 相关知识 2 政府采购的主体 采购机关和供应商 主要方式 公开招标 邀请招标 竞争性谈判 询价 单一来源 2020 3 27 39 工作程序 1 由需要购买货物的人填写公司内部的 购买申请表 并签字 说明需要货物的理由和细节 经过部门领导批准后批准后交给采购人员 2 由采购人员向供应商发出购买需求 各供应商返回对应的报价单或估价单 经过采购人员比较 筛选 3 填写正式订购单并签字 说明订购货物的详细情况 发送给选定的供应商 该订购单需要被授权人即公司高级主管签字批准 同时要复制一份给会计部门 表示开始购货 准备付款 4 当收到供应商的货物后 要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物 查明货物的数量 质量应当符合要求 讲签收后的交货单送会计部门 5 采购人员要根据收到的货物填写入库单 货物入库 库房人员要签字表示货物进库 6 会计部门收到发票后 对照交货单 入库单 订购单 三单数字应当相符 经财会主管签字批准 支付款额 2020 3 27 40 工作程序 1 提出购买申请2 审批 落实经费3 招标 选择供应商4 签订供货合同5 货物入库6 支付货款 2020 3 27 41 注意事项 1 在自己职权范围内 依程序进行购置2 按采购程序与供应方确定购货内容 总费用 交货和售后服务等 形成整套购买文件3 仔细检查4 如发现不对 马上联系5 做好相关的文件与单据保管 2020 3 27 42 采购人员对供应商进行比较筛选 提供的价格和费用质量和交货售后服务安全可靠性 注意事项 2020 3 27 43 二 采购预算方案的制定 一 相关知识 二 示例分析 三 工作程序 四 注意事项 2020 3 27 44 相关知识 1 采购预算方案制定的原则 真实性原则重点性原则目标相关性原则经济合理性原则 2020 3 27 45 编制采购预算的一般程序1 确定预算的核算基数 就是预算采购费用总额 2 进行市场调研3 确定采购产品的种类及型号价格4 编写预算方案5 征求意见 完善方案 工作程序 2020 3 27 46 注意事项 1 编制预算方案一定要进行调查研究 一定要实事求是 不虚报价格2 不要一味的追求购买高档的办公用品或设备3 要购置的办公用品或设备必须与当前或预期所必需的4 事先要安排好要购置的设备所放置的位置5 慎重选择供应商 对其各方面做全面的比较6 要征求各方面的意见 方案要切实可行调研 2020 3 27 47 相关链接 预算方法1 传统的预算方法 承袭上年度的经费 再加上一定比例的变动 2 零基预算方法 以零为基数编制的预算 从零开始 以零为起点 2020 3 27 48 三 调配办公资源 一 相关知识 二 示例分析 三 工作程序 四 注意事项 2020 3 27 49 相关知识 1 办公资源包括各类办公设备 办公家具 车辆 会议室 日常用品 图书等2 办公资源管理就是实行办公资料统一规范管理 减少资源浪费 合理的调配与利用办公资资 提高办公资源的使用效率 3 办公资源档案和运行记录是进行办公资源管理的核心 2020 3 27 50 1 了解本单位所有办公资源的基本情况 2 对单位所有办公资源进行分类 对不同资源进行分类管理 3 对办公资源建档 记录应用情况 4 定期进行数据分析 工作程序 2020 3 27 51 3 对办公资源建档 记录应用情况 1 设备的购买信息 2 设备的保修信息 3 设备的维护合同 4 设备的操作指南 5 设备的基本信息 6 所有设备的情况列表 7 设备的日志记录和故障登记 工作程序 2020 3 27 52 4 定期进行数据分析 1 是否因管理不明而导致不必要的流失 2 使用