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第三章 秘书职业 1 秘书的特性 位置上的 近身性 贴近领导核心 2 老总闷闷不乐这天早晨上班 平时和蔼可亲的老总眉头紧锁 一言不发地进了自己的办公室 秘书跟他打招呼 早上好 他爱理不理 面对这种情况 秘书应该怎么处理 3 现在秘书有这么几种选择 1 既然老板总烦 他肯定需要一个人独自呆一会 所以先不去管他 2 心烦归心烦 工作是工作 今天有一大堆事等他决定 所以拿上文件夹去找老板签字 3 翻出老总的日程表 取消老总今天的一切约会安排 4 泡上一杯浓茶送给老总 问他是不是要先休息一会 5 马上跟着老总进去 问老总出了什么事 对于秘书以上几种选择 你认为哪种选择比较合适 请说明理由 并请对其他几种选择进行评析 4 工作上的 综合性 除上述八个方面的工作外 还有领导办公室的日常事务即领导所需文献资料的准备 领导活动日程的安排等均为秘书工作的内容 上情下达 下情上传 内外疏通 各方平衡 5 培养观察力 当好信息员展现执行力 当好业务员发挥协调力 当好联络员增强克制力 当好消防员提高意志力 当好加油站激发创新力 当好领航员 6 作用上的 辅助性 辅助领导工作 所有的秘书工作都要围绕领导工作展开 秘书人员能参加领导班子的会议 能提出各种解决问题的方案 但只有发言权而无表决权 更无决定权 秘书人员在处理问题时 只能根据领导的意图和指示的精神来办 7 秘书的概念和定义 8 几种秘书概念的比较理解 比喻式概念 认定秘书是智囊 是参谋 是助手 是管家 是耳目 是喉舌 等等 列举式概念 即指采用罗列概念所含内容的办法 指事式概念 指把秘书界定为某事 如认定秘书是一种职务 一种职位 一种职业等 指人式概念 认为秘书指人 即指某类人员 这是一种历史的进步 但是 在指什么人的问题上却存在着差异 9 秘书概念的界定 揭示秘书概念的方法 下定义最常见的一种下定义的方法就是通过揭示邻近的属和种差来下定义 简称属加种差定义 公式为 种差 临近的属 遵守定义的规则 1 定义必须相称 2 定义必须明确 3 定义必须肯定 4 定义项不应包括被定义项 10 对秘书的定义应注意的问题 1 定义的外延过宽 2 定义的内涵过窄 3 对秘书的要求与估价过高 4 对秘书的要求与估价过低 办文 办事 办会 11 狭义秘书和广义秘书狭义秘书 掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员 通常是指文字秘书 领导者的机要秘书和个人秘书 以及经常参与政务活动的秘书 12 广义秘书 在领导着身边或中枢机构工作 以办文 办会和承办领导者交办之事为主要辅导任务的专门人员 统称为秘书人员 由组织或人事部门正式任命的 具有某种职务的秘书人员 秘书 秘书工作者 机要人员 秘书首长 虽无秘书职务 但实际上从是秘书工作或秘书性工作的秘书人员 由保密工作部门和用人主管部门审查批准的 经管国家和集体秘密是想的专职人员 拥有决策权 指挥权又主管办公厅工作的负责人 13 近距离直接综合辅助领导决策与管理的工作人员 根据中华人民共和国劳动和社会保障部制定的规定 把秘书视为一种职业名称 把秘书定义为 从事办公室程序性工作 协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员 14 秘书的分类 公务秘书非公务秘书 高中级秘书一般秘书 其他 其他分类法 两大层次分类法 两大部类分类法 15 两大部类分类法 16 非公务秘书 定义 范围 广狭 组成 同领导 上司的关系 属于一种在社会主义制度制约下的雇佣关系 三资企业 非国有 或国有股份占少数的股份制企业 私营企业 民间其他法人组织 民办学校 民间学会 民办医院 个体医院与个人所聘请的秘书 广义 社会上的秘书事务所的秘书与钟点秘书狭义 民间聘请的秘书 私人秘书属于非公务秘书的一个组成部分 17 区别 基本性质不同 组织管理不同 工薪来源不同 组织形式不同 工作内容不同 工作方法不同 公务秘书与非公秘书区别 18 两个层次分类法 高中级秘书 高中级机构的秘书长和办公厅 室 主任 一般秘书 纯粹的服务层次 他们的职能任务 主要是 搞好服务 19 联合国秘书长人选的要求 具有领导 筹划和组织众多国家职员的管理的能力 能流利使用联合国两种以上工作语言 具有作为领导人物感人的魅力和有效地沟通人际交流思想的能力 需要具备的能力有 1 办事能力2 交际能力3 表达能力4 操作能力5 速记能力 20 高级秘书必须培养的 职业习惯 1 养成不说 不知道 和 与我无关 的习惯2 养成每天早晨第一个到办公室的习惯3 养成请示之前做好腹案的习惯4 养成体谅上司的习惯5 养成做事留有余地的习惯6 养成自已积累资料的习惯7 养成自已找事做的习惯8 养成失误后马上道歉的习惯9 养成记住客人的相貌和名字的习惯10 养成忙里其乐的习惯11 养成全面了解公司业务的习惯12 养成喜怒哀乐不形于色的习惯 21 秘书各层级的能力要求 初级秘书 打字员 每分钟120字以上 收发员 书写漂亮 办事员 头脑清晰 记录员 速记的能力 直接与物打交道 熟悉周围环境和办事渠道 能保守机密 中级秘书 以文字为主要方式的秘书 有广泛的文史哲 政治 经济知识 重点是理论水平 知识水平 政策水平和写作水平等 四个水平 懂得人际关系学 高级秘书 除应具有中级秘书的条件外 特别是政策修养 胸怀全局 出谋献策 组织提调 以静制动 少出力 多出智 22 九段秘书的故事 一段秘书的做法 发通知 用电子邮件或在黑板上发个会议通知 然后准备相关会议用品 并参加会议 二段秘书的做法 抓落实 发通知后 再打一通电话与参会的人确认 确保每个人被及时通知到 三段秘书的做法 重检查 发通知 落实到人后 第二天在会前30分钟提醒与会者参会 确定有没有变动 对临时有急事不能参加会议的人 立即汇报给总经理 保证总经理在会前知悉缺席情况 也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间 四段秘书的做法 勤准备 发通知 落实到人 会前通知后 去测试可能用到的投影 电脑等工具是否工作正常 并在会议室门上贴上小条 此会议室明天几点到几点有会议 23 五段秘书的做法 细准备 发通知 落实到人 会前通知 也测试了设备 还先了解这个会议的性质是什么 总裁的议题是什么 然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料 供他们参考 领导通常都是很健忘的 否则就不会经常对过去一些决定了的事 或者记不清的事争吵 六段秘书的做法 做记录 发通知 落实到人 会前通知 测试了设备 也提供了相关会议资料 还在会议过程中详细做好会议记录 在得到允许的情况下 做一个录音备份 七段秘书的做法 发记录 会后整理好会议记录 录音 给总经理 然后请求总经理是否发给参加会议的人员 或者其他人员 八段秘书的做法 定责任 将会议上确定的各项任务 一对一地落实到相关责任人 然后经当事人确认后 形成书面备忘录 交给总经理与当事人一人一份 并定期跟踪各项任务的完成情况 并及时汇报总经理 九段秘书的做法 做流程 把上述过程做成标准化的 会议 流程 让任何一个秘书都可以根据这个流程 把会议服务的结果做到九段 形成不依赖于任何人的会议服务体系 24 开会之前我先来 看看谁坐主席台 会议之前我先讲 看看话筒响不响 leader讲话我鼓掌 带动底下一片响 吃饭之前我先尝 尝尝饭菜热或凉 leader喝酒我来挡 誓把青春献给dang 饭后工作我安排 卡拉OK和纸牌 25 公务秘书 公务秘书应定义为 为国家机关 社会团体 事业单位 公有制企业或股份制公司的领导工作服务 由组织人事部门考查选用 由国家或单位支付薪酬的秘书 民营股份制公司的秘书应属于公务秘书 私人秘书 与公务秘书对应的第二大类的名称应为 私人秘书 私人秘书应定义为 为个体企业主或其他雇主服务 由个人聘用 并由雇主本人支付薪酬的秘书 公务秘书 私人秘书 按职业性质分类 26 两者区别有三点 1 从所有制上 公务秘书所在的组织一般为公有制单位 包括全民所有制单位和集体所有制单位 私人秘书所在的组织一般为私有制单位 其经济成分为私营经济和个体经济 27 2 人事制度上 公务秘书的录用 考核 晋升 奖惩和福利待遇等 均由国家统一管理 私人秘书的任用 升迁 奖惩和福利待遇等 通常由用人单位决定 28 3 从经济来源上 公务秘书的劳动报酬 一律由国家或集体支付 私人秘书的劳动报酬均由聘用者支付 29 按工作岗位分类 1 综合秘书 就是承担全局性秘书工作的人员 主要任务 负责综合情况 综合调研 综合协调 并授权代行领导者处理某些重要事项 能力要求 胸有全局 通晓业务 富有经验 善于从整体上思考和处理问题 30 2 专项秘书 专门承担某项秘书工作的人员 因岗设置的专项秘书有 1 文字秘书 以文稿拟撰和校核为主要工作的秘书 2 机要秘书 专事机密文电处理和为领导者个人服务的秘书 3 事务秘书 以从事某一日常工作为主的秘书 31 按辅助对象分类 根据辅助对象的多与寡 1 集体秘书 辅助领导群体的秘书 他们不是只辅助某一位领导者 2 个人秘书 辅助某位领导 而不是辅助领导群体的秘书 个人秘书中既有公务秘书也有私人秘书 32 秘书的分层 从组织级别上区分 公务型秘书 1 中央秘书层 在党中央和中央国家机关及全国性质的社会团体中工作的秘书 能力要求 由于中央秘书层的秘书身处中央机关 直接为最高领导层服务 对其学历 才能和政治品德的要求极高 须具有处理各种全国性和行业性事务的能力 2 地方秘书层 在地方的党和国际机关及社会团体中工作的秘书 能力要求 由于地方秘书层的秘书身处中央组织和基层组织之间 直接为地方领导层服务 对其学历 才能和政治品德要求很高 须具有处理各种地方性和局部性事务的能力 33 3 基层秘书层 在组织系统中底层党政机关及社会团体中工作的秘书 能力要求 由于基层秘书身处基层单位 直接为基层领导者和人民群众服务 对其学历 才能和政治品德要求较高 须具有处理各种具体事务的能力 34 从辅助功能上区分 1 决策辅助层秘书 直接参与领导着决策活动的秘书 一般指的是秘书长 办公厅 室 主任和领导者的个人秘书 决策前 收集信息 提供预案决策中 征询意见 组织论证决策后 督促检查 反馈信息2 事务处理层秘书 为领导者处理重要事务的秘书 一般是指负责文稿撰拟 信息加工 综合协调 来访接待 信访处理和会议组织等工作的秘书 35 2 操作技术层秘书 为领导工作和机关工作提供技术服务的秘书 一般是指负责文稿制作的电脑操作人员 文电收发的文书处理人员 专事文稿把关的校核人员 机关印信的管理人员和机要部门的译电人员 以其简单 重复和琐碎的工艺操作为他人工作 36 从职位分类上区分 针对的是国家公务员序列 1 高级公务员层秘书 在国家公务员序列中担任副部级以上职务的秘书 2 中级公务员层秘书 在国家公务员序列中担任副处级以上职务的秘书 3 初级公务员层秘书 在国家公务员序列中担任科级以下领导职务及非领导职务的秘书 37 a 五级秘书 具备以下条件之一者 1 经五级秘书正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 2 在本职业连续见习工作2年以上 b 四级秘书 具备以下条件之一者 1 取得五级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作2年以上 经四级秘书正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 2 取得五级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作3年以上 3 连续从事本职业工作4年以上 4 取得经劳动和社会保障行政部门审核认定 以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业 专业 毕业证书 秘书国家职业标准 把秘书职业设为四个等级 38 c 三级秘书 具备以下条件之一者 1 取得四级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作4年以上 经三级秘书正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 2 取得四级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作5年以上 3 取得大学本科毕业证书 并连续从事本职业工作2年以上 d 二级秘书 具备以下条件之一者 1 取得三级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作4年以上 经二级秘书正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 2 取得三级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作6年以上 3 取得大学本科毕业证书 并连续从事本职业工作4年以上 39 服从老板六大守则1 老板绝对不会有错 2 如果发现老板有错 一定是我看错 3 如果我没有看错 一定是因为我的错 才害老板犯错 4 如果是他自己的错 只要他不认错 那就是我的错 5 如果老板不认错 我还坚持他有错 那还是我的错 6 总之 老板绝对不会有错 这句话绝对不会错 40 怎么做好秘书 41 把忠心献给组织 把放心献给领导 把恒心献给事业 把细心献给工作 把热心献给群众 把耐心献给矛盾 把欢心献给同事 把真心献给朋友 把爱心献给家庭 把平心献给自己 42 全美秘书协会 章程 对秘书人员的要求是 要象心理学家一样善于洞察别人的心灵 要象文学家一样善于驾驶文字 要象外交家一样有潇洒的风度 要有灵活运用各种办公自动化机器的能力 43 世界上最神奇的数字是 142857 它发现于埃及金字塔内 它是一组神奇数字 142857X1 142857 142857X2 285714 142857X3 428571 142857X4 571428 142857X5 714285 142857X6 857142 同样数字调换了位置反复出现 那么把它乘与7是多少呢 我们会惊人的发现是999999 44 45 46 秘书职业的特征 遍布管理领域领导人员与对外或对内往来 就有秘书工作 秘书渗透于一切行业 S L O 47 近身围绕运转 1 秘书的近身围绕与左右手的低位 是秘书成为领导同外界接触交往的重要渠道 2 秘书的近身围绕与左右手的低位 使得秘书最了解领导所辖范围的情况 加上秘书长列席领导决策会议 领导签署的文件也要经过秘书之手发出 3 秘书的近身围绕与左右手地位 使得秘书在一定的情况下 可能被授权代表领导处理某些事物 48 综合领导服务主要是由领导的全面性与秘书的围核服务性做决定的 秘书职业是全面综合性的服务职业 49 秘书的智商和情商 智商智商 IQ 是通过测验测量出来的人的智力指数 是受测者在智力测试上所得的分数 是一个人与相同智力年龄或同社会阶层的人相比较智力的高低 它反映了被测者在测试题目上的表现 IQ MI 智力年龄 MA 实际年龄 x100 50 具体到秘书人员 秘书的智力 就是了解问题 分析问题 解决问题的能力 51 秘书的高智力的五个构成方面 增强观察力增强想象力增强记忆力增强思维力 相似联想思维 发散思维 逆向思维 侧向思维 动态思维增强创造力 52 情商 53 情商情商 EQ 最早是有美国哈佛大学心理学教授丹尼尔 戈尔曼在1955年出版的 情感智力 一书中提出的 情商是指情感智力 EQ 是 情感智力 的英文缩写