第三章会展项目管理-会展管理PPT课件.ppt

第三章会展项目管理 1 第一节概述 一 项目管理1 项目一项独特的主题性工作 即遵照某种规范及应用标准导入或生产某种新产品或新服务 2 独特性一次性多目标属性生命周期属性相互依赖性冲突属性 特点 3 2 项目管理 在特定的组织环境中 为有效实现项目的特定目标而制定的一整套原则 方法 辅助手段和技巧 启动计划执行控制收尾 4 二 会展项目管理 1 会展项目以会展活动为管理对象的新型项目形式 会议洽谈型科技展示型 产品交易型 综合博览型 5 服务目标性项目关联性客户广泛性 特点 6 2 会展项目管理 会展项目管理者根据项目运营客观规律要求 运用系统观点 理论和方法 对项目各阶段工作进行计划 组织 控制 沟通和激励 以实现目标的各项活动总称 7 会展项目管理的过程 启动阶段 规划阶段 执行阶段 结束阶段 调研 构思 立项 制定计划 项目分解设计 项目控制 调整 总结 评估 信息反馈 8 第二节会议项目管理 会前管理 会中管理 会后管理 9 一 会前管理 1 会议策划将成功会议的所有要素组合在一起的过程 10 1 策划委员会一个对会议负有某些责任的团队 通常由组办组织内部成员构成 制定目标确定人选运作程序 11 2 会议市场调查 市场环境分析 宏观 经济 技术 政治法律 社会文化 和微观 机构内部 目标客户 服务商 社会公众 目标市场需求分析 12 公司与协会会议的差异 13 3 策划方案 会议主题 宁简勿繁 可加副标题会议规模 以参会总人数为主要依据会议时间和议程会议地点需注意问题 14 会议时间 包括召开时间 时间长短召开时间要避开关键日期 节假日 重要运动会及特殊活动 季节性因素 15 议程 一次会议所要讨论的问题及进展程序 会议 16 举办城市 距离和交通情况 举办会议历史 食宿及配套设施 费用 安全 景点等会议场所 会议目标 形态 需求 与会者的期望 会议地点的设施与环境饭店 会议中心 大学 轮船 疗养地 主题公园 公共建筑 公司内部会议地点等 会议地点 17 选择好关键讲演者计划好会议活动类型提供相关城市观光或商业参观合理安排时间 需注意的问题 18 2 会议预算 1 预算步骤确认是盈利还是保证收支平衡理清费用 固定 变动费用编制预算 19 2 预算内容 交通费 往返交通 会中交通费会议室 厅费用 会议场地租金 设施租赁 布置等杂费视听设备住宿费餐饮费 20 餐费 早餐 自助餐中餐及晚餐 正餐 按人数 自助餐酒水及服务费 会场茶歇 按人数 分西式 中式联谊酒会 舞会 演员及节目 21 上海国际会议中心会议08年包价 1 全天会议室租金 免费提供会议布置及会议用品 矿泉水 纸 笔 糖果 签到台 讲台及免费鲜花布置 2 上 下午各一次茶歇 咖啡 红茶 2种糕点 水果 3 中西自助午餐或盒式套餐 含软饮一杯 可乐 雪碧或果汁 4 基本会议及视听设备 多媒体投影仪及屏幕 话筒 有线 无线各2支 白板 挂纸板 笔 激光笔 5 提供免费停车位 2 10个 根据会议人数而定 6 专业服务人员随时提供服务上述包价最低保证人数20人起 会议包价上海厅 国际厅 华夏厅不适用 长江 世纪 浦江 黄河厅会议包价120人起 明珠厅150人起 价格有效期 2008年3月4日 2008年12月31日备注 有10间客房以上需求的会议可享受此特别优惠价 若无客房需求 会议包价价格则为每位人民币460 15 服务费 此外 另加人民币100元 15 位 可同时享受具有老上海风情的color1930总会自助晚餐及爵士表演 22 3 会议营销 1 营销对象 会议产品的吸引力要素 23 2 宣传资料的设计与制作 会议基本情况 主题 时间 地点 议程等会议带给与会者的利益会议创新配套服务项目注册信息 优惠措施 联系方式等 24 25 3 销售渠道 直接销售会议业和所涉及的行业协会目的地营销组织通过代理和中介机构其他 咨询机构等 26 4 促销手段 广告宣传 刊物 电视 户外广告等直接邮寄网络促销 电子邮件 会展网站电话营销 会前两月左右 注重技巧公共关系 27 4 会场布置 1 会议室上下相对式 主席台和代表席上下面对全围式 不设专门主席台半围式 主席台正面和两侧安排代表席分散式 若干个会议桌组成并列式 纵向或横向并列 28 29 常见座椅安排 U字形课堂型剧院型 礼堂型 会议型 30 2 主席台和讲台讲台位于主席台的中心或右边 31 3 会场装饰会标 标语和国旗花卉或绿色植物 32 4 设施 音响 麦克风 音箱等放映设备 投影和屏幕灯光 录像 同声翻译系统其他设备 挂图 黑板等 33 二 会中管理 1 接站2 报到 发放资料 礼品 分配房间等3 入场 34 4 现场接待 会议记录 拍照 录音等5 特殊事件处理 记者会 紧急医疗 卫生问题 火灾 盗窃等6 送站 35 三 会后总结与评估 1 会议总结从筹备到开会中的各项工作总结效益分析和成本核算本项目市场调查 36 2 会议评估 1 内容主办者和承办者 会议主题相关性 目标明确性和整体策划 会议地点 市场宣传 公共关系 会议预算 发言人 会议交通 37 2 程序 确立评估目标 择规范的评估标准 策划评估方案 实施评估 评估数据分析 后续工作 38 第三节展览项目管理 展前管理 展中管理 展后管理 39 一 展前管理 1 项目策划 1 市场调研产业环境 市场需求 同类展会 相关法律法规 40 2 题材选择 确定展览行业 选择展览题材 新立 分列 拓展 合并 41 3 展会立项 名称 基本 性质 限定 时间 地点 范围 核心 行业 标识 标准字和LOGO举办地点 城市和场馆举办时间和频率展会规模和定位办展机构 主办 承办 协办 支持 合作单位等 42 展会名称和标识 43 选择展馆的因素 保证大规模人流的畅通 方便和安全展馆形象展馆性质配套设施展馆的规定 44 举办时间和频率 举办时间包括开展 筹展和撤展及公众开放日期行业产品生命周期决定办展频率 45 展会规模和定位 展会规模 净展出面积 参展商和观众数量展会定位 46 2 招展管理 1 建立目标参展商的数据库现有参展商 行业企业名录 商会和行业协会 同类展会 专业报纸杂志和网站 政府主管部门 电话黄页等 47 2 展区和展位划分 充分利用场地 做好指示系统利于展会现场管理和服务合理安排功能服务区域以大客户为中心 48 3 价格制定 按展位 标准展位和光地价格按场地 室内和室外价格 49 2008春季西安住博会 4月26日 5月3日 展区划分及收费标准 展馆划分 B1 B2 B3房产展区 B4建筑科技 家居 家装展区房地产交易会展区 室内光地 RMB880元 平方米 国际标准展位 RMB8000元 展位 家居 家装及建筑科技展区 室内光地 RMB500元 平方米 国际标准展位 RMB5000元 展位注 国际标准展位规格3M 3M 配有2 5米高三面围板 一张洽谈桌 二张洽谈椅 二盏射灯 一个220V 5A电源插座 楣板制作 租用光地不含特装管理费 布展加班费及用电超标费 50 4 制定招展函 展会基本内容 名称 logo等市场状况 题材所在行业状况等展会招商和宣传推广计划参展办法 相关图片 51 2008年伊朗国际工业展览会招展函 各有关企业及相关单位 伊朗油气资源丰富 工业种类齐全 但其规模经济还很薄弱 大部分机械设备和零部件依赖进口 近年来 伊朗居民购买力日益增强 消费热情与日俱增 整体经济发展态势良好 国际货币基金组织认为国际油价持续走高使得伊朗经济前景令人乐观 伊朗是我国市场多元化战略和走出去战略重点地区 也是我国在中东地区的重要经贸伙伴 伊大量的基础设施建设极大地拉动了我相关工程机械设备和成套设备的对伊出口 伊已成为我海外工程承包和机电产品出口的主要市场之一 中国商品质优价适 在伊朗市场具有较高的认同度 市场占有率逐年提高 二 七年我国已成为伊第三大进口贸易伙伴 1 10月份出口额达58 67亿美圆 同比增涨67 7 二 六年商务部外贸发展局与德黑兰国际工业博览会同期举办了 伊朗中国工业展览会 展览会效果良好 目前已成功举办两届 二 七年展览面积已达38000平米 来自24多个国家的近630家企业参加 专业客商13000多人 我国近70家著名企业参展 意向成交金额5218 8万美元 为借势能源经济 开拓中东市场 商务部外贸发展局将与第八届德黑兰国际工业展览会同期举办 二 八年伊朗中国工业展览会 共享客户资源 52 一 展览会时间及地点展会名称 2008年伊朗国际工业展览会展会时间 2008年9月8 12展会地点 德黑兰国际会展中心展会面积 38000平米主办单位 商务部外贸发展局二 展会规模及展览范围机械与车辆展区 工程机械 建筑机械 矿山机械 工业机床 通用机械 橡胶机械 塑料加工机械 铸压机械及附件 冲压机械 商务车 越野车 重汽 卡车 客车 农业车辆 汽车配件等建材与家电展区 建材产品 照明电器及灯具 卫浴及厨房 门窗涂料 瓷砖 冰箱 电视等 五金电子展区 钢铁材料 非铁金属材料 传动器材 辅助工具 气动工具 家庭五金 电梯 电子仪器仪表 石油钻探工具设备等 化工与医疗设备 橡胶 药品及药剂 医药原材料 医院设备等 三 联系方式 联系人 黄小姐 赵先生电话 020 82306591E MAIL nan 1102 53 5 宣传推广新闻发布会 广告 直接邮寄 网上宣传等 6 进度管理启动时间要合理 把握黄金时段 54 3 招商管理 1 建立目标观众数据库观众分类 专业和普通 有效和无效目标观众的范围 专业和有效观众信息收集 与参展商渠道类似 55 2 观众邀请函展会基本内容 招展情况 相关活动及参观回执表等 3 宣传推广专业媒体 大众媒体 同类展会 参展企业等 56 香港贸发局 香港贸易发展局 成立于1966年 为半官方机构 专责拓展香港对外贸易 其使命和目标是 为香港公司开拓及扩展市场 在世界市场上提高香港的整体形象 包括产品和服务 巩固香港作为亚洲商展之都的领先地位 加强推广香港市场开放及公平贸易的国际形象 贸发局在世界34个国家和地区设有50个办事处 其中内地有十个 贸发局通过环球商业网络 积极为香港厂商 贸易商及服务性企业在国际上开展推广活动 每年的推广活动主要有 1 在世界各地举行300多个贸易推广项目 其中超过半数以上在新兴市场进行 2 积极参与海外的大型展览会 设置 香港馆 在各主要出口市场举办香港产品展览会 及与声誉卓著的百货公司或零售集团合办消费品展销活动 57 3 每年在香港举办20个大型国际展览会 参展公司超过8300家 吸收约120万人次进场 4 提供电脑化的贸易咨询服务 贸发局的商贸资料库储存了624000家香港 海外和中国内地企业的资料 可协助各商业用户物色供应商 买家和代理商 提供各种商品信息 5 通过分布全球的办事处网络 搜罗各地市场的最新信息 并把经分析研究后的资料以专题研究报告 期刊 简讯 市场概况等形式发表 协助工商界掌握各地市场的最新动态 6 出版19种香港产品及服务行业广告杂志 全球发行量每年达230万册 7 经常组织香港及世界各地高层代表团互访 加强香港与各主要贸易伙伴的经贸联系 多年来贸发局工作开展活跃及有成效 为拓展香港对外贸易关系发挥了很大的作用 58 二 展中管理 1 开幕式主题时间和地点 9点左右 展馆前广场主要嘉宾讲话稿和新闻通稿程序 59 60 2 专业观众注册3 布展和撤展管理4 现场广告和新闻管理5 突发事件管理 61 三 展后评估 1 内容展览工作 展出目标 展览效率等展览质量 参展企业数量 质量等展览效果 成本利润等 62 2 程序 确定展会评估目标选择规范的评估标准制定评估方案实施评估方案撰写评估报告 63 3 评估报告 评估项目 目的 过程与方法 结果统计分析 结论 可行性建议及附录等 64 展览项目管理中需注意的几个方面 时间管理中应注意实施工作日程均衡化提高效率 减少浪费借鉴视觉管理展览工作流程的持续改造慎重对待信息技术的使用积极借鉴其他行业的管理工具 65 第四节会展品牌管理 一 内涵1 品牌用来识别企业的产品或服务的某一名称 符号 图形 设计或其组合 66 2 会展品牌 有着较高知名度和美誉度的 能够为企业创造经济利益 为与会者 参展商和观众创造功能利益和附加价值的产品属性 名称 价格 服务和文化 营销方式等的一种有机组合 67 基本构成要素 会展品牌 代表行业发展方向 规模 专业化服务 权威机构支持 知名度和美誉度 国际化程度 68 3 会展品牌的价值 69 2007年度我国十大会议 首届夏季达沃斯论坛年会博鳌亚洲论坛2007年会第四届中国 东盟商务与投资峰会第六届中国企业领袖年会第五届中国2010年上海世博会国际论坛2007世界太阳能大会亚欧会议工商经济领袖论坛暨成长型企业发展峰会2007国际海运 中国年会 第四届中国会展节事财富论坛第二届世界家具大会 70 2007年度我国十大展览会 中国进出口商品交易会 广交会 第九届中国杭州西湖博览会 西博会 第四届中国 东盟展览会第十届中国北京国际科技产业博览会 科博会 第九届中国国际高新技术成果交易会 高交会 第十七届华东进出口商品交易会 华交会 第三届中国吉林 东北亚投资贸易博览会第十一届中国国际投资贸易洽谈会2007第九届中国国际工业博览会 工博会 第十一届中国国际服装服饰交易会 71 二 会展品牌的创建 1 基石产品品牌企业品牌服务品牌 72 2 创建 会展品牌 主题鲜明 品牌联盟 媒体宣传 内部强化 专业观众的组织 代表企业参与 组织机构的支持 产业支撑 73 三 会展品牌的管理与维护 1 塑造品牌忠诚度保证展会质量为参展商提供满意的服务塑造良好的企业形象维系与核心顾客的持久关系 74 2 进行品牌创新 服务创新产品创新营销创新 75 四 会展品牌与知识产权保护 1 存在的问题展会重复举办恶意侵权 76 会展知识产权关注9个怎么办 国内展会组展商 展会项目被仿冒怎么办外国展会组织者 品牌移植中国怎么办会展项目交易者 品牌交易缺乏标准怎么办出国展览组展商 企业被投诉怎么办国内展会参展商 被组展商欺骗怎么办展台设计搭建商 抄袭设计方案怎么办具专利持有者 新型展具被仿制怎么办国家主管部门 被外商投诉怎么办会展行业协会 管理依据不清楚怎么办 77 2 保护措施 树立品牌保护意识培育核心竞争力用法律手段保护培养知识产权方面的专门人才 78 展会知识产权保护办法 商务部 国家工商总局 国家版权局 国家知识产权局审议通过 自二00六年三月一日起施行 79 第一章总则第二章投诉处理第三章展会期间专利保护第四章展会期间商标保护第五章展会期间著作权保护第六章法律责任第七章附则 80 中国北京国际科技产业博览会品牌培育之路 原中国北京高新技术产业国际周 创办于1998年 2002年第五届更名为中国北京国际科技产业博览会 每年5月在北京举办的大型国际科技 经贸交流活动 由国家科技部 外经贸部 教育部 信息产业部 中国贸促会 国家知识产权局和北京市人民政府共同主办 北京市贸促会承办 该博览会是迄今为止中国高新技术领域规模最大 国际参与最广泛的技术成果展示交易 商业合作机会对接 思想信息交流的综合性大型活动 涵括展览会 高层论坛 科技经贸项目洽谈和专项交流共百余场活动 其中展览会根据国家发展高新技术的重点领域 划分为信息通讯 生物工程与医药 环境保护 新材料与新能源 现代农业