第二章账务处理子系统(3)-系统初始化PPT课件.ppt

1 本节要求掌握的主要内容 1 掌握财务系统初始数据录入 2 掌握业务系统初始数据录入 3 掌握出纳系统初始数据录入 四 初始数据管理 2 一 装入初始余额装入初始余额 期初余额 是账务处理子系统进行系统初始化的最后一项工作 思考 如果是5月份启用的账套 应输入的初始余额应包含哪些内容 5月的核算 报表5月份的期初余额本年的季报 中报 年报年初的期初余额1 4月份的各月发生额 3 二 装入初始余额的控制1装入数据的区域控制只能输入末级科目的初始余额 非末级由计算机自动根据下级科目汇总得到有辅助账的科目的初始余额由系统控制转到辅助账上录入 录入完毕计算机将金额自动汇总填入余额栏2试算平衡校验控制资产 负债 所有者权益总账 下属各明细之和 思考 期初余额装入后 使哪些内容不能修改在后续的哪项操作进行后将不能修改 4 三 基本操作流程 1 会计科目初始数据录入 5 1 科目初始数据 是录入科目初始数据的窗口 可以根据科目余额表对应录入 初始余额的录入应区分币别进行录入 在 初始余额录入 窗口的下拉列表框中 选择不同的货币币种进行初始余额录入 先选择 人民币 录入 如果年中启用账套 初始数据不仅要录入各个科目的期初余额 还需录入截止至账套启用期间的各个会计科目的本年累计借 贷方发生额 损益类科目的实际损益发生额 如下图 6 图一般会计科目初始数据录入 7 2 设有核算项目的科目不能直接录入其初始数据 必须点击 科目初始数据 界面 核算项目 列的 调出 核算项目初始余额录入 窗口 按照各个核算项目明细录入初始数据 设置了核算项目的同时 并启用了往来业务核销的会计科目 也不能直接录入其初始数据 必须点击 科目初始余额 界面 核算项目 列的 调出 核算项目初始余额录入 窗口后 点击 业务编号 列的 调出 核算项目初始余额录入 往来业务 窗口 按业务编号一笔一笔的录入往来数据 见下图 8 图带核算项目会计科目初始数据录入 9 3 如果会计科目核算外币业务 并有初始数据或累计发生数据 则要选择外币 本案例中涉及 美元 和 港币 在 科目初始数据 界面 通过币别下拉菜单选择相应的币别后录入初始数据 见下图 10 图核算外币会计科目初始数据录入 11 4 科目初始数据录入完成后 要进行试算平衡 只有科目初始数据试算平衡后才能正常启用账套 首先要在 币别 下拉选项中选择 综合本位币 单击 平衡 按钮 或选择菜单 查看 试算平衡 系统弹出 试算平衡表 窗口对数据进行试算平衡 显示 试算结果平衡 后 可以结束科目初始数据的录入工作 12 系统进行试算平衡时是将所有的账务数据合计在一起进行的 因此只有将所有的本位币 外币 核算项目账 数量金额账等全部数据录入完成之后才能够进行总账数据的试算平衡 因为日常业务有外币发生 所以试算平衡是针对综合本位币数据的试算平衡 见下图 13 图试算平衡 14 2 固定资产初始数据录入 1 基础设置在录入固定资产卡片之前 可以先进行固定资产类别等基础资料的设置 固定资产类别等基础信息可以在固定资产模块进行设置 也可以在固定资产初始数据录入新增卡片的同时进行设置 15 1 资产类别按固定资产的形态和特征在资产类别中分别设置机器设备 运输设备 办公设备和其他设备四大类 选择 初始化 固定资产初始数据 在新增固定资产卡片界面 点击 资产类别 旁边的 按钮 调出固定资产类别定义窗口 见下图 16 图定义固定资产类别 17 2 固定资产的其他基础资料的设置类似于固定资产类别 18 2 固定资产初始卡片录入完成上述基础资料的设置后 可以根据固定资产手工账的信息进行固定资产初始数据的录入 包括有基本信息 部门及其他 原值与折旧 初始化数据 如果是年初启用的账套 则不会有 初始化数据 这个页签 19 1 在 卡片及变动 新增 窗口 基本信息 选项卡中 见下图 20 图固定资产卡片基本信息 21 2 部门及其他 主要是为固定资产计提折旧和进行费用分摊提供依据的 因此需要设置使用部门 固定资产及累计折旧的核算科目 折旧费用的核算科目等 使用部门和折旧费用分配可以是单一部门 也可以是多个部门共同分摊 见下图 22 图固定资产卡片部门及其他 23 3 原值与折旧 页签中 原币金额为计提固定资产折旧的原价 也有外币核算的功能 见下图 24 图固定资产卡片原值与折旧 25 3 将固定资产数据传递到总账中 见下图 图固定资产数据传递到总账 26 3 存货初始数据录入 1 在基础资料中完成了业务系统基础资料的录入工作 下面将进行存货初始数据的录入 选择 初始化 存货初始数据 单击进入存货初始数据的录入窗口 27 单击 原材料仓 系统显示了在 存货属性 中设置默认仓库为 原材料仓 的所有存货项目 录入橡胶水的结存数量及金额 因为启用期间不是在第一期 所以还要输入本年累计收入和本年累计发出 启用保质期管理的物料 要相应录入入库日期和生产 采购日期 保质期 天 根据物料属性中的设置 系统自动带出 见下图 28 图存货初始数据录入 29 2 专业版9 1中增加了虚仓初始数据录入 虚仓只录入数量 不需录入金额 见下图 30 图虚仓初始数据录入 31 3 对账对账功能是KIS专业版提供的一种核对功能 是将存货的期初数据按所属科目汇总 并将汇总数据与总账核对 对账是存货初始化和科目初始化的接口 对账表中的科目初始数据一定要和科目初始数据保持一致 需要注意的是在物料属性中的存货科目要对应设置 如果设置有误 则将会影响对账表中数据 见下图 32 图1 4 14存货初始数据与总账对账 图存货初始数据与总账对账 33 四 暂估入库和未核销出库 初始化数据除了期初数量 金额以外 还包括一些初始化之前未收到采购发票的暂估入库单 未核销出库单 即未开销售发票的销售出库单 录入这些单据的目的是当系统启用后能和实际业务一致 并在收到采购发票或开出销售发票时进行后续业务的处理 根据案例中资料录入暂估入库单和未核销出库单 并录入暂估成本和出库成本 审核后才能正常结束业务初始化 见下图 34 图录入暂估入库单 35 图录入未核销出库单 36 五 应收应付初始数据录入 期初建账时应收应付初始数据设置从属于业务系统 可以在业务系统启用前进入应收应付初始化界面完成应收应付初始化 业务系统启用后默认应收应付系统启用 如果需要修改应收应付初始数据需要反启用业务系统 在进入应收应付初始界面后 可以选择客户和供应商来分别录入应收和应付的期初数据 首先选择 客户 进行应收账款初始余额的录入 点击 新增 输入客户代码 录入期初余额 若录入正数 则计入应收款 录入负数 则计入预收款 重复此操作 完成客户初始数据的录入 见下图 37 图客户初始数据 38 图供应商初始数据录入 39 六 出纳初始数据录入 出纳系统的初始化主要包括现金 银行存款 企业未达账和银行未达账 日记账可以采用从总账导入数据或者直接录入初始数据 注意 银行账号不能为空 如果存在未达账 准确录入未达账后要进行平衡检查 否则不能结束初始化 具体操作见下图 40 图现金科目初始数据录入 41 图银行存款科目初始数据录入 42 提示 1 在专业版9 1中 在存货初始数据录入中增加了组装件的初始数据录入和虚仓的初始数据录入 2 应收应付模块中仅能录入人民币业务 不包括外币业务数据 3 出纳初始数据中银行账号不能为空 否则不能结束初始化 43 注意 1 若有外币业务 则在对会计科目初始数据进行试算平衡时一定要选择 综合本位币 情况下进行操作 2 固定资产和存货初始数据可以传递到总账中 而且可以多次传递 但总账中数据以最后一次传递数据为准 44 本节内容小结 本节主要讲述了财务 业务系统和出纳系统在使用前的初始化工作 即初始数据的录入 财务系统的初始化 包括 科目初始数据 固定资产初始数据 和 现金流量初始数据 业务系统主要包括有 存货初始数据 暂估入库单 未核销出库单 和 应收应付初始数据 而出纳系统初始化时 在 初始数据录入 界面中 包括单位的现金科目 银行存款科目的期初余额 累计发生额的引入和录入 银行未达账 企业未达账初始数据的录入 余额调节表的平衡检查 综合币的定义等内容 45 五 启用系统 1 熟悉结束初始化 启用系统的操作2 了解反初始化 本节要求掌握的主要内容 46 一 应用流程 1 财务系统启用初始数据试算平衡和现金流量数据符合钩稽关系之后 在 启用财务系统 窗口选择结束初始化 系统提示启用成功后就可以进行日常业务处理了 此时也可以将全部数据打印出来保存 备查 见下图 47 图启用财务系统 48 2 业务系统启用系统初始化完成后 需要执行启用初始化 将初始化设置状态转为日常操作状态 在 启用业务系统 窗口 选择结束初始化 如下图 49 图业务系统结束初始化 50 3 出纳系统启用科目维护完成 所有的银行存款科目的余额调节表都平衡后 可以选择 启用出纳系统 见下图 51 图启用出纳系统 52 图启用成功 5