行政机关公文中的常见错误PPT课件.ppt

行政机关公文中的常见错误 市政府办公室王海运 1 行政机关的公文是具有法定效力和规范体式的文书 是行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具 其内容 文种 格式都有规范化的要求和标准 制发公文要严格遵守 国家行政机关公文处理办法 和 国家行政机关公文格式 标准 2 就2009年市政府系统各单位上报市政府的公文来看 公文质量较往年有所提高 但仍然存在一些这样那样的问题 如有的公文纸张大小 色彩不一 不实用 有的公文用字求新求变 赶新潮 字形 字号 字距 行距编排随意 有的公文要素不完整 标题 主送 抄送 落款或主题词等时有缺漏 有的使用文种比较混乱 可能影响公文办理的效果等 3 一 版头设计不规范 版头是发文机关的全称或规范简称 以红色字体印刷 存在的主要问题 一是版头单一 二是 黑头 行文 三是版头散乱 4 版头单一 一方面 机关公文版头要党政分开 政府部门一般应向政府机关行文 用行政机关的公文版头 主送机关应是行政机关 政府部门确需向党委行文的 须以党组名义 用机关党组的公文版头行文 主送机关也应是单位党组 或党委 如 亳州市 局文件 中共亳州市 局党组文件 另一方面 要根据不同工作需要制作不同的版头 如 亳州市 局文件 亳州市 局办公室文件 等 5 黑头 行文 正常的机关行文应用红色版头 人们常说的 红头文件 就由此而来 实际工作中 不少机关行文不用版头 按一般文字材料的格式处理 还有的不用红色版头 而用黑色字体代替 形成 无头 或 黑头 文件 很不严肃 6 版头散乱 这类问题在联合行文时容易发生 有的没有将主办机关放在前面 而且机关排名不分主次 按一般机关单位顺序自然排列 造成主办单位不明确 解决这类问题 我们可以在联合机关较多的情况下 只用主办机关文件的版头和发文字号 其他联署机关可在标题和落款中标识 7 二 不按规则要求行文 突出表现为 越级行文多头主送直送领导个人一文多事 8 正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则 一 按机关隶属关系和职责范围行文的规则 二 授权行文的规则 三 联合行文的规则 四 一般不越级行文的规则 五 不越权行文的规则 六 请示 意见 和 报告 不直接报送领导者个人的规则 七 请示 应一文一事 只主送一个机关 不抄送下级机关的规则 八 报告 中不得夹带请示事项的规则 9 一 按机关隶属关系和职责范围行文的规则 1 按机关隶属关系行文 直接的上下级机关之间相互行文 2 按机关的职责范围行文 行文内容应是本机关职责范围内的事项 不得越权 3 不相隶属机关之间行文 只能是商洽工作 通知事项 征询意见等 4 党的领导机关可向同级政府及部门或下级政府机关行文 而政府机关不得向党的组织行文作指示 交任务 10 二 授权行文的规则 1 以部门名义向下级政府发文 须经本级政府同意并授权 且文中注明 经 政府同意 字样 2 以政府办公厅 室 名义行文 是代表政府行文 3 以部门办公室名义行文 是代表部门行文 11 三 联合行文的规则 既可联合向上行文 也可联合向下行文 可联合行文的机关是 1 同级政府与政府之间 部门与部门之间 上级政府部门与下级政府之间 2 政府与同级党委 军事机关之间 3 政府部门与同级党委部门 军事机关部门之间 4 政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间 12 四 一般不越级行文的规则 遇到以下特殊情况可越级行文 但要抄送被越过的上级机关 1 发生重大事故 突发事件 抗洪抢险等 2 上级领导在现场办公中特别交待的问题 13 五 不越权行文的规则 当部门某项工作涉及其他部门的职责事项时 应当 1 积极与有关部门协商 取得一致意见后 通过联合行文或授权行文的方式实现自己的目标 2 未与其他部门协商 或虽经协商但未达成一致意见 不可以单独向下行文 14 六 请示 意见 和 报告 不直接报送领导者个人的规则 上级领导直接交办的事项除外 但应在正文开头部分予以说明 15 七 请示 应一文一事 只主送一个机关 不抄送下级机关的规则 包括三项内容 1 一文一事 2 主送一个机关 3 不抄送下级机关 16 八 报告 中不得夹带请示事项的规则 安徽省人民政府办公厅关于进一步做好公文处理工作有关问题的通知 皖政办秘 2004 13号 规定 呈送的 报告 中不得提出请求指示 批准事项 如需提出一律用 请示 17 2 如果既想报告情况 让上级掌握 又想请示解决问题 一般有以下两种办法解决 将 报告 和 请示 分开 形成两份公文分别上报 以请示公文为主 将报告的内容作为附件 附在请示后面作为背景材料 让上级了解请示的充分理由 18 三 文种使用不当 一 使用非法定文种行文 二 请示 和 报告 混淆 三 错将 通告 写成 公告 四 使用 命令 进行表彰 19 一 使用非法定文种行文 国家行政机关公文处理办法 规定 行政机关的公文主要有 命令 令 公告 通告 决定 议案 通知 通报 请示 报告 批复 意见 函 会议纪要13种 以上13种公文称为法定公文 行政机关可以用来直接行文 而办法 方案 规定 总结 计划等应用文体是非法定文种 不可以用来直接行文 必须借助于法定文种才能实现 20 个别单位仍使用方案 建议等非法定文种直接行文 就造成了文种使用的错误 如 1 关于 印发 活动方案 的通知 2 关于 下达 2009年固定资产投资计划 的通知 3 关于 上报 2009年 工作总结 的报告 21 二 请示 和 报告 混淆 在实际工作中 不少单位常将 请示 写成报告 报告 写成 请示 或将 请示 和 报告 同时使用 叫做 请示报告 出现这种混用现象 是由于不了解 请示 与 报告 是两类不同内容和性质的文种造成的 22 1 行文目的 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 前者是 请求指示 批准 后者是 汇报 工作 反映 情况 答复 询问 语气前者是主动的 后者则呈现被动性 23 2 职权范围 请示 的内容多是职权范围内无权解决的 或虽属职权范围却无力解决的 因此 一定要上级予以批复的问题 其内容一般是要政策 要办法 要钱物等 报告 的内容则是向上级汇报工作 反映情况等 而且不要求上级批复 24 3 行文时间 请示 必须在事前行文 经上级批复后才可行动 报告 则视情况灵活掌握 既可在事前行文 也可在事中 事后行文 而且属汇报和反馈性质的 报告 多在事后行文 以使上级机关了解情况或备案待查 25 4 要否批复 请示 一定要批复 报告 则不要批复 而且 报告 内容中 不可夹带请示的内容 这一点是 请示 和 报告 的基本区别 26 5 篇幅长短 请示 必须是一事一请 内容单一 写清请示的原因和内容即可 篇幅短小 报告 尤其是汇报性报告 涉及方面多 写法又详尽 篇幅自然长 即使是一事一报的专题报告 篇幅也比请示长得多 27 6 写作风格 请示 主要是请示性写法 请示的语气必须谦恭 不能以决定的口吻说话 在写请示事项时 只能写 拟 怎么办 不能写 决定 怎么办 报告 一般是陈述性写法 28 7 缓急程度 请示 时限短 上级不批复不能行动 时间紧迫 报告 不必等上级的批复 几乎没有时限上的问题 29 8 尾语不同 请示 的尾语一般为 妥否 请批示 当否 请批示 或 以上意见妥否 当否 请批示 报告 的尾语一般为 特此报告 或 以上报告如有不妥 请指示 要求上级予以批转的报告 以上报告如无不妥 不当 请批转 贯彻执行 请示 和 报告 均属标准的上行文 这一点是相同的 30 三 错将 通告 写成 公告 公告主要适用于依照国际法和国际惯例向国内外宣布重要事项或者法定事项 公告作为国家行政机关公文文种 国务院部委使用较多 其他机关极少使用 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 31 通告与公告都适用于公布事项 但二者的使用范围有着明显的区别 通告用于公布一般性事项 有别于公告公布重大事项 通告只在国内一定范围内公布 有别于公告向国内外公布 通告可以由具有一定权限 一定管理职能的各级行政机关发布 有别于公告只能由地位较高机关发布 32 四 使用 命令 进行表彰 行政机关公文中可以用于表彰的文种有 命令 决定和通报3种 以命令的形式进行表彰奖励 即嘉奖令 近年来 仅见于中央首脑机关使用 国务院各部门 地方各级政府表彰奖励多使用决定 通报的形式 一般不采用命令的形式 安徽省人民政府关于进一步规范表彰奖励工作的通知 皖政 1996 49号 明确规定 不再使用令的形式进行表彰 因此 个别单位使用 命令 文种进行表彰是错误的 33 四 公文标题中的错误 完整 规范的公文标题 一般由发文机关名称 事由 内容 文种构成 即人们常说的公文标题 三要素 标题中除存在文种错误外 常见的错误还有 34 一 字体错误 公文标题应用2号小标宋简体 位于红色反线下空2行居中排版 正文中的二级小标题用3号小标宋简体或3号黑体 三级小标题用3号楷体 35 二 事由有误 一是介词 关于 应用未用 如 局 局 局优先提高有突出贡献的科技带头人生活待遇的通知 中 在发文机关和事由之间缺少介词 关于 容易让人产生歧义 受文机关是面向当地所有单位呢 还是仅面向三个发文单位 36 二是动宾搭配不当 如 局印发关于进一步搞活集体企业有关政策的试行办法的通知 这一标题的中心词为 试行办法 其限定部分为 进一步 有关政策 但 搞活 的宾语应是 企业 而不能是 有关政策 故此题有误 可改为 局印发关于进一步搞活集体企业的试行办法的通知 37 三是内容不完整 如 关于出国考察的请示 标题中因缺少主语而让人费解 到底是谁要出国考察 完整的标题应在 关于 后面加上 同志 或 代表团 再如 政府关于认真做好表彰2007年度 先进工作者的通知 此标题缺少宾语 标题动词是 做好 而后面缺少宾语 工作 补上才比较完整 38 三 滥用标点符号 国家行政机关公文处理办法 明确规定 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 但特殊情况下可以使用 如标题中的 125 行动计划 数字安徽 等 市政府或市直单位制定的办法 规定等属于规范性文件 不能用书名号 印发计划 方案等在标题中也不能用书名号 39 四 题不达意 如 政府关于 河流改造的请示 从题意上看 是请示开展改造河流 而此文实际上是请求上级解决 治河经费 的问题 因为事由不够清楚 往往使一些请示事项不能及时得到办理 此标题应改为 政府关于解决 河流治理经费的请示 再如 县人民政府关于粮食问题的通知 其中就缺少 价格 收购 等词语来限制中心词 问题 造成事由过于笼统 不能准确表达公文的主要内容 40 五 标题不精 公文标题要主旨鲜明 重点突出 文字简洁 尽量避免使用长句 如 关于认真做好汛期水库防汛和淤地坝防汛工作及进行汛前安全大检查的通知 此标题比较冗长啰唆 生怕别人看不明白 可修改为 关于认真做好汛前安全大检查的通知 41 六 用词重叠 如 局关于申请解决 工程建设前期经费的请示 中出现了两个 请 字 使得标题事由内容重复 应去掉 申请 两字 因为 请示 这一文种本身包含了 申请 的意思 再如 市人民政府办公室关于转发安徽省人民政府办公厅关于转发国务院办公厅关于转发教育部等部门关于进一步做好农村寄宿制学校建设工程实施工作若干意见的通知的通知的通知 中用词重叠比较明显 42 这里介词 关于 动词 转发 助词 的 文种 通知 反复出现 造成标题冗长 令人不知所云 在这种情况下 可用省略法省掉多余的 关于 的 和 通知 简化为 市人民政府办公室转发安徽省人民政府办公厅转发国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步做好农村寄宿制学校建设工程实施工作若干意见的通知 43 五 公文中的语法差错 常见的语法错误 主要表现为病句 所谓病句 就是违反语法规范 违背逻辑事理 不合本民族语言习惯的语句 病句的类型大致可以分为 词性误用 数量表达混乱 指代不明 虚词使用不当 搭配不当 不合事理 等 44 一 词性误用 1 市政府邀请 义务为市直干部讲座 讲座 应改为 讲课 或 举行 开设 讲座 2 关键问题在贵于领导 贵于 应改为 善于 或把它删去 如 45 二 数量表达混乱 如 2007年 全市有86个乡镇的农民人均纯收入超过4000元以上 超过 后面应该是确定的数 而 4000元以上 是不确定的 三 指代不明 如 对于学习较差的学生决不能采用体罚或变相体罚的办法 这对于调动学生的学习积极性是不利的 这 指代的是前面的句子 结果句子的意思和作者要表达的正好相反 可以把 这 改为 体罚或变相体罚 46 四 虚词使用不当 1 现场嘉宾和观众对他的机智和幽默报以了会心的掌声 以 是介词 后面不能有助词 了 2 2009年11月20日前把所有有关的企业进行一次巡查 把 应改为 对 如 47 五 搭配不当 1 推进我市 工作的科学化水平 推进 与 科学化水平 不搭配 可以把 推进 改为 提高 2 制定亳州市 工作发展计划并进行运作 计划 与 运作 不搭配 可以把 运作 改为 组织实施 3 他说服了爱人的劝阻 说服 和 劝阻 不搭配 可以改为 说服了进行劝阻的爱人 如 48 六 不合事理 如 国庆节快到了 为了迎接祖国49周岁 我单位准备举办大型文艺晚会 祖国 应改为 中华人民共和国 49 六 数字使用不规范 表现为该大写的用小写 该小写的用大写 上下文数字书写混乱 不一致等 一 汉语数字使用的一般规定 汉语数字通常是指 一 二 三 四 五 六 七 八 九 十 及其大写 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 等数字 在以下环境中必须使用汉语数字 50 1 定型的词 词组 成语 惯用语 缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字 必须使用汉字 如 二万五千里长征 三心二意 四平八稳 五星红旗 六神无主 七上八下 八国联军 九死一生 十万火急 零点方案 星期五 第三季度 不管三七二十一 十六届四中全会等 51 3 含有月日简称表示事件 节日或其他特定意义的词组 应用汉字数字 如果涉及一月 十一月 十二月 为避免歧义 要将表示月和日的数字用间隔号 隔开 并外加引号 2 中国历史纪年 干支纪年 夏历月日 各民族非公历纪年等 均使用汉字 如 万历十五年 丙寅年十月十八日 八月十五中秋节 正月初五等 有时为了表达得更加明白 可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历 如 藏历阳木龙年八月二十六日 1964年10月1日 日本庆应三年1867年 等 52 4 相邻的两个数字并列连用表示概数的 须使用汉字数字 连用的两个数字之间不能用顿号隔开 如 三四天 五六米 七八个 十五六岁 五六万套 三四百里 四十五六岁 八九十年代等 如 一 二八 事变 1月28日 一二 九运动 12月9日 等 涉及其他月份时 不用间隔号 是否使用引号 视事件的知名度而定 如 五四运动 五一国际劳动节 十一国庆节 九一三 事件等 53 6 行政机关公文和军队系统公文成文时间用汉语数字 但党委系统公文成文日期应按规定使用阿拉伯数字 5 用 几 多 余 左右 上下 约 等表示约数时 使用汉字数字 如 几千年 百多次 十余年 八万左右 三十上下 约五十人等 如果文中出现一组具有统计意义和比较意义的数字 用 多 约 等表示约数时 为保持局部体例上的一致 其约数也可以使用阿拉伯数字 如 该省从机动财政中拿出近2000万元 调拨钢材3000多吨 水泥3万多吨 柴油1400吨 用于农田水利基本建设 54 二 阿拉伯数字使用的一般规定 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 等阿拉伯数字 引入我国的历史并不长 据说是 五四 运动时期的事 机关公文中有关阿拉伯数字的书写是有严格规定的 大体有以下几种情况 55 2 统计表中的数值 如正负整数 小数 百分比 分数 比例等 必须使用阿拉伯数字 例如 34568 23 5 1 500 56 1 8等 1 公历世纪 年代 年 月 日 分 秒 要求使用阿拉伯数字 如 公元前9世纪 公元前221年 20世纪80年代 20世纪90年代 二十世纪八九十年代 上世纪八九十年代 公元1949年10月1日 15时20分45秒等 年份一般不用简写 如 2005年 不用简写成05年 正文中的数字 年份不能回行 56 4 部队番号 文件编号 证件号码和其他序号 须用阿拉伯数字 例如 38915部队 总3211号 国办发 2005 8号文件 T37 T38次快车 HP 3000型电子计算机 90号汽油 维生素B1等 3 物理量量值必须使用阿拉伯数字 并正确使用法定计量单位 如 300kg 15cm 35 等 如果是多位的阿拉伯数字 不能换行 非物理量 一般情况下应使用阿拉伯数字 如235元 11个月 100名 但小学和初中教科书 非专业书刊的计量单位可使用中文表示 200kg 200千克 57 6 表示数字的范围也有写法的讲究 例如 3万 8万 不能写成 3 8万 5 15 不能写成 5 15 5 引文标注中的版次 卷次 页码 除古籍应与所据版本一致外 一般要使用阿拉伯数字 例如 列宁 新生的中国 见 列宁全集 中文2版 第22卷 208页 北京 人民出版社 1990 58 七 格式不规范 一 发文字号不规范 发文字号由发文机关代字 年份和序号组成 居中排布 存在的问题主要有 59 1 机关代字不规范 没用3号仿宋体 2 用总括号 代替六角括号 如 将 2007 号 误写成 2007 号 3 简写年份 如 将 2007 号 写成 07 号 4 序号用虚位或加 第 字 如 将 2007 9号 写成 2007 009号 或将 2007 9号 写成 2007 第9号 60 5 上行公文未标签发人或虽标签发人 但标识的字体字号错误 上行公文应标签发人 此时发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人 三字用3号仿宋简体 其后标全角冒号 签发人姓名用3号楷体 签发人为主要负责人或主持工作的负责人 联合上报公文 同时标注各联署机关的签发人姓名 其中 第一个签发人的姓名应与 签发人 三字同处一行 且最后一个签发人的姓名应与发文字号同处一行 如 亳政 2010 16号签发人 牛弩韬亳政 2007 9号 61 二 主送机关不规范 主送机关是指公文的主要接收处理机关 主送机关名称应用全称或规范化简称 统称 向下普发公文主送机关应规范 稳定 一般位于标题下空一行 左侧顶格排布 会议纪要的主送机关标在正文之后的版记中 公告 通告等不标识主送机关 向上级机关行文 应主送一个上级机关 由主送机关负责答复 受双重领导的下级机关向上级机关行文时 应主送负责答复的上级机关 再抄送另一上级机关 因此 向上级机关行文 特别是请示类公文 尤其要明确一个主送机关 不得多头主送 公文只主送组织 不主送个人 上行文的主送机关不得写为 市委并 书记 或 市政府并 市长 62 三 正文中的不规范 1 字体字号不规范 2 引文不规范 正文用3号仿宋简体 文中小标题 如二级小标题用3号小标宋简体字或3号黑体字 三级小标题用3号楷体 每面排22行 每行排28个汉字 引用公文时要先引标题 后引发文字号 并用小括号将发文字号括注在标题之后 在一份公文中多次引用同一个文件 首次引用按上述规定办理外 再引用时可直接引用该文的发文字号 如 国务院关于完善粮食流通体制改革政策措施的意见 国发 2006 16号 国务院国发 2006 16号 63 3 简称不规范 4 公文层次标识不规范 公文中使用简称 一般应先用全称 并注明简称 如 国家行政机关公文处理办法 以下简称 办法 再使用时可直接用简称 办法 使用简称前后要一致 不准一会用 办法 一会用 公文处理办法 等 1 层次序数混乱 前后不一致 正文部分是对公文内容的表述 需要使用字序符号标明层次时 一般排列顺序是 第一层用 一 第二层用 一 第三层用 1 第四层用 1 但当结构层次比较少时 则不必逐 64 2 题序后面误用顿号 如 第一 第二 首先 其次 顿号应改为逗号 一 二 三 1 2 3 既然用了括号 就不必再加顿号 1 2 3 A B C 顿号应改为下脚圆点号 如 1 2 3 级使用 可以越过一些层次 如 一 1 但不能用 一 1 65 5 计量单位不规范 使用非法定计量单位 1 在表达小面积时还可以使用 亩 但要括注法定计量单位 公顷 2 除公斤 公里 公顷以外的所有 公写号 单位都应停止使用 如公尺 米 公分 厘米 公亩 百平方米 公升 升 L 公方 立方米 公吨 吨 等 括号中为法定名称及符号 公斤 公里也不要用于教科书中 而应改用 千克 千米 66 6 附件标识不规范 公文如有附件 其 附件 说明 应在正文之后 发文机关之前 正文下空一行 左空2字 用3号仿宋简体字标识 附件名称要准确并保持前后一致 名称后不加标点符号 如 附件 1 2 有时附件的名称比较长 一行容纳不下 回行时应与本附件名的第一个字对齐 如 附件 亳州市2007年度项目建设 招商引资和园区建设工作先进单位及先进个人名单 67 附件 材料 位于主体之后 版记之前 与正文装订在一起 在附件材料左上角第一行顶格标识 附件 或带序号 附件材料的序号和名称与 附件说明 的标识要一致 如附件与正文不能一起装订 应在 附件材料 左上角第一行顶格标识公文的发文字号 并在其后标识 附件 或带序号 如 附件附件1国发 2006 16号附件国发 2006 16号附件1 68 7 成文日期书写不规范 成文日期以负责人签发日期为准 联合行文以最后签发机关的签发日期为准 应用汉字的小写数字标全公元年 月 日 不使用阿拉伯数字 也不得只写月 日不写年 如 不得将 二 八年一月二十九日 写为 2008年1月29日 二 八 一 二十九 八年一月二十九日 一月 不得写为 元月 三十一日 不得写为 卅 sa 一日 二十九日 不得写为 廿 nian 九日 二 八 中的汉字 不得用阿拉伯数字 0 代替 也不得用大写或小写的英文字母 O o 代替 69 8 公文生效标志不规范 常见错误有 单一机关制发公文在落款处加署发文机关名称 加盖印章不端正 没有骑年盖月 用印方式不正确 印章与正文不同处一面 出现 此页无正文 现象 转发公文时 在被转发公文的落款处仍保留原发文机关印章等 70 1 单一机关制发公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文日期 成文日期右空4字 加盖印章应上距正文2mm 4mm 端正 居中下压成文时间 印章用红色 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文时间上 当下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文时间上 71 2 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 发文机关都应加盖印章 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文日期拉开 左右各空7字 主办机关印章在前 两个印章均压成文时间 印章之间互不相交或相切 相距不超过3mm 当联合行文需加盖3个以上印章时 为