三体系内审员培训教程.ppt

1 三体系内审员培训教程 审核部分 主讲人 舒松琪 2 课程内容 1 审核概述2 内部审核的实施与要求 3 第四章内部审核 4 1 审核概述 1 1有关审核术语的定义审核 3 9 1 为获得审核证据并对其进行客观的评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 审核准则 3 9 3 用作依据的一组方针 程序或要求 审核证据 3 9 4 与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其他信息 审核发现 3 9 5 将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果 审核结论 3 9 6 审核组考虑了审核目标和所有审核发现后得出的最终审核结果 审核方案 3 9 2 针对特定时间段所策划 并具有特定目的的一组 一次或多次 审核 5 1 2三种类别审核的主要区别 6 1 3内部审核的步骤 审核方案策划 频次 范围 准则 以往审核结果审核的启动 确定审核任务 组成审核组 任命审核组长 审核的准备 编制审核计划 文件审核 实施审核 编制检查表 现场审核 纠正措施和改进 后续行动年终总结和分析 输入管理评审 7 1 4管理体系审核的特点 管理体系审核实施一种系统的评价活动管理体系审核是一种独立的评价活动管理体系审核过程是一个抽样过程按过程评价管理体系 8 1 5审核原则 一 与审核员有关的原则道德行为 职业的基础公正表述 真实 准确地报告的义务敬业 在审核中勤奋并具有判断力二 与审核的独立性 系统性有关的原则独立性 审核的公正性和审核结论的客观性的基础系统性 一方面文件化的体系是正规的并得到了持续的实施 另一方面审核活动是正式的和有序的 基于证据的方法 在一个系统的审核过程中 得出可靠的核可重现的审核结论的合理方法 9 2 内部审核的实施与要求 初次审核必须审核文件 审核的文件包括手册和程序文件 对文件的要求 必须满足标准的要求 且符合组织的实际情况 各层次文件必须协调一致 10 2 3审核计划的编制 由审核组长编制审核实施计划 确定日程安排 审核计划必须覆盖预先策划的内容 审核员不应审核本部门的工作 通知受审核部门 11 2 4编制检查表 检查表是具体指导现场审核的文件 2 4 1检查表的作用 明确审核样本保持审核目标保持审核进度避免重复审核树立职业形象存档的需要 12 2 4 2编制检查表的要求 样本数量要恰当 分布要合理 审核内容要覆盖审核计划和标准要求 要有可操作性 时间要留有余地 13 2 4 3检查表的使用 现场审核不能偏离检查表 允许有小的调整 检查表使用前不能向受审核部门展示 14 2 5现场审核 2 5 1首次会议 审核组长主持会议 受审核部门负责人参加 说明审核依据 目的和范围 确认审核计划 澄清有关事项 受审核组织 部门负责人讲话 15 2 5现场审核 2 5 2现场审核应注意的事项 控制审核气氛 控制审核计划 控制审核进度 控制审核结果 控制审核纪律 要相信审核清单 16 2 5 3正确的审核方法 以准则的眼光采用交谈 观察 查阅记录的方式获取客观证据 问 查 看和记录应交替进行 向正确的人提正确的问题和聆听的技巧 开启式问题与封闭式问题相结合 审核员亲自随机抽样 多查 多看 多问 少讲 选择典型的问题 联想与追溯 关注过程的相互作用 灵活和应变 与受审核方共同确认不符合事实 始终保持客观公正和有礼貌 17 2 5 4审核中障碍的处理a 抵触情绪 应对 保持冷静 耐心解释 但要坚持原审核计划 b 没问题 应对 不被其左右 坚持全面审核 收集审核证据 c 掩盖 应对 变换问法 并收集其他证据 坚定直达目标的决心 d 高谈阔论 应对 掌握主动 把握节奏 抓住实际问题 避免讨论专业细节 e 做不到 应对 耐心说明体系的符合性要求 不要讨论文件的适宜性 f 反问 应对 不多解释 保持审核进度 g 请做判官 应对 不受干扰 不介入 只按准则和事实审核 f 故意拖延 应对 紧紧围绕审核目标 有礼貌的打断不相干的谈话 催促其高效配合 18 2 5 5审核记录 审核记录应能体现审核清单规定的内容 形成审核发现 符合要求可简要记录 不符合要求要具体记录 19 2 5 6不合格项的确定和不合格报告的编写 不符合审核准则要求的事实可构成不合格项 但切忌主观臆断 不合格项报告的编写 不合格事实的陈述应有具体的不合格事实 语言精练 且指出不合格的依据 应判断不符合标准的条款 可区别不合格的严重程度 应提出纠正措施的要求 必要时要求纠正 不合格报告的内容在宣布前与受审核方负责人沟通 20 2 5 7审核组会议 审核准备会议 审核期间必要的沟通会议 审核结束后进行总结 分析和评价 并研究不合格项报告 21 2 5 8末次会议 审核组长主持 受审核部门负责人参加 阐述审核情况 宣布审核结论 分析不合格项并提出纠正措施要求 澄清有关事宜 负责人讲话 22 2 6审核报告的编写 由审核组长编写 审核报告的主要内容 审核目的 依据和范围 审核组成员 审核日期 审核情况概述及审核结论 不合格项分析及纠正措施要求 审核报告经管理者代表批准 审核报告发至受审核部门及有关人员 23 2 7纠正措施 针对不合格项由责任部门分析原因并制定纠正措施 纠正措施经审核员认可 以确保其有效性 重大的纠正措施或涉及其他部门的纠正措施需经管理者代表批准 由责任部门记录纠正措施的执行情况 由审核员验证纠正措施的执行情况及效果 24 2 8年