外贸函电课件unit1.ppt

ForeignTradeLetters 英文外贸函电 KarenHwang 本课程的目的是 学习外贸业务书信的标准格式 了解通过哪些途径来发展新客户 开拓新市场 如何进行询购某商品 怎样报盘和还盘 怎样灵活运用付款方式 如何做到重合同守信用 怎样去审查信用证 做到不出差错 在理赔和索赔中做到有理有理有节 学会拟写信函和电传传真的写作技巧 学习方法 外贸函电 是一门实践操作性很强的课程 也就是说 要达到正确拟写外贸业务信函的目的 仅有理论是远远不够的 学员必须学习大量外贸实务中有一定代表性的信函 深入体会何为七个 C S 写作的基础理论知识 更重要的是通过学习信例 熟悉大量外贸业务中各个环节中常用语 包括词汇 短语 句型以及习惯表达方式等等 再通过一定量的练习 对常用语进行操练运用 从而达到掌握并熟练使用的目的 Unit1GeneralIntroduction 学习目标 通过本章学习 了解英文商务信函的各组成部分熟悉英语商务信函的格式能够规范 正确 专业地写好商务信函的每一部分 LayoutofBusinessLetter商业信函格式设计 1 Structure2 Form3 AddressingEnvelopes Structure 结构 1Letterhead2Reference 可选 anddate3Insidenameandaddress4Attentionline 可选 5Salutation6Subjectline 可选 7Body8Complimentaryclose9Signature10Enclosure 可选 11Carboncopynotation 可选 12postscript 可选 信头编号和日期封内名称和地址经办人称呼事由正文结尾敬辞签名附件抄送附言 TheGeneralStructureofaBusinessLetter LetterHeadDateInsideNameandAddressReferenceSalutationSubjectLineBodyoftheLetterComplementaryCloseSignatureEnclosurePostscript LetterHead Letterheadincludesthesender sname postaladdress telephonenumber faxnumberandE mailaddress etc 外贸商号的信笺 一般都印有信头 包括 公司名称 地址 联系电话 传真 公司网址E mail地址 公司标志等 有些会将经营项目 注册商标和公司董事 经理等姓名一并印在信头上 如需打印 则信头位于信笺上中央或右上方 信头例子 Date 位置 美式 在信头和收信人名称地址之间英式 通常在收信人名称地址之下均可以齐头 也可以靠右写法 美式 月 日 年英式 日 月 年 Am EMonthDate YearNovember20 2004Br EDateMonth Year20November 2004打印日期注意事项 A 日期不能用数字的形式 B 年份应完全写出 不能用 94 代替 1994 B 月份要写英文全名称C 日期最好用基数字 1 2 3 InsideNameandAddress Thenameandaddressofthereceiveristypedattheleft handmarginabouttwotofourspacesbelowthedate Itappearsexactlythesamewayasontheenvelope 组成部分 1 Nameofpeopleaddressed 收信人姓名 2 Titleofpeopleaddressed 收信人职位 头衔 3 Nameoforganization 单位名称 4 numberandname 门牌号码 街道名称 5 City state code 城市 州和邮编 6 Country 所达国名称 信内地址例子 salutation Salutationisthecomplimentarygreetingwithwhichthewriteropenshisletter Thecustomaryformalgreetinginabusinessletteris Dearsir DearMadam Dearsirs DearMesdames DearGentlemen 不能用单数 DearMr xxx DearMs 公事函件 DearSir 对一般机关团体负责人适用此外公事函件还可以用 Tothosewhomaybeconcerned 称呼后面的的标点 一般使用逗号 美加来信中Gentlemen后用冒号colon BodyoftheLetter Thisisthemainpartoftheletter Itexpressesthewriter sidea opinion purposeandwishes etc soitshouldbecarefullyplannedForveryshortlettersyoumayadoptdoubleline spacingexceptforyourcorrespondent snameandaddressforwhichsingleline spaceshouldalwaysbeused Iftherehasbeenpreviouscorrespondence thereplyletterwillrefertoitinthefirstparagraph Thewriter splans hopesandexpectationswillbeexpressedinthelastparagraph Whenwriting payattentiontothefollowing Writesimply clearly courteously grammatically andtothepoint Confineeachparagraphtoonetopic Seethatyourtypingisaccurateandthedisplayartistic Thebodyofabusinesslettertypicallycontainsthreeparagraphs 1 introductoryparagraph pre message 2 oneormorebodyparagraphs message 3 concludingparagraph 注意事项 段与段之间一般空两行想一想 如果信的正文很长 一页纸不够用而需两张或数张联页 该怎么办 如果信的正文很长 一页纸不够用而需两张或数张联页 应在第一页的右下端打 待续 tobecontinued 并在联页上端注明收信人的名称 日期 页数 再继续打正文 这是为了避免第一页和第二页 第三页在发信时误置 Eg 正文 ThankyouforyourinquiryofMay20 andappreciateyourinterestinour Yiren T shirt Wearewritingtoyouinthehopeofestablishingbusinessrelationsbetweenus Wehopetoreceiveyourearlyreply ComplimentaryClose Complimentarycloseismerelyapolitewayofendingaletter Itisinkeepingwiththesalutation Formal DearSir s Yoursfaithfully orFaithfullyyours Gentlemen Trulyyours orYourstruly Lessformal DearMrxx YourssincerelyorSincerelyyours Informal Bestregards 注意 1 结束礼词写在结尾语下 正中或略向右边写起2 只有第一个字母大写 后面加逗号3 欧洲信函把Yours放前 美国则把副词放前 Signature Itiscommontotypethenameofthewriter sfirmorcompanyimmediatelybelowcomplimentaryclose Thenthepersonwhodictatesthelettershouldsignhisname byhandandinink belowit Thenameofthesignerisusuallytypedbelowthesignature andfollowedbyhisjobtitleorposition e g Yoursfaithfully TheOverseasCo Ltd Signature W BlackPresident Three linespace 1 签名者代表公司或者单位时 一般首先打印出公司的名称 然后再签名 Yoursfaithfully AgriculturalMachineryIndustryCompanyZhangHaijunZhangHaijunGeneralManager 2 女性签名时 为便于回信人正确使用称呼 应在打印的姓名前用括号注明Miss Mrs 或MsSincerelyyoursZhangHai Ms ZhangHai3 当负责人不在而以授权书或者口头方式授权经办人员代签名时 Yourssincerely p p ZhangMinJohnSmith Perprocuration perpro 代理 可选部分 1 参考编号Referencemayincludea departmentalcodeortheinitialsofthesignerfollowedbythatofthetypistoftheletter 编号是供参考用的 作用是能使复信与先前发的信函联系起来 a 卷宗号码 a b 部门代号 departmentalcode c 辨认代号 initialsofthesigner 口述人和打字人的名字缩写 2 经办人AttentionLine Attentionlineisusedwhenthewriterofaletteraddressedtoanorganizationwishestodirectthelettertoaspecificindividualorsectionofthefirm Itgenerallyfollowstheinsideaddress e g Attention Mr SmithAttention TheSalesManagerAttention AccountingDepartment 3 事由SubjectLine Subjectlineisactuallythegeneralideaofaletter 作用是让收信人对信的主旨一目了然 写在称呼语下面的两行 一般是在信笺中上部的位置 可在前冠以Subject 或Re 的字样 事由要简单扼要 说明商品名称 数量 信用证或合同号码等即可Subject NewProductCatalogue 4 附件Enclosure Ifsomethingisenclosed noteitbelowthesignature e g Enclosures 4samplesEncl PriceList3Encls 1B L1Photo1Certificate 5 抄送TheCarbonCopyNotation Whencopiesoftheletteraresenttoothers type c c belowthesignatureattheleftmargin e g 明抄c c Mr GWellC C After salesServiceDepartment暗抄 bcc ucMr Simpson blindc c 6 附言Postscript Ifthewriterwishestoaddsomethingheforgottomentionofforemphasis hemayaddhispostscripttwospacesbelowthecarboncopynotation e g P S Don tforgetthedeadlineis13th June 7 内部代号Identification 以便日后查对这封信是由何人主稿 由何人速记打字 一般的写法是把主稿人 速记员的姓名的第一个字母连续打出 两者之间加一斜划 或加冒号 例如一个名叫WillianL Rich的人向一位名叫MargaretDavis的秘书口授一封信 他们可以缩写成WLR MDWLR MDwlr md Form 格式 Themainaimofdesigningaletteristomaketheletternotonlypleasingtotheeye butalsoconvenienttobetyped 1 FullBlockForm平头 齐头式2 ModifiedBlockFormwithIndentedStyle改良缩进式3 ModifiedBlockForm改良齐头式 各行开头都左边顶格是是齐头式 Blockstyle 齐头式在极度尊重工作效率的美国很流行 是最易操作现代的一种格式 改良齐头式与齐头式的区别在于日期和客套结束语连同签字部分被移向右边 从视觉上感觉平衡些 改变了齐头式一边倒的感觉 缩进式与改良齐头式的唯一区别在于采用缩进式的信件正文的每段第一个词缩进去4 6个空格 英国常用此格式 FullBlockForm FullBlockForm译作 平头式 Inthefullblockform everypartofaletteristypedfromtheleftmargin i e LetterheadDateReferenceDateInsideNameandAddressSalutationBodyoftheLetterComplementaryCloseSignatureEnclosure ModifiedBlockForm Inthemodifiedblockform allthepartsstartfromtheleftmargin exceptthedate complimentaryclose 结尾敬辞 andsignaturewhicharepositionedthesameasthatinthemodifiedblockformwithindentedstyle 译作 改良式 theHeadLineReferenceDateInsideNameandAddressSalutationBodyoftheLetterComplementaryCloseSignatureEnclosure 缩进式IndentedStyle AddressingEnvelopes AlthoughtheEnglishandtheChineseuseverydifferentsysteminsettingoutanaddressontheenvelope however theessentialstandardsarethesame Theaddressmustbesetoutcorrectlyandneatly Theenvelopewritingusuallyhastwoforms 1 TheBlockForm 2 TheIndentedForm 1 TheBlockForm 2 TheIndentedForm TheSender sAddressTheReceiver sAddress Stamp ExampleofanEnvelope ChinaNationalChemicals stamp Import ExportCo Beijing China thereturnaddress 寄信人地址 OverseasTradingCo 153MarketStreetLondon E C 3 thereceiver saddress 收信人地址 Remarks 1 Private2 Confidential3 Registered4 Express5 OrdinaryMail6 Immediate Urgent 私人信 机密信 挂号邮件 快递邮件 平信 急件 Summary Inthischapter wehavelearntthelayout sevenprinciplepartsandsixoptionalparts inabusinessletter Weshouldatleastrememberthesevenprinciplepartsandsomeusefulandcommonoptionalparts Weshouldalsorecitetheformatofbusinessletters Theserulesandprinciplesarecrucialinthebusinessletters becauseitshowsyourattitudeandabilitytodobusinesscarefullyandsuccessfully WritingPrinciplesofbusinessLetters 7 C 1 Courtesy礼貌语言要有礼且谦虚 及时地回信也是礼貌的表现 2 Consideration体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求 而不是从自身出发 语气上更尊重对方 3 Completeness完整一封商业信函应概括了各项必需的事项 如邀请信应说明时间 地点等 确忌寄出含糊不清的信件 4 Clarity清楚意思表达明确 要注意 一 避免用词错误 二 注意词语所放的位置 三 注意句子的结构 5 Conciseness简洁 一 避免废话连篇 二 避免不必要的重复 三 短句 单词的运用6 Concreteness具体用数据 事实等支撑7 Correctness正确 KeystoExercises WulongInternationalToyCompanyNo 8 YangzijiangbeiRoad YangzhouCity JiangsuProvince 225008ChinaMarch 2008A B4KidsIncBeursplein37 3001DDRotterdam NetherlandsAttention ImportDepartmentSubject ChildrenToys DearSirs WelearnedfromInternationalBusinessDailythatyouareinterestedinimportingChinesetoys WeareamajortoymanufacturingcompanyinChina withalargenumberofclientsallovertheworld 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