计算机基础（第二版)第4章 EXCEL

计算机基础 第 4章 处理软件 第 1页 第 4章 表处理软件 本章概述 本章的学习目标 主要内容 计算机基础 第 4章 处理软件 第 2页 本章概述 结合大量实例介绍表处理软件 括工作表的基本编辑和格式化操作、公式和函数的使用、图表的使用、以及排序、筛选和分类汇总等数据管理操作 本章将全面讲解 计算机基础 第 4章 处理软件 第 3页 本章的学习目标 理解电子表格的概念，熟悉 理解工作簿、工作表和单元格的概念，掌握 理解绝对地址和相对地址的概念，掌握公式和常用函数的使用 理解数据清单的概念，掌握记录单的使用，掌握记录的排序、筛选、分类汇总和数据透视表操作 掌握图表的创建和格式的设置 计算机基础 第 4章 处理软件 第 4页 主要内容 工作表的建立 编辑工作表 设置工作表的格式 使用公式和函数 图表的使用 窗口管理 数据管理 打印 介 计算机基础 第 4章 处理软件 第 5页 一、启动和退出 1启动 启动 方法一：如果在桌面上已经生成了 左图所示，则在 可启动 方法二：单击 开始 ” 按钮，在“ 开始 ” 菜单中选 “ 所有程序 ” 菜单项，然后在“ 菜单中，单击 “ 目。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 6页 菜单控制图标 “ 常用 ” 工具栏 全选框 活动单元格 行号 工作表名（标签） 当前工作表名 标题栏 菜单栏 列号 “ 格式 ” 工具栏 编辑栏 垂直滚动条 水平滚动条 状态栏 工作表窗口 名称框 计算机基础 第 4章 处理软件 第 7页 2退出 出 （ 1）单击窗口右上角的关闭按钮； （ 2）双击窗口左上角的窗口控制图标； （ 3）按组合键： 4； （ 4）单击主菜单项 “ 文件 ” ，然后在 “ 文件 ” 子菜单中单击“ 退出（ X） ” 。 在 在退出之前系统将弹出一个提示框，询问你是否要保存数据，如下图所示。你可以根据需要，单击 “ 是 ” 或 “ 否 ” 或 “ 取消 ” 。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 8页 二、 1工作簿、工作表和单元格 启动 为工作簿窗口，在此你可以输入数据、文本，绘制图形，进行计算等。 （ 1）工作簿 在 个工作簿对应一个 个工作簿好象一个帐本可以包含最多 255个工作表。 刚启动 为 件扩展名为 内含 3张空白工作表（名为 以象 计算机基础 第 4章 处理软件 第 9页 （ 2）工作表 屏幕上出现的由网格构成的表格称工作表（又称电子表格），储数据、处理数据和显示数据等都是在工作表上进行的。 工作表由一系列单元格组成。列标用英文字母标注，从 A Z、 256列）。行号以数字标注，从 1一直到 65536。 每个工作表都有一个工作表标签作为标识该工作表的名字。默认的工作表标签名为 并显示在工作簿窗口的左下角。 单击某工作表标签名可以激活它成为当前工作表，当前工作表的工作表标签名背景为白色。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 10页 （ 3）单元格 单元格是工作表中每行、列交叉处的小格。以行、列名作标识名。 当前被选取的单元格称活动单元格（又称单元格指针，用粗线框表示）。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 11页 2菜单栏 菜单栏默认情况下包括个菜单，它们的主要功能如下： （ 1） 文件 ：主要包括工作簿的新建、打开、保存、打印等命令； （ 2） 编辑 ：主要包括复制、粘贴、清除，查找，替换等常用编辑命令； （ 3） 视图 ：主要包括有关页面和屏幕显示以及工具栏设置等命令； （ 4） 插入 ：主要包括单元格、图表、行、列、工作表等命令； （ 5） 格式 ：主要包括单元格、行、列、工作表显示格式设置命令； （ 6） 工具 ：主要包括一些实用的工具命令，如保护、拼写检查等； （ 7） 数据 ：主要包括数据排序、筛选、分类汇总、合并计算等命令； （ 8） 窗口 ：主要包括多窗口的排列显示和窗口切换命令； （ 9） 帮助 ：主要包括系统帮助和帮助查询命令。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 12页 工具栏 工具栏由若干图形化的按钮组成，每个按钮对应一种常用命令，单击图标按钮即可执行相应的命令。 省情况下屏幕上显示常用工具栏和格式工具栏。 要知道工具栏的名称，只要把鼠标移到按钮上，片刻后即可自动显示其功能名称。 常用工具栏主要是编辑时使用，如下图所示 。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 13页 格式工具栏主要是格式化时使用，如下图所示 用户可以根据自己需要选定哪些工具栏显示在窗口中，即可以添加或移去工具栏。其方法是：单击 “ 视图 ” 菜单的 “ 工具栏 ” 选项，出现“ 工具栏 ” 下拉菜单。在 “ 工具栏 ” 子菜单中单击所需的工具栏即可，前面带对钩的表示选用的工具栏。 另外，用户也可以拖动工具栏或菜单栏前面的突出竖条来移动它们。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 14页 编辑栏 编辑栏的左部为名字框，显示活动单元格的名称。编辑栏的右部为编辑区，它可以编辑活动单元格的内容，这时，编辑区中部会出现个按钮，如下图所示。各按钮含义如下： （ 1）取消：放弃对活动单元格的编辑操作。 （ 2）输入确认：输入完毕后，确认并保存该单元格的内容。 （ 3）编辑公式：输入公式时可用此按钮。 编辑栏还有一个非常重要的作用就是：看一个单元格里面真正的内容就是选中它后看编辑栏里的内容。有时活动单元格显示的内容是公式计算的结果或是前一格显示不下的内容。 输入 取消 插入函数 计算机基础 第 4章 处理软件 第 15页 主要内容 工作表的建立 编辑工作表 设置工作表的格式 使用公式和函数 图表的使用 窗口管理 数据管理 打印 计算机基础 第 4章 处理软件 第 16页 工作表的建立 一、工作簿的新建、打开和保存 工作簿是保存工作表数据的文件（扩展名为 工作表建立在工作簿之上，单元格存在于工作表中。因此，要进行电子表格的生成和处理，首先要创建和打开工作簿文件。具体操作和 创建工作簿文件 启动 自动创建一个新的工作簿文件，名为 工作簿中的第一张工作表显示在屏幕上。若要创建另一工作簿可以在 “ 文件 ” 菜单中选 “ 新建 ” 命令（或用常用工具栏中对应按钮）。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 17页 打开工作簿文件 选 “ 文件 ” 菜单，单击 “ 打开 ” 命令（或用常用工具栏中对应按钮），就会弹出 “ 打开 ” 对话框如下图所示： 在 “ 查找范围 ” 中选定相应的文件夹，单击要打开的工作簿文件，再单击 “ 打开 ” 按钮即可。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 18页 保存工作簿文件 单击工具栏中的 “ 保存 ” 按钮或 “ 文件 ” 菜单中的 “ 保存 ” 命令可以实现保存操作。 在 “ 文件 ” 菜单中还有一 “ 另存为 ” 选项。要把当前工作做一备份，或者不想改动当前的文件，要把所做的修改保存在另外的文件中，这时就要用到 “ 另存为 ” 选项了。打开 “ 文件 ” 菜单，单击 “ 另存为 ”命令，弹出 “ 另存为 ” 对话框如下图所示： 计算机基础 第 4章 处理软件 第 19页 二、在单元格中输入数据 输入数值 默认是右对齐。当数值长度超过单元格宽度时，在单元格中显示为科学计数法如 2。还显示不下时以一串 “ ” 表示，但编辑区中仍保持原来输入的内容。 输入日期和时间 日期输入时以左斜杠（）和连字符（）作为分隔符；时间以冒号（：）为分隔符。如输入小时制的时间，应加上 M，如 8:00 母和数字间须有一空格。在一单元格内可同时输入时期与时间，但中间要有一空格。 输入文字 默认左对齐；一个单元格最多可输入 32000个字符。数字作字符时应在前加上单引号 “” （英文状态下）。如： 09870。 注：输入的时候要注意合理地利用自动填充功能，先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的方块（称填充柄）上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动 计算机基础 第 4章 处理软件 第 20页 主要内容 工作表的建立 编辑工作表 设置工作表的格式 使用公式和函数 图表的使用 窗口管理 数据管理 打印 章小结 计算机基础 第 4章 处理软件 第 21页 编辑工作表 一、选定操作区域 1选定单个单元格：单击该单元格即可。 2选定连续多个单元格（即一个区域） 用左上角单元格和右下角单元格名称来表示，中间用冒号（：）分割，如 4表示由 取方法是： 方法一：先选取该区域左上角单元格，再按住鼠标往右下角拖动，直至该区域右下角单元格，最后放开鼠标。被选取的区域，以反向显示（黑底白字），但活动单元格仍为白底色。 方法二：先选取区域左上角单元格，然后按下 选中右下角单元格，最后放开 计算机基础 第 4章 处理软件 第 22页 3选定不连续多个单元格 首先选取一个区域，再按下 续选取其他区域。 4选定整行整列 单击行标列标即可。多行多列的选择和上面相同，但记住是在行标列标上操作。 5选定整个表格 单击工作表左上角的 “ 全选框 ” 。 编辑工作表 计算机基础 第 4章 处理软件 第 23页 二、修改、插入和删除操作 修改数据 选定要修改的单元格，然后重新输入新的数据即可。若数据较长且只需改一部分内容，可先进入编辑状态（先选定单元格，再单击编辑栏、或双击单元格），然后移动光标进行修改，完成后确认输入。 插入 （ 1）插入行（列） 当前行（列）的上（左）面插入。插入多行（列）只要选多行（列）。 方法一：单击行（列）中任一单元格、选择 “ 插入 ” 菜单中的 “ 行 ”（ “ 列 ” ）。 方法二：右键单击左边的行标选中一行，然后从打开的菜单中选择 “ 插入 ” 命令。 （ 2）插入单元格 选中一个或多个单元格，选择 “ 插入 ” 菜单 的单元格命令（或右键单击单元格，从打 开的菜单中选择 “ 插入 ” 命令），打开 “ 插 入 ” 对话框，如右图所示。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 24页 删除 （ 1）删除行、列或单元格 选中要删除的行、列或单元格，再选择 “ 编 辑 ” 菜单（或右击出现的快捷菜单）中的 “ 删除 ” 命令，即可删除行和列，对于单元 格会出现 “ 删除 ” 对话框，如右图所示。 （ 2）清除 清除只是抹去单元格或区域的内容，而单元格本身没被挖空，这是和删除不同的地方。 操作方法是： 选中要清除的单元格或区域，再选择 “ 编辑 ” 菜单的 “ 清除 ” 子菜单中的四个命令（全部、格式、内容、批注）中一个即可。若只是清除内容也可按 计算机基础 第 4章 处理软件 第 25页 三、移动、复制和填充操作 数据的移动 选中要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边框上，鼠标变成左上箭头的形状，按下左键拖动，会看到一个虚框，这就表示我们移动的单元格到达的位置，在合适的位置松开左键，单元格就移动过来了。 如果单元格要移动的距离比较长，超过了一屏，这样拖动起来就很不方便了，这时我们可以使用剪切的功能：选中要移动的部分，单击工具栏上的“剪切”按钮，剪切的部分就被虚线包围了，选中要移动到的目标单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮，单元格的内容就移动过来了。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 26页 数据的复制 复制单元格的方法：选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的 “ 复制 ” 按钮，然后选中要复制到的目标单元格，单击工具栏上的“ 粘贴 ” 按钮就可以了。 003为我们提供了一个多次剪贴板，可以进行 24次剪贴操作：在 “ 编辑 ” 菜单中选择 “ 贴板 ” 命令，把剪贴板浮动工具栏显示在界面中。如右图所示。 按住 后拖动选区边框到新位置，再先放 计算机基础 第 4章 处理软件 第 27页 数据的填充 填充指的是将数据复制到相邻的单元格中。操作方法是：先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的方块（称填充柄）上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动，到一定的数目就可以了。参见下图。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 28页 4利用填充实现自动产生序列 利用填充可以实现数值序列、等差序列、日期序列等。操作方法如下： 在第一个单元格输入一个初始值（例如 “ 星期一 ” ，选中该单元格，将鼠标移动到其右下角的填充柄，鼠标变为黑 “ 十 ” 。 单击鼠标右键并拖动至所需位置，弹出一菜单。 根据需要选择不同命令，以产生序列。在此选择 “ 以序列方式填充 ” 命令。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 29页 四、查找和替换操作 查找和替换操作和 不能带格式操作。 查找 打开 “ 编辑 ” 菜单，单击 “ 查找 ” 项，打开 “ 查找 ” 对话框，在文本框中输入内容人，点开 “ 选项 ” 按钮，在下面的下拉列表框中选择 “ 值 ” 一项，单击 “ 查找下一个 ” 按钮，就可以一个一个地找到使用这些字符的位置了。如下图所示。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 30页 替换 打开 “ 编辑 ” 菜单，单击 “ 替换 ” 命令，打开 “ 替换 ” 对话框，在 “ 查找内容 ” 文本框中输入要被替换的内容，在下一行文本框中输入 “ 替换值 ” ，然后单击 “ 查找下一个 ” 按钮， 果需要替换，就单击 “ 替换 ” 按钮。如果直接单击 “ 全部替换 ” 按钮，就可以把这里全部符合条件的字符替换掉了。如下图所示。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 31页 五、对整个工作表的操作 工作簿管理 在 据实际需要有时工作簿默认打开的工作表不够用要自己添加工作表，有时要删除、改名、复制、移动工作簿中的工作表等。 选择工作表 选择一个工作表只要用鼠标单击要选的工作表标签名。 选择多个工作表要先按住 用鼠标不断去单击要选的工作表标签名。 选多个连在一起的工作表也可以先选中第一个工作表，再按住 击最后一个工作表标签名。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 32页 工作表的改名 双击工作表的标签名，被选中的工作表名背景成黑色，再输入新的工作表名即可。 右键单击要更改名称的工作表标签，在弹出的菜单中选择“重命名”命令，然后在标签处输入新的工作表名。 选中要重命名的工作表，打开“格式”菜单的“工作表”子菜单，选择“重命名”命令。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 33页 移动工作表 在要移动的表的标签上按下鼠标左键，然后拖动鼠标，在我们拖动鼠标的同时可以看到鼠标的箭头上多了一个文档的标记，同时在标签栏中有一个黑色的三角指示着工作表拖到的位置，在想要到达的位置松开鼠标左键，我们就把工作表的位置改变了。 右键单击要移动的工作表标签（或选 “ 编辑 ” 菜单），在弹出的菜单中选择 “ 移动或复制工作表 ” 命令，然后在弹出的对话框中选择插入移动工作表的位置。不要选中左下角的 “ 建立副本 ” 。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 34页 复制工作表 复制工作表和移动工作表是相类似，用鼠标拖动要复制的工作表的标签，同时按下 时，鼠标上的文档标记会增加一个小的加号，现在拖动鼠标到要增加新工作表的地方，我们就把选中的工作表制作了一个副本。 右键单击要复制的工作表标签（或选 “ 编辑 ” 菜单），在弹出的菜单中选择 “ 移动或复制工作表 ” 命令，然后在弹出的对话框中选择插入复制工作表的位置。要选中左下角的 “ 建立副本 ” 。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 35页 添加工作表 称插入工作表或新建工作表，我们可以直接打开“插入”菜单，选择“工作表”命令，就可以在当前编辑的工作表前面插入一个新的工作表，而且会自动把新建的工作表设置为当前工作表。 删除工作表 选中要删除的工作表，打开编辑菜单，选择“删除工作表”项，我们就可以把当前编辑的工作表删除了。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 36页 主要内容 工作表的建立 编辑工作表 设置工作表的格式 使用公式和函数 图表的使用 窗口管理 数据管理 打印 章小结 计算机基础 第 4章 处理软件 第 37页 设置工作表的格式 一、设置字体、字形、字号和颜色 设置字体、字形、字号、颜色的方法是：单击格式工具栏中相应按钮或用下面方法： （）选定要设置的单元格或区域。 （）选择“格式”菜单中的“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框。 （）单击该对话框中“字体”选项卡，在此卡片中选择你需要的字体、字形、字号和颜色等，最后按“确定”按钮。如右图所示。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 38页 二、设置数字显示格式 单击格式工具相应按钮或选择“ 单元格格式 ” 对话框中的“ 数字 ” 选项卡进行设置，如右图所示。 内容包括：设置货币格式、设置日期格式、设置时间格式、设置分数格式、设置数值格式和自定义格式等。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 39页 三、设置对齐方式 在 “ 单元格格式 ” 对话框中， “ 对齐 ”选项卡用于控制单元格数据对齐方式 （）对齐方式可分为水平对齐和垂直对齐。水平对齐方式有：常规、左（缩进）、居中、靠右、填充、两端对齐、跨列对齐、分散对齐等。垂直对齐方式可分为：靠上、靠下、居中、分散对齐等。 （） “ 合并单元格 ” 用于实现多个单元格的合并 （）旋转单元格数据 利用 “ 对齐 ” 选项卡中右部的 “ 方向 ”控制选项，可以实现单元格数据在 90 计算机基础 第 4章 处理软件 第 40页 四、设置条件格式 所谓条件格式，是指单元格中的数据满足了某一指定条件后，才使用某个指定的显示格式。设置条件格式的方法是：首先选定要设置条件格式的单元格区域，然后选择主菜单 “ 格式 ” 中的 “ 条件格式 ” 命令，此时，出现 “ 条件格式 ” 对话框。 你可在 “ 条件 ” 几个选择框中输入测试条件，按 “ 格式 ” 按钮进行格式化。若要输多个条件则按 “ 添加 ”按钮再输，最多可输三个条件。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 41页 五、设置边框和图案 边框 选择要加边框的区域； 选择 “ 格式 ” 菜单中的 “ 单元格 ” ，在弹出的 “ 单元格格式 ” 对话框中选择 “ 边框 ” 选项卡； 在该选项卡的右部 “ 线条 ” 栏中，选择边框的线条样式和颜色； 在该选项卡的左部 “ 预置 ” 栏选边框形式：无、外框或内部。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 42页 图案 设置图案的方法和上面类同，如下图所示。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 43页 六、改变行高、列宽 改变行高 方法一：移动鼠标到要调整行高的该行的行号底边框线处，此时鼠标指针变成带上下箭头的十字形状，然后拖动鼠标到合适的高度为止。 方法二：适用于精确改变。选定行后，选择 “ 格式 ” 菜单中的 “ 行 ” 子菜单中的 “ 行高 ” ，再输入新的行高值，然后按 “ 确定 ” 按钮。 改变列宽 和改变行高完全类似。注意，单元格的高度和宽度，只能整行和整列地改变。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 44页 七、保护工作表、工作簿 有时我们自己制作的表格不希望别人进行修改，这时我们就要对工作表进行保护。保护后，只有知道密码的人才能解除保护，修改数据。 单元格的锁定与隐藏 默认情况下整张表格是加了锁定的， 但没隐藏。所以要对某指定区域加 锁定应该先选中整张表撤消原有的 锁定，然后再选中要加锁定的区域 加上锁定。方法是打开 “ 单元格格式 ” 对话框选保护选项卡进行设置。隐 藏操作则只要选中要操作的区域，再选隐藏选项即可。 注意：无论是 “ 锁定 ” 或是 “ 隐藏 ” ，最后一步必须是通过 “ 保护工作表 ” 命令来实现，否则锁定和隐藏不起作用。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 45页 保护工作表 选择要保护的工作表。 选择 “ 工具 ” 菜单中 “ 保护 ” ，屏幕上弹出 “ 保护 ”子菜单。选择 “ 保护工作表 ” 选项，出现 “ 保护工作表 ” 。 如要设置口令，则在 “ 密码 ” 框中输入，接着在弹出的 “ 确认口令 ” 对话框中把刚才的口令重新输入一遍。 若要修改，就打开 “ 工具 ” 菜单的 “ 保护 ” 子菜单，单击 “ 撤消工作表保护 ” 命令，会弹出 “ 撤消工作表保护 ” 对话框，输入密码，单击 “ 确定 ” 按钮就可以继续修改工作表了。 这是对工作表的保护，还可以设置工作簿的保护，设置方法同工作表的保护基本相同，只是要选择“ 工具 ” 菜单下 “ 保护 ” 子菜单中的 “ 保护工作簿 ”命令。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 46页 八、单元格格式的复制和删除 选中要复制格式的单元格，单击工具栏上的 “ 格式刷 ” 按钮，然后在要复制到的单元格上单击，鼠标变成时，就可以把格式复制过来了。 选中要删除格式的单元格，打开 “ 编辑 ” 菜单，单击 “ 清除 ” 项，选择子菜单中的 “ 格式 ” 命令，单击选中的单元格就变成了默认的样子了。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 47页 九、自动套用格式 为了节省时间，我们可以利用 法是： 首先选定表格中任意一个单元格，然后选择 “ 格式 ” 菜单中的 “ 自动套用格式 ” 菜单项，在 “ 自动套用格式 ” 对话框中，选择自己喜爱的样式即可。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 48页 十 、 单元格的批注操作 批注相当于注释，可以为单元格添加注释，有助于他人理解和使用表格。还可以对表格中的数据作出评论。 打开我们建立的表格，选中这个单元格，打开 “ 插入 ” 菜单，单击 “ 批注 ” 命令，出现一个类似文本框的输入框，在这里输入提示的信息，然后单击工作表中的任意位置，在这个单元格中就出现了一个红色的箭头，把鼠标移动到这个单元格上，刚才我们看到的那个批注的提示框就出现了。 插入的批注也可以修改：在单元格中单击右键，从弹出的菜单中选择 “ 编辑批注 ” 命令，批注的输入框出现了，这样就可以对批注进行修改了；删除批注也很简单：在单元格中单击右键，单击菜单中的 “ 删除批注 ” 命令就可以了。一般来说批注都是显示提示性的信息。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 49页 主要内容 工作表的建立 编辑工作表 设置工作表的格式 使用公式和函数 图表的使用 窗口管理 数据管理 打印 章小结 计算机基础 第 4章 处理软件 第 50页 使用公式和函数 一、公式 公式 公式是在单元格中对数据进行计算和分析的表达式，它由数字、运算符、单元格引用和函数构成。输入公式要以等号 “ ” 开头，输完确认后，单元格中显示计算结果，但真正存储的是公式（可在编辑区中看到输入时的公式）。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 51页 运算符 运算符用于对操作数进行运算。 较运算符和文本运算符等。它们的优先级如下表所示。 （ 1）算术运算符 包括加（）、减（）、乘（ *）、除（）、百分比（ %）、乘幂（ ）等。如公式 “ =23/2*4”，结果为16。 （ 2）比较运算符 用于比较两个数值并产生逻辑值 ）或 ）。包括等于（）、小于（ )、小于或等于（ =)、不等于 ( = 400的高工，则应在 “ 职称 ” 框中输入 “ 高工 ” ，再在 “ 基本工资 ” 框中输入 “ 400”。单击“ 上一条 ” 和 “ 下一条 ” 可以显示所有符合条件的记录。查找完毕，单击 “ 关闭 ” 按钮。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 81页 二、排序 在查阅数据的时候，我们经常会希望表中的数据可以按一定的顺序排列，以方便查看。排序是按关键字（一般是字段名）排的，关键字可以有多个。先排的叫主关键字，后排的叫次关键字、第三关键字，最多三个关键字。确定了关键字后还要注意按关键字排的方向，有两种：一种叫升序，即从小到大、递增；另一种叫降序，即从大到小、递减。如：“按照总分由大到小进行排序，如果总分相同，则按照语文成绩由大到小排列”中，“总分”是主关键字，“语文成绩”是次关键字。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 82页 1简单排序 只有一个关键字的排序。如下图所示，要对学生成绩数据清单按 “ 总分 ” 由高到底排序，方法如下： （ 1）选中 “ 总分 ” 列有数据的单元格中的任一格。（或选中整个数据清单，但绝不能选某一列，这样会只对一列排而不是整个清单）。 （ 2）单击常用工具栏中的降序按钮。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 83页 2复杂排序 另一种排序功能是通过菜单实现的，可满足更复杂（两个或三个关键字）的排序要求。例如：按照 “ 总分 ”由大到小进行排序，如果 “ 总分 ”相同，则按照 “ 语文 ” 成绩由大到小排列。方法是：先单击数据清单中任意一个单元格，然后选择 “ 数据 ” 菜单中的 “ 排序 ” 命令，弹出“ 排序 ” 对话框，如右上图所示。 （ 1）选择排序关键字和排序方向。 （ 2）单击 “ 选项 ” 按钮，可弹出 “ 排序选项 ” 对话框（如右下图所示）。在此，可以选择排序方向和排序方法，默认排序方向是 “ 按列排序 ” ，排序方法是 “ 字母排序 ” 。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 84页 三、筛选 筛选 ” 功能，用以方便地选出符合条件的数据行，而筛选掉（即隐藏）不满足条件的行。有两种筛选：自动筛选和高级筛选 。 1自动筛选 操作方法是：首先单击工作表中任一单元格（必须有数据），然后选择 “ 数据 ” 菜单中的 “ 筛选 ” 中的 “ 自动筛选 ” 命令，于是表中所有字段名变为下拉式列表（单击字段名右边小三角即可显示列表）。 注意：如果事先选定的不是一个单元格而是一个区域，则仅所选区域对应的列变为下拉列表 。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 85页 筛选就是通过对下拉列表操作来实现的，下面我们举例说明。例如，我们要想在学生表中筛选出全部语文成绩不及格的男生的记录，操作步骤如下：如下图所示。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 86页 单击表中有数据的任一单元格。 选 “ 数据 ” 菜单的 “ 筛选 ” 子菜单中的 “ 自动筛选 ” 命令。 单击 “ 性别 ” 字段名右边的三角，打开下拉列表，选中其中的 “ 男 ” 。 单击 “ 语文 ” 字段名右边的三角，打开下拉列表，选中其中的 “ 自定义 ” ，出现 “ 自定义自动筛选方式 ” 对话框，如下图所示。在对话框中左边选 “ 小于 ” ，右边输入“ 60”。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 87页 最后，按 “ 确定 ” 按钮。于是，筛选出所有满足条件的记录。如下图所示。 如要取消某个字段的条件，只需选下拉列表中的 “ 全部 ”项即可。如要取消所有的筛选条件，则要再次选 “ 数据 ”菜单中的 “ 筛选 ” 子菜单中的 “ 自动筛选 ” 命令（即取消该项前面的对钩）。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 88页 2高级筛选 有时候有这种应用，如：将至少有一门课程成绩不及格的人删除。这时用自动筛选就很麻烦，要做多次。因为自动筛选一般只用在 “ 与 ” 的条件，而如此例的 “ 或 ” 的条件一般要用 “ 高级筛选 ” 。下面我们举例说明 “ 高级筛选 ”的操作方法。现在我们要筛选出至少有一门课程成绩不及格的人来。操作步骤如下： 计算机基础 第 4章 处理软件 第 89页 建立条件区域。 将和条件有关的字段名 “ 语文 ” 、 “ 数学 ” 和 “ 英语 ”复制到表格空白处。并在字段名下面输入条件 “ 60”（注：一定要阶梯形）。此例中的区域 4为条件区域。如下图所示。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 90页 选中整个数据列表，再选择 “ 数据 ” 菜单中的 “ 筛选 ” 子菜单中的 “ 高级筛选 ” 命令，出现 “ 高级筛选 ” 对话框，如下图所示。 单击条件区域右边的编辑框空白处，让光标在里面；然后拖动鼠标选中条件区域，最后放开鼠标，条件区域的名字就出现在编辑框中了。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 91页 单击 “ 确定 ” 按钮。筛选结果如下图所示。 删除条件区域：。 如要取消高级筛选，可以选择 “ 数据 ” 菜单中的 “ 筛选 ”子菜单中的 “ 全部显示 ” 命令即可。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 92页 四、分类汇总 分类汇总是 类汇总时要注意：一是数据必须先排好序（按分类字段）；二是要知道按什么分类（称分类字段）、对什么汇总（称汇总项）、怎样汇总（称汇总方式）。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 93页 1创建分类汇总 对需要进行分类汇总的分类字段排序。 选择数据列表中任一单元格，再选择 “ 数据 ” 菜单中的“ 分类汇总 ” 命令，弹出 “ 分类汇总 ” 对话框，如下图所示。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 94页 在 “ 分类汇总 ” 对话框中，填入 “ 分类字段 ” 、 “ 汇总方式 ” 、 “ 汇总项 ” 。 单击 “ 确定 ” 按钮，结果如下图所示。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 95页 2撤销分类汇总 如在进行分类汇总后，立即想撤消，可以单击常用工具栏中的 “ 撤销 ” 按钮。还可以选择 “ 数据 ” 菜单的 “ 分类汇总 ” 命令，在弹出的对话框中单击 “ 全部删除 ” 按钮，即可撤销分类汇总的结果，恢复原先的表格。 3数据的分级显示 分类汇总后的工作表，其行号左边有几个标有 “ ” 号和“ ” 、 “ ” 、 “ ” 的小按钮，利用这几个按钮可以实现数据的分级显示。 此外，利用 “ 数据 ” 菜单的 “ 组及分级显示 ” 子菜单中的各条命令也可建立和撤消分级显示。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 96页 五、数据透视表 数据透视表是一种强有力的数据分析工具，可以将排序、筛选和分类汇总项操作结合在一起，让用户非常简单而且有效地重新组织和统计数据。 1创建数据透视表 创建数据透视表之前，要去掉所有的筛选和分类汇总结果。例如，我们来看下面这个表，在这个表中存储了国内部分地区从 1995年到 1997年的国内生产总值。如下图所示。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 97页 现在我们想把这里每个地区三年的国内生产总值的和求出，这里我们使用数据透视表来做： 打开 “ 数据 ” 菜单，单击 “ 数据透视表和图表报告 ” 命令，打开 “ 数据透视表和数据透视图向导 ” 对话框。 第一步是选择数据来源，我们选择 “ ，选择要创建的报表类型为 “ 数据透视表 ” ，单击 “ 下一步 ” 按钮。 这一步中我们要选择透视表的数据来源的区域，单击 “ 下一步 ” 按钮。 这一步要我们选择透视表放置的位置，选择 “ 新建工作表 ”项，单击 “ 完成 ” 按钮，现在就出现了我们建立的数据透视表。如下图所示。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 98页 在工作表的透视表的各个部分都有提示，同时界面中出现了一个 “ 数据透视表 ” 工具栏，里面列出了所有我们可以使用的字段。 双击 “ 计数项：国内生产总值 ” ，打开 “ 数据透视表字段 ”对话框，在 “ 汇总方式 ” 列表框中选择 “ 求和 ” ，单击“ 确定 ” 按钮，现在显示出来的就是正确的数据了。如下图所示。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 99页 2修改数据透视表 修改数据透视表有两种方法，第一种是在数据透视图中直接将字段拖到新的位置，就可以改变数据统计的方式；第二种方法是首先单击数据透视表中的任一单元格，然后选择 “ 数据 ” 菜单的 “ 数据透视表 ” 命令，出现 “ 数据透视表向导 步骤之 ” 对话框。在该对话框中可以重新设置数据透视表的布局，将相应的字段拖放到适当的区域中，修改完毕后，单击 “ 完成 ” 按钮即可。 注：其他数据透视表的编辑修改，如增加或删除字段、单元格数据的格式化、更改统计函数等，可以根据需要自己选择。 3删除数据透视表 如果数据透视表建立在单独的工作表上，可以通过删除该工作表来删除透视表。如果数据透视表不建在单独的工作表上，则单击 “ 数据透视表 ” 工具栏上 “ 数据透视表 ” 下拉式菜单条；再选择 “ 选定 ”子菜单中的 “ 整张表格 ” ；然后选择主菜单 “ 编辑 ” 中的 “ 清除 ”子菜单中的 “ 全部 ” 命令，于是该透视表被删除。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 100页 主要内容 工作表的建立 编辑工作表 设置工作表的格式 使用公式和函数 图表的使用 窗口管理 数据管理 打印 章小结 计算机基础 第 4章 处理软件 第 101页 打印 电子报表设计好以后，常常需要打印出来。这一节我们来介绍如何设置打印格式，打印格式包括页面、页边距、页眉、页脚和标题等。 一、打印预览 一般我们在打印工作表之前都会先预览一下，这样可以防止打印出来的工作表不符合要求，单击工具栏上的“打印预览”按钮，就可以切换到“打印预览”窗口中了。它的作用就是看一下打印出来的效果，现在看到的是整个页面的效果，单击“缩放”按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，又可以返回整个页面的视图形式。单击“打印”按钮可以将工作表打印出来，而单击“关闭”按钮则可以回到编辑状态。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 102页 二、页面设置 单击 “ 文件 ” 菜单的 “ 页面设置 ” 命令或打印预览窗口中的 “ 设置 ”按钮，可以打开 “ 页面设置 ” 对话框。在此完成页面设置操作。如右图所示。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 103页 1页面 该选项卡用于设置纸张的打印方向、缩放比例、纸张大小、打印质量和起始页号。 设置完后可以单击 “ 打印预览 ” 按钮显示效果；单击 “ 选项 ” 按钮设置打印机参数；单击 “ 打印 ” 按钮则显示打印对话框。 2页边距 如右图所示。该选项卡 用于设置页边距和页眉、 页脚的边界，以及报表 的打印位置，并可设置 工作表的打印参数。 计算机基础 第 4章 处理软件 第 104页 3页眉和页脚 每张报表的页眉和页脚都可以有左、中、右 3段叙述性文字。其中页眉项的下拉列表中提供了一些