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第4章日常业务处理 4 1凭证处理4 2期末处理4 3账簿查询4 4银行对账4 5系统管理 计算机进行总账系统的基本工作过程 初始化 日常处理 月末处理 开始下月工作 4 1凭证处理 4 1 1常用摘要在总账系统中单击 凭证 菜单下的 常用摘要 项 进入摘要设置界面摘要编码 摘要内容 相关科目单击 增加 在出现的空白行中输入适当的内容 也可在最后一栏空行中 双击直接进入增加状态选择要修改的常用摘要的栏目并双击即可计入修改状态选择要删除的摘要 单击 删除 即可删除常用摘要 4 1 2常用凭证 在总账系统中单击 凭证 菜单下的 常用凭证 进入凭证设置界面 栏目 编码 说明 凭证类别 附单据数定义常用凭证单击 增加 进入常用凭证的主要信息 编码 说明 凭证类别 输入常用凭证头信息后单击 详细 或按键 进入凭证分录定义窗口 单击 增加 或 删除 可以增加或删除常用凭证的分录 常用摘要和常用凭证 4 1 3填制凭证 在总账系统中单击 凭证 菜单下的 填制凭证 项 进入填制凭证界面 图5 1A 凭证类别 制单日期 制单日期不允许超过系统日期 凭证编号 附单据数 摘要 科目 必须输入最末级的科目 辅助信息 金额1 填制凭证单击 增加 或按键 增加一张新品凭证 输入凭证信息 完毕后单击 保存 或按键即可保存这张凭证 单击 放弃 则放弃当前增加的凭证 凭证输入的技巧 1 回车键 自动复制上行摘要 每行摘要将随相应的会计科目在明细账 日记账中出现 2 会计科目通过查询 科目编码 科目助记码输入 3 科目编码必须是末级的科目编码 4 空格键 借贷金额切换 5 为自动计算借贷方差额 6 用红字表示 一 无痕迹 修改1 未经审核的错误凭证可直接修改 2 已审核但未记账的凭证 先取消审核后再进行直接修改 二 有痕迹 修改适用 已记账的凭证的修改 采用方法 红字凭证冲销法 和 补充凭证法 2 修改凭证 未经审核的凭证 凭证一旦保存 其配置类别将不能再修改 凭证编号如果在 账簿 中设置了自动编号则不能修改配置编号 若果设置为手动编号则可以直接修改 修改制单日期时 不能在上一编号凭证的日期之前 附单据数 摘要 外币 汇率 金额 辅助项信息科直接修改 3 调用常用凭证单击 制单 菜单下的 调用常用凭证 输入常用凭证代号或单击 参照 按钮 进入常用凭证定义窗口 将光标移动到要调用的成员凭证 单击 选入 或按键即可 在制单界面中生成成员凭证的样板后 可以修改相关内容后进行保存 4 生成常用凭证当认为某张凭证要作为常用凭证进行保存时 单击 制单 菜单下的 生成常用凭证 然后按照提示给这张凭证确定一个代号和说明 确认即可保存该张凭证为常用凭证 5 快速制作红字冲销凭证单击 制单 菜单下的 冲销凭证 项 进入冲销凭证窗口 选择要冲销的已记账的凭证所属的月份 凭证类别和凭证号 确定后系统自动生成一张所指定凭证的红字凭证 可修改生成的凭证或直接单击 保存 保存此凭证 6 作废 恢复作废凭证查找到要作废的凭证 单击 制单 菜单下的 作废 恢复 项 凭证左上角标识 作废 字样 重复执行此操作则恢复作废凭证 作废的凭证仍然保留凭证内容及凭证编号 它不能修改 审核 不记账 也无法查询到 相当于它是一张空凭证 7 整理凭证 完全删除凭证 单击 制单 菜单下的 整理凭证 输入需要整理凭证的月份 然后单击 确定 选择要真正删除的作废凭证 单击 确定 系统自动将这些凭证的数据从数据库中删除 并提示 是否还需整理凭证断号 单击 是 可对剩下的凭证重新排序 若本月已有记账凭证 则本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理 只能对其后面的未记账凭证作凭证整理 若想对已记账凭证整理 可执行 恢复记账前状态 后再进行整理 4 1 4出纳签字 具有签字权限的出纳人员才可执行此功能在总账系统中单击 凭证 菜单下的 出纳签字 项 进入出纳签字窗口 输入出纳凭证的选择条件后单击 确认 进入凭证一览表 双击某张凭证或或将光标移到某张凭证后单击 确定 进入待签字凭证界面 出纳人员在确认此凭证正确后单击 签字 即可 单击 取消 则取消签字 单击 成批签字 即可自动对所有未签字凭证进行签字 单击 成批取消签字 则可取消当前范围内所有的已签字凭证 为什么在出纳签字时 提出 没有符合条件的凭证 1 总账业务控制参数设置中 没有设置 出纳凭证必须由出纳签字 2 没有出纳签字权限 造成不能签字 3 没有指定科目 指定科目的意义在于为出纳员指定专管科目 4 查询条件错误 5 没有涉及现金 银行存款的记账凭证 注意 根据实际需要来执行此功能 凭证一经签字就不能修改 删除 取消签字后才可进行 取消签字只能由出纳人员自己进行 4 1 5审核凭证 具有审核权限的人员才能使用本功能在总账系统中单击 凭证 菜单下的 审核凭证 项 进入审核凭证选择审核凭证条件窗 输入所要审核凭证的条件后单击 确认 进入凭证一览表 双击某张凭证或或将光标移到某张凭证后单击 确定 进入待审核凭证界面 审核人员在确认此凭证正确后单击 审核 单击 取消 则取消审核 单击 成批审核 即可自动对所有未审核凭证进行审核 单击 成批取消审核 则可取消当前范围内所有的已审核凭证 若审核人员发现该凭证有错误 单击 标错 对凭证进行标错 以便制单人对其进行修改 再次单击 标错 即可取消标错标识 注意 审核人和制单人不能是同一人 凭证一经签字就不能修改 删除 取消签字后才可进行 作废凭证不能审核 也不能标错 以标错的凭证也不能审核 取消标错后才能审核 取消审核只能由审核人自己完成 4 1 6记账 凭证经出纳签字和审核后 即可用来登记总账和日记站账 部门账 往来账 项目账 备查账等明细账 单击 记账 进入记账向导一 选择本次记账的范围 单击 下一步 系统自动对凭证进行合法性检查 发现有不合法的凭证系统会自动提示错误 核对无误后单击 下一步 进入记账界面 当以上工作确认无误后 单击 记账 系统开始登记有关的总账和明细账 记账注意事项 A 记账过程不得中断退出 记账过程一旦因断电或其他原因造成中断后 系统会自动调用 恢复记账前状态 恢复数据 然后在重新记账B 若发现某一步设置错误 单击 上一步 返回进行修改 若不想再继续记账 单击 取消 即可取消本次记账C 在第一次记账时 若期初余额不平衡 系统不允许记账D 上月未记账 本月不能记账 上月未结账 本月不能记账E 所选范围内的凭证如有不平衡凭证 系统间将列出错误凭证 重新选记账范围F 有未签字凭证和未审核凭证不能记账 G 作废凭证不需审核可直接记账 H 记账次数不受限制 4 1 7恢复记账前状态 事后发现本月已记账的凭证有错误且必须在本月进行修改 则可利用该功能 将本月已记账凭证恢复到未记账状态 进行修改 签字 审核后再进行记账 在总账系统中单击 期末 菜单下的 对账 项 进入界面后按 Ctrl H 键 激活恢复记账前状态功能单击 凭证 菜单下的恢复记账前状态 根据需要选择恢复最近一次记账前状态还是恢复到本月月初状态 如果是恢复到本月月初状态则需要输入会计主管的口令 单击 确认 后系统开始进行恢复工作 以结帐的月份不能恢复记账前状态 取消记账 1 只有账套主管才能取消记账 2 已结账月份的数据不能取消记账 3 如果退出系统后又重新进入系统或在 对账 中按Ctrl H键 将重新隐藏 恢复记账前状态 功能 取消记账的适用情况 1 大量的错误凭证被登记入账 2 账证不符 3 记账过程意外中断 4 1 8 查询凭证 查询已记账凭证和未记账凭证 凭证 菜单中 单击 查询 输入查询条件后确认 进入凭证一览表进行相关凭证的查询 当光标在凭证分录上时 单击 查看 菜单下的 联查明细账 项 系统将显示该笔业务所涉及科目的明细账 注意 已记账凭证的查询只能通过此功能完成 4 1 9科目汇总 对已记账和未记账凭证进行汇总 生成科目汇总表 在总账系统中单击 凭证 下的 科目汇总 项栏目 月份 类别 科目级次 凭证号 日期 凭证汇总范围 输入汇总条件后 单击 汇总 屏幕自动显示科目汇总表 4 1 10打印凭证在总账系统中单击 凭证 下的 凭证打印 输入打印条件后 单击 确定 即开始打印 出纳管理功能是出纳人员管理的一套工具 科目必须是在初始化时 对科目账类设有 日记账类 科目 一 日记账 1 现金日记账三栏式日记账与明细账的区别 日记账必须有当日小计 2 银行日记账与现金日记账不同的只是 银行存款日记账多一栏结算号 打印日记账 1 要每天登记 做到日清月结 2 业务较多 要每天打印输出 业务较少 可按旬打印输出 3 应定期将计算机打印输出的活页账页装订成册 出纳管理 二 资金日报表是反映现金 银行存款日发生额及余额情况的报表 三 支票登记簿 1 在 会计科目 中设置银行账的科目才能使用支票登记簿 2 需要使用支票登记簿时 在 结算方式 功能中 是否票据管理 打上标志 3 在建账选项 凭证中 选择支票控制 4 2期末处理 期末转账的特点 转账分为外部转账和内部转账 1 大多在各个会计期末进行 2 大多只有会计部门自己编制的会计凭证 没有具体反映该业务的原始凭证 3 在处理期末转账业务前必须先将其他具体业务登记入账 4 期末转账业务的分批按步骤处理 4 2 1转账凭证的定义1 自定义转账凭证设置2 对应转账设置3 销售成本按加权平均单价结转设置4 销售成本按售价 计划价 结转凭证设置5 汇兑损益结转凭证设置6 期间损益结转凭证设置 1 自定义转账凭证设置在总账系统中单击 期末 菜单 转账定义 下的 自定义转账设置 单击 增加 可自定义一张转账凭证 输入转账序号 转账说明和凭证类别后 单击 确定 输入转账凭证分录信息后 单击 参照 选择所需公式 单击 下一步 录入公式完毕后 按键可继续编辑下一条转账分录 例如 预提银行借款利息借 财务费用 550301 JG 取对方科目计算结果贷 预提费用 2191 QM 2101 月 贷 0 0018在总账系统中单击 期末 菜单 转账定义 下的 自定义转账设置 单击 增加 输入对账序号 1 转账说明 自定义转账 凭证类别 转转账凭证 单击 确定 输入转账凭证分录信息 摘要 预提银行借款利息 科目编码 550301 方向 借 单击 参照 选择 取对方科目计算结果JG 选择科目 预提费用 完成 按键 输入转账凭证分录信息 摘要 预提银行借款利息 科目编码 2191 方向 贷 单击 参照 选择 期末余额QM 下一步 输入信息 科目 短期借款 选择期间 月 选择方向 贷方 选择客户 银行 选择 按默认值取数 继续输入公式 下一步 选择 乘 继续输入公式 下一步 输入数字 0 0018 完成 即可 2 对应转账设置在总账系统中单击 期末 菜单 转账定义 下的 对应结转 单击 增加 增加一张对应转账 输入凭证头及转出科目信息后 单击 增行 输入转账凭证信息 设置完毕后单击 保存 3 销售成本按加权平均单价结转设置4 销售成本按售价 计划价 结转凭证设置销售成本结转是指将月末商品 或产成品 销售数量乘以库存商品 或产成品 的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转 在总账系统中 建立会计科目时 如果库存商品 主营业务收入和主营业务成本等科目下的所有明细科目都有数量核算 且这三个科目的下级科目的结构一一对应 输入完成后 系统自动计算出所有商品的销售成本 其中 数量 商品销售收入科目下某商品的贷方数量单价 库存商品科目下某商品的月末金额 月末数量金额 数量 单价 5 汇兑损益结转凭证设置在总账系统中单击 期末 菜单 转账定义 下的 汇兑损益结转设置 在 汇兑损益入账科目 处输入该账套中汇兑损益科目的科目编码 将光标移到要计算汇兑损益的外币科目上 按空格键选择需要计算汇兑损益的外币科目 单击 确定 注意事项 1 填制汇兑损益时必须先将本月所有未记账凭证记账 2 汇兑损益入账科目不能是辅助账科目 3 若有设置 客户往来业务由应收系统核算 或 供应商往来业务由应付系统核算 则计算汇兑损益的外币科目不能是客户往来或供应商往来核算的科目 6 期间损益结转凭证设置在总账系统中单击 期末 菜单 转账定义 下的 期间损益结转设置 选择凭证类别 单击 参照 选择半年利润的入账科目 确定 损益科目结转表中的本年利润必须为末级科目 且为本年利润入账科目的最末级科目 4 2 2转账凭证的生成 生成转账凭证时注意 1 转账生成之前 注意转账月份为当前会计月份 2 转账生成之前 应将相关业务的记账凭证入账 3 转账凭证每月只能生成一次 4 生成的转账凭证 仍需审核才能记账 1 自定义转账凭证的生成单击 期末 菜单下的 转账生成 单击 自定义转账 选择需要结转的自定义转账凭证 在 是否结转 处双击 打上 表示该转账凭证将执行结转 选择结转月份 单击 确定 系统进入凭证生成界面 若凭证类别 制单日期 付单据数与实际有不符的 直接在当前凭证修改 确定当期凭证无误后 单击 保存 即可 2 生成汇兑损益结转凭证在外币设置界面现录入本月调整汇率 单击 期末 菜单下的 转账生成 单击 汇兑损益结转 项 选择要结转的月份 选择要结转的外币 空表示结转所有外币 选择要结转的汇兑损益凭证 在 是否结转 处双击 打上 表示该转账凭证将执行结转 单击 确定 查看汇兑损益试算平衡表 单击 确定 系统进入凭证生成界面 若凭证类别 制单日期 付单据数与实际有不符的 直接在当前凭证修改 确定当期凭证无误后 单击 保存 即可 3 生成期间损益结转凭证单击 期末 菜单下的 转账生成 单击 期间损益结转 项 选择要结转的月份 选择类型 全部 表示一次将所有损益类科目结转生成一张凭证 收入 表示只将收入类的损益类科目结转生成一张凭证 支出 表示只将支出类的损益类科目结转生成一张凭证 选择要结转的汇兑损益凭证 在 是否结转 处双击 打上 表示该转账凭证将执行结转 单击 确定 查看汇兑损益试算平衡表 单击 确定 系统进入凭证生成界面 若凭证类别 制单日期 付单据数与实际有不符的 直接在当前凭证修改 确定当期凭证无误后 单击 保存 即可 自动转账凭证和常用凭证的不同 自动转账凭证 1 一般用于月末 2 生成时 可以自动取数 常用凭证 1 一般用于平时业务 2 调入后 手工输入数据 4 2 3对账 至少一个月一次 一般在月末结账前进行 单击 期末 菜单下的 对账 选择要进行对账的月份或双击对账月份对应的是否对账栏 选择核对内容后单击 对账 系统自动开始对账对账结果错误 则需查看错误信息 然后返回相关模块进行修改 对账结果正确 单击 试算 进行试算平衡 4 2 4结账 1 结账前检查 1 检查本月凭证是否全部入账 2 核对总账与明细账 3 损益类科目应全部结转完毕 4 其他子系统是否结账 否则总账系统不能结账 2 取消结账 1 只有账套主管才能取消结账 2 取消结账功能键是 Ctrl Shift f6 3 只能选择最后一次的结账 3 结账操作步骤单击 期末 菜单下的 结账 选择要进行结账的月份或双击结账月份对应的是否结账栏 单击 下一步 单击 对账 单击 下一步 查看月度工作报告 单击 下一步 单击 结账 符合结账要求 系统将进行结账 否则不予结账 4 注意事项 在上月未结账情况下 输入下个月的凭证 但是不能记账 也不能结下个月账已结账月份不能再填制凭证结账只能由