文秘管理和应用写作最新版本.ppt

文秘管理与应用写作 重点难点 二 行政机关公文 在本章的学习中 应当着重掌握 行政机关公文的概念 特点 分类 构成要素和写作要求 各公文文种的用途 常用公文的写法 相关文种的异同 一些文种的分类和写作注意事项 其它问题可一般了解 二 行政机关公文 一 公文的构成要素人们一般习惯于把一份公文划分为三大块 即眉首部分 主体部分和版记部分 每一部分又由若干要素构成 1 眉首部分 发文机关标识 也称文件名称 或公文版头 发文字号 简称文号 又称公文编号 这是同一年度公文排列的顺序号 一般包括发文机关代字 发文年份和文件顺序号三项内容 如 国发 号 二 行政机关公文 公文份数序号 有些文件 主要是密级文件 要按印制份数编上顺序号 秘密等级和保密期限 秘密文件要注明其秘密等级标识 紧急程度 在紧急公文的文头要写 特急 或 急件 字样 签发人 在上行文中 要写明签发公文的机关领导人的姓名 二 行政机关公文 2 主体部分 标题 发文机关名称 发文事由和公文种类是构成公文标题的三个基本要素 主送机关 主送机关是负有公文处理责任的受文机关 是公文的主要受理机关 正文 这是一份公文的核心部分 一般包括开头 主体 结尾三个部分 开头常见的方式有 目的式 根据式 缘由式等 常见的结尾方式有 归结式 说明式 申明式 祈请式 期望式等 二 行政机关公文 附件说明 附件是附在主体之后 对文件内容起说明和补充作用的文字材料 成文时间 一般应以机关领导人签发的日期为准 会议通过的文件 应以会议通过的日期为准 法规性公文则以批准日期为准 二 行政机关公文 公文生效标识 除会议纪要和以电报形式发出的以外 公文都应加盖印章 加盖印章是公文最后生效的标志 附注 是指对文件的传达范围 使用方法的规定及对名词术语的解释等 二 行政机关公文 3 文尾部分 主题词 是标示公文内容特征和归属类别的关键性词语 抄送机关名称 这是指同公文所写事项有关 需要了解公文内容或协助完成工作的机关 印发机关和印发时间 指承担公文的印制工作的部门和公文开印的具体时间 二 行政机关公文 二 公文标题的几种形式第一 发文机关名称 发文事由和公文种类三个要素全部具备的公文标题 第二 由发文事由和公文种类两个要素构成的公文标题 第三 由发文机关名称和公文种类两个要素构成的公文标题 第四 只标明文种的公文标题 二 行政机关公文 三 通告通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项1 通告的一般写法标题正文 一般包括发布通告的目的或根据 通告事项及结语三方面的内容 二 行政机关公文 2 通告的写作注意事项第一 要写得通俗 第二 要写得具体 第三 要写得清楚 二 行政机关公文 四 通知通知适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 用途广泛 使用频率高 是通知的一个重要特点 二 行政机关公文 1 批示性通知的具体写法 批转型通知 这是批示转发下级机关发来的公文的通知 批转型通知的标题由发文机关 批转 被批转文件的制作单位及其文件的名称 通知组成 如 国务院批转财政部关于严格财政管理 制止乱开减收增支口子的报告的通知 正文一般分两层 第一层开门见山 指出所批转的文件的名称 表明态度 作出 同意 等批语 要求有关单位执行 第二层一般是简要说明面上的情况 作指示 规定或提出要求 二 行政机关公文 转发型通知 这是指用来转发上级机关 同级机关和不相隶属机关的公文的通知 转发型通知的标题由发文机关 转发 被转发文件的制作单位及其文件的名称 通知组成 如 甘肃省人民政府转发国务院关于 的通知 正文通常是开门见山指出要转发的文件名称 指出执行要求 如 现将 转发给你们 望遵照执行 然后可以结合本系统本单位的具体情况提出一些具体要求和补充规定 但不能对转发的公文作出 同意 原则同意 等批语 二 行政机关公文 2 指示性通知3 告知性通知会议通知是告知性通知的一个重要类别 用于通知会议的召开及有关事项 其正文包括召开会议的目的和须知事项两部分内容 其中 须知事项包括会议时间 地点 内容 人员及材料的准备 联系方式等等 4 任免性通知 二 行政机关公文 五 通报通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 1 表彰性通报 正文包括先进事迹 表彰决定和希望号召等内容 2 批评性通报 正文包括事实 危害 分析定性 通报决定 要求与措施等内容 3 情况通报4 通报的特点严肃性 教育性 典型性 时间性 二 行政机关公文 六 报告报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 1 报告的种类2 报告的写法 正文包括开头 主体和结束语三部分 二 行政机关公文 七 请示适用于向上级机关请求指示 批准 1 请示的写法 请求指示的请示 写这类请示 重点应放在情况的陈述和问题的强调上 请求批准的请示 写这类请示 重点应放在意见 办法的说明上 二 行政机关公文 2 写作请示应注意的问题第一 要正确选用文种 有时向上级机关请求指示 批准 不用 请示 却错用了 函 或 报告 第二 要做到一文一事 一份 请示 只集中写一件事 便于上级机关研究答复 第三 要避免多头请示 要坚持 谁主管就请示谁 的原则 只确定一个主送机关 如果有其他需要了解 请示 内容的上级机关 应以抄报的形式送阅 第四 要避免越级请示 一般情况下不得越级请示 只有遇到极特殊的情况 才可以考虑越级行文 二 行政机关公文 3 报告与请示有何区别 第一 具体功用不同 报告是呈阅性公文 主要作用是向上级机关汇报工作 反映情况 陈述性较强 在报告中不能夹带请示事项 而请示是呈批性的公文 主要作用是向上级机关请求指示或批准 在请示中尽管可以陈述情况 但这是次要的 是为请示事项的提出服务的 二 行政机关公文 第二 内容含量不同 报告往往内容多 篇幅较长 请示的撰写则强调一事一文 内容单一 篇幅较短 第三 行文时机不同 报告可以在工作之前 工作进行当中行文 而最多的是在工作完成之后行文 而请示则必须事前行文 不能 边干边请示 更不能 先斩后奏 二 行政机关公文 八 函函适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 1 函的写法 商洽性函 询问性函 答复性函 请求性函 二 行政机关公文 2 函的写作注意事项第一 文种选用要正确 第二 内容要简洁 第三 措辞要得体 二 行政机关公文 3 批复和复函有何区别 第一 行文方向不