文秘理论及礼仪.ppt

1 第一章文秘概述 2 第一节文秘及文秘工作 3 文秘 一 一 文秘概念随着科学经济高速发展 文秘专业已经成为二十一世纪中国经济发展十大需求专业之一 那么什么是文秘呢 文秘是指经过学习 掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识 熟悉现代文书学 文秘学的原理和方法 具有较强的写作能力 能熟练的从事文书 文秘事务工作 能进行文章写作 文学编辑和新闻写作 有较强的公关能力 最终能胜任企事业单位的文员 文秘和行政助理等文职性工作 文秘职业以后的发展是做行政 人力资源或者后勤方面的经理 或是负责自己熟悉部门的工作 4 文秘 二 二 文秘的类别初级文秘1 影响力和辅助作用中级文秘高级文秘公关型参谋型2 素质 能力 职责秀才型专业型事务型 5 文秘工作 一 文秘的工作内容比较复杂 简单归纳起来包括以下十项 一是文书处理和撰制 在日常工作中 肯定需要各种各样的摆设工作 于是有的工作就需要有书面摆设工作 文秘人员时时要起草各种文件 做到规范化 二是调查研究 每件工作的进行都必须事先有调查 进行反复的研究 做到 知己知彼 每次打仗都不会失败 6 文秘工作 一 三是信息工作 现代的社会是信息社会 面对大量的信息 文秘人员要学会如何哄骗和筛选信息为自身服务 而不是成为信息的被动负担者 空有大量信息却无从下手 四是文书立卷和档案办理工作 每个公司都有大量的文件 如何合理的进行档案办理 方便档案的随时查阅和调用 是文字文秘的职责地点 文字文秘必须懂得档案学的常识 对档案合理的摆设 做到档案整理的科学性 五是会务工作 会议是现代社会生活 政治生活中一种时常的广泛的活动形式 开会 同人们瓜葛极为密切 而组织摆设会议 则同文秘部门 文秘工作人员的瓜葛极为密切 7 文秘工作 一 六是信访工作 公司与其它公司有业务交往 时时有人员来访 文秘人员就要做好接待工作 问清楚有没预约 有预约的问清是找哪位负责人 如果没有预约的 要了解有何事 找何人 如果单位的领导不方便见客 要懂得如何处理回绝来访之人 七是查办工作 在工作落到实处中 作为领导的文秘 需要协助领导做好跟进和落到实处的工作 并随时向领导反映工作的进度 以便领导了解整个工作的具体情况 八是印信工作 印鉴是一个单位的重要标志 具有非常重要的作用 文秘人员要保管好所负责的印鉴 文秘人员还要做好信件交往的整理和搜集工作 有疑难题目的必须及时向领导反映 8 文秘工作 一 九是行政事务办理 文秘人员既然助手 也是办理人员 要协助领导做好平时的办理工作 十是机要保密工作 因为文秘人员所接触的事情有些涉及秘要工作 那作为文秘人员就要有强烈的责任心和较高的思想觉悟 做好保密工作 防止秘要的泄露 9 文秘工作 二 文秘平时工作比较繁琐 作为一名文秘我们应在头脑中形成一种清晰的工作程序 根据ABCD方法 合理安排 高效的完成任务 10 第二节文秘的职业礼仪 礼仪是加在他的一切别中美德之上的一层藻饰 使它们对他具有效用 为他去获得一切和他接近的人的尊重和好感 没有良好的礼仪 其余一切就会被人看成骄傲 自负 无用和愚蠢 英国哲学家约翰 洛克 11 接打电话的礼仪 12 拨打电话 在时 13 接听电话 14 接电话注意事项 1 遵循 响不过三 的原则 2 接起电话要自报家门 注意礼貌用语 3 要做好电话记录 并能认真核对记录 5W1H原则 4 一般不在以下三个时段给别人打电话 上午8 00之前 晚上10 00以后 以及三餐之间 5 不能一边行走一边接打电话 15 名片礼仪 名片是一个人身份的象征 当前已成为人们社交活动的重要工具 因此 名片的递送 接受 存放也要讲究社交礼仪 在社交场合 名片是自我介绍的简便方式 交换名片的顺序一般是 先客后主 先低后高 当与多人交换名片时 应依照职位高低的顺序 或是由近及远 依次进行 切勿跳跃式地进行 以免对方误认为有厚此薄彼之感 16 递送名片的方法 递送时应将名片正面面向对方 双手奉上 眼睛应注视对方 面带微笑 并大方地说 这是我的名片 请多多关照 名片的递送应在介绍之后 在尚未弄清对方身份时不应急于递送名片 更不要把名片视同传单随便散发 17 接受名片 接受名片时应起身 面带微笑注视对方 接过名片时应说 谢谢 随后有一个微笑阅读名片的过程 阅读时可将对方的姓名职街念出声来 并抬头看看对方的脸 使对方产生一种受重视的满足感 然后 回敬一张本人的名片 如果身上未带名片 应向对方表示歉意 在对方离去之前 或话题尚未结束 不必急于将对方的名片收藏起来 18 名片的存放 接过别人的名片切不可随意摆弄或扔在桌子上 也不要随便地塞在口袋里或丢在包里 应放在西服左胸的内衣袋或名片夹里 以示尊重 19 文秘的职业形象设计 一 头发 面部 口腔 指甲 体味 袜子 仪容 20 形象修饰自测表 头发耳朵眼镜牙齿口气指甲体味 不遮掩面孔 发型好 头发清洁 无头屑 修剪鼻毛和耳毛 清洁 合适 镜片干净 胸前不要挂眼镜 光亮 洁白整齐 清新 无异味 干净 香水 须后水等用量适当 21 服饰礼仪 服饰礼仪在情景录象中常有涉及 大家记住一点 一般到公司上班 男的应穿西服或公司统一工作服 女性应穿职业套装或公司统一工作服 这里只讲一下西服礼仪的几点注意事项 22 1 要拆除衣袖上的商标2 要熨烫平整3 要系好纽扣 扣上不扣下 系上面两粒或中间一粒 4 不卷不挽5 要慎穿羊毛衫 只允许穿一件V领 薄型羊毛衫 6 要巧配 鞋 袜 公文包等 7 要少装东西 23 文秘的职业形象设计 二 一 举止谈吐1 规范的姿态 1 站立有精神 挺拔 2 坐相稳重 端正 3 行走步伐轻松敏捷2 规范的表情 1 微笑 2 目光3 规范的手势 24 站姿 精神 挺拔 25 坐姿 稳重 端正 26 27 走姿 轻松 敏捷 28 文秘的综合素质要求 一 一 文秘的职业道德1 爱岗敬业 忠于职守2 埋头苦干 任劳任怨3 谦虚谨慎 办事公道4 遵纪守法 廉洁奉公5 守时守信 严守机