物流有限公司质量记录手册

物流有限公司质量记录手册物流有限公司质量记录手册 2003 4 10 文章级别 0 点击 199 次 1 目的 对记录进行有效的控制和管理 以保证提供的服务符合规定的要求和质量管理体系有效运行的客观证据 为验证和制定纠正措施和预防措施提供依据 2 适用范围 本程序对记录的填写 传递 保管 归档 借阅 保存期限和销毁等做出了具体规定 本程序适用于与质量管理体系有关的所有记录的管理 包括来自供方的记录 3 职责 3 1 体系管理部负责记录的标识 归档管理工作 并指导各部门建立 保存和管理有关的记录 3 2 各部门负责按本程序规定的要求具体实施记录的控制 4 作业程序 4 1 记录的控制范围与分类 4 1 1 记录的控制范围包括 各质量管理体系文件中规定提供的记录 以及在质量管理体系运行中形成的 其他记录 包括声像记录 磁带 照片 软盘 文字资料等 也包括来自供方的记录 4 1 2 记录的分类包括 各项管理记录 各项操作记录 各种检验记录和各种报告等 4 2 记录的填写 4 2 1 按记录设置的项目逐项填写 不得缺项 某些项目不需要填写时 必须用 明示 4 2 2 填写记录时 一律用钢笔 签字笔 圆珠笔填写 填写时字迹要清晰 整齐 能准确识别 填写人员签 名时必须签全名 4 2 3 记录的内容要完整 齐全 提供的数据 资料要准确 语言要简练 收集和保存的记录用原始件 包 括记录表格本身规定的复写件 不能使用复印件 顾客提供的记录部分除外 4 2 4 各项管理记录和各种报告要及时填写 各项操作记录 监视和测量记录应随时整理 不得后补 伪 造 4 2 5 记录一经填写完成 原则上不允许任何部门或个人涂改 以确保其原始性 可追溯性和证明作用 并为制定纠正 预防措施提供依据 如系笔误或经证实原有记录不准确 可在原始记录上采用 划改 形式进 行更改 但应保留原有记录的可识别性 凡涂 贴 刮方式改动的记录一律作废 4 3 记录印制的规定 记录原则上采用表格方式 特殊情况除外 记录必须有规定的编号和顺序号 表格中一般应设制编制 审 核 核准及日期栏目 各程序规定的记录表格及各部门自用的记录表格均应按体系管理部的要求进行印制 统一编号备案 4 4 记录的标识 各质量管理体系程序规定的记录的编号按与相关的质量管理体系程序文件相对应 例 记录控制清单 为 Q CRC2 002 01 程序文件编号 序号 其他记录表格的编号原则与上述相同 与相应的文件编号相对应 4 5 记录的收集和归档 4 5 1 各部门按质量管理体系文件规定而形成的记录 由各类人员负责填写 经审核后 按规定的时间和 要求向有关部门和人员传递 4 5 2 各记录积存的责任部门负责收集和管理本部门在物流运作和管理活动中形成的记录 并按记录编号 进行分类汇总 立卷保管 各部门要将记录贮存在资料柜中 做好防火 防盗 防潮等工作 4 6 记录表格的汇总管理 体系管理部负责对本公司规定使用的记录表格进行汇总整理 并填写 记录控制清单 明确每一记录的编 号 名称 保管部门 保存期限等内容 4 7 记录的查阅 借阅 4 7 1 查阅 借阅记录必须经体系管理部记录管理人员同意后 方可查阅 借阅 与欲查阅的记录内容无直接 关系的人员 无权查阅 借阅 4 7 2 查阅 借阅人员应爱护记录 不准在记录上私自涂改或撕毁 保证记录的完整和清洁 由各部门负责 对借阅归还的记录进行检查 检查是否有拆页 更改等情况发生 出现以上问题时 要追究查阅 借阅者 的责任 4 7 3 顾客查阅记录时 需经记录保管部门主管批准后 方可办理查阅手续 有关部门要为顾客或其代表 提供必要的方便 4 7 4 第三方质量管理体系审核时 各部门接到审核通知后 要向审核人员及时提供需要检查的记录 4 7 5 出于法律证实 质量纠纷或由于其他目的需要借阅记录时 经总经理批准后 借阅人向记录保管部 门办理借阅手续 4 8 记录的处理 记录保存期限依 记录控制清单 规定执行 如超过保存期限时 由体系管理部提出记录销毁申请 体系 管理部记录管理人员负责确认并批准要销毁的记录 确认无利用价值后 执行销毁 5 记录表单 N O 记 录 名 称 编 号 保管部门 保存年限 1 记录控制清单 Q CRC2 002 01 体系管理部 三 年 物流有限公司质量手册物流有限公司质量手册 2003 4 10 文章级别 1 点击 260 次 物流有限公司质量手册 文件编号 Q CRC1 2002 文件名称 质量手册 版 本 第 版 修订状况 第 次修订 核准 审核 编制 发布日期 2002 8 24 生效日期 2002 8 30 1 目的 对与质量体系有关的文件及资料进行控制 确保所有使用的文件具有统一性和有效性 2 适用范围 凡本公司之各种规定 程序 办法 标准及其一切相关事项与赖以执行的法律法规等外来文件 3 名词定义 3 1 一层文件 质量手册 3 2 二层文件 程序文件 3 3 三层文件 作业指导书 设备操作规程 作业标准 规范 工作职责等 3 4 外来文件 顾客提供的服务规范 政府机关发行的相关法律 法规制度 供应商提供的服务规范 等相关的文件 4 职责 4 1 体系管理部负责本公司程序文件 作业指导书 表单 记录发放 更改 控制和管理及质量手册 的编制 发放 更改 控制与管理 4 2 各部门负责程序文件 作业指导书 表单 记录的编制 5 作业程序 5 1 文件分类与编号方法 5 1 1 ISO 相关文件编号格式 5 1 1 1 质量手册编号格式 Q CRC 1 X 小分类 中分类 大分类 以 质量 英文字母第一个字母 Q 表示 a 大分类及编号 CRC 公司名称缩写 b 中分类及编号 1 质量手册 c 小分类及编号 年代号 CRC 小分类 中分类 大分类 以 质量 英文字母第一个字母 Q 表示 a 大分类及编号 CRC 公司名称缩写 b 中分类及编号 1 质量手册 2 程序文件 3 作业指导书 c 小分类及编号 以阿拉伯数字流水号 001 999 编号 5 2 编制 5 2 1 凡本公司所属员工对其所担任的业务 认为有必要制度化时提出申请并附草案 5 2 2 除特别指定外 各项制度的编制应由业务直接担任者负责 5 3 审核 5 3 1 各项制度文件审核权限按以下规定办理 类 别 审 核 核 准 发 布 一层文件 质量手册 管理者代表 总经理 体系管理部 二层文件 程序文件 部门主管 管理者代表 体系管理部 三层文件 作业指导书 部门主管 各部门主管 体系管理部 5 4 整理编号 5 4 1 文件管理员依审核决议内容予以整理 校准编号后 制作封面 准备发行 5 4 2 程序文件封面 内文格式均统一标准 5 4 3 本公司所有文件第一次发行为第 1 版 所有文件修改次数超过 5 次或公司经营方向发生改变时 文件改版为第 2 版 依此类推 5 5 发布实施 5 5 1 制度文件发行对象以相关负责单位为准 发行份数依部实际需要决定 5 5 2 体系管理部依各项制度运作的相关对象需求份数复印后再于文件首页上盖红色 文件发行章 章后 发行 公司内不得使用盖有 文件发行章 的文件复印件 一经发现立即由文件管理员销毁 并追究当事人 责任 5 5 3 接收部门保管人或其代理人接收制度文件后应在 文件分发签收记录表 上签收 签名或盖章均 可 若属再版及签收时 须先将旧版文件缴回文件管理员再签收 文件管理员再将其附于原案正本内文 之前 5 5 4 如属再版发行者 应同时将旧版文件收回销毁 并定期制作 制度文件收回销毁记录表 但 文件管理员应将原修改草案存档并加盖 作废章 如因原使用单位有实际需要留作参考时 该文件可不用 收回 但需由管制中心于文件明显处加盖 作废章 表示 该文件不受控 5 5 5 公司人员在对内或对外活动中 涉及有关文件需要参考时 应填写书面申请经批准后 文件发 放时 加盖 参考章 发放后文件不受控 给认证机构之文件应纳入受控文件管制 5 5 6 各项制度执行单位主管 应负责监督执行的责任 确实按规定执行 5 6 修订 5 6 1 凡本公司所属员工对其负责业务相关制度 发觉有不适之处难以推行或需要修订时 得随时向 主管单位提出修订申请并填写 文件申请表 5 6 2 其修订审核程序 视同新制订 5 6 3 修订审核后管制中心应修订内容修正并依本管理程序发行 5 7 停用 5 7 1 依本规定发行的文件若需停用时 由体系管理部提出经总经理核准后 向各单位收回文件 5 7 2 各单位文件被收回时 须在其 受控文件一览表 内将该文件删掉或重新制作 受控文件一览 表 保持最新版本文件且文件发行修订版次不必登记 只须由文件管理员保存文件修订履历 5 8 各单位因管理上的需要可将程序文件 作业指导书的流程或重要参数或数据表制作成流程看板以 便于管理 以不违背原程序文件 作业指导书之规定为原则 并须有各部门主管签名核准并注明年 月 日 5 9 文件保管 5 9 1 各项制度文件的保管人应为部门主管或部门主管指定人员 存储方式应便于迅速调阅 5 9 2 各保管单位应自行保管所接收的制度文件 并依顺序记入 受控文件一览表 并附于各专属 档案夹的最前页 所接收的文件需按照 受控文件一览表 的顺序存放于专属档案夹内 或将所建立的 受控文件一览表 另行存放做为核对接收文件用 5 9 3 逾期失效的制度文件 除体系管理部应保留原案 须与该作废文件此次前正本 草案一起保存 外 其余由管制中心销毁或作废 作废制度文件须有 作废 字样 5 9 4 各项制度文件不得擅自涂改或复印使用 若须标注重点时 以不改变原来的意思为原则 5 9 5 各项制度文件除特殊情况经总经理核准外 不得带出公司或传真 5 9 6 文件经编制 审查 批准后 原版文件及存入文件的电子文件应做好备份交体系管理部整理存 档 并录入 受控文件一览表 中 存入文件的磁盘应明确标识文件名称 版本号 电子文件应有良好的 储存环境 做到防水 防潮和防病毒 使用电子文件的电脑 应有防病毒的措施 经常进行软件杀毒 原 版文件不需盖 文件发行章 印章 由文件管理员妥善保管 5 10 外来文件 5 10 1 外来文件由接收部门先行确认 并登记于 外来文件登记表 内 存档或发相关部门 6 作业流程 文件控制业务流程 附件一 7 引用文件 质量记录控制程序 8 记录表单 NO 记 录 名 称 编 号 保管部门 保存年限 1 外来文件登记表 Q CRC2 001 01 人事行政部 二年 2 受控文件收回 销毁记录表 Q CRC2 001 02 体系管理部 二年 3 受控文件一览表 Q CRC2 001 03 体系管理部 二年 4 文件分发签收记录表 Q CRC2 001 04 体系管理部 二年 5 文件申请单 Q CRC2 001 05 体系管理部 二年 报关 运输合作协议书报关 运输合作协议书 ZT 2003 4 11 文章级别 0 点击 58 次 外高桥保税区报关 运输合作协议书 甲方 北京华夏企业货运有限公司上海分公司 乙方 上海新发展国际物流有限公司 甲 乙双方经友好协商 就甲方指定 GEP 上海 货物委托乙方代理收货进保税区及港口代办转运等一系 列报关 报检 运输 代运分拨等业务达成如下协议 一 甲方职责 1 甲方在每批货物到港前一天向乙方提供已由收货人签章好的正确 完整的船运单证 即 B L 海运提单及 报关单证 双方确定专人交接并纪录时间 2 甲方委托乙方清关 应提供正确 完整的报关单据 内容包括与船运单证相符的货物中文品名 税则号 码 数量 金额 重量等 如有问题乙方应及时通知甲方立即解决 3 甲方应协助乙方及时解决换取港区提单过程中所有发生的问题 4 甲方委托乙方代办商检 应提供正确的外商投资财产价值鉴定申请单及上海市外商投资企业进口物资审 批表等文件 以利于乙方及时办理商检并进行报关 5 甲方所委托的货物应以出口标准妥善包装 应适应长途海运和内陆运输 任何由于甲方包装不善而造成 的损失由甲方负责 任何由于乙方操作不当而造成的损失由乙方负责 6 原则上 甲方对每批货物的操作要求中 运输计划需在作业前一天 12 小时前 收发货指令至少在作业 前 2 个小时以书面传真形式通知乙方落实 特殊情况下 乙方应尽力配合处理 二 乙方职责 1 乙方在接到甲方提供的正本海运提单后到船公司 或代理 调换港区提货单 如遇到问题及时与甲方取 得联系并解决 2 遇到货物必须商检时 乙方在接到甲方合格的申报单等单证后代理甲方申报商检 3 乙方在接到甲方齐全的报关材料后缮制报关单并负责报关 如遇到仓单错误并负责解决 4 对于甲方委托的保税区海关报关业务 乙方在正常情况下非法检货物在船到后四天内予以完成清关 送货等服务 对法检进口设备在船到后五天内予以完成清关 送货等服务 如有特殊情况发生 甲乙双方 应积极协调及时解决 5 乙方负责报关后办理有关港区提货手续 同时安排集卡到港区提箱至甲方指定地点 6 乙方负责对海关事物提供必要的详尽咨询服务 7 乙方原则上不负责垫付操作过程中所产生的费用 由甲方垫付 FOB 条款海运费 8 若货物至乙方仓库后应通知甲方派人到现场验收并拆箱入库 货物的外包装 件数等以上海外轮代理理 货公司出具的证明为准 9 货物经甲方验收入库后应有乙方负责妥善保管 不得损坏 使用 未经甲方同意 不得私自开包或开箱 在保管期内 如果货 四 出保税区仓库相关服务价格 1 出区征税报关费 不含垫付关税 如品名超过 9 个加收打单费 50 元 张 出口或手册报关费 出口港区拆关封报关 2 出口集装箱运费 外高桥 港区 550 元 20 830 元 40 3 熏蒸费 四 作业确认规定 1 书面确认是双方公司具体操作人员所具有的权利 也是应尽的义务 无论哪一方提出对某项操作要求书 面确认时 另一方都必须相应 否则提出方有权停止相关操作进程 直到获得书面确认 2 新发展物流公司客户服务部在每月 7 号 18 号 逢双休日或节假日往后顺延 开两次账单到 CRC Shipping 部门 CRC 相关部门在十天内核对完账单后 每月月底书面通知新发展物流公司开发票 在核对 过程中 CRC 相关部门有权对账单中的任何一个费用项目提出查询 新发展物流公司必须无条件配合 如新发展物流公司无充分证据证明任何一个费用项目的正确性 CRC 有权对此项目拒付 但不影响其他 费用的正常确认 费用账单一经 CRC 确认 新发展物流公司将不再承担查询账单及其相关单据的义务 3 对于超期费的事宜 新发展物流公司必须先行向 CRC 进行书面确认 否则 CRC 有权拒付 CRC 在收到 新发展物流公司确认单 6 个工作日内必须给于明确的答复 否则新发展物流公司视为 CRC 自动确认 至 于目前还存在一些超期费用的问题 只要是非我方原因造成的超期 客观事实清楚的 CRC 必须全部确 认 4 为了在今后核对帐单中提高效率 以及单证的准确性 经征询新发展物流公司财务部以及新发展物流公 司供应商意见和可操作性 决定代收代付的费用今后一律开 新发展物流代 GE 或 新发展物流代 CRC 新发展物流公司凭复印件向 CRC 报销 5 关于费用超期问题 只要在整票业务操作完毕后 尤指 PC 粉落箱 2 个月内结算 都应是合理正常 但如有意外情况逾期 则需双方书面确认为准 凭确认单结算 6 在今后具体操作过程中 凡是合同中没有列明的费用项目 当以双方经办人员书面确认为准 凭确认单 结算 五 费用结算程序 1 乙方负责每周对已完成作业的项目按提单号开具发票 并分别列明海运进 出口或空运进 出口发票清 单每周五交于甲方专人核对 每月 3 日前将前一月操作费用清单交甲方 额外费用 指超期费 修箱费等 另计 甲方核对后乙方开具发票 甲方保证在接到乙方发票的一个月内付清发票所列款项 付款时应传真 乙方付款凭证 2 对乙方开具操作费用如由实报实销部分需附有关发票并注明费用标准 甲方审核时如有异议 应及时与 乙方专人联系解决 如乙方发票开具错误 应由乙方立即到甲方领取该发票并保证在第二天将正确发票送 至甲方专人 3 对乙方应甲方要求支付的费用则按第二条的七款执行 4 由于甲 乙双方的一方未能执行以上费用结算规定 责任方按发生额每月度以 1 向另一方支付违约金 或滞纳金以示公允 六 本协议未尽事项由甲 乙双方协商解决 如政策因素发生费用变化 双方本着友好协作精神妥善处理 七 本协议的任何修正须经双方书面以备忘录形式同意方为有效 修正部分作为本协议的补充 八 附件一 二为本协议不可分割的部分 九 本协议未尽事宜 双方友好协商解决 十 本协议自 2002 年 7 月 1 日起生效 一式两分 效力相同 甲乙双方各执一份 本协议有效期一年 到期后甲乙双方若无异议则本协议自动延期一年 甲方 北京华夏企业货运 乙方 上海新发展国际 有限公司上海分公司 物流有限公司 代表 代表 日期 日期 铲车操作员操作手册铲车操作员操作手册 2003 4 11 文章级别 0 点击 44 次 铲车操作员操作手册 1 目的 本操作手册规定了铲车操作员再生产过程中的操作规定 2 适用范围 本操作手册适用于铲车操作人员 3 职责权限 铲车操作员负责铲车的日常保养及日常使用 a 铲车操作员应严格按本操作手册操作 虚心接受有关方面于检查人员指示的不规范操作 并积极整改 b 铲车必须在铲车规定的区域内行驶 4 操作内容 4 1 铲车操作人员必须持有铲车操作证书 4 2 在操作铲车时铲车操作人员必须身体健康 无头昏 眼花 情绪不稳定等现象 4 3 铲车操作人员不能酒后驾驶铲车 4 4 铲车操作人员每天在驾驶铲车前必须按照 铲车保养管理规定 中的铲车日常保养内容对铲车进行保 养和检测 4 5 铲车操作人员驾驶铲车时 必须遵守 EHS 规则 规定 必须戴好安全帽 系好安全带 4 6 铲车操作人员驾驶铲车时速不得超过每小时 5 公里 3 7 铲车操作人员必须在铲车行驶规定区域内驾驶铲车 4 8 a 铲车操作人员在驾驶铲车时随时了解铲车油料能源的余量 b 铲车油料能源进入警戒线以内不得继续驾驶铲车 并及时添加油料能源 4 9 当发现铲车有异常现象时马上停止铲车的驾驶并检查故障和及时通知有关人员 4 10 铲车操作人员驾驶铲车时不能载人 货物不能超载 超高 4 11 铲车操作人员在未经仓库主管前不得擅自将铲车借于他人 5 流程图 内外部沟通控制程序内外部沟通控制程序 2003 4 11 文章级别 0 点击 49 次 标准号 Q CRC2 004 页 码 第 1 页 共 3 页 1 目的 确保在内部和外部 就服务质量管理体系的过程及其有效性进行沟通 2 适用范围 适用于公司内各单位 各层次人员及外部客户 供应商的沟通活动 3 定义 无 4 职责 4 1 项目营运部负责与客户及供应商沟通管理 4 2 管理者代表负责公司内各单位 各层次人员沟通管理 5 作业程序 5 1 内部沟通 5 1 1 各单位之间的沟通 公司各单位应建立纵向和横向联系 就质量管理体系有关的各种资讯进行有效的沟通 必要时 处理的结 果报管理者代表 5 1 2 各层次人员沟通与质量管理体系有关的各种资讯 达到相互理解 相互信任 相互支援 全员参与 的效果 5 1 3 沟通方式 a 各种会议 包括营运会议 服务品质会议 经营会议等 b 宣传栏 公告栏 c 业务联系便函 d 人员教育培训 5 1 4 沟通内容 a 质量管理体系运行状况 b 质量目标 质量管理体系运行情况 c 客户的需求和期望 d 明确岗位职责 工作内容及要求 e 全员参与持续改善并做出贡献 f 其它 5 2 外部沟通 5 2 1 与供应商的沟通 a 通过询价对服务质量需求 交货期 价格各方面与供应商沟通 b 根据考核与评估的结果 与供应商进行沟通 包括要求事项 异常事项 政策变动等 以明确对品质 的要求 c 通过服务质量检讨 与供应商谋求服务质量管理标准一致化 5 2 2 与客户沟通 a 与客户沟通 确保公司与客户间的合同 能符合相互间的要求 使双方的利益得到保障 b 客户有要求或抱怨时 要及时处理 及时回复 c 定期询问客户对公司产品的满意程度 作为客户满意度调查分析的参考 d 利用各种交流会 展销会 向客户 社会展现公司的优势 5 3 内外部沟通资料 记录的管理 5 3 1 内外部的沟通资料 记录必须形成 会议记录 或文件 并分发文相关部门 5 4 将沟通的结果重大问题部分反馈到管理评审的输入 6 相关文件 6 1 管理评审控制程序 6 2 物流项目策划管理程序 6 3 对供方提供服务的控制程序 6 4 顾客满意度控制程序 7 记录表单 NO 记 录 名 称 编 号 保管部门 保存年限 1 会议记录 Q CRC2 004 01 人事行政部 二 年 质量方针目标管理程序质量方针目标管理程序 2003 4 11 文章级别 0 点击 156 次 标准号 Q CRC2 003 页 码 第 1 页 共 3 页 1 目的 本程序规定了质量方针 目标的编制 实施和检查要求及其管理中各部门的责任和权限 目的是使本公司 质量方针 目标能反映客户的期望和需要 且能确保公司各级人员均能理解和贯彻实施 2 适用范