优迪水泥有限公司材料采购、收、发、存及债务的管理

优迪水泥有限公司材料采购 收 发 存及债务的管理优迪水泥有限公司材料采购 收 发 存及债务的管理 优迪水泥有限公司材料采购 收 发 存及债务的管理 一 部门权责 1 生产部门或者使用部门负责材料申报及材料领用后的有效使用 申报部门应严格按所需材料申报 使用 如申报购回后又不使用的 或者使用后又有剩余超过5 的 将追究申报人的责任 在由其协调供应部门退货或降价处理的情况下 承担处理后的材料价款差额的相应额 2 供应部门负责市场考察 比价 采购及物资入库的全过程 供应 人员严格按 材料申购单 上填写的品种 数量 质量和期限要求 进行采购 对超期不办的 除追究供应人员责任外 相关部门应承担连带责任 3 质检部门负责煤炭 石灰石等大重原材料的质量验收 生产技术 部负责设备 配件 工业耗材的质量验收 综合办负责办公用品的 质量验收 数量验收由仓库负责 各质量把关部门承担由于质量把 关不严造成损失的责任 4 仓储部门负责材料补库计划的初审和购进后的数量验收 收 发 存的具体管理及资产的完整保管工作 5 财务部门负责材料付款的初审及其应付款项的结算 予付帐款的 管理 财务部门有义务向总经理提报合同违约 材料积压等异常信 息 6 总经理或授权人员负责材料采购的申报签批 合同拟定 材料入 库和领用以及材料付款的申报工作 承担材料采购入库全部过程的相关责任及异常问题处理的相关责任 二 材料采购的申报 1 常用材料生产部门按照月初预算耗用量填制 材料申购单 注明 采购日期 按采购程序报供应部门在规定时间内进行采购 超过采 购期限的申报单自动作废 2 非常用材料使用部门应提前3天按采购程序报供应部门在规定时 间内进行采购 3 急用材料可根据实际情况要求的时间要求进行采购 事后补办相 关手续 4 材料申购单 由使用部门填制 材料申购单一式三联 一联存 根联 由申报部门自留 二联交物资采购部门 三联交财务部门作 入库附件 经仓库部门核定库存限量 由企业负责人或授权人员批 准后 转交供应部门进行采购 5 仓库保管员应对所申购材料的种类及数量 在短时间内检查厂内 库存情况 确定现有库存中没有的 按采购程序办理手续 由供应 部门采购 三 材料采购及订价 1 主要材料 大宗的辅助材料与五金配件单项价值在1万元以上的 购进应由供应人员提供市场考察 比价报告 考察比价报告交企业 负责人或授权人确认 拟订 采购合同 然后由总经理把关签订 采购合同必须一式三份 企业负责人签字后分别提交部门 财务部 综合管理办公室保存或存档 2 合同签署要求合同的拟定应由专业技术人员制定技术文本 提交 分管副总审批签字后做为合同的技术部分 商务合同由采购部门按 公司统一合同文本修正制定 在没有最终确认价格和付款方式前 不能打印合同 3 采购合同原件留存公司财务部 以便在付款过程中严格把关并监 督合同执行的全过程 对于主要材料 大宗的辅助材料与五金配件超1万元的购进没有合同 的 财务部门不予付款 4 材料供应环节中出现的问题倘若因价格造成的问题 追究采购人 员的责任 到厂后因技术化验造成的问题 应追究技术验收人员的 责任 因合同签订不合理造成的问题 追究合同签订人和审核人的 责任 5 采购的订价权限详见批准权限表 6 合同签定时 最多有30 的预付髋 货到现场安装调试完毕后付 款60 留10 的质量保证金 特殊原因 不按上述付款的合同必须 经总经理批准 四 材料的验收 1 材料到厂后 由供应人员将购货合同 购货发票交财务部 财务 部安排检查合同及所送货物是否有材料申购单及是否与申购单相符 并在验收单上签字确认 2 计量标准 袋 桶等 盛装的材料经质检人员检验质量后 由质 检人员监磅 取过磅数与标准袋重量最低数量入库 1 监磅人员应先要求送货人员必须离开驾驶室 然后亲自检查 驾驶室内是否有人员 可移动的重物存在 检查完毕后才能过磅 2 在检查过程中 监磅人员发现送货人员不主动离开驾驶室的 监磅人员在取得对方签字认可后 扣除对方双倍的重量 3 在检查中 发现监磅人员检查不力驾驶员未下车的 对监磅 人员处以100元罚款 情节严重者给以造成损失双倍罚款或交司法部 门处理 3 对于需要称重的材料 质检人员必须监磅 1 不需过车皮的 监磅人直接从过磅单上签字并注明具体时间 2 需过车皮的 监镑人员必须跟踪材料毛重 皮重 净重的全 过程 并在过磅单上签字并注明具体时间 过磅业务较多的可以专 设监磅人员轮流监磅 3 检验人员质检后同意卸货的 检验人员在过磅单或质量检验 单上签字 如果质量达不到要求 质检人员应在过磅单或质量检验 单上注明扣除吨数 收料员必须现场收料 以确保送货人将原料卸 干净 然后在净重过磅单上 需过车皮的业务 可在 收料登记表 上签字 签字并注明具体收料时间 供货车出厂 并要求送货 人在 承运人或送货人栏 签字确认数量 确认质量 数量后的过 磅单由收料员填制材料入库单 过磅单 材料入库单由收料员转交企业负责人签批 同意入库 4 对未在现场收料的保管员 发现一次处以100元罚款 5 若任何部门对所购材料有异议 原料不能入库 6 非生产急需的材料 原则上不得夜间收货 避免因质量验收 和计量不准确造成损失 4 质检部门应严格按照化验单上的化验结果确定材料扣减的比率 确实无法化验的 应由二人以上的专业人员验收 因质量 水分需 要扣除数量的材料应在 质量验收单 上填写清楚 对实际验收的 数量 质量与要求不一致的必须取得供应商的签字确认 五 材料入库 1 对于入库材料与 材料申购单 超出范围以外的 仓库保管人员 有权拒绝办理入库手续 2 对有隐蔽质量问题的材料 化验结果不能及时确定的 需经企业 负责人批准后 仓库保管员可先预收数量 并填写 代保管物品收 到条 待质检部门出具 质量验收单 后 方可按上述要求填制 入库单办理入库 并收回 代保管物品收到条 作废 1 部门对于当天收到的材料应当天开具入库单 对需要化验期的材 料应以 质量验收单 出具之日为材料入库日 严禁以各种理由 拖延开具入库单或直接为客户开具收到条 2 对于存在质量验收问题 价格不确定问题及其它问题的材料 应 控制在10天之内进行处理 待问题处理后 方可开具入库单 在此 期间 不得使用 3 严禁各使用部门不经过仓库部门验收入库 将购买的材料直接使 用 然后将发票交仓库部门补办入库单 领料单 违者罚款100元 次 4 入库单上的材料价格如是运到价格 在入库单上同时开出运费金 额 并列出计算过程 材料运费和材料价款要分别列在同一份入库 单上 入库单结算运费联交运输部门作为结算运费的依据 绝不允 许以其它联次代替 5 公司内部转移的材料 必须帐随物走 转移材料的同时办理转帐 手续 不予办理由转出单位与转入单位单位负责人与主管会计共同 承担责任 6 各单位财务审计部门应建立供应商档案 对各供应商材料供货 付款 予付款情况进行跟踪管理 每季度必须通过对帐函或电话等 方式与供应商核对往来帐项 7 仓库部门对签批齐全的 材料申购单 质量验收单 过 磅单 材料入库单 领料单 应于次日早转交到财务审计部门 入帐 财务审计部门依据入库单作暂估入帐 待供应商持材料发票结算时 冲消暂估而实际结算 由于价格造成的差异直接计入当期损益 8 材料入库单供应商名称必须与合同的签约方及收款单位一致 发 票类型要在入库单上注明 9 材料入库单附发票联 过磅单收货留存联及结算运费联集中发放 领单人 承运方或供应商 在附发票联 过磅收货留存及结算运 费联发放登记表上签字 六 原材料出库控制 1 根据生产需要 材料使用部门开具材料出库单 注明用途 经 企业负责人或授权人签批后 由领料人到仓库领取 严禁以急用为 理由 先领用后开单或白条顶库 大宗主要生产用材料 按配方加合理损耗后 由使用部门填制领料 单 办理签批手续后出库 2 确因特殊情况 需要未验收就使用的 应由使用部门填写 急用 材料报告 经公司副总 总经理批准后方可使用 3 对于生产过程中经常使用的材料 领用量不准超过一天的使用量 严禁超额领用 或以使用方便为由 在车间另设仓库储存材料 化验室使用的特殊材料采购后可以办理出库手续后化验事保存 4 对于成批工程材料的领用 应按具体项目领用 由车间统计 或 使用人 填写 工程材料耗用表 按日报送仓库保管人员 仓库保 管人员应对领用的材料进行跟踪监督 按月对材料的使用情况进行 清查 必要时应责成使用单位建立材料使用备查薄 5 对于材料领用后又在两天内未使用的 应责成使用单位退回 使 用单位退回的材料应由使用单位填写材料退回申请单 注明退回原 因经使用单位负责人 单位负责人批准后到仓库办理退料手续 并追究领料人员的责任 每次处以50 200元罚款 6 领料单当日内有效 在当日内如有退货 要把领料单所有联次全 部附在领料单上 并加盖 作废 章 如在次日退货 用领料单红 冲作为退货入库依据 7 销售材料的出库应与销售产品一样 必须有财务审计部门开具的 销货清单 或出租出借物料单 仓库保管人员才能发货 保卫部 门才能放行 严禁以企业负责人或其他部门负责人的话语或批条发 货 放行 发现一次 扣罚责任人200元 8 委托加工材料视同材料销售出库管理 七 材料库存保管 1 对于生产常用的材料 由生产 财务 供应部门负责人在公司规 定范围内 共同核定出最低与最高库存限额 经公司总经理审批后 报财务管理部 供应管理部备案 2 库存到最低限额时 仓库人员应及时通知生产部门申报材料 申 报购买的材料不能超过最高库存限额 供应部门不得超额采购 对于由于季节需要 低价需要超过规定限额材料 部门负责人应写 出材料全部使用不积压的书面保证 报总经理批准 3 如改产或更改工艺 应事先对前期结存的材料制定处理方案报公 司生产副总 总经理批准后 方可实施 4 材料的存放应按区域排放整齐 便于清点 当日业务要及时记帐 和更新卡片 必须做到日清月结 确保仓库物资每时每刻的帐 卡 物相符 并且记帐依据要齐全 完整 3 仓库保管人员应对所保管的材料要定期进行清查 发生的盘盈 盘亏 火灾 被盗 腐烂变质 贬值和超过三个月积压未用等无形 的损失 应及时上报主管部门 企业负责人及财务审计部门 同 时应注明原因及责任人 4 仓库保管员应确保材料的安全存放 作好六防工作 即防火 防 盗 防鼠 防虫 防霉变 防雨雪 保持仓库的卫生清洁 5 原材料实行库存限额管理 详见库存限额表 八 材料结算 1 原材料结算必须具备的手续付款审批单 发票 入库单 质量检 验单和过磅单 发票开具单位名称 入库单供应商名称必须一致 2 供应商结算货款或运费时 应严格审查下列内容 1 开具国家税务局统一印制或批准印制的统一普通发票 增值税 发票 公路运输发票 铁路运输发票等 材料会计应严格审核发票 的是否合规 完好 开具项目是否齐全 完整 正确 对于有一项 不符合规定应耐心向客户说明情况 再让其重新开具 2 入库单 质量检验单和过榜单是否齐全 金额是否与发票相符 如有不符现象 应通知保管员进行核对 3 材料会计应与帐面暂估应付款逐笔核对 不能只看余额 核 对无误后 方可提报上级 3 在货款支付过程中发生的差错 按职责范围追究相关人员的责任 4 结算货款时 如供应商不慎丢失原始单据 即材料入库单 附发 票联 或过镑单 供货留存联 材料会计应根据供应商提供的发 票 查出暂估应付款中的对应的入库单 过磅单 记录下入库单 过磅单号码 并让经销商写出丢失的入库单 过磅单作废的书面保 证 应盖有供应商单位的公章 书面保证中注明入库单 过磅单号 码 金额 我方根据供应商的书面保证写出挂失声明 存出纳会计 处 自供应商提供票据丢失之日起三个月后方可付款 付款时应扣 除结