协同办公的系统用户使用手册(入门简易版V2.0).doc

协同办公系统协同办公系统协同办公系统 用户使用手册 入门简易版 用户使用手册 入门简易版 用户使用手册 入门简易版 仅限阅读仅限阅读 请勿传播请勿传播 当您阅读本方案时 即表示您 同意不传播本方案的所有内容 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 2 目目 录录 第一章 如何登录第一章 如何登录 OAOA 系统系统 3 1 1 打开一个 IE INTERNET EXPLORER 窗口 3 1 2 在地址栏中如何输入地址 3 1 3 进入登录界面 输入用户和密码 4 1 4 进入 OA 系统主界面 4 第二章 主界面功能详解第二章 主界面功能详解 5 2 1 主界面功能区域分布 5 2 2 主界面区域说明 6 2 3 常用工具 7 2 3 1 常用工具栏图示 7 2 3 2 常用工具速查表 7 2 4 个人工作区 8 第三章 常用功能第三章 常用功能 11 3 1 门户的查看 11 3 2 流程管理的使用 12 3 2 1 新建流程 12 3 2 2 跟踪流程处理情况 13 3 2 3 待办流程 15 3 2 4 办理中流程 16 3 2 5 已办结流程 17 3 2 6 代理流程 17 3 3 知识 文档 管理 19 3 3 1 新建文档 19 3 3 2 我的文档 23 3 3 3 文档目录 24 3 3 4 查询文档 25 3 4 通过 OA 直接登录 CRM 等系统 26 3 4 1 集成登录帐号设置 26 3 4 2 如何集成登录 27 3 5 人事管理 27 3 5 1 修改登录密码 27 3 5 2 完善个人信息 28 第一章 如何登录第一章 如何登录 OAOA 系统系统 1 1 打开一个打开一个 IE Internet Explorer 窗口 窗口 一般 windows 操作系统在桌面上有一个 IE 图标 如图 2 1 所示 图 2 1 箭头所指图标 就是 IE 图标 单击 IE 图标就可以打开一个 IE 窗口 1 2 在地址栏中如何输入在地址栏中如何输入地址 地址 广州区域人员 192 168 40 28 login login jsp 内网 https 211 147 233 190 SSL user Services ActiveX jsphttps 211 147 233 190 SSL user Services ActiveX jsp 外网 VPN 登录 其他区域人员 先通过 VPN 登录 VPN 地址 https 211 147 233 190 SSL user Services ActiveX jsp 进入后点击 OA 正 式系统 链接进入 IE 图标图标 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 4 注 建议用户将此地址添加到浏览器收藏夹 在 IE 中按 Ctrl D 即可 1 3 进入登录界面 输入用户和密码进入登录界面 输入用户和密码 注 进入系统前请安装插件 具体见插件安装手册 用户名 邮箱 前面一部分 例如邮箱为 fangyuye 用户名是 fangyuye 初始密码 12345678 1 4 进入进入 OA 系统主界面系统主界面 输入用户和密码输入用户和密码 第二章 主界面功能详解第二章 主界面功能详解 2 1 主界面功能区域分布主界面功能区域分布 集团门户 个人门户 左侧菜单 常用工具常用工具 信息显示区信息显示区 数据显示和输入区域数据显示和输入区域 通知通知 发起工作发起工作 待办流程待办流程 发起工作发起工作 规章制度规章制度 员工园地员工园地 常用工具常用工具 签约龙虎榜签约龙虎榜 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 6 右键菜单 请注意 在系统中一般都可以通过右键进行操作 请注意 在系统中一般都可以通过右键进行操作 2 2 主界面区域说明主界面区域说明 主界面中按照功能区域主要分为 常用工具 常用工具区用于放置系统中常用功能快捷按钮 使用户能更加方便地使用系统 个人工作区 此区域是用户日常工作使用的主要区域 您使用系统时所有的功能都在这里 一级菜单一级菜单 二级菜单二级菜单 常用工具常用工具 个个 人人 工工 作作 区区 右键菜单右键菜单 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 7 信息显示区 信息显示区主要由中间最大的区域构成 是系统显示系统数据和进行信息输入的 区域 在系统中 所有操作界面都符合这个区域分布 本手册中主要讲解各区域中和用户使 用相关的功能 关于后台的维护请参考 系统维护手册 下面将详细描述系统功能模块 的使用 2 3 常用工具常用工具 常用工具栏中用于放置系统中常用功能的功能按钮 点击不同的功能按钮可以进入到相应 的功能操作页面 2 3 1 常用工具栏图示常用工具栏图示 图 2 5 2 3 2 常用工具速查表常用工具速查表 序号序号功能按钮功能按钮功能说明功能说明 1 隐藏 显示个人工作 台 隐藏或显示系统左边个 人工作台区域 2 隐藏 显示后台菜单 隐藏或显示系统上方后 台菜单区域 3 退出退出系统 4 上一页进入访问过的前一页 5 下一页进入访问过的后一页 6 刷新 刷新当前页面 注意 只刷新信 息区部分的信息 7 添加到收藏夹 将当前页面添加到系统 收藏夹 首先进入需要添加 到收藏夹的页面 然后点击此按钮 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 8 8 打印 打印当前页面改打印为 IE 打印 打印当前窗口显示 的全部内容 9 系统收藏夹 收藏夹下拉菜单 点击 显示您已经添加到收藏 夹的页面名称 10 快速搜索 设定快速搜索数据来源 和关键字可以搜索系统 各模块的数据 11 快速搜索确定 设置快速搜索条件后点 此按钮开始搜索 12 首页 进入首页 13 我的计划进入我的日程管理页面 14 新建邮件点击进入新建邮件页面 15 新建文档点击进入新建文档页面 16 新建流程 点击进入新建工作流页 面 17 新建客户点击进入新建客户页面 18 新建项目点击进入新建项目页面 19 新建会议点击进入新建会议页面 20 组织结构 点击进入系统组织结构 页面 21 插件下载点击进入插件下载页面 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 9 2 4 个人工作个人工作区区 图 2 6 下表是对相关功能的解释 名称名称功能说明功能说明 一级菜单一级菜单 二级菜单二级菜单 系统界面左侧部分是个人工作台 如图 2 6 所示 操作要点 点击一级菜单 显示一级菜单下的二级菜单 点击二级菜单 信息区页面进入该菜单项功能操作页面 例 我们希望查看需要处理的工作流程 方法如下 1 点击一级菜单 流程管理 2 点击二级菜单 待办流程 进入待办流程页面 信息区中将显示需要您处理的工作流程 图 2 7 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 10 流程管理 1 新建流程 点击进入流程显示列表 点击不同的流程创建工作请 求 2 待办流程 查看从别人 您的领导 您的同事 您的下属 传送 到您这边 需要您处理的事情 3 我发起的流程 可以查看您发出去的请求 被别人处理的情况如 何 4 查询流程 可以查询公司内部的流程 在权限控制下 3 办理中流程 您已处理完还未归档的流程 4 已办结流程 您已处理完并且已经归档的流程 6 代理流程 对于有的流程 处理者可以在流程到达之前 将该流 程的处理权限在指定的时间范围内下放给某人 知识文档管 理 1 新建文档 点击进入文档目录列表 点击不同的目录创建您的文 档 2 我的新建文档 显示您在系统中创建的所有文档 3 未读文档 没有点击查看文档 4 文档目录 以目录的形式查看系统中的文档 5 查询分享记录 可以显示您分享给别人的文档 别人分享给你的 文档 回复别人文档的主题的统计及回复文档的数量的统计 6 移动复制文档 将文档移动或者复制到其他目录 7 查询文档 点击可以查询公司内部的文档 在权限控制下 人事管理 1 新建人员 点击新建人力资源 2 我的卡片 点击进入您的人力资源卡片 3 我的下属 查看您的下属情况 4 我的工资 查看您的财务状况 5 我的考勤 查看您的考勤情况 6 考核奖惩 查看您的奖惩考核情况 7 查询人员 可以查询公司内部的人力资源 在权限控制下 8 在线人员 查看目前系统在线的人员 9 修改密码 修改您的 OA 系统的登录密码 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 11 我的日程 1 新建日程 点击新建您或者给他人设置的日程 2 我的日程 显示需要您设定的日程 3 查询日程 查询您以前设定的日程 4 计划工作模板 设定您需要的周期性计划 5 查看共享日程 共享您设定的日程 6 设置共享日程 设定您的日程 第三章 常用功能第三章 常用功能 3 1 门户的查看门户的查看 集团门户 用户可以通过集团门户方便的知晓 协同办公系统学习资料 签约龙虎榜 公司新闻 通知等获取公司相关信息 个人门户 用户可以将自己日常工作要处理的事情如待办事宜 自己当日的工作计划 关注的公 司新闻 想要查看的系统内的文档 以及您想要关注的外部信息 通过 RSS 定义 协作 项目等放置在个人门户中 如图所示 这样您在登录系统以后就能迅速处理这些工作 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 12 也就是说 在系统中 用户无须关心系统的结构是怎样的 通过门户就能方便地处理 自己日常工作 3 2 流程管理的使用流程管理的使用 以下文档介绍如何利用工作流模块完成功能应用 包括新建流程 流程跟踪 流程办 理和流程代理等 3 2 1 新建流程新建流程 用于用户创建工作流程 如 留言 外勤申请等 具体操作为 具体操作为 1 在个人工作区中点击流程管理下的新建流程 进入图 3 1 所示工作流类型页面 在 这个页面上显示了您经常使用的工作流程 根据您的需要点击相应的工作流名称即进入填 写流程信息页面 2 在新建流程页面如图 3 2 所示 填写内容 完成后点击右键提交按钮 则用户提出 的申请将按照公司规定的程序自动流转 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 13 图 3 1 图 3 2 3 2 2 跟踪流程处理情况跟踪流程处理情况 用户可以通过我发起的流程以及查询流程功能来查看流程处理情况 以跟踪用户自己发起的流程为例 具体操作为 以跟踪用户自己发起的流程为例 具体操作为 1 在个人工作区中点击流程管理下的我发起的流程 进入图 3 3 所示工作流列表页面 在这个页面上显示了所有您提交的工作流程 2 点击工作流程链接 查看流程处理情况如图 3 4 所示 3 点击页面左下角 流程图 选项可以展开如图 3 5 所示的流程流转图示 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 14 图 3 3 图 3 4 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 15 图 3 5 注释 流程图方框表示流程需要流转的节点 红色的方框表示流程流转到的节点 线条表 示流转的过程 流转状态中显示了流程经过节点每个节点操作者的操作情况 3 2 3 待办流程待办流程 您可以点击待办事宜查看并处理需要您处理的流程 具体操作为 具体操作为 1 在门户中查看待办事宜元素如图 3 6 或在个人工作区中点击流程管理下的待办流 程进入图 3 7 所示页面 您可以处理需要您处理的工作流程 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 16 图 3 6 图 3 7 注释 在待办事宜中 以 有新提交日志未被查看的待办流程个数 总待办流程个数 的形式显示 还未查看过待办事宜 请求说明加 NEW 标记 1 在图 3 6 所示页面点击流程链接处理流程 或者在图 3 7 所示页面点击某个流程类型 链接 进入图 3 2 所示工作流列表页面 此时 您可以点击要处理的请求进入请求表 单页面处理流程 注释 您可以根据实际情况 选择批准或退回 同时 也可以点击页面右上角的箭头符 号查看请求流转情况 有时 请求流转的过程中 需要临时增加一些人员对请求做批示 这时 请在请求表单中点击转发按钮 进入图 4 3 所示页面 选择被转发人 加入备注信 息 然后点击提交按钮将流程转发给相关人员 3 2 4 办理中流程办理中流程 您可以点击已办事宜查看您已经处理还未归档的流程被处理的情况 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 17 具体操作为 具体操作为 在个人工作区中点击流程管理下的办理中流程进入如图 3 10 所示页面 在这个页面上显示了所有您已经处理但还未归档的工作流程 此时 您可以点击请求链接 查看流程处理情况 图 3 10 注释 在办理中流程中 以 有新提交日志未被查看的已办流程个数 总已办流程个数 的形式显示 有新的还未看过的提交日志的流程 请求说明后加黄色 NEW 标记 3 2 5 已办结流程已办结流程 您可以点击办结事宜查看您已经处理并且归档的流程被处理的情况 具体操作为 在个人工作区中点击我的流程下的已办结流程进入如图 3 11 所示页 面 在这个页面上显示了所有您已经处理并且归档的工作流程 此时 您可以点击请求链 接查看流程处理情况 图 3 11 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 18 3 2 6 代理代理流程流程 您可能由于出差在外不方便处理流程时 您可以通过流程代理将流程在指定的时间范 围内交给其他同事处理 具体操作为 具体操作为 在个人工作区中点击我的流程下的代理流程进入如图 3 12 所示页面 此时 您可 以右键点击新建按钮 进入新建流程代理页面如图 3 13 所示页面 图 3 12 图 3 13 1 选择流程代理人 被代理人和流程代理类型等后保存 则在有效时间内 流程会流到 代理人那里去处理 但被代理人只具有查看权限 同时 被代理人也可以将流程创建权限给代理人 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 19 图 3 14 注释 并不是所有的人都有流程代理权限 需要进行设置 在系统流程代理为一个权限 项 该权限项赋予哪个角色 则哪个角色中的人员便有流程代理权限 系统分为 公共流 程代理维护 和 个人代理维护 两个权限 有公共流程代理维护权限的人可以为所有的 人进行代理的维护 只有个人流程代理维护权限的人只能对自己的流程进行代理设置 如 图 3 15 所示 图 3 15 3 3 知识 文档 管理知识 文档 管理 3 3 1 新建文档新建文档 用户可以将新建的文档发布成新闻 也可以将文档创建后作为知识库为其他员工提供 信息共享 具体操作为 具体操作为 1 在个人工作区中点击知识 文档 管理下的新建文档 进入如图 2 1 所示文档目录 页面 2 在图 4 1 中点击创建文档分目录 将展开子目录 然后点击子目录进入新建文档页 面如图 4 2 所示 选择流程代理类型 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 20 3 选择文档类型 填写文档标题 发布类型 当文档所在文档目录设置为允许发布时 及文档内容后右键点击提交按钮发布文档 图 4 1 注意 在这里只显示您有权限创建的文档目录 每个用户显示的文档目录可能都不相同 有时 用户有权限创建的文档目录没有显示在新建文档页面 此时 可以点击右键 显示 全部目录 显示所有文档目录 也可以点击右键 用户自定义 自定义新建文档页面显示 的文档目录 文档目录文档目录 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 21 图 4 2 文档类型文档类型 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 22 新建三种不同类型的文档 新建 HTML 文档 新建一般的网页文档 当您需要一些特殊的文字效果时 可以使用 HTML 语言写入一段代码进行特殊效果的编辑 新建 WORD 文档 选择 WORD 文档类型 系统则会切换到 WORD 界面对文档进行编辑 但 是在切换前的文档内容将被清空 文档内容要重新写入 新建 EXCEL 文档 选择 EXCEL 文档类型 系统则会切换到 EXCEL 界面对文档进行编辑 但是在切换前的文档内容将被清空 文档内容要重新写入 新建 word 文档时 文件菜单下有如图 4 3 所示菜单 图 4 3 注意 当您第一次使用 word 文档时系统可能需要自动安装一个插件 请关闭您的拦截软件 并在 IE 安全设置中设置允许安装 Active 控件 4 在图 4 2 中完成内容编辑后点击提交以后 将进入如图 4 4 所示文档共享页面 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 23 图 4 4 5 在图 4 4 中浏览共享范围 可以点击修改按钮进入图 4 5 页面增 删共享人员 确定共享人员后 文档就被正式放入系统中并共享给相关人员 当文档所在目录设置了审 批流程时文档就被递交流程中设置的相关人员去审批了 图 4 5 3 3 2 我的文档我的文档 用于当前用户查看您在系统中创建的文档 了解您为知识共享所做的贡献 具体操作为 具体操作为 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 24 1 在个人工作区中点击知识 文档 管理下的我的文档 进入图 4 6 所示我的文档页 面 2 我的文档页面显示的是文档所有者为当前用户的文档 这里显示了所有状态的文档 在 此页面还可以点击编辑 删除 共享对文档进行编辑以及修改共享等操作 还可以点击日 志链接查看哪些员工查看过这篇文档 图 4 6 注释 第一行主目录 显示和状态 可以用来按条件搜索 我的文档 中您想查看的文 档 该页面显示登录用户在系统中创建的所有状态的文档 如果其他人员在系统中创建的 文档 但将文档的所有者改为了当前登录用户 也会在这个页面显示 3 3 3 文档目录文档目录 文档目录将您有权限阅读的文档按照目录的方式统计归类 当您需要浏览某一方面的文档 时 用文档目录方式浏览文档是您查阅某一类文档的最佳选择 具体操作为 具体操作为 2 在个人工作区中点击知识 文档 管理下的文档目录 进入图 4 7 所示页面 3 点击数字链接进入该类目录下的文档列表页面如图 4 10 所示 泛微软件有限公司 Tel 021 68762323 Fax 021 68762121 上海东方路 710 号汤臣国际金融大厦 7 层 25 图 4 7 相关说明 目录标题后括号内的数字表示这个目录下所有你能看到的文档数 括号外的数字表示这个目录下你还没有看过的文档数 当你查看其中一篇后该数字将会减 少 选择目录上方的条件然后点击 搜索 按钮 可以在当前结果中继续查询所选条件的文档 这个页面只显示主目录和分目录 这个页面只将有文