浅谈企业秘书的基本素质

精品文档 1欢迎下载 一 企业秘书的含义一 企业秘书的含义 秘书是领导身边的参谋辅助者 企业秘书就是在企业中直接协助企业领导 综合处理各种事务 为领导决策及实施提供服务的工作人员 企业秘书工作是指企业秘书人员所从事的各项辅助管理与综合服务工作的 总称 主要包括事务性工作 管理性工作 沟通支援性工作 企业秘书工作的 性质与任务 决定了企业秘书工作的特点 一是从属性 秘书工作总是围绕领 导工作而开展的 企业秘书在处理任何问题时 只能根据领导的意图和指示去 办理下发的任务 秘书不能超越职权范围自作主张 自行其是 二是被动性 秘书工作是为了满足领导工作活动的需要而产生和展开的 受领导活动的制约 和支配 三是事务性 秘书工作绝大多数都是具体的事务工作 四是综合性 秘书工作的内容纷繁复杂 涉及到本单位的全部工作 企业秘书工作必须对各 方面的情况进行综合 才能有效地为领导者提供帮助和服务 但是 从目前企业秘书工作的现状来看 还存在一些滞后状况 主要表现 在 一是有些企业秘书对庞大的法规体系不够熟悉 特别是对具体规定更是陌 生 二是有些企业秘书缺乏从理论知识转化为实际操作相关的相关经验 三是 部分企业秘书对办文 办会 办事的规范重视不够 办文 办会 办事不规范 的现象已经普遍存在 四是部分企业秘书还没有明确把握好自己在新形势下的 正确定位 二 二 企业秘书素质在企业发展中的重要作用企业秘书素质在企业发展中的重要作用 企业秘书的素质在处理日常事务以及提高企业管理水平方面发挥着重要的 作用 企业秘书是贴近领导 直接为领导工作服务的参谋助手 这就要求他们 要有较高的思想水平和政策水平 既能深刻领会上级的路线 方针 政策 又 能熟悉和掌握本地 本部门的情况 能把 上情 与 下情 有机地结合起来 创 造性地开展工作 高素质的企业秘书队伍是提高领导工作质量和工作效率的重 要依托 企业秘书部门是领导的综合办事机构 领导既要总揽全局 宏观决策 又要体察入微 具体指挥 秘书部门就要适应领导工作的各种需求 努力做好 综合服务工作 企业秘书队伍素质的高低直接影响到整个企业的工作质量和效 率 高素质的企业秘书在处理日常工作时 不但其工作的效率和质量都可以得 到领导的认可 而且同时也使得领导在工作中更得心应手 对于企业来说 企 业的管理水平也能得到提高 如果企业秘书没有良好的素质 那么会对企业的日常事务和管理水平产生 消极的影响 当前秘书人员存在的通病就是因循守旧 墨守成规 一味地凭借 老经验 沿用老套路办事 思维单一化 模式化 摆脱不了传统模式的束缚和 羁绊 这样的秘书人员往往开创不了工作的新局面 同样这种现象使得秘书在 平时的工作中就会出现各种小错误 影响工作的效率和质量 同时也让领导在 进行工作时也难以顺利完成 造成企业的管理水平得不到提高和改善 最后导 致企业在新时代的步伐中发展总落后于其它企业 三 企业秘书的基本素质企业秘书的基本素质 一 一 知识能力素质知识能力素质 随着社会主义市场经济体制的逐步完善 对企业秘书人员知识要求越来越 精品文档 2欢迎下载 高 秘书人才逐步向 复合型 方向发展 同时知识体系趋于庞大和复杂 所以 作为企业秘书人员必须在实践中不断拓展自己的知识面和更新以前的知识结构 1 基础知识和基础理论 基础知识和基层理论是秘书必备的本领和基本功 是秘书人员思维飞向更 高的 翅膀 也是秘书人员成长过程中的 阶梯 目前 秘书人员必须更加注 重习马列主义 毛泽东思想和邓小平理论 注重结合市场经济的具体实践 掌 握科学的世界观和方法论 将市场经济体制下的新情况 新问题上升到一定的 理论高度加以高度加以概括和总结 正视改革过程中出现的新问题 2 专业知识和业务知识 由于企业秘书工作中出现行政弱化而商务型加强的新情况 这就要求秘书 人员必须通晓本企业的业务 熟悉本企业的经营活动和发展战略 及时收集 处理与本企业生产 供应 销售 科技 资金 市场等相关的信息 同时也要 通晓行政 财务 统计 管理 市场 营销等方面的知识 特别是随着市场经 济体制的逐步完善 对秘书的专业知识和业务知识的要求也越来越高 二二 文书处理的能力文书处理的能力 文书工作是秘书工作中的重要组成部分 也是一项政治性 服务性 技术 性很强的工作 文书工作对及时传达 贯彻企业的各项政策法令 互通情况 处理问题 交流经验和提高工作效率等都具有十分重要的意义 它对企业实施 科学决策 强化各项管理 搞好生产经营 疏通业务关系 增强企业生机和活 力等具有重要的地位和作用 一个企事业单位 一个部门的文书工作能否搞好 很大程度上取决于秘书的文书处理素质的高低 科学的文书工作是实现企业管理科学化的一项基础性工作 那种认为文书 工作人员是 收收发发 打打印印 有个人干就行 干好干坏无所谓 的看法是 极其错误的 各种文件 信息 资料常常是非常重要的 有时甚至是一纸值千 金的 由此可见 企业秘书的文书工作不单单的收收发发 写写编编 它与企 业的兴衰也有着极为密切的关系 所以企业秘书人员必须具备一定的文书工作 素质 三 沟通协调能力 三 沟通协调能力 沟通协调是各级秘书工作的一项重要职能 企业中存在各种纷繁复杂的关 系 如果秘书良好的协调能力可以化解矛盾 增进企业的团结 同时也可以提 高企业的凝聚力 首先在上下级关系的协调方面 秘书处于承上启下 联系内外 沟通左右 的地位 企业领导机构的各种指导精神是通过秘书传递的 据此企业提出的贯 彻的办法 同样下属单位情况又需要秘书及时收集 了解和调查研究 然后秘 书人员整理后向领导反馈 为领导作出科学的决策方法提供必要的信息依据 因此 沟通上下是秘书的职责所在 其次在秘书与领导关系的协调方面 因为领导的职能是决策 宏观调控 指挥和管理 而秘书的职能是辅助决策 服务管理 所以 秘书首先要了解领 导的性格 习惯和工作方法 自觉地站在领导的立场去思考问题 按照领导的 意图办事 使领导在进行决策时取得最佳的效果 另外要与领导在工作上保持 默契 取得领导的信任 精品文档 3欢迎下载 第三在部门成员之间的关系协调方面 一个企业总由若干人员组成领导班 子 然而由于每位领导的分工和管理区域的不同 有时遇到工作繁忙时 他们 外出的机会就比较多 在一起交流的机会就少了 所以各领导的工作进展情况 往往是通过秘书进行中间传递完成的 因此 这种 媒介 作用的好坏直接关系 到单位整体目标的实现 第四在职能部门之间的协调方面 要使工作职责不同的各个部门 各个环 节的工作很好的进展 这就要求秘书熟悉各部门的工作职能和工作进展情况 并及时准确地向领导汇报 协调好各个部门的关系 四 语言素养 四 语言素养 语言素养是秘书素质的一个重要方面 也是其中最重要的一方面 它包括 口头语言素养和书面语言素养 秘书部门是一个企事业单位联结上下 沟通左 右的枢纽 可以说 企业的每个部门的全部工作都离不开秘书部门的参与 秘 书要 善说 也要 会说 这是由其工作性质和任务决定的 1 口头语言素养 众所周知 秘书向领导汇报情况 向下级传达指示 协调工作 接待来客 洽谈工作等都要通过说话来进行 如果像孔老夫子说的 敏于行而讷于言 那么他的秘书才干是不全面的 口头表达与文字表达不同 它需要即席而成 而不像文字表达那样可以有充裕的时间打草稿 反复推敲斟酌 从容修改润色 有的人能写一手好文章 但讲起话来张口结舌 辞不达意 是所谓的 有内才 而无口才 这样的秘书是不合格的 建立和维持好的人际关系 需要懂得合 作 识礼仪 但更重要的是善于沟通 尤其是语言上的沟通 现代秘书既要在 撰写文件材料 领导讲话时善于 舞文弄墨 又要在接听电话 接待来访 汇 报工作 参与谈判时能够 巧舌如簧 随着社会信息化程度的加深 秘书将面 临越来越高的语言素养要求 2 书面语言素养 语言文字工作关系到社会各行各业 促进语言文字的规范化和标准化 对 教育 科学和文化事业的发展都有着十分重要的意义 所以 全体秘书人员都 应该努力提高自己的语言文字修养 秘书不仅要有语言文字修养 而且要善于 运用语言文字来书写和传递信息 更要会使用语言文字这个信息载体去完成领 导交待的任务 作为现代企业秘书应该熟悉各种公文的规矩和格式 公文的基本要求是准 确 鲜明 生动 要准确 必须具有两个基本条件 首先秘书要吃透要写的事 情 其次脑子里要蓄存着丰富的词语和句式以供选择 把二者结合起来才能形 成正确的概念 进行科学的判断和符合逻辑的推理 要鲜明 即秘书人员要立 论明确 是非爱憎分明 要生动 就是把所要写的事情 思想和情感栩栩如生 地表达出来 也就是写 活 了 这就得运用形象语言 修辞手法等语言表达 技巧 准确 鲜明 生动 不全是语言表达问题 但离开语言表达艺术又不行 因此 秘书人员一定要扎扎实实学好语言学 过好文字语言关 五 熟练使用办公自动化的能力 五 熟练使用办公自动化的能力 办公自动化技术是应用计算机技术 通信技术 网络技术以及系统科学和 行为科学等多种技术的综合性技术 办公自动化使一部分办公事务和管理物化 于各种设备 并集人 机器 设备 信息资源三者为一体 构成了服务于各 精品文档 4欢迎下载 种目标的人机信息处理系统 在今天的信息时代 秘书仅具备文字语言素质和口头语言素质是不够的 随着科学技术的飞速发展 高科技的手段层出不穷 给秘书工作带来了便利 也给秘书带来了挑战 秘书传统的工作方法或操作方法基本是手工作业 已不 适应时代前进的需要 又影响秘书实用技术的使用和工作效率的提高 因此 秘书工作人员还应努力提高办公自动化能力 努力学习电脑 网络 通讯和办 公自动化等先进技术知识 使这些科技知识成为秘书必备的语言素质的一部分 这样 秘书才能很好地实现服务领导工作的使命 更好地适应现代企业的要求 六 心理素养 六 心理素养 心理活动是指人脑通过感觉 知觉 记忆 思维和情绪等感官反映现实的 活动 人们在心理活动过程中通过行动 语言所表现出来的意志 性格 情感 兴趣等各种状态的综合就是人的心理素质 现代企业的管理机制 工作节奏 经营观念 要求秘书工作者不但要有较 强的工作能力 快速敏捷的处事能力 对领导意图的领会理解能力 还要求在 对待荣誉 升迁 批评等方面有较强的心理承受能力 企业的秘书工作者可以 通过自我心理训练来提高这种能力 首先 提高自我心理调解能力 自我心理 调解能力 即改变个人心理活动的绝对强度 通过对个人情绪的调节 自主改 变心理状态 提高心理承受力 使自己由消极的状态变成积极状态 始终保持 饱满的精神 尽快进入最佳工作情境 自如的处理各种事务 其次 提高个人 的角色技能 克服角色紧张 角色紧张是由于个体所承担的不同角色同时向个 体提出的各种要求 或者个体所承担的角色内容所规定的各种行为规范之间产 生冲突 因而使个体感受到时间 精力上的矛盾 要克服这种角色紧张就要明 确 每个角色的活动规范和行为界限 最终做到角色适应 更好的担当起应该 承担的角色 四 提高现代企业秘书素质的方法四 提高现代企业秘书素质的方法 既然在现代企业中作为企业秘书需要具备以上的这些基本素质和能力 那 么作为秘书如何才能使自己具备这些能力和素质呢 提高企业秘书素质的方法 有哪些呢 一 秘书要善于学习 总结 一 秘书要善于学习 总结 学然后知道不足 企业秘书自身要不断 充电 加强素质修养 提高业 务能力 跟上时代的发展的步伐 当今的时代 是一个知识经济的信息化时代 人类的知识正以几何级数倍增 伟人曾经指出 二十一世纪的中国应成为人 人学习之邦 要形成全民学习 终身学习的学习型社会 促进人的全面发 展 作为现代企业的秘书来说 成为学习型秘书是当前一项重要的任务 只 有善于学习 努力学习 才能不断超越自我 从更大的范围观察新生事物 从 而正确认识自己 认识别人 以及认知世界 这样秘书才能更好的为领导服务 只有善于学习 才能站得更高 看的更远 想的更深 因此 要当好一名能干 事 会干事 干好事的好秘书 必须努力成为学习型秘书 只有努力成为学习 型秘书 才能更好的企业发展做贡献 提高企业的经济效益 二 秘书要勤于实践锻炼 二 秘书要勤于实践锻炼 精品文档 5欢迎下载 俗话说 纸上得来终觉浅 绝知此事要躬行 秘书素质的提高仅靠学习 书本是难以完成的 一个称职的高素质秘书人员必须经受实践的锻炼 才能牢 固地打好基础 才能更好的发挥参谋辅助的作用 首先 对一些新进秘书部门工作的人员 领导要放手把一些重要任务交给 他们去办 使他们在艰苦磨炼中缩短 适应期 迅速成长 早日成熟 这样也 有利于秘书部门工作人员的新老交替 以免形成老秘书忙得团团转 而新秘书 在一旁看的现象 同时也可以促进新老秘书的共同提高 其次 秘书要根据领导的组织安排 秘书人员深入基层 深入实际 了解 情况 秘书人员由于长期在企业中工作 在领导身边辅助 纸面上的东西掌握 较多 而实践经验知道的很少 容易出现脱离实际的偏向 因此 秘书要有计 划地到下部实际体验 深入到工作一线 了解情况 增长见识 这对于秘书人 员增长感性认识 不断提高分析 处理问题的能力 是大有益处的 三 三 秘书要善于利用优越的环境秘书要善于利用优越的环境 秘书人员要提高自身的素质 除了自身努力之外 离不开工作环境 领导 环境和管理三方面的影响 在良好的环境中 秘书锻炼的程度就高 学到的东 西就多 当然素质也随之提高 因此 秘书人员要善于利用外部环境 第一 工作环境 秘书部门是各级企业领导的办事机构 作为领导的助手 其工作本身就具有其他部门和人员无法比拟的优越性和受教育的有利条件 秘 书人员要充分利用 倍加珍惜这一难得的机会 努力工作 实实在在地学好本 领 第二 领导环境 在影响秘书人员自我提高的诸多外部条件中 最重要的 是领导者的作用 首先 领导应高度重视秘书工作和对秘书人员素质的培养 一是既要重视对秘书人员的使用 又要重视对他们的培养 二是要注意启动秘 书人员的内在动力 激发他们自我提高的意识 其次 要关心支持秘书人员自 我素质的提高 多帮助 多鼓励 为他们创造条件 第三 管理环境 由于秘书工作环境的特殊 使他们自身不免会产生优越 感 因此 对他们必须严格管理 严格监督 实践表明 良好的管理环境与秘 书人员的素质培养和提高有直接关系 放松管理和缺乏有力监督 会使一些意 志不坚定 思想不健康 作风不端正的秘书人员走上歧途 秘书人员素