秘书会议组织与服务 课件 第一章 会议概述.ppt

秘书与会议组织和服务 目录 第一章会议概述第二章会议策划第三章会议筹备阶段的会务操作第四章会议进行阶段的服务第五章会议结束阶段的会务操作第六章会议展览的组织与服务 第一章会议概述 第一节会议的涵义与特点第二节会议活动的基本要素第三节会议的种类与工作原则 本章要点与要求 一 本章要点会议的涵义 作用和特点会议活动的基本要素会议的分类与工作原则 二 本章要求1 能够判断是否需要召开会议2 能够提炼总结会议活动的基本要素3 能够按照会议的工作原则安排会议 第一节会议的涵义与特点 一 会议的涵义二 会议的作用三 会议的特征 一 会议的涵义 会议是一种围绕特定目标进行的 以口头发言或书面交流为主要方式的 有组织有计划的商议活动 二 会议的作用 1 集思广益 科学决策的作用2 发扬民主 动员群众 宣传教育的作用3 传达信息 资源共享 学习交流 开拓思路的作用4 协调矛盾 统一思想 促进生产 推动工作的作用5 国际交流 跨文化的沟通作用 三 会议的特征 1 目的性 2 组织计划性 3 群体沟通性 4 交流方式多样性 案例分析 1 引入案例 迷茫的李秘书2 课堂练习示例 1 卓有成效的内部会议 2 草拟经理工作例会讨论稿 第二节会议活动的基本要素 一 人员二 名称三 议题四 时间五 地点六 方式七 结果 一 会议人员 1 会议主体是指主要策划 组织会议的人员 包括主办者 承办者 支持单位 赞助单位 协办单位等 2 会议客体即参加会议的对象 包括正式成员 列席成员 特邀成员 旁听成员 3 其他与会议有关的人员 包括 主持人 会议秘书人员和会议服务人员等 二 会议名称 会议的名称要求能概括并能显示会议的内容 性质 参加对象 主办单位 以及会议的时间 届次 地点 范围 规模等等 例 中韩秘书教育学术研讨会可口可乐 中国 饮料有限公司2004年销售会议深圳开发科技股份有限公司第九次 2000年度 股东大会 三 会议议题 会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题 会议议题的主要作用是 1 准确 具体地体现会议的目标 为目标服务 2 引导和制约会议的发言 四 会议的时间 会议时间是指会议的召开时间和会期两方面 五 会议地点 应根据会议的性质和规模 来综合考虑会场的大小 交通情况 环境与设备是否适合等因素 有些重要会议在选择会议地点时 还要考虑其政治影响或经济效果 六 会议方式 会议的主要方式有现场办公会 座谈会 观摩会 报告会 调查会 电话会等 现在随着电讯媒体的广泛运用 有些企业已采用 虚拟实境会议 也就是 视频会议 还有有线电视 卫星传讯等手段 使得企业在开会方式上面临空前的发展 七 会议结果 会议结果 即会议结束时实现目标的情况 会议结果通常可以通过会议决议 合同 条约 协定 声明等文件的形式记载下来 可以归档保存 也可以直接传达 案例分析 1 引入案例 优秀企业成功经验高层研讨会简报2 课堂练习示例 哈啤在松花江水污染中的公关活动 第三节会议的种类与工作原则 一 会议的种类二 会议的工作原则 一 会议的种类 1 按会议的规模划分 小型会议 中型会议 大型会议 特大型会议 2 按会议内容划分 综合性会议 专题性会议 3 按会议的性质划分 决策性会议 非决策性会议 4 按会议所跨的地域范围划分 国际性会议 全国性会议 地区性会议 部门性会议 一 会议的种类 续 5 按会议的目的划分 说明会议 研究会议 解决问题会议 沟通协调会议 创意会议 6 按会议的形式划分 圆桌会议 公开讨论会议 代表人会议 演讲型讨论会 小组讨论会 议会型讨论 头脑风暴会议 远程电信会议 7 按会议的职级划分 股东会议 董事会 高级管理人员会议 中层管理人员会议 职工大会 部门会议 二 会议的工作原则 必要性高效性目标性严肃性节俭性 案例分析 1 引入案例 富有成效的内部会议2 课堂练习示例 欧莱雅会议 本章综合练习 1 有人说会议就像是一场集体运动 试谈谈你的理解 2 XX电动自行车有限公司是一家全国知名的电动车专业生产单位 产品质量深受行内专家和消费者的好评 为争当行业内的领头羊 公司投入大量的财力和技术力量 建设了新的厂房 也分析了市场压力和潜力 认清当前的形势 设计了一批符合市场需求和