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第三章数据库和表 第三章数据库和表 3 1数据库的创建和使用 3 1 1数据库的创建Access提供了两种创建数据库的方法 1 创建空数据库 文件 菜单 新建 选项 任务窗格 新建 空数据库 项 实例3 1 创建一个名为 学生管理 mdb 的数据库 2 使用向导创建数据库 文件 菜单 新建 选项 任务窗格 模板 标题栏 本机上的模板 选项 实例3 2 利用模板创建Access数据库 3 1数据库的创建和使用 3 1 2数据库的使用Access提供了两种创建数据库的方法 1 打开数据库 文件 菜单 打开 选项 工具栏 打开 按钮 打开 窗口选择路径选择数据库文件名选定文件类型点击 打开 按钮2 设置数据库的属性 文件 菜单选择 数据库属性 命令在 数据库属性 窗口设置 3 1数据库的创建和使用 3 设置数据库的默认文件夹 工具 菜单 选项 常规 选项卡在 默认数据库文件夹 文本框中设置 3 2数据表的创建 3 2 1表的字段类型数据类型决定了数据的取值 范围和存储格式 3 2数据表的创建 3 2 2建立表结构建立表结构常用的有三种方法 1 使用表向导的方法创建表 表 对象 新建 按钮 表向导 按向导提示进行创建 3 2数据表的创建 2 通过输入数据创建表 表 对象 通过输入数据创建表 新建 数据表视图 输入数据 3 2数据表的创建 实例3 3 根据表3 2提供的数据 在 学生管理 mdb 数据库中建立 课程 数据表 实例3 4 根据表3 3提供的数据 在 学生管理 mdb 数据库中建立 成绩 数据表 操作步骤同 课程 表的建立 3 2数据表的创建 3 使用设计器创建表 表 对象 使用设计器创建表 新建 按钮 设计视图 定义表的结构 3 2数据表的创建 实例3 5 在 学生管理 mdb 数据库中 利用表设计器创建 学生 表 表结构如表3 4所示 3 2数据表的创建 3 2 3修改表结构1 添加字段方法一 在 设计视图 中添加字段方法二 在 数据表视图 窗口中添加字段2 删除字段3 重命名字段4 移动字段5 修改字段的属性 3 2数据表的创建 实例3 6 对实例3 1所建的 学生管理 mdb 数据库中的 课程 表做如表3 5所示的修改 实例3 7 在 学生管理 mdb 数据库中的 学生 表中增加一个字段 字段名为 团员否 字段类型为 是 否 型 3 3表中数据的编辑 3 3 1表中数据的输入表对象双击表名 数据表浏览视图 中输入数据 3 3表中数据的编辑 实例3 8 在上例创建的 学生 表中输入如表3 6所示的内容 3 3表中数据的编辑 3 3 2表及表中字段属性设置1 表属性的设置 设计视图 视图 菜单 属性 命令 工具栏上的 属性按钮 快捷键 Alt Enter 弹出 表属性 对话框在 常规 选项卡对表做相应属性的设置 3 3表中数据的编辑 实例3 9 在数据库中存在如图3 39所示的表 tQuota 设置相应的属性 约束数据输入时 最高储备 大于 最低储备 的值 如果输入的数据不符合约束 则弹出提示信息 输入的最高储备值应大于最低储备的值 3 3表中数据的编辑 2 字段属性的设置在确定了字段类型后 在 设计视图 中对字段的属性可以做进一步的设置 3 3表中数据的编辑 1 字段大小 属性用来控制字段使用空间的大小 此属性适用于文本型 数字型和自动编号型数据 其他类型的数据大小是固定的 2 格式 属性用来设置数据的显示和打印方式 但不会改变数据的存储格式 除了OLE字段类型外 其他类型的字段系统内部已定义了许多格式 可以直接选定这些字段格式 也可以根据需求自定义字段格式来约束数据输入和显示格式 实例3 10 将 学生 表中的 入校时间 显示为 XXXX年XX月 的格式 3 3表中数据的编辑 3 字段的输入掩码设置用户为输入的数据定义的格式 并限制不允许输入不合规则的文字和符号 可以使用输入掩码的数据类型有文本 日期 时间 数字和货币等 实例3 11 设置 学生表 中的 入校时间 字段的输入掩码为 长日期 3 3表中数据的编辑 4 字段的有效性规则与有效性文本的设置一个与字段或记录相关的逻辑表达式 在给字段输入数据时所设置的约束条件 如果输入的数据不符合字段有效性规则 系统将拒绝该值的输入 并显示默认的提示信息 如果设置了 有效性文本 则将把有效性文本设置作为提示信息显示给用户 并强迫光标停留在该字段所在处 直到输入的数据符合字段有效性规则 实例3 12 为成绩表的 数学 字段设置有效性规则和有效性文本 来说明有效性规则和有效性文本的设置方法 3 3表中数据的编辑 5 设置字段默认值为字段设定默认值属性 这样对录入的大量字段取同样的值时会减少工作量并避免误输入的发生 实例3 13 将 学生管理 mdb 数据库中的 团员否 字段的默认值设置为 Yes 6 设置标题在显示表中数据时 标题属性值可以取代字段名称 即表中该列的栏目名将是标题属性值 而不是字段名称 实例3 14 将 学生管理 mdb 数据库中的 所属院系 字段在 数据表视图 中显示的名称设置为 院系代码 3 3表中数据的编辑 7 设置索引使用索引可以获得对数据库表中特定信息的快速访问 Access中 除了OLE对象型 备注型数据及逻辑型字段不能建立索引外 其余类型的字段都可以建立索引 选择的索引属性有以下三个 无 表示无索引 这是默认的选项 有 有重复 该索引允许有重复值 有 无重复 该索引不允许有重复值 实例3 15 为 学生管理 mdb 数据库的 学生 表的 所属院系 字段建立索引 3 3表中数据的编辑 8 设置必填字段该属性有两个选项 是 或 否 设置 是 时 表示此字段值必须输入 设置为 否 时 可以不填写该字段的数据 允许字段为空 3 3表中数据的编辑 3 3 3表中数据的编辑1 选定数据选择一行 单击记录选定器 选择一列 单击字段名 选择连续的多行 选中首行 按下Shift键 再选中末行 则可选中多行 选择连续的多列 选中首列 按下Shift键 再选中末列 则可选中多列 也可使用按住鼠标左键进行拖动的方式选择连续的多行或列 3 3表中数据的编辑 2 添加记录在Access中只能在表的末尾添加记录 单击记录定位器上的按钮或选择 插入 菜单项下的 新记录 命令 然后在光标位置输入新记录即可 3 删除记录首先选定要删除的记录 然后再打开 编辑 菜单 选择 删除记录 选项 或选定删除记录后按键盘上的Delete键 还可以单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 删除记录 3 3表中数据的编辑 4 修改记录将光标定位到要修改的记录上 选择要修改的字段直接进行修改即可 5 复制记录在 数据表视图 中 选定要复制的记录 单击常用工具栏上 复制 按钮 再将光标定位到目标位置 然后选择常用工具栏上 粘贴 按钮 也可使用快捷键 Ctrl C 和 Ctrl V 实现复制和粘贴 还可用鼠标右键单击 在弹出菜单中进行命令选择的方式进行复制 3 3表中数据的编辑 6 表中数据的查找与替换 编辑 菜单 查找 选项 查找和替换 窗口输入要查找的数据单击 查找下一个 按钮光标将定位到第一个相匹配数据项的位置重复操作 查找到若干个与 查找内容 相 匹配 的数据项 替换 操作 步骤同上 只是在 查找和替换 窗口 选择 替换 选项卡 3 4表中记录的操作 3 4 1记录的定位1 当前记录所在的记录行 为当前记录 浏览 编辑表中记录都是对当前记录进行操作 且在某一时刻只能有一条记录正在被编辑 2 定位记录在Access打开的表中 移动当前记录所在位置的操作称为记录的定位操作 3 4表中记录的操作 1 菜单方式 表浏览 窗口 编辑 菜单选择 定位 选项在出现的记录定位菜单中进行选择 3 4表中记录的操作 2 记录定位器方式直接使用记录定位器中的按钮进行定位 3 4表中记录的操作 3 4 2记录的排序1 排序的规则 3 4表中记录的操作 2 排序的方法在 数据表视图 选定要排序的字段 再打开 记录 菜单 选择 排序 选项 然后选择升序或降序排列 或使用工具栏上的升序或降序按钮 3 4表中记录的操作 3 4 3记录的筛选Access提供了以下4种筛选功能 按窗体筛选根据用户确定的筛选条件 将满足条件记录筛选出来 按选定内容筛选筛选出与 选定字段值 相等的记录 内容排除筛选筛选出与 选定字段值 不相等的记录 高级筛选 排序 把符合用户设定的筛选条件的记录筛选出来 3 4表中记录的操作 表浏览 窗口 选定用于筛选的字段名 或选择字段名下的一个具体的数据项 打开 记录 菜单 选择 筛选 选项 实例3 16 将 学生管理 mdb 数据库的 学生 表中男同学的记录筛选出来 3 4表中记录的操作 3 4 4显示 隐藏和冻结列隐藏列方法1 选中要隐藏的数据列 单击 格式 菜单 选择 隐藏列 方法2 向左拖动要隐藏的列的数据右端的网格线 直到该列被隐藏方法3 选择要隐藏的数据列 单击 格式 菜单 选择 列宽 选项 设置 列宽 属性值为零 实例3 17 隐藏 学生 表中的 院系代码 一列 3 4表中记录的操作 重新显示被隐藏的列 步骤为 单击 格式 菜单 选择 取消隐藏列 在 取消隐藏列 对话框中 选中想重新显示的列前面的复选框 3 4表中记录的操作 冻结列冻结的列都会保持在屏幕的左端不动 冻结列 的方法选定要冻结的列单击 格式 选择 冻结列 实例3 18 冻结 学生 表中的 姓名 一列 3 4表中记录的操作 列被冻结后将移动到表的最左端显示 并与未冻结的列之间用实线分隔开 在拖动水平滚动条时 被冻结的列将保持不动 如果想取消列的冻结 可单击 格式 菜单 选择 取消对所有列的冻结 选项来恢复 3 5表间关系的建立 表间关系是指两个表中都有一个数据类型和大小相同的字段 利用相同字段建立两个表之间的关系 在Access中 若想建立表间的关联关系 必须给表中的某字段建立主键或索引 3 5表间关系的建立 3 5 1设置主键1 主键的作用 1 保证实体的完整性 2 加快对记录进行查询 检索的速度 3 用来在表之间建立关联关系 注 指定了表的主键之后 Access将阻止在主键字段中输入重复值或Null值 3 5表间关系的建立 2 主键的类型在MicrosoftAccess中可以定义三种主键 1 自动编号主键如果在保存新建的表之前未设置主键 则MicrosoftAccess会询问是否要创建主键 如果回答为 是 MicrosoftAccess将创建 自动编号 主键 2 单字段主键只要某字段包含数据 且不包含重复值或Null值 就可以为该字段指定主键 3 多字段主键在不能保证任何单字段包含唯一值时 可以将两个或更多的字段指定为主键 3 5表间关系的建立 3 设置主键的步骤在 设计视图 中打开表选择将要定义为主键的一个或多个字段若要选择一个字段 请单击所需字段的行选定器 若要选择多个字段 请按住Shift键 然后对每个所需字段单击其行选定器 或按住鼠标左键拖动进行多个字段的选择 单击工具栏上的 主键 或选择 编辑 菜单项下的 主键 或单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 主键 都可实现 3 5表间关系的建立 实例3 19 分析并设置 学生 表的主键 实例3 20 分析并设置 课程 表的主键 实例3 21 分析并设置 成绩 表的主键 3 5表间关系的建立 3 5 2表间关联的建立在Access中对表间关系的处理是通过两个表中的公共字段在两表之间建立关系 公共字段是数据类型相同的字段 该字段在每个表中都要建立索引 以其中一个表 主表 的关联字段与另一个表 子表或从表或相关表 的关联字段建立两个表之间的关系 建立关联可以将数据库中多个表连接成一个有机的整体 可以保证表间数据在进行编辑时保持同步 以便快速地从不同表中提取相关信息 3 5表间关系的建立 在Access中关联有三种 1 一对一关联只有当两个数据表中某一条记录的联接关键字段值相等时 两个数据表中的这一条记录才能联接成为关联数据表中的一条记录 如果想对两个表间建立 一对一 关联 首先要确定主表 子表的关联字段 然后定义主表中关联字段为主键或有索引 字段值无重复 以及子表中关联字段为主键或有索引 字段值无重复 两个表方可建立 一对一 关联 3 5表间关系的建立 2 一对多关联或多对一关联存在两种不同的形式 第一种一对多关联形式为 取主表中的所有记录 并逐一从从表中选取那些与主表中联接关键字段值相等的记录 联接形成关联数据表中的一条记录 第二种一对多关联形式为 取从表中的所有记录 并逐一从主表中选取那些与从表中联接关键字段值相等的记录 联接形成关联数据表中的一条记录 3 5表间关系的建立 如果想对两个表间建立 一对多 关联 首先要确定主 子表的关联字段 然后定义主表中关联字段为主键或有索引 字段值无重复 以及子表中关联字段为有索引 字段值有重复 两个表方可建立 一对多 的关联 如果想对两个表间建立 多对一 关联 首先要确定主 子表的关联字段 然后定义主表中关联字段为有索引 字段值有重复 以及子表中关联字段为主键或有索引 字段值无重复 两个表方可建立 多对一 的关联 3 5表间关系的建立 3 多对多关联多对多关联是指一个表中的一条记录对应另一个表中的多条记录 反之亦然 Access数据库系统不直接支持多对多的关系 因此在处理多对多的关系时 需要将其转换为两个一对多的关系 即创建一个连接表 将两个多对多表中的主关键字段添加到连接表中 则这两个多对多表与连接表之间均变成了一对多的关系 就间接地建立起了多对多的关系 3 5表间关系的建立 建立表间关联关系 操作步骤为 打开数据库 确定数据库中需建立关联关系的两个表 它们应有相同数据类型的字段 并且已分别建立了索引或主键 在 数据库 窗口 单击 工具 菜单 选择 关系 在 显示表 窗口 将表添加到 关系窗口 中 在 关系 窗口中 将一个表中的关联字段拖动到另一表中的相关字段的位置 在 编辑关系 窗口 选择 实施参照完整性 再单击 创建 按钮 两表中的关联字段间就有了一个连线 两表间就建立了关联关系 保存数据库 结束数据库中表间关联关系的建立 注 在建立关系前 需要把相关的数据表关闭 3 5表间关系的建立 实例3 22 建立 学生管理 mdb 数据库中 学生 成绩 和 课程 三个表之间的关系 3 5表间关系的建立 实施参照完整性是一个规则 用它可以保证有关系的表中的记录之间的有效性 并且不会随意地删除或更改相关数据 设置级联更新相关字段使得主键和关联表中的相关字段保持同步的改变 当主表更改主键值时 系统自动更新从表中所有相关记录中的外键值 设置级联删除相关记录后 删除主表中的记录时 系统自动删除从表中所有相关的记录 例如 学生表中的某条记录被删除后 成绩表中相同学号的记录也被同步删除 3 5表间关系的建立 说明 在 编辑关系 窗口 还可使用鼠标右键单击连接类型 进行 联接属性 选择 3 5表间关系的建立 单选按钮1 是默认设置 定义表间的 内部连接 InnerJoin 表示只包含来自两个表的联接字段相等处的行 单选按钮2 定义表间的 左外部联接 LeftJoin 它包括主表的所有记录和从表中与主表关联字段相等的那些记录 单选按钮3 定义表间的 右外部联接 RightJoin 它包括从表中所有记录和主表中关联字段相等的那些记录 3 5表间关系的建立 3 5 3子表的使用Access2003数据表对象支持 子数据表 所谓 子数据表 是指在一个 数据表视图 中显示已与其建立关联的数据表 当两个数据表建立了关联后 通过关联字段就有了主表 子表之分 即使表间没有建立关系 通过插入子表 也可以浏览相关表中相关的数据 3 5表间关系的建立 使用子表 操作步骤如下 Step1打开数据库 打开主表 Step2在 数据库 窗口 单击 插入 菜单 选择 子数据表 Step3在 插入子数据表 窗口 添加子表 Step4在 表 浏览窗口 双击 按钮或 按钮 可以打开或关闭子表 Step5在 数据库 窗口 单击 格式 菜单 选择 子数据表 可以展开 折叠子表或删除子表与主表的嵌套关系 实例3 23 在 学生管理 mdb 数据库中没有建立表间关系时 将学生表和成绩表建成主表与子表嵌套关系 3 6表的导出 Access可以将数据从Access表 查询 窗体或报表复制到一个新的外部文件中 Access可以导出多种数据格式 如Excel Txt Word和XML等 导出到ExcelStep1打开数据库 单击 表 对象 选中表 Step2单击 文件 菜单下的 导出 命令 Step3在打开的 导出 对话框中 单击 保存类型 下拉列表框 选择保存类型为Excel文件 并指定保存位置及保存文件名称 单击 导出 按钮 实例3 24 将 学生 表中的数据导出到Excel 3 6表的导出 2 导出到文本文件Step1打开数据库 在 表 对象中选择表 Step2单击 文件 导出 命令 打开 导出 对话框 在 保存类型 下拉列表框中选择保存类型为文本文件 并指定保存位置及保存文件名称 单击 导出 按钮 Step3在打开的 导出文本向导 对话框中 指定导出数据格式 Step4确定所需的字段分隔符 Step5指定输出文件路径及文件名 单击 完成 按钮 Step6系统提示完成导出 单击 确定 实例3 25 下面以 成绩 表为例 将数据导出到文本文件中 3 7数据的导入和链接 Access提供了强大的数据链接与导入 能够在数据库之间以及其它应用程序之间进行数据交换 导入是指可以将其他程序和文件格式数据拷贝到Access表中 通过Access所做的改变不影响原数据 链接是指与另一个Access数据库或不同格式数据库中的数据建立链接 可以直接访问另一数据库中的数据 通过Access所做的任何改变均会影响原数据库和Access链接数据库 3 7数据的导入和链接 3 7 1导入数据1 从其他Access文件中导入数据操作步骤为 Step1在数据库窗口中 单击 文件 主菜单下的 获取外部数据 导入 命令 打开 导入 对话框 Step2在导入对话框的查找范围内选择源文件所在路径 找到源文件 单击 导入 按钮 打开 导入对象 对话框 Step3在打开的 导入对象 对话框中选择要导入的表名称 单击 确定 按钮 则表被导入到当前数据库中 Step4保存并关闭数据库对象 实例3 26 已知有数据库文件 档案工资 mdb 其中有表对象 档案表 现新建一个数据库文件 名称为 档案管理 mdb 并将 档案表 导入到其中 保持表名称不变 3 7数据的导入和链接 2 从Excel导入数据操作步骤为 Step1打开数据库文件 Step2在数据库窗口中 单击 文件 主菜单下的 获取外部数据 导入 命令 打开 导入 对话框 Step3在 文件类型 下拉列表框中选择MicrosoftExcel 然后选中导入数据的Excel文件名 单击 导入 按钮 Step4打开 导入数据表向导 对话框 右侧列表框中显示Excel文件中的工作表或区域 并显示出表内的数据信息 单击 下一步 按钮 实例3 27 已知有一个Excel文件 工资表 xls 将其导入到上面所建的 档案管理 mdb 数据库中 3 7数据的导入和链接 Step5确定是否包含列标题 然后单击 下一步 按钮 Step6确定数据保存的位置 若选中 新表中 则由导入的数据建立一新表 若选中 现有的表中 则导入的数据追加到指定的表中 Step7确定是否修改字段信息 可单击电子表格每一列 然后在字段名文本框中输入字段名 确定是否将其定为索引 以及向导自动确定数据类型 若勾选 不导入字段 跳过 复选框 则表示电子表格中的该列不被加入到Access中 即跳过某列 然后单击 下一步 按钮 3 7数据的导入和链接 Step8选择为新表添加主键或没有主键 Step9确定新表的