房地产企业档案管理办法

1 档案管理办法档案管理办法 第一章第一章 档案管理机构与职责档案管理机构与职责 第一条 年度组织结构图下发后5日内 公司组织成立档案管理小组 总经理任组长 分 管领导任副组长 明确公司档案员和部门档案员 形成档案管理网络图 第三条 更换部门档案员的 应通知公司档案员 并由公司档案员向组长 副组长报备 由部门负责人组织 公司档案员监督新老部门档案员档案交接工作 第四条 更换公司档案员的 由直接上级向组长 副组长报告审批 直接上级监督新老 公司档案员档案交接工作 第五条 档案管理小组成员职责 一 组长对公司档案工作负全面责任 负责档案管理督导工作 审核批 准档案管理网络图 二 副组长负责档案管理具体指导工作 三 公司档案员职责 1 负责档案管理制度及办法的宣贯工作 2 根据公司业务开展和人员变更情况完善档案管理网络图 3 制定年度档案管理工作计划并实施 4 拟定年度档案归档通知 明确归档范围 要求 责任分工及时间安排 并负责监督实施 5 接收 检查部门档案员归档的档案文件并正式立卷归档 6 负责公司档案的保管和查询 借阅 7 负责公司大事记汇总整理工作 四 部门档案员职责 1 负责本部门文件材料的收集 鉴别 整理和归档工作 2 对本部门所属的文件材料进行预立卷 并按规定移交档案室 3 负责本部门档案资料的日常保管和利用工作 4 负责编写本部门业务范围内大事记 2 第二章第二章 档案分类 归档范围和时间档案分类 归档范围和时间 第一条 结合公司实际情况 将档案统一划分为以下十一大类 经营及开发类证书档案 合同档案 基建类档案 行政文书档案 销售文书档案 设备 仪器 档案 财务档案 人事档案 声像档案 实物档案 电子档案 第二条 部门档案员按本章规定的归档范围 分类标准和时间要求 对本部门档案进行 收集 整理 预立卷和归档 部门档案员和公司档案员应加强沟通 结合实际 情况 优化分类标准 第三条 经营及开发类证书档案 一 范围或分类 1 资质证书 主要包括与企业经营管理有关的各类证书 如营业执照 房 地产开发企业资质证书 开户许可证等 2 基建证书 主要指与项目开发建设有关的各类证书及批文 如土地证 建设用地规划许可证 立项批复 建筑工程规划许可证 绿化规划许可证 建 筑工程施工许可证 质量监督证书 结建人防工程施工许可证 商品房预售许 可证等 二 归档时间和要求 形成后5日内 由部门档案员负责收集 移交档案 室 第四条 合同类档案 一 范围或分类 指业务往来合同及审批附件 二 归档时间和要求 1 合同盖章后 发起部门档案员将1份合同移交公司档案员 公司档案员 在每页页眉处加盖 归档章 后归档 该份存档合同只接受查询校阅 不可借 出 可分设计与工程 材料 设备 采购 营销推广 行政及其他等类别 部门档案员负责将合同及审批附件按年度归档 第五条 基建类档案 一 范围或分类 指项目提出 立项 审批 勘察设计 施工 材料 设备 采购 监理 验收等工程建设及管理过程中形成的文件资料 主要包括 勘察测绘及设计文件 图纸 招标 议标 资料 设计变更 签证及批价资 3 料 结算资料 施工管理文件 报批报建资料 施工文件 监理文件 验收资 料 竣工资料等 二 归档时间和要求 1 勘察测绘及设计文件 主要包括规划方案 单体设计方案 请照图 施 工图 勘察或测绘报告等 形成成果性资料后5日内归档 报审过程中形成的有 明确修改意见的批复文件及过程稿资料一并存档 2 招标 议标 资料 主要包括招标申请 招标公告 招标控制价 工程 量清单 招标文件 考察报告 签收文件 招标答疑 开标签到表 中标单位 投标文件正本 唱标表 清标对比表 评标表 谈判记录 定标审批表 中标 通知书等招标过程资料文件及未中标单位投标文件 由部门档案员负责收集 预立卷 于签订合同后10日内归档 未中标单位投标资料 正本 单独存放 3 设计变更 以单位工程为主线进行分类 文件较少时可合并 按年度 归档 4 签证及批价资料 以合同为主线进行分类 次月5日前归档 并与往月已 归档文件合并 5 隐蔽工程检查资料 由部门档案员负责收集 洗印 编制照片说明后 按分部工程分类 于次月5日前归档 6 工程结算书 以合同为主线进行分类 立卷 于结算完成后15日内归档 7 成本控制资料 包括项目目标成本及审批文件 审批完成后5日内归档 动态调整资料随时归档 并与已归档文件合并 8 施工管理文件 联络文 函件按接收单位分类 文件较少的可合并 按 年度归档 会议纪要分为内部会议纪要 与外部单位会议纪要 文件较少时可 合并 按年度归档 施工日志于次月5日前归档 9 报批报建资料 包括申报资料 过程成果资料和最终成果资料 申报资 料指根据行政审批规定提交的资料和表格 过程成果资料指报批过程中行政审 批部门批复的 作为后续审批流程必备材料的文件 最终成果资料指单项报批 流程结束后取得的批复文件 对于重要节点报批过程中的申报资料 主要包括申报所需资料目录及申报 表格或文件 提交的已另行存档的证书 图纸等资料不包括在内 应扫描作 4 为电子档案 于报批流程结束后5日内归档 以备日后参考用 不能留存过程成 果资料原件的 需留存复印件并注明原因 与最终成果资料一同归档 最终成 果资料形成后5日内归档 报批过程中形成的批复类成果资料单独立卷保存 以便查询利用 10 施工文件 主要包括由施工单位主导的施工过程中形成的 竣工验收 备案 所需的资料 由部门档案员督促施工单位每半年归档一次 11 监理文件 包括监理规划 工作总结 会议纪要等 按年度归档 12 竣工资料 包括总包工程 分包工程和监理竣工资料 由部门档案员 督促施工 监理单位 于竣工验收后30日归档 第六条 行政文书档案 一 范围或分类 包括通知 通报 联络文 会议纪要 申请批示 考 勤 考核 资产处置文件及各种外来文件等所有日常经营管理工作中形成的具 有保存价值的文件 按文件类型分类 某类文件较少时可与相近类别文件合并 归档 二 归档时间和要求 按年度归档 第七条 销售文书档案 商品房销售合同 公共维修基金缴费单 车位销售协议以楼栋分类 按年 度归档 并与以往年度已归档文件合并 销售结束后正式立卷 申请批示可分为销售政策申请 价格审批 特例审批等 按年度归档 第八条 设备仪器档案 一 范围或分类 包括电梯 消防设施 控制室设备 水泵 巡检柜 水箱 无负压供水设备 变电站设备 IT设备 车辆等 二 归档时间和要求 部门档案员现场收集相关资料 合格证 出厂保 修单 使用说明书 保养手册 零件图册等随机文件 于7日内预立卷后归档 设备运行过程中形成的文件资料 按年度归档 第九条 财务档案 会计年度终了后由财务部门保管1年 于次年按年度归档通知要求归档 第十条 人事档案 一 范围或分类 包括员工档案卡 求职登记表 员工录用申请 身份 证复印件 毕业证及学历证复印件 职称及职业资格证书复印件 体检表 员 5 工转正评定资料 劳动合同档案 招用人员登记表 聘用合同 职称证书 员 工新取得证书 人事异动资料等 二 归档时间和要求 由人力资源管理人员收集 预立卷 于人员入职 后7日内归档 新产生的资料随时补充归档 第十一条 声像档案 包括奠基 重大庆典 重要会议和具有重要价值的社会活动及关键营销推 广活动形成的照片 影像等资料 于活动结束后15日内归档 第十二条 实物档案 一 范围或分类 主要包括工法 专利 荣誉证书 奖状 奖杯 奖牌 牌匾等实物 二 归档时间和要求 形成后3日内归档 第十三条 电子档案 一 范围或分类 包括反映公司主要职能活动 存有重要数据信息的U盘 硬盘 光盘 二 归档时间和要求 由部门档案员收集 确保载体清洁 无划痕 无 病毒 按年度档案归档通知要求归档 同时留存一套供日常利用 第十四条 大事记 部门档案员负责本部门业务范围内大事记编写工作 每季度结束后5日内提交给 公司档案员 第三章第三章 归档程序和要求归档程序和要求 第一条 档案立卷以部门为主 在此基础上按业务内容分类 多个部门参与业务形成的 档案 由首先发起部门或业务联系最密切部门主导 其他部门配合完成文件资 料收集 整理和归档工作 公司档案员按照业务联系紧密 便于查找原则决定 正式立卷归档所属部门 经营及开发证书档案 电子档案 声像档案 人事档 案 实物档案和设备仪器档案分别单独立卷 第二条 部门档案员负责本部门档案的预立卷工作 主要工作内容为 收集资料 确定 资料符合归档要求 分类 整理 更换钢钉装订 编制目录 标注件号和页 6 码 明确盒脊内容 档案内容 类别 盒号 入盒 第三条 部门档案员根据档案归档范围和时间要求 按年度或随时将预立卷档案移交公 司档案员 双方当面清点 确定是否符合归档要求并签署移交清单或互相在收 发文本上签字确认 第四条 公司档案员每年5月底完成上年度档案正式归档工作 主要工作内容有 检查各 部门移交的预立卷档案完整程度 检查目录与内容是否一致 合理排列各部门 档案并确定总盒数 粘贴盒脊 确保盒号连续统一 编制年度档案检索目录 进行年度档案统计 第五条 文件归档应遵守以下要求 一 归档的文件材料应完整 准确 系统 签署齐全 二 归档的文件资料应质地优良 字迹线条清晰 工整 耐久 符合档 案保管要求 三 不符合要求的档案材料 公司档案员应退还部门档案员要求限期整 改 四 归档文件材料应是原件 有盖电子章归档的 应注明原因 五 归档的电子文件 应有相应的纸质文件目录一并归档 六 归档纸质文件材料中 有重要修改意见 批示的修改稿 行文稿纸 文件处理单的 应与文件正本 定稿一并归档 七 不同年度的文件一般不得放在一起归档 跨年度的请示与批复放在 批复年度归档 没有复文的放在请示年度归档 第四章第四章 档案借阅与利用档案借阅与利用 第一条 公司档案员负责建立公司档案电子目录 确保目录内容合理 完整 准确 便 于查询 第二条 只允许公司内部人员借阅档案 借阅者须如实填写 借阅档案申请单 报请 部门负责人 分管领导 总经理批准后方可借阅 财务档案只能由财务人员方 能借阅 7 第三条 借阅者须填写 借阅档案登记簿 负责维护档案的完整与安全 不得遗失 并按时归还 公司档案员应每月至少三次清查登记簿情况 督促档案借阅人按 时归还档案 归还时当面认真清点和检查 并在借阅登记簿上注销 第四条 各类档案原则上均应在指定地点查阅 确因工作需要借出使用的 可办理借阅 手续 期限不得超过1周 若继续使用 须办理续借手续 但最多不得超过三次 连续累计借阅时间不得超过1个月 借阅的档案不准再转借他人 借用者须爱护档案 不准在文件上勾划 圈 点 批注 涂改 不准折卷 抽页和玷污档案 第五章第五章 档案保管及库房管理档案保管及库房管理 第一条 各类档案按纸质 电子 声像 实物分类存放 档案放置必须有满足需要的档 案橱柜 装具 档案柜架摆放合理 要有专用的档案室 第二条 公司档案员对案卷保存情况应定期检查 定期更换防虫药物 发现霉变 破损 等情况 应及时采取抢救措施 第三条 为确保档案的安全和有效提供利用 须将档案库房 阅览室 办公室三分开 档案库房须保持适宜的温 湿度 档案库房温度范围14 24 2 相对湿度范围45 60 5 注 2 5 表示一昼夜内允许波动的幅度 同时必须具备防 火 防盗 防高温 防潮湿 防光 防尘 防鼠 防虫 防污染防有害气体等 十防 措施 第四条 严禁在档案库房内吸烟及存放易