充分准备有效应对现场评审应对技巧()ppt课件.pptx

2014年9月17日 卓 越 excellence 充分准备 有效应对 政府质量奖现场评审应对技巧 现场评审安排 廊坊市政府质量奖评审概要3天 评审日期一般需要3天4名 现场评审专家4人分数构成 综合分数 材料评分x30 现场评分x70 专家 全国质量奖和地方质量奖评审员构成 交流事项 重视现场评审的准备迎审准备的组织管理迎审准备的工作方法汇报材料的编制评审期间的关键事项 重视现场评审的准备 5 质量奖评审程序 现场评审一般流程 首次会议 闭门会议 补充调查 座谈会 分组评审 集中评审 现场参访 公司简报 高层交流 末次会议 现场五阶段 首次会议 专家组介绍评审计划 介绍申奖和实施情况 领导和战略情况分组评审 分别汇报 交流和评审分层座谈 专家组与不同层次的人员座谈和交流交换意见 专家组汇总信息 与高层交流末次会议 通报评审结论 交换意见 卓越绩效模式导入和申奖经营环境和关键业务流程 现场参观 1h集中评审 领导1h 战略2h 市场营销2h 人力资源1 5h 绩效监测2h 共8 5h分组评审 其他资源和过程管理5 5h 员工座谈基层抽查 交流评审结论宣布评审结论 现场评审初步日程 第一天 现场评审初步日程 第二天 现场评审初步日程 第三天 现场评审的分量 现场评审的目的 是为政府质量奖评定委员会提供决策依据 旨在澄清申报材料中的不确定事项以及证实申报材料的准确程度 现场评审的评审结果最终决定申奖者的得分 以及是否被评审组推荐为获奖组织 迎审准备的组织管理 本阶段的工作目标 申奖企业在迎审准备阶段的工作目标 应界定为 在材料评审基础上 在现场评审活动中展示更多强项 弥补申报材料中可能的弱项 在材料评审的基础上获得加分 1 组织人员学习标准 对公司的强弱项 改进机会要进行分析 2 针对强项和弱项 进一步收集企业已有信息和数据 提前备好各项证实性材料 并制作汇报用的幻灯片 ppt 3 政府质量奖的现场评审 是以申报材料和专家组材料评审为基础的 因此 现场评审的迎审准备 也应以申报材料提供的所有信息为基准 包括 自评报告 报送稿 证实性材料 申报表 以上材料至少准备4套 评审员 自评报告最好是主要汇报人人手1份 14 迎审准备前的准备 达成现场评审工作目标的关键活动 决定着目标实现的程度 这些关键活动 包括 总体组织 接待安排 参观 汇报文件 证实材料等等 15 迎审准备活动 编制 廊坊市政府质量奖现场评审活动工作计划 规范四大事项 并规定各大事项的责任 任务 时限和目标 迎审组织 整个迎审工作的组织领导审前准备 所有准备工作的计划安排应审工作 评审期间的应对活动审后检讨 评审结束后 针对申报的改进机会和改进安排 16 迎审准备总体策划 包括 专家组接送 每日迎接 汇报人员 协助人员 汇报材料 证实材料 参观路线及现场介绍 就餐与作陪 住宿 房间水果 评审会场 会场布置 投影 水果 桌牌 茶歇 横幅 车辆 确定迎审工作的组长 副组长和组员 公司最高领导应参加现场评审活动 回答相应的问题 建议组长由总经理担任 亲自参加评审准备和评审应对活动 选派得力高层领导担任副组长 统筹整个迎审工作 由所有涉及的分管领导和部门负责人参加 17 迎审工作组 1 首次会议 末次会议 领导及战略的评审组织最高领导者必须参加 2 请各模块负责人以PPT形式进行情况介绍 3 当部门同时接受评审时 相关部门的领导和骨干可根据评审内容 分别参与不同组的评审 选派精干人员 组成现场评审时的汇报组 并组织模拟汇报 每个模块最好选派2 3人 其中一人为主汇报人 其他人员补充 记录 协调 汇报组的人选 应符合下列条件 全面熟悉公司情况 参加过战略规划的制定或研讨过程 表达能力够强 举止文雅 善于沟通 汇报人员最好通览 通读自评报告 强烈建议高层通读自评报告 回顾战略策划和展开过程 在整个现场评审过程中 领导人应居中协调 掌握评审进程 18 迎审人员的选择 首次会议 高层除致欢迎词外 应介绍到会的有关人员和迎审工作的基本情况 关键条款 领导 战略 绩效监测 和 领导结果 条款的考察对象 都是高层领导 需亲自汇报或补充说明 末次会议 就评审结论的适宜性提出 或组织提出 意见 对专家组辛勤工作表示感谢 就评审结论中的弱项改进表达意见 19 领导人的角色 其他活动 例如 现场参观时 评审组集体行动 考察主要设备 设施 产品和生产经营场所 包括产品展示场所 核心生产场所等 或评审组指定的其他部分 企业应安排指定人员引导评审组完成对组织现场的参观审查 这个阶段 最高领导可以不必参加 但应安排熟悉情况的其他高管全程陪同 这一过程中 最好指定讲解员 20 领导人的角色 汇报材料的准备方法 在组建迎审组的基础上 尽快安排所有人员认真阅读申报材料和评价标准 使所有人员了解下列事项 标准的基本框架和申报材料的对应关系标准的考察点和申报材料的对应关系标准要求和申报材料展现的差异针对差异 如何补充的思考和计划 22 熟悉标准和申报材料 各汇报组在通览申报材料 内部培训的基础上 收集公司实际的制度文件和经营结果数据 建立 数据和信息清单 注意 所有信息和数据 应超越申报材料已经提供的信息 23 收集经营管理信息 各专业组应按照 ADLI 过程条款和 LeTCI 结果条款的评审维度 梳理 整合实际的管理方法及其结果 注意 所有方法和结果应建立在实际基础上 立足现实 适度包装 不要过于拔高 24 梳理 整合方法及其结果 汇报材料的编制 统一模板 事先准备统一的汇报用幻灯片 ppt文件 模版 分发各模块汇报组使用 模板风格 ppt模板应体现公司特色 例如 字体 颜色等应与申奖组织 企业的品牌保持一致或协调 制作PPT 各专业组按照标准的考察点 结合已经梳理 总结 提炼的方法和结果 形成汇报幻灯片 并将所有的证实性材料分类整理或整合 准备现场使用 26 PPT模板的准备 注意 所有汇报材料体现的是汇报者的思路 应由申奖组织 企业的汇报者编制 不应由外部人士代劳 外部人士对申奖组织 企业的熟悉程度 远不如企业内部人士 申奖企业内部其他人员代为制作的PPT 汇报者也应事先熟悉 必要时按照自己的思路进行调整 27 PPT的准备 ADLI即 方法 方法的展开 方法的改进和分享 方法的整合 这是卓越绩效模式关键的理念之一 任何企业都有很多管理方法 A 但是 成熟的企业会将方法应用 D 在不同部门 层次 高水平的管理和成功的企业则会将方法不断改进 在内部和外部进行学习和分享 L 并与战略目标和经营方向保持协调 支持战略和目标 I 简单地讲 过程类目得分高和低的分水岭 在 展开D 和 学习L 之间 有了 学习L 得分就会高 反之则低 因此 受评企业应全力展现A D L I 特别是L I 28 重点展现方法ADLI 29 评审的路线图 方法 A 展开 D 学习 L 整合 I 过程类目 水平 Le 趋势 C 对比 T 整合 I 结果类目 30 过程评价解析 方法 A 展开 D L学习 I整合 结果 水平趋势对比整合 方法 通往结果之路 什么方法 如何做 展开 走了多远 实施到什么范围 程度 学习 与时俱进 评价 改进和创新 分享 整合 达到了什么境界 成熟到何种程度 结果 有因必有果 学习之果 31 过程评价解析 32 过程评价解析 33 过程评价解析 经营结果在卓越绩效模式中占比相当高 达到40 国标400分 甚至45 波奖450分 经营结果得分高低 取决于LeTCI 即水平 趋势 比较 整合 其分水岭在 趋势T 和 比较C 之间 意即 光有 水平Le 和 趋势T 得分不会高 只有有了 比较C 和 整合I 才能拿高分 比较C 包括四类比较 既往比 目标比 对手比和标杆比 评价准则多数指标要求有既往比 目标比 部分要求有对手比 34 高度关注结果LeTCI 结果中的比较 C 结果指标示例 结果指标示例 结果指标示例 证实性材料可以是书面的 也可是是电子的 电子文件最好可以快速 直接链接 调用 展示 注意 电子文件的调阅 与信息资源密切相关 实际上是在间接考察公司信息资源的应用情况 将所有有关的证实性材料进行汇总整理 建立清单 评审当天 放置于评审现场 电子版文件最好建立文件夹 并在PPT中建立超链接 以备调用 39 证据链的准备 所有准备工作应在规定时间内完成 应组织内部的审前演练 方法可包括 组织自评专家组 自评师 听取各专业组的汇报 答问 审阅证实性材料等等 必要时 可延请外部专家现场指导 40 审前组织演练 梳理 改进所有与自评报告不一致的描述引导牌 指示牌 宣传栏 公告栏门禁管理卫生死角和顽疾员工培训 战略方向 主要成就 核心文化 使命 愿景 核心价值观 41 现场的5S管理 评审期间的关键事项 按照前期准备 充分展示沉着 冷静 客观 互相补充谦虚 获得信任 43 充分展示公司亮点 评审专家梳理评审发现 确定强弱项 是在完成补充调查之后实现的 因此 协助评审员完成补充调查 简而言之 进一步提供证实性信息 基本上是可以决定分数高低了 现场评审过程中 评审员会不断地要查看各类信息 包括文字性信息 受评企业的3人汇报组 最好一人负责汇报 一人负责记录 一人负责补充信息或者协调各部门补充信息 当然 所有的补充信息 应在评审专家要求的时间内送达并完成说明 44 快速补充证实信息 召开干部 员工座谈会 是现场评审的重要环节 旨在考察各类管理方法的展开程度 验证自评报告和企业中高层汇报的信息 也是补充调查的一种方式 45 认真应对座谈会议 会前 在已收集了受评企业实施卓越绩效的现场核查资料 全面的掌握了情况后 评审组会对存在的问题开展进一步核实和论证 并对存在的问题进行总结 汇总 做好召开座谈会的准备 46 认真应对座谈会议 座谈会由评审组长主持 参加人员包括评审组所有成员 受评企业的管理者 质量负责人 技术负责人 主要部门负责人以及部分骨干人员 但是 一般不包括高层领导 经验丰富的评审专家 会结合 卓越绩效评价准则 评审工作中发现的问题 引导式的提出问题 与参会人员进行轻松交流 这个时候 专家和企业所有与会人员处在一个平等的地位进行交流 相互沟通 达到确认事实的目的 47 认真应对座谈会议 在现场评审的末次会议上 评审组长会代表评审组