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湖北省归档文件整理实施细则 1 目录 十年文书立卷改革的回顾 本细则修订的主要内容 本细则主要条款的讲解 2 文书立卷改革 2000年12月6日国家档案局发布的中华人民共和国行业标准 归档文件整理规则 DA T22 2000 2001年10月10日湖北省档案局印发的 湖北省归档文件整理实施细则 试行 鄂档发 2001 45号 2011年8月8日湖北省档案局印发的 湖北省归档文件整理实施细则 鄂档规 2011 7号 3 十年文书立卷改革的主要成绩 1 简化整理 深化检索 极大地提高了工作效率 1 改变整理方式 取消组卷 以 件 为单位整理 2 使用计算机和档案管理专用软件 取消案卷级目录 直接通过文件级目录检索 2 加快档案信息化建设进程 实现档案高效 便捷 远程服务 4 文书立卷改革中出现的问题 1 如何科学界定 件 2 跨年度文件如何归档 3 是否需编页号 4 是否装订 如何装订 如何将机关档案室的工作与档案进馆要求相统一 5 实行无纸化办公的单位 纸质文件及文件处理签是否仍需归档 如何归 5 修订的主要内容 1 改变了文件整体框架 旧 三个部分 新 19条 2 进一步明确了 件 的概念 指一份文件或在事由上有密切联系的一组文件 3 进一步明确了年度分类的概念 由文件形成年改为文件办结年 4 按国家档案局8号令 统一了保管期限 永久 定期 30年 10年 6 修订的主要内容 5 进一步明确了在每件文件加盖归档章的要求 6 进一步明确了归档文件形成质量 7 增加了对每件文件编页号的规定 8 作出了装订方式的规定 9 提出组合件的概念 并给出相应的整理方法 10 增加了实行无纸化办公的机关 应当输出纸质文件一并归档的要求 7 第一条制定依据 国家档案局 关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局第8号令 归档文件整理规则 DA T22 2000 结合湖北实际 8 第二条 适用范围 适用范围 适用于全省各级各类机关 人民团体 事业单位 以下简称 机关 企业可参照执行 9 第三条归档文件的定义 归档文件指机关在履行职能和各项管理工作中形成的应当作为文书档案保存的纸质文件材料 四个必备条件 1 本单位工作活动中直接形成 上级 本机关 下级 同级或不相隶属机关等 2 办理完毕 3 具有保存价值 4 纸质 10 第四条整理原则 遵循形成规律保持有机联系区分保管期限便于保管利用 11 第五条归档文件质量要求 1 属于归档范围的文件材料收集齐全完整 单份文件的正本 正文与附件 定稿及文件处理签 在事由上有密切联系的一组文件 一项活动全过程形成的文件 包括起始 过程和结果 2 文件的纸张和书写材料宜于长期保存 3 破损的文件进行了修复 12 第六条整理步骤 编目 装盒 编号 分类 装订 划分保管期限 分件 排列 13 第七条分件 一般一份文件为一件正本与定稿正文与附件原件与复制件报表 名册 图册 会议指南 介绍信存根 书刊等一册 本 简报一期会议记录一份或一本 14 在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件请示与批复转发文与被转发文开展专项活动形成的系列文件 可根据文件之间的联系和数量组成一件或若干件例 就 工作进行调研形成的系列文件 包括通知 各地上报数据或基本情况 汇总表格 结论等 15 件 内文件一般按形成时间排序 有结论 果 的 应将结论 果 前置正本在前 定稿在后正文在前 附件在后转发文在前 被转发文在后复文 结论 在前 来文 或去文 在后 16 其他中文 汉字 在前 其它语言在后发文处理签排在正本之后 定稿之前收文处理签排在收文之前 17 例 收到下级部门的请示文件并予以批复 将本单位批复文件与下级部门的请示文件合为一件归档 件内文件排列的前后顺序如下 1 本单位批复文件的正本 2 本单位批复文件的发文处理签 3 本单位批复文件的定稿 4 本单位收到下级部门请示的收文处理签 5 下级部门上报的请示文件正本 18 第八条装订 数字化处理前可采用梯形无酸牛皮纸套封装完成数字化处理后可采用扎线装订向国家档案馆移交的档案 应当采用扎线装订扎线不得使用化学线装订前应当去除文件上的装订钉 大头针 回形针 金属夹等金属物书刊等印刷出版物可保持原装订 19 原细则规定的装订方法 装具一般使用薄型斜口无酸纸封套 特别厚时可用无酸纸档案袋 优点 装订 复印和数字化处理时 较简便 缺点 安全性较差 利用后的核对 清点繁琐耗时 20 一些地方采用的装订方法 采用不锈钢钉或不锈钢夹装订 优点 装订较简便 且位置固定 不易散落缺失 缺点 使用金属物装订 不利用档案的长期保管和保护 数字化处理时 要先拆件再还原 比较繁琐 21 本细则规定的装订方法 优点 1 兼顾整理和利用 初始整理较简单 数字化处理后 利用档案可直接通过电脑查询或打印全文 2 安全性强 3 符合档案长期保管和保护要求 缺点 装订工作量大 建议实行档案数字化外包的单位 将档案数字化后扎线装订一并列入外包合同 22 扎线装订的主要方法 一件文件材料较薄时 一般采用缝纫机在左上角斜扎或左侧边垂直扎线 但针脚不易太密 一件文件材料较厚时 一般采用三孔一线扎线方式 23 第九条编页号 以件为单位 用铅笔在每页文件正面的右上角和背面的左上角编制连续页号 文件中有信息的页面应编页号 空白页不编号 编有文件页码的单份文件为一件的 可不再编制页号 如 工作计划 总结等 页数为文件处理签 文件正本与定稿页数之和 24 第十条分类 年度 机构 问题 保管期限 三级分类法 年度 保管期限 两级分类法 档案数量较少的 同一立档单位的分类方法应保持稳定 25 1 年度的确定 文书立卷改革前 分四种情况确定归档年度形成年 办结年 针对年 规定年 湖北省归档文件整理实施细则 试行 2001年 形成年 办结年 26 当年办结的文件归入文件形成年 跨年度办结的文件 如请示与批复 转发文与被转发文等 归入办结年 开展专项活动形成的系列文件 可按活动阶段归入办结年 跨年度的会议文件 归入闭幕年 没有批复的请示 归入形成年 本细则 按文件办结年划归年度 27 2 按机构分类 1 一般按文件办理部门归档 而不是按文件的署名者归档 28 2 党务工作的文件材料应与行政工作的文件材料分开 分别归入相应的党务工作部门或业务 行政 部门 但经党委或党组讨论而以机关名义印发的文件 不归入党务工作部门 而归入相应的业务或文秘机构 29 3 由领导临时指示某部门有关人员起草的 其内容又不是其所在部门职能范围的文件材料 应归入文件材料内容所属的职能部门 如业务一科某同志按领导要求起草的整个单位的年度工作总结 应归入办公室或文秘科 30 4 两个机构共同办理的文件 分入主办机构 5 临时工作领导小组形成的文件 分入领导小组办公室挂靠机构 31 6 二级单位的归档文件分类问题二级单位如为具有独立法人资格的立档单位 即同时具备人事权 发文权和财权 或仅具备前两者的 则应单设全宗 32 否则 则不单设全宗 仅作为本机关的一个内设机构设类即可 如某工商局下设注册分局 实际上由内资处 外资处二个处组成 对于这种情况 只设内资处 外资处两个类即可 其所形成或办理的归档文件归入相关类目 33 7 按机构分类要保持分类的一致性 即各年度以及同一年度中的分类方法应保持一致 如2001年将开展档案工作优质服务活动的文件归入档案馆室处 2002年也应将其归入档案馆室处 34 3 按问题分类 1 一般按归档文件的主要内容属于哪一个问题归类 而不按归档文件的责任者及其机构级别归类 2 综合性文件材料归入综合类 专门性文件材料归入有关各类 如全年工作计划归入综合类 档案局的档案法制文件 归入 档案法制类 业务指导的文件归入 业务指导类 35 3 涉及两个以上问题的文件材料视情况归类 如文件内容涉及到其中一个主要类目 则归入主要问题类目 如某省档案局的一份文件 绝大部分的内容涉及到档案馆室业务指导类 只有少量文字涉及到经济科技业务指导类 这份文件应归入档案馆室业务指导类 36 如没有侧重某个主要问题 则归入综合类 如档案局的一份涉及到档案法制 业务指导 科教问题的文件归入综合类 37 4 按问题分类一定要注意归类的一致性 即各年度以及同一年度中的分类方法应保持一致 如2001年将开展档案工作优质服务活动的文件归入业务类 2002年也应将其内容的文件归入业务类 38 4 两种分类方法的比较 39 第十一条划分保管期限 机关档案分类方案 归档范围和保管期限表 永久 定期定期 30年 10年 40 第十二条排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内 按事由 问题 结合时间 办结时间 排列 相同保管期限的会议文件 统计报表等成套形成的文件应排列在一起 41 第十三条编号 完成分类排列的归档文件 以件为单位 在文件首页上方空白处加盖归档章 编制档号 42 图示1 归档章式样 注 标有 号为选择项 下同 43 全宗号 填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的全宗代号 保管期限 标注归档文件保管期限的全称或简称 保管期限的简称 可用 Y 代表永久 30 代表30年 10 代表10年 年度 填写文件材料的分类年度 以四位阿拉伯数字标注公元纪年 如 2010 保管期限 标注归档文件保管期限的全称或代号 可用 Y 代表永久 30 代表30年 10 代表10年 馆编件号 在档案移交进馆时 按进馆要求填写 机构 问题 按组织机构分类的 填写机构的全称或规范简称 按问题分类的 填写问题 职能 的分类名称 室编件号 由档案室填写归档文件在同年度 同机构 问题 同一保管期限内的排列顺序号 各年度的归档文件在最低一级类目内 从 1 开始逐件编流水号 44 档号 全宗号 门类及年度号 类别及保管期限号 件号 11 W2010 办公室y 17 11号全宗文书档案2010年办公室永久保管期限的第17件 45 按年度 保管期限两级分类法整理 91 W2010 30 11 91号全宗文书档案2010年30年保管期限的第11件 46 第十四条归档文件目录 分年度 分保管期限编制归档文件目录图示2 归档文件目录表头式样 47 件号 逐件填写室编件号 责任者 填写文件的署名者或发文机关的全称或规范简称 组合件填写本件第一份文件的责任者 文号 填写文件制发机关的发文字号 包括机关代字 年度和顺序号 组合件填写本件第一份文件的文号 题名 填写文件标题 无标题或标题不规范 应自拟题名 自拟题名两端应加方括号 日期 填写文件的形成时间 组合件填写本件第一份文件的日期 以8位阿拉伯数字标注年月日 如 20110616 页数 填写每一件归档文件的总页数 备注 填写对归档文件的简短说明文字 如与其它相关档案的参见号 文件破损情况等 48 归档文件目录应装订成册 一年一本 目录封面设置全宗名称 年度 保管期限 机构 问题 等项目 49 图示3 归档文件目录封面式样 50 第十五条装盒 编目完毕的文件按室编件号顺序装入档案盒 不同保管期限的归档文件不得装入同一档案盒中 档案盒应釆用无酸纸制作 由档案行政管理部门统一监制 51 52 盒号 档案室用铅笔填写档案盒的排列顺序号 移交进馆的 按进馆要求填写 起止件号 填写盒内归档文件的起始和终止件号 中间用 号连接 机构 问题 同归档章填写方法 年度 填写文件材料的分类年度 全宗号 同归档章填写方法 保管期限 填写盒内文件的保管期限 分为永久 30年 10年三种 53 第十六条备考表 每个档案盒内均应在文件末尾放置备考表 54 图示5备考表式样 55 盒内文件情况说明 填写盒内归档文件的数量 缺损 修复 移出 鉴定 销毁及对特殊文件的说明等情况 整理人 填写整理该盒归档文件的人员姓名 检查人 填写检