核电建设项目档案管理培训ppt课件.ppt

八 设备档案九 文档信息化建设十 项目档案验收 八 设备档案 八 设备档案 将外购设备仪器文件资料的归档范围划分为5个主要阶段 计划选购阶段 开箱验收阶段 安装调试阶段 运行及维护修理阶段 改造阶段 一 外购设备档案归档范围 一 外购设备档案归档范围 1 调研报告 技术考察报告 经济技术可行分析2 招投标3 设备采购合同1 外购设备主要分为委托采购和自行采购 其中由进口代理公司代办的进口设备仪器 因特殊情况使采购合同原件不能归档的 如 集中采购的原因 可归合同的复印件 但是 进口设备委托代理协议 由进口设备代理公司反馈给建设单位的 设备购置合同通知单 等资料必须归原件 八 设备档案 3 设备采购合同2 进口设备代理公司与国外供货商签订的进口设备仪器采购合同是商务合同 建设单位对设备性能指标 技术要求以及供方应提供的技术资料等在合同附件 技术协议中体现出来 技术协议是合同的重要组成部分 是档案部门收集的主要资料 不得缺少 八 设备档案 3 设备采购合同3 国产设备的合同必须归原件 合同附件及技术协议要收集齐全 单位需要用合同作为财务报帐凭证的 可以适当增加合同份数 单位项目管理部门需要用合同处理设备保修期内有关事项的 档案部门可将合同复印一份留给技术改造部门备查 3 设备采购合同4 设备仪器购置谈判备忘录 附录 附件购置设备过程中形成的补充协议 备忘录 附录 附件要随合同一并归档 归档的资料如为传真件 应复印一份归档 5 在进口设备中与订货合同有关的文件 发票 装箱单 运单 保单 质量保证书 非针叶木包装证明等 二 开箱验收阶段1 装箱单 出厂合格证书装箱单 出厂合格证书 进口设备多为质保单 是供货方提供的 一般在开箱时同随机资料一并归档 八 设备档案 二 开箱验收阶段2 设备开箱验收单为了确保科技档案完整 准确 系统归档 档案管理采取 三纳入 四参加 的措施 其中档案部门参加设备进厂 所 开箱是 四参加 规定要求之一 填写 设备开箱验收单 开箱时对接收的每份资料都要认真登记 收存 确保随机资料齐全 完整地归档 二 开箱验收阶段3 设备出厂精度检验单设备出厂精度检验单有多种来源渠道 1 合同规定进口设备需要到设备产地进行预验收和技术培训时 该份资料一般由参加预验收的人员带回的原件 2 传真件 3 代理机构传递 4 生产厂家直接邮寄 二 开箱验收阶段4 图样 使用维护手册 说明书设备操作手册 说明书 维修手册是供方提供的随机资料 在设备开箱验收时要注意收集归档 注意随机软光盘的收集 二 开箱验收阶段5 商检及索赔文件1 进口设备到货后 要请地方商检局进行商品检验并将商检报告归档 2 设备在采购运输过程中发生事故造成损坏 被盗事件 或出现设备调试达不到合同规定的性能 指标等问题 需方提出索赔所形成的文件要归档 三 安装调试阶段1 安装调试计划大型设备进厂安装调试前 设备管理部门制定的安装调试计划要归档 三 安装调试阶段2 安装基础图 电气接线图 安装工艺规程安装基础图 电气接线图 安装工艺规程这三份资料收集归档后要求永久保存 以便在设备进行大修时供维修人员借阅参考 部分进口设备的安装基础图 电气接线图 安装工艺规程 有的在随机的设备操作手册 说明书或维修手册之中 三 安装调试阶段3 设备进厂 几何 精度检验单设备进厂安装调试后 对设备 几何 精度进行检验 验证设备是否能达到出厂精度 它与设备出厂精度应一一对应 设备进厂精度检验单必须归档 三 安装调试阶段4 安装调试记录要归档的设备安装调试记录主要包括 1 设备入厂进行的重复 定位精度检测单 2 工艺设备加工精度检测记录 三 安装调试阶段5 设备验收报告外购设备经供货方安装调试达到合同约定的性能指标后 供需双方共同签署的验收报告要归档 用外文形成的验收报告应翻译成中文附于其后 设备存在的遗留问题 供需双方共同协商的处理办法 所形成的验收备忘录等也要归档 三 安装调试阶段6 安装验收存在的问题及处理意见设备在安装过程中出现与合同规定不符事项或其其它问题 为解决问题所形成的文件要归档 八 设备档案 特种设备 开箱验收阶段按照中华人民共和国 特种设备安全监督管理条例 的要求应形成以下文件 1 装箱单 开箱验收单 2 特种设备的设计文件 说明书 3 制造单位的资质证明 制造许可证 营业执照 设计单位批准书 组织机构代码证 商标注册证 质量认证文件等 4 由生产厂所在地 使用地特种设备安全监督管理部门开具的产品检验检测结果 鉴定结论 5 产品成品件 外购件合格证及使用说明书 6 产品质量合格证 八 设备档案 特种设备 开箱验收阶段7 安装技术文件和资料8 压力管道元件的合格证及使用说明书 安装使用说明书 产品质量合格证 9 锅炉受压部分金属材料证明 锅炉制造焊接质量的技术证明 锅炉出厂质量检验合格证明 10 起重设备金属材料证明 制造焊接质量的技术证明 出厂质量检验合格证明 八 设备档案 特种设备 开箱验收阶段11 锅炉总体安装质量图及主要受压部件的部面图 锅炉受压部件强度计算及安全阀排气量计算文件 水质标准和水处理方法 12 反应容器和贮容器的总图 主要受压元件图 强度计算书 运行记录 检验 检测 试验报告 合格证 质量证明 登记卡片 产品安全性能监督检验证明 13电梯出厂时应提供产品安全性能监督检验证明 14 开箱检验记录 八 设备档案 核电设备 设备制造完工报告 EOMR A1 非A1非A1类 EOMR 包括厂家二次设计文件 质量数据包 安装运行维修文件 装运储运文件 综合或其它类文件 A1类 EOMR 包括设计文件 安装运行维修文件 装运储存文件 综合或其它类文件 九 文档信息化建设 信息化干什么 化职能为流程 没有高效率的流程 就没有高效率的工作 信息资源e化 没有高效管理的资源 就不是有效的资源 九 文档信息化建设 核电信息化的 IT治理 IT治理包括三个层面 1 IT战略决策层 2 IT规划管理层 3 IT建设实施层 信息服务三要素 PPT 人员 People 流程 Process 技术 Technology 实现职业变革的方法 信息化 传统的管理 从易到难信息化管理 从难到易 有想法才会有办法 有思路才会有出路 有作为才会有地位 有觉悟才会有服务 24 文档既是信息化的手段 又是信息化的结果 文档管理贯穿于核电的全寿期 是信息化建设的重要组成部分 是工程建设和生产营运的基础工作 没有文档管理的核电信息化是不完备的信息化 核电电子文档管理系统设计原则1 介入原则 文档人员介入系统设计2 全程管理原则 从文件生成 流转 保管 利用等每一项具体管理活动的实施过程进行监控3 前端控制原则 是全程管理的重要保障4 集成管理原则 业务系统与文件管理系统集成5 无缝迁移原则 从建设期到生产期无缝迁移 从AE公司向业主无缝过渡 十 项目档案验收 主要依据 国家档案局 国家发展与改革委员会 重大建设项目档案验收办法 档发 2006 2号 一 验收程序1 建设单位提出验收申请 2 一般应在竣工验收计划时间2个月前做好档案验收准备工作 3 项目档案验收组织单位应在收到项目档案验收申请之日起15个工作日内做出答复 4 现场查卷 召开首末次会议 二 验收内容及要求2 1内容1 项目档案的基础管理工作 2 项目档案的完整 准确 系统情况 3 项目档案保管条件 4 项目档案的安全 2 2要求1 项目建设单位主管领导或档案部门汇报项目建设概况 项目档案工作情况 2 监理单位汇报项目档案质量的审核情况 3 验收组提出相关质询 组长提出检查验收的有关要求 4 验收组检查项目档案及管理情况 5 验收组汇总项目档案检查情况 并对项目档案的完整性 准确性 系统性和安全有效情况进行综合评价 形成并宣布验收意见 核电项目或1亿元以上项目的验收包括 自检预检专项验收竣工验收 三 档案验收评价的主要内容组织管理完整性准确性系统性安全性 1 组织管理明确了分管领导 配备了档案人员 健全了相关档案管理制度 建立了档案管理网络 有专用档案库房和满足档案管理的设备 建设单位档案部门按国家规定和要求 对设计 施工 监理等部门文件材料积累进行了监督 检查和指导 实行文件材料的审核制度 2 完整性前期文件材料的项目及内容齐全 设计文件材料的项目及内容齐全 竣工验收文件材料的项目及内容齐全 施工技术文件材料的项目及内容齐全 竣工图 新蓝图 齐全 设备 监理 科研等类目的文件材料齐全 工程原貌 施工过程 竣工验收主要环节有照片 录像 录音声像档案齐全 3 准确性归档文件材料能真实 准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况 文字材料内容签证 签字完善 按规定修改绘制竣工图 图物一致 签字齐全 符合制图规范 4 系统性制定了项目档案的分类方案 并进行了必要的说明 项目应归档全部文件材料进行了系统整理 整理规范 合理 符合国家或行业标准要求 编目规范 排架合理 检索工具系统 规范 5 安全性档案用房能满足工作需要 能做到 三分开 档案装具符合要求 库房采取了 九防 措施 能保证档案实体安全 采取了有效措施 保证档案信息安全 一 管理原则组织落实 制度健全 领导重视 全员有责 部门协调 合理安排 前端控制 全程管理 管理要求 二 管理要点 早安排 早介入 早动手 早指导 早监督 早整改 四纳入 计划管理 合同管理