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培训资料系列时间管理课程 认识时间管理的重要性识别导致时间浪费的因素掌握时间管理的原则与步骤 时间管理的重要性 时间管理原则及步骤 时间管理操作案例 目录 小故事有两个人 到非洲去考察 他们突然迷路了 正当他们在想怎么办时 突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来 其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上 另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说 没用啊 你怎么跑也没有狮子跑得快 同伴说 嗨 你当然不知道 在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快 如何利用时间 为什么要进行时间管理 供给毫无弹性 无法储蓄 无法取代 无法失而复得 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间 你只需回答 Yes Or No 1你通常工作很长时间吗 2你通常把工作带回家吗 3你感到很少花时间去做你想做的事吗 4如果没有完成你所希望做的工作 你是否有负罪感 5即使没有出现严重问题或危机 你也经常感到工作有很多压力 6你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件 7你经常在做重要工作时被打断吗 8你经常占用用餐时间工作吗 9在上个月里 你是否忘记一些重要的约会 10你时常把工作推到最后一分钟 然后很努力的去做完它们 11你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗 12你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗 13当你长休了一段时间 你是否有负罪感 14你常无暇阅读与工作有关的书籍 15你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事 16你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来 没有目标或缺乏计划没有设定时限本末倒置 没有轻重缓急不会统筹安排大包大揽 事必躬亲磨叽拖拉 磨洋工等待 有求必应 来者不拒冗长而又无效的会议官僚作风 文牍主义沟通不良 做无用功追求完美莫名发呆干扰 电话 短信 这些 时间杀手 是否就在您的身边 原则一 制定计划原则二 目标ABC原则三 原则原则四 今日事今日毕原则五 养成习惯原则六 精力管理 原则一 制定计划 必须事先对工作做出计划必须按照计划去执行 去实施必须留出处理不可预计事物的时间时间管理的重点 待办单 日计划 周计划 月计划表 99 的管理活动的失败都与事先没有计划或计划错误有关 美国管理学家德鲁克 原则二 目标ABC 在最有价值的那些项目旁边 标上大写的A字 在稍低价值的项目旁边标上大写的B字 在价值最低的项目旁边标上C字 A 必须做的B 应该做的C 不值得做的 原则三 80 20原则 80 20原则 假如工作项目是以某价值序列排定的 则80 的价值来自于20 的项目 而剩下的价值则来自于80 的项目 简单地说 20 的工作占整个工作80 的价值 集中80 的精力要做20 的工作 投入20 的精力做另外80 的工作 原则四 今日事今日毕 拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯 应付拖延的招数 1 订定完成期限2 建立回馈制度3 安排人监督你4 趁早解决5 把工作划分为几个小部分6 现在就去做 原则五 养成习惯 你要知道什么是好的时间管理习惯坏习惯是可以并且是必须要改变的好的习惯是可以养成并且是必须要养成的时间管理是一种可以改变的习惯 不良的习惯是无意中形成的 良好的习惯可以在有意中形成 原则六 精力管理 专注于一件工作的两小时 人一天当中最好的精神有三段 八小时时间的四区域分配 设定目标 优先排序 统筹安排 每晚回顾 没有目标就无法管理目标必须明确具体写下目标 先按重要性再按急迫性决定顺序时间 利益之比较80 20法则一天内2 3件要项 提高时间的利用率 增加生命的宽度 检视自己的时间管理状况如不满意 可检讨自己的时间管理方法发现问题后 及时进行调整 设定目标 以 目标导向 而不是以 机会导向 来安排你的工作 沒有目标的箭 永远射不到靶心 每晚回顾 优先排序 我们根据事情的重要和紧急程度的不同 将事情划分成为四种类型 分别隶属于图示中坐标系上的每一个象限 并排定优先 以给予我们做事顺序的指导 依工作的轻重缓急来安排优先顺序 先做紧迫而重要的事 再做不紧迫而重要的事 其次才是紧迫而不重要的事 不紧迫而不重要的事摆在最后 统筹安排 统筹安排 思考 下面的这个模型说明了什么 我们怎样将其借鉴到时间管理当中 大石头 小沙子 水 统筹安排 成功的人生建立在成功的每一天 而成功的每一天在于完成工作清单上的每一个项目 1 检查当天的工作完成情况 2 总结经验 吸取教训 3 每天晚上为自己列出第二天的工作清单 每晚回顾 我们时间管理的问题在哪里 时间的浪费 电话干扰 陪同煲粥 会而不议 议而不决 不速之客 礼节陪聊 回复信件 斟字酌句 外部客观的低效率 如 A 公共交通 班次少 道路拥堵 晚点等 B 餐饮服务C 社会化程度 时间管理的八大法宝 时间管理操作案例 电话干扰 解决方法 1 处理 2 转接 3 暂缓 4 速办 1 阻绝干扰 2 集合所有电话 在某时间段把电话一起回掉 同时去做别的事情 就是说在这个时间你同时在回电话 就不会受到电话的干扰 时间管理操作案例 进度失控 解决的方法解决的方法就是拟定计划 什么时候完成什么事情 由谁来执行 完成以后向谁汇报等程序问题 要拟定详细的计划 要求自己所有重要的工作都应该有进度报告 每一天都要控制的进度 如果你的进度没有完善 或者没有去做进一步的检查 就会造成浪费时间 时间管理操作案例 会议耽搁 解决的方法 1 会议要有目的 2 召开会议首先安排会议的议程没有会议议程就开不成会议 3 派得上用场的人才应该参加会议 4 安排适当的计划做很多事情都一定要有PDCA 5 会议的时间和次数要适当 6 务必准时开会与散会 7 应付干扰 提高效率的办法就是制定规则 8 对于脱离讨论议题的解决办法 9 会要有议 议要有决 决要有行综述结论 确保大家能够达成协议 提醒与会的人要做的工作以及会后必须完成的任务 10 追踪会议决议的执行 时间管理操作案例 文件复杂 克服文件复杂 时间管理操作案例 事必躬亲 解决的方法 1 管理人员的上级引导如何引导他 学会让他独当一面 不断地教他要接纳错误 从错误中去学习 引导他如何授权 去信任部属 利用进度报告加以控制2 管理人员自身应注意 学会表达完整 不让人觉得模糊 要求部属遵从指令 确定任务内容 把标准降到大家可以接受的程度而不是自己的表现 并适当的控制工作进度 如果人手不足 部属工作过量 当一个主管的你应该学习先完成一部分 再完成另一部分 先把这个阶段的事情完成 再把下一个阶段完成 而不要一次性的赋于他们更多的任务或事情 时间管理操作案例 无力拒绝 解决的方法 1 不要渴望受到别人的赞许或者接纳 2 不要怕会冒犯别人 3 对于义务的认识要正确 4 学会如何拒绝 聆听别人的要求 5 制定工作目标或者优先次序 6 对于别人毫