公文写作规范.ppt

综合部 内部信息 实事求是准确规范精简高效安全保密提升公文写作质量 有必要吗 解决四个问题 公文 工单 电话 面谈 邮件 一 关于公文与工单 公文是公司在实施领导 履行职能 开展生产经营管理工作中形成的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻各级党和国家机关 上级单位方针政策 部署要求 请示 报告重要事项 指挥 布置和商洽工作 答复问题 通报和交流情况等的重要工具 工单是基于电子化办公环境 在公司OA办公系统流转 为公司内部办公服务的电子工作表单 在公司内部具有与公文同等的效力 适用于公司日常办公过程中 包括请示 审批 安排 通知 报告事项 下发会议 调研 督办等通知和会议纪要 及申请办理事项 优化流程 公司所属单位相互沟通 协调 答复事项等 一 关于公文与工单 1 公文和工单的适用范围 公文 公司通用文件有决定 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 纪要 工单 目前 按公共类 专业类可分为13类225种工单 2 公文和工单的种类 3 公文和工单的数量 以2013年为例 公文 工单 公文的作用 一 关于公文与工单 公文的特点 解决四个问题 写给谁看 所属单位 国家机关 合作厂商 平级单位 上级单位 行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性 坚持少而精的原则 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一 公司的公文应根据股权关系和组织架构确定行文关系 二 一般不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被越过的机关 上行文 是指下级机关向具有领导或指导关系的上级机关报送的公文 二 公文规则 下行文 是指上级机关向所属下级机关发送的公文 平行文 是指同级或不相隶属机关为协商或通知有关事项而制发的公文 二 公文规则 以省公司为例 上行文应当遵循以下规则 一 原则上主送一个国家机关 上级单位 根据需要同时抄送相关的国家机关 上级单位 不抄送其下级机关 单位 二 所属单位的请示事项 如需以公司名义向国家机关 上级单位请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报 三 报告应该在事后或是事中行文 内容可以涉及多个方面 但不得夹带请示事项 一般不要求上级回复 请示应在事前行文 且应一文一事 一般只写一个主送单位 需要上级予以批示 请示必须标注联系人和联系方式 四 除国家机关 上级单位负责人直接交办事项外 不得以公司名义向国家机关 上级单位负责人报送公文 不得以公司负责人名义向国家机关 上级单位报送公文 五 对于属于国家机关 上级单位内设机构职权范围内的具体问题 请示事项除外 公司可以函的形式向该机构直接行文 二 公文规则 以省公司为例 下行文应当遵循以下规则 一 主送受理单位 根据需要抄送相关单位 重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位 二 公司综合部根据公司授权 可以向公司所属单位行文 行政公文 三 公司各部门可以通知形式向公司所属单位的对口业务部门布置工作 答复请示事项 可以通报形式与公司所属单位的对口业务部门沟通信息 交流情况 四 涉及多个部门职权范围内的事务 部门之间未协商一致的 不得向下行文 擅自行文的 公司可责令其纠正或者撤销 二 公文规则 以省公司为例 联合行文 平行文应当遵循以下规则 一 公司与国家机关 社会团体 企业事业单位可以联合行文 公司与中国移动通信集团工会山西省委员会可以向所属单位及其工会委员会联合行文 联合行文应当明确主办单位 并由主办单位编号 印发 公司各部门 中心 不得联合行文 也不得与外部单位联合行文 二 公司可以函的形式与合作厂商等外部单位商洽工作 询问和答复问题 征求或反馈意见 公司各部门 中心 可以工单形式与公司所属单位相互商洽工作 沟通信息 二 省公司现有发文 一 省公司发文 二 虚拟机构发文 三 省公司部门发文 公司各部门 中心 原则上不以部门名义发文 确需发文的 经公司授权 可以向公司所属各单位发文 四 省公司直属机关发文 五 市分公司发文 各类发文参照省公司发文起草 核稿规则执行 行政发文由各部门起草 市分公司综合部核稿 党委发文 纪律检查委员会发文 工会发文由市分公司党群工作部 纪委监察室 工会起草并复核 劳动竞赛委员会发文由市分公司工会起草并复核 情况通报由市分公司各部门起草 各部门负责人签发 各县 不设区的市 分公司发文由各县 不设区的市 分公司起草 由其综合部核稿 营业部不单独行文 仅采用工单形式办公 六 山西中移通信技术工程有限公司发文 七 各类公文由各起草 核稿单位分别把关 明确责任 各负其责 解决四个问题 什么文种 会议纪要 函 通知 通报 批复 报告 请示 二 公文种类 党政机关公文处理工作条例 中办发 2012 14号 公文种类主要有决议 决定 命令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要15种 中国移动通信集团公司公文处理办法 中移综 2012 168号 集团公司通用公文有决定 令 调度令 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 纪要10种 专用文件略 中国移动通信集团山西有限公司公文处理实施细则 晋移综 2013 21号 山西公司通用公文有决定 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 纪要9种 二 公文种类 一 决定 适用于对重要事项或重大行动作出决策和部署 奖惩所属单位和人员 变更或者撤销所属单位不适当的决定事项 二 意见 适用于对重要问题 事项提出见解和处理办法 可用于向国家机关 上级单位提出见解和建议 向所属单位表明态度 提出统一要求和处理原则 办法 三 通知 适用于发布公司的各类规章制度 管理办法 技术规范和业务标准 传达要求所属单位执行 办理或周知的事项 转发国家机关 上级单位的文件并提出具体要求 聘任 解聘 各级各类人员 四 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和交流重要情况 五 报告 适用于向国家机关 上级单位汇报工作 反映情况 答复国家机关 上级单位的询问 六 请示 适用于向国家机关 上级单位请求指示 批准 七 批复 适用于答复所属单位请示事项 八 函 适用于与不相隶属的机构 单位商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复事项 九 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 三 公文写作 要求 一 符合国家的法律法规 国家有关部门及行业主管机关的规定和集团公司的有关部署要求 完整准确体现发文单位意图 并同现行有关公文相衔接 二 一切从实际出发 弘扬求真务实的作风 分析问题实事求是 所提要求措施和办法切实可行 严格控制发文数量和范围 三 内容简洁 主题突出 观点鲜明 结构严谨 表述准确 文字精炼 公司级公文正文一般不超过2500字 请示正文不超过500字 报告正文不超过1500字 同时严格控制附件的数量和篇幅 附件数量一般不超过5个 四 文种正确 格式规范 五 对于涉及其他部门 中心 职权范围内的事项 起草部门 中心 必须征求意见 力求达成一致 三 公文写作 要求 1 2 3 4 逻辑清晰 语言精炼 形式直观 三 公文写作 标题 发文机关 主题 文种 中共中央关于面向21世纪加强和改进党校工作的决定主题 文种 关于认真贯彻执行中央和地方税务机构征收征管分工有关规定的请示发文机关 文种 中华人民共和国公报转发文件的标题 关于转发集团公司在建党90周年期间开展走访慰问老红军有关活动的通知 三 公文写作 标题 注意 1 标题中的标点符号 全文引用法律 法规 规章名称使用书名号多个机关 人名等并列时使用顿号 不使用空格不能使用 等2 转发文件如果含有两个或两个以上的层级可以直接转发根文件3 标题的排列 呈梯形或菱形 不应呈长方形和沙漏形 标题应尽量简短 不超过三行 三 公文写作 主题 材料 结构 1 公文的主题主题正确 主题鲜明 主题集中 主题新颖 2 公文的材料选用与主题密切相关的材料 选用真实的材料 选用具有普遍意义 能揭示事物本质的典型材料 选用新颖的材料 3 公文的结构注意完整性 开头 主体和结尾齐全 注意连贯性 注意严密性 开头 为什么 根据式 根据 按照 遵照 增强权威性目的式 为了贯彻 为落实 直接交代行文目的 清楚简洁叙述式 交代主要事实 再此基础上展开表达结论式 提出基本认识 以此为前提布置工作中间 是什么 事项结尾 怎么办 要求 总结式 希望式 说明式 三 公文写作 表达方式 在文章的五种基本表达方式 叙述 描写 抒情 议论和说明 中 公文常用的有三种 即叙述 议论和说明 1 叙述说明问题 反映情况 交流思想 阐明观点 除法规性 指示性公文外 通知 通报 报告 请示 会议纪要 调查报告 简报 讲话稿等公文一般都以叙述为主 2 议论公文中的议论为了给受文者提供理解公文精神的理论依据 不是贯通全文的主要方法 而是从属于叙述和说明的一种方法 无须旁征博引 常用简单的结论性 论断性的语言 论述较客观 冷静 不带或少带感情色彩 常结合叙述 说明使用 3 说明公文的说明范围主要限于党的路线方针政策和社会管理方面的事物 以治理国家和管理社会为主要目的 说明比较抽象 概括和简要 上述三种表达方式中 以反映情况为主的公文侧重叙述 以阐明道理为主的公文侧重议论 以提高要求为主的公文侧重说明 三 公文写作 序言 序言有多重要 1 统领整篇文章2 直接点出主题3 引发阅读兴趣 1 准确 1 认真辨析词义 案例 鼓舞 鼓动 2 讲究语法和逻辑 句子成分要完整 案例 公司担负着大规模建设TD LTE 词语搭配要恰当 案例 这种精神充满了各个岗位 造句讲究逻辑性 案例 所有基站都基本纳入了监测范围 2 简练 1 用语精确 以一当十 2 尽量使用短语 3 使用书面语言 4 不使用纯专业术语 三 公文写作 语言 3 庄重体现严肃性 法定强制力和行政约束力 1 不做作 不生造 2 不溢美 不虚饰 4 得体上行文恭而不卑 平行文谦而有度 下行文严而不酷 常见公文写作 请示 1 请示的类型 1 请求指示性请示 多询问有关政策问题的 或是询问解决工作中遇到的新情况 新问题 新矛盾的政策依据及处理意见 如 关于新增 资费的请示 2 请求批准性请示 此类请示用语请求上级帮助解决人 财 物等实际困难和问题如 关于调整 产品分配份额的请示2 请示的结构构成 标题 主送机关 正文 发文机关和成文日期 标题 标题一般采用 事由 文种 的形式 正文 按请示理由 请示事项 结束语顺序写 请示理由是重点 因此理由越充分 请示目的越易达到 正文结束语 妥否 请批示 当否 请批准为盼 常见公文写作 请示 3 注意事项 1 一文一事 2 主送一个上级机关 受双重领导的机关向上级机关请示 应当写明主送机关和抄送机关 由主送机关负责答复 3 不得越级行文 4 请示必须标注联系人和联系方式 5 语言要得体 语气应谦虚 恳切 请示为什么要短 常见公文写作 报告 综合性最强的公文1 报告的类型 1 工作报告 汇报工作进展情况 总结经验教训 提出今后工作意见的报告 如 关于报送 项目2月份进展情况的报告 2 情况报告 反映重要情况 重大事故 重要问题的报告 如 关于 专项治理工作的报告 3 答复报告 答复上级机关交办或查询事项的报告 如 关于落实 工作方案的报告 4 建议报告 对某些问题或重要事项提出意见 建议 要求批转到一定范围内贯彻执行的报告 5 报送报告 下级机关向上级机关报送文件 物品的报告如 关于推荐2013年明星班组的报告 常见公文写作 报告 2 报告的结构标题 机关 事由 文种 事由 文种 开头 交代缘由 目的 意义 依据主体 陈述情况结尾 特此报告 专此报告 以上报告 请审核 3 归纳式写作方法逐条列项 将收集掌握的材料 事实 分门别类列出来 概要定性 简要确定所列材料的性质 为集中问题 归纳观点打基础 合并归类 把性质相同或相近的材料 合并同类项 提炼观点 对已经合并归类的材料 在概要定性的基础上 再一次进行总结归纳 得出观点 安排顺序 对确定的事实材料调整顺序 以此来搭建文章的结构 叙议结合 把分类的材料和提炼的观点有机结合起来 用材料支撑观点 用观点统领材料 原则上 上级会把 请示 作为 办件 处理将 报告 作为 阅件 处理原则上 对于 请示 上级单位应给予答复 或 批复 或 通知 或函告 或口头沟通对于 报告 上级单位可不必回应 请示 必须明示需要上级批准或给予指导 指示的事项 报告 可只报告情况 不进行分析 判断 不提出工作建议和对上级的期望 请示与报告的区别 撰写报告的六个原则 常见公文写作 通知 使用频率最高1 通知的类型 1 指示性通知 如 关于进一步加强 业务管理的通知 2 发文性通知 如 关于印发 中国移动山西公司 管理办法 的通知关于转发集团公司 的通知 3 任免通知 如 关于 等人职务任免的通知 4 会议通知 如 关于召开2013年 工作会议的通知 5 知照性通知 如 关于加强2013年 节日期间相关工作的通知2 通知的结构标题 发文机关 事由 文种 事由 文种 文种 正文 通知的缘由 根据 通知事项 执行要求结尾 特此通知 指示性通知 请遵照执行 常见公文写作 通知 把握通知的事项和要求1 概念内涵通知的事项是指布置某项任务所涉及到的工作项目 2 写作内容事项是上级要求下级应该周知的事情 或者应该执行的工作 是指开展工作的方法 步骤 措施 计划 安排等具体过程 而要求是指上级针对工作过程中的主要问题 共性问题 预计将会发生的问题 重点环节等 提醒下级注意 或者提出希望 3 写作要求事项是告知有关单位做什么 怎么做 写作时应该相对具体一些 因为事项具有较强的可操作性 4 写作方式事项一般较多地采用叙述的方式 要求部分多用说明或议论的方式 目的是提高受文者的思想觉悟 以引起重视 常见公文写作 通报 1 通报的类型 1 表彰性通报如 关于对2012年 创新成果表彰奖励的通报 2 批评性通报如 关于对 发展中违规问题的通报 3 情况通报如 关于2013年1月 运行情况的通报2 通报的结构标题 发文机关 事由 文种 事由 文种 文种 正文 总体 事实 决定 要求 1 表彰性通报 介绍先进典型的主要事迹 特征 经验 意义等 2 批评性通报 写出错误倾向和行为的发展过程 性质 危害 结论等 结尾 通报的落脚点 号召学习先进 警戒避免某种错误 要求或者希望重视情况 贯彻精神 相对于通知 通报的内容更为明确 单一 一般不提出具体工作要求 结束语一般以激励性或警示性的语言作为结束语通知是针对未来工作提出明确要求 而通报事项均已发生 通知强调可执行性 而通报更突出典型性 及时性 真实性和政策性 通知与通报的比较 常见公文写作 批复 1 批复的结构 1 标题 发文机关 事由 文种 事由 文种 如 关于 建设计划的批复 2 正文引语 批复的依据 写明接到下级单位请示事项的日期 请示的问题或请示的文号和标题 简要引述来文所请示的事项 过渡语 经研究 同意 经研究 批复如下 主体 批复和指示意见 表明对请示问题明确的态度 也可指出如何保证批复事项的完成 或如何防止某些问题的出现 结语 特此批复 此复 2 批复的写作要求简短明确 全盘考虑 迅速及时 常见公文写作 会议纪要 1 会议纪要的特点纪实性 概括性 指导性2 标题会议名称 文种 如 生产经营分析会议纪要3 正文 1 会议概述概要介绍会议时间 地点 召集单位 主持人 与会范围与出席人员等会议组织情况 说明主要议题 2 内容纪要会议纪要的核心内容 反映会议情况和会议结果 紧紧围绕中心议题 将会议议定事项 会议精神和要求 准确概述清楚 4 结尾一般是向收文单位提出希望和要求 有的会议纪要没有结尾部分 注意与会议记录的区别 常见公文写作 函 1 函的结构 1 标题 发文机关 事由 文种 事由 文种 发函 关于 事由 的函复函 关于 答复事项 的复函 2 正文发函 主动向有关机关商洽 询问事情 开头交代发函的原因 目的 中间写询问和商洽的内容 结尾提出希望 复函 先引用来函 用 经研究 函复如下 过渡到下文 中间针对来函所商洽或询问的事项 作出明确答复 3 结语发函 即请函复 请函复为盼 敬请大力支持为盼 特此函询 复函 此复 特此函复 其他 特此函告 便函 可像普通信件一样 使用 此致 敬礼 2 写作要求 1 一函一事 切忌一函数事 2 体现平等坦诚 文字恳切得体 简洁朴实 用语谦和有礼 切不可盛气凌人 解决四个问题 什么格式 成文日期 标题 主送单位 印章 发文单位署名 抄送单位 附件 正文 公文版式 份号 密级 紧急程度 发文单位标志 红色 发文字号 标题 正文 印章 成文日期 四 公文格式 一 份号 公文印制份数的顺序号 涉密公文应当标注份号 二 密级和保密期限 公文的秘密等级和保密的期限 涉及公司商业秘密的公文应当根据涉密程度分别标注 核心商密 普通商密 和 内部信息 三 紧急程度 公文送达和办理的时限要求 根据紧急程度 紧急公文应当分别标注 特急 急 四 发文单位标志 由发文单位全称或者规范化简称加 文件 二字组成 也可以使用发文单位全称或者规范化简称 联合行文时 发文单位标志可以并用联合发文单位名称 也可以单独用主办单位名称 五 发文字号 由发文代字 年份 发文顺序号组成 联合行文时 使用主办单位的发文字号 六 签发人 公司发文应当标注签发人姓名 注 党政机关公文上行文应当标注