第61章管理信息系统的系统分析ppt课件.ppt

1 第六章管理信息系统的系统分析 主要内容 可行性分析和详细调查概述管理业务调查3 数据流程调查数据字典描述处理逻辑的工具系统化分析研究和确定管理模型提出新系统的逻辑方案 2 本节内容 1 1可行性分析的任务和内容1 2可行性分析报告1 3详细调查的目的 原则 1可行性分析和详细调查概述 3 1 1可行性分析的任务和内容 可行性分析的任务 明确开发应用项目的必要性和可行性必要性来自实现开发任务的迫切性 可行性则取决于实现应用系统的资源和条件 可行性分析的内容 管理上的可行性指管理人员对开发应用项目的态度和管理方面的条件 技术上的可行性分析当前的软 硬件技术能否满足对系统提出的要求以及开发人员的水平 经济上的可行性预估费用支出和对项目的经济效益进行评价 4 1 2可行性分析的报告 可行性分析报告 描述可行性分析的结果内容包括 系统简述 项目的目标 所需资源 预算和期望效益 对项目可行性的结论 可行性分析结论应明确指出以下内容之一 1 可以立即开发 2 改进原系统 3 目前不可行 或需推迟到某些条件具备以后再进行 5 1 3详细调查目的 原则 详细调查的对象 现行系统 包括手工系统和管理信息系统 详细调查的目的 完整地掌握现行系统的现状 发现问题和薄弱环节 收集资料 为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备 详细调查的原则 应遵循用户参与的原则 6 1 3详细调查目的 原则 调查的方法 开调查会访问发调查表参加业务实践详细调查的主要内容 管理业务调查数据流程调查 7 2管理业务调查 开发和建立管理信息系统的根本目的在于提高管理水平 管理系统是信息系统的环境 环境指不包括在本系统之中但又对本系统产生较大影响的因素的集合 计算机的信息系统的环境就是管理系统 它的输入来自环境 输出则交付环境 8 2管理业务调查 本节内容 2 1组织结构调查2 2管理功能调查2 3管理业务流程的调查 9 2 1组织结构调查 组织结构 指的是一个组织 部门 企业 车间 科室等 的组成以及这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系 通常可用组织结构图来表示 如下图所示 10 2 2管理功能调查 为了实现系统的目标 系统必须具有各种功能 功能 指的是完成某项工作的能力 调查中可以用功能层次图来描述从系统目标到各项功能的层次关系 11 2 2管理功能调查 12 2 3管理业务流程的调查 调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行 内容包括 各环节的处理业务信息来源处理方法计算方法信息流经去向提供信息的时间和形态 报告 单据 屏幕显示等 描述管理业务流程的图有 管理业务流程图表格分配图 13 2 3管理业务流程的调查 管理业务流程图的涵义 管理业务流程图是一种描述系统内各单位 人员之间业务关系 作业顺序和管理信息流向的图表管理业务流程的用途 利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理的流向 表格分配图 表格分配图可帮助分析员表示出系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系 14 2 3管理业务流程的调查 某企业物资管理业务流程图 15 2 3管理业务流程的调查 表格分配图 16 3数据流程调查 本节内容 3 1数据流程调查3 2数据流程图及其绘制用符号3 3数据流程图实例3 4绘制数据流程图的方法 17 3 1数据流程调查 数据流程调查的内容 收集原系统全部输入单据 输出报表和数据存储介质的典型格式 弄清各环节上的处理方法和计算方法 在上述各种单据 报表 账本的典型样品上或用附页注明制作单位 报送单位 存放地点 发生频度 如每月制作几张 发生的高峰时间及发生量等 在上述各种单据 报表 账册的典型样品上注明各项数据的类型 数字 字符 长度 取值范围 指最大值和最小值 数据流程调查的作用 绘制出原系统的数据流程图 18 3 2数据流程图及其绘制用符号 数据流程图的涵义 数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具 它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动 处理和存储情况 数据流程图的特征 抽象性和概括性 抽象性表现在它完全舍去了具体的物质 只剩下数据的流动 加工处理和存储 概括性表现在它可以把信息中的各种不同业务处理过程联系起来 形成一个整体 19 3 2数据流程图及其绘制用符号 外部实体指本系统之外的人或单位 它们和本系统有信息传递关系 数据流表示流动着的数据 它可以是一项数据 也可以是一组数据 如扣款数据文件 订货单等 也可用来表示数据文件的存储操作 处理 又称功能 它用一个长方形来表示处理逻辑 数据存储指通过数据文件 文件夹或账本等存储数据 用一个右边开口的长方形条表示 数据流程图 20 3 3数据流程图实例 成品销售管理数据流程图 21 3 4绘制数据流程图的方法 数据流程图的绘制步骤 数据流程图是分层次的 绘制时采取自顶向下逐层分解的办法 首先画出顶层 第一层 数据流程图 顶层数据流程图只有一张 它说明了系统的总的处理功能 输入和输出 下一步是对项层数据流程图中的 处理 进行分解 也就是将 上级处理 分解为更多的 处理 数据流图的画法 1 自顶向下 逐步求精的方法 顶层图的绘制 它描述了系统的范围和边界 中间图的绘制 它描述了上一层的某个处理分解成几个独立的处理 低层图的绘制 系统最后的分解图 其中每个处理应描述一个简单的独立功能 2 由外向里的原则 即先考虑系统的输入输出 再考虑系统的内部元素 3 其他应注意的事项1 恰当的命名易理解性2 处理框的编号举例1 应付帐款系统数据流图 实例 教材管理系统的工作流程如下 学生首选填写购书单 如果书库中有所需教材 则开发票 登记并开领书单 学生凭领书单到书库领书 如果书库中该教材脱销 则填写缺登记表 根据缺书登记表 生成一张采购单 由教材采购人员根据采购单采购教材 新教材进库后 将进书单返回给系统 学生 采购员 顶层图 学生 库存信息 缺书信息 汇总缺书信息 采购员 新书信息 第一层图 学生 学生 汇总缺书信息 采购员 第二层图 数据流程图的绘制 基本步骤把一个系统看成一个整体功能 明确信息的输入和输出 找到系统的外部实体 一旦找到外部实体 则系统与外部世界的界面就可以确定下来 系统的数据流的源点和终点也就找到了 在图的边上画出系统的外部实体 找出外部实体的输入数据流和输出数据流 从外部实体的输入流 源 出发 按照系统的逻辑需要 逐步画出一系列逻辑处理过程 直至找到外部实体处理所需的输出流 形成数据流的封闭 将系统内部数据处理又分别看做整体功能 其内部又有信息的处理 传递 存储过程 如此一级一级地剖析 直到所有处理步骤都很具体为止 基本原则绘制时采取自顶向下逐层分解的办法 所有图形符号必须是所述的四种基本元素 数据流程图上的数据流必须封闭在外部实体之间 外部实体可以是一个 也可以是多个 处理过程至少有一个输入数据流和一个输出数据流任何一个数据流子图必须与它的父图上的一个处理过程对应 两者的输入数据流和输出数据流必须一致 即所谓 平衡 数据流程图上的每个元素都必须有名字 注意事项关于层次的划分逐层扩展数据流程图 是对上一层图中某些处理框加以分解 随着处理的分解 功能越来越具体 数据存储 数据流越来越多 究竟怎样划分层次 划分到什么程度 没有绝对标准 一般认为展开的层次与管理层次一致 也可以划分得更细 处理块的分解要自然 注意功能完整性 检查数据流程图对一个系统的理解 不可能一开始就完美无缺 开始分析一个系统时 尽管我们对问题的理解有不正确 不确切的地方 但还是应该根据我们的理解 用数据流程图表达出来 进行核对 逐步修改 获得较为完美的图纸 34 3 4绘制数据流程图的方法 销售处理的第二层数据流程图 35 4数据字典 本节内容 4 1数据项的定义4 2数据结构的定义4 3数据流的定义4 4处理逻辑的定义4 5数据存储的定义4 6外部实体的定义 36 4 1数据项的定义 数据项又称数据元素 是数据的最小单位 分析数据特性应从静态和动态两个方面去进行 在数据字典中 仅定义数据的静态特性 具体包括 数据项的名称 编号 别名和简述 数据项的长度 数据项的取值范围 37 4 1数据项的定义 数据项定义数据项编号 I02 01数据项名称 材料编号别名 材料编码简述 某种材料的代码类型及宽度 字符型 4位取值范围 0001 9999 38 4 2数据结构的定义 数据结构 数据结构描述某些数据项之间的关系 数据结构的构成 可以由若干个数据项组成可以由若干个数据结构组成可以由若干个数据项和数据结构组成数据字典中对数据结构的定义包括以下内容 数据结构的名称和编号简述数据结构的组成 39 4 2数据结构的定义 用户订货单的数据结构 40 4 2数据结构的定义 如果是一个简单的数据结构 只要列出它所包含的数据项 如果是一个嵌套的数据结构 即数据结构中包含数据结构 则需列出它所包含的数据结构的名称 数据结构定义数据结构编号 DS03 01数据结构名称 用户订货单简述 用户所填用户情况及订货要求等信息数据结构组成 DS03 02 DS03 03 DS03 04 41 4 3数据流的定义 数据流由一个或一组固定的数据项或数据结构组成 数据流定义数据流编号 F03 08数据流名称 领料单简述 车间开出的领料单数据流来源 车间数据流去向 发料处理模块数据流组成 材料编号 材料名称 领用数量 日期 领用单位数据流量 10份 时高峰流量 20份 时 上午9 00 11 00 42 4 4处理逻辑的定义 处理逻辑的定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明 数据流定义处理逻辑编号 P02 03处理逻辑名称 计算电费简述 计算应交纳的电费输入的数据流 数据流电费价格 来源于数据存贮文件价格表 数据流用电量 用户名和用户类别 来源于处理逻辑 读电表数字处理 和数据存贮 用户文件 处理 根据数据流 用电量 和 用户名 检索用户文件 确定该用户类别 再根据已确定的该用户类别 检索数据存贮价格表文件 以确定该用户的收费标准 得到单价 用单价和用电量相乘得该用户应交纳的电费 输出的数据流 数据流 电费 一是去外部项用户 二是写入数据存贮用户电费账目文件 处理频率 对每个用户每月处理一次 43 4 5数据存储的定义 数据存储是数据结构保存的场所 它在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构 而不涉及它的物理组织 数据存储定义数据存储编号 F03 08数据存储名称 库存帐简述 存放配件的库存量和单价数据存储组成 配件编号 配件名称 单价 库存量 备注关键字 配件编号相关联的处理 P02 P03 44 4 6外部实体的定义 外部实体定义包括 外部实体编号 名称 简述 及有关数据流的输入和输出 外部实体的定义外部实体编号 S03 01外部实体名称 用户简述 购置本单位配件的用户输入的数据流 D03 06 D03 08输出的数据流 D03 01 45 4数据字典 编写数据字典是系统开发的一项重要的基础工作 一旦建立 并按编号排序之后 就是一本可供查阅的关于数据的字典 从系统分析一直到系统设计和实施都要使用它 在数据字典的建立 修正和补充过程中 始终要注意保证数据的一致性和完整性 数据字典可以用人工建立卡片的办法来管理 也可存储在计算中用一个数据字典软件来管理 46 5描述处理逻辑的工具 本节内容 5 1决策树 又称判断树 5 2决策表 又称判断表 5 3结构英语表示法 47 5 1决策树 决策树比较直观 容易理解 条件多时 不容易清楚地表达出整个判别过程 48 5 2决策表 决策表是采用表格方式来描述处理逻辑的一种工具 决策表可以清晰地表达条件 决策规则和应采取的行动之间逻辑关系不直观 49 5 3结构英语表示法 这是一种模仿计算机语方的处理逻辑描述方法 它使用了由 IF THEN ELSE 等词组成的规范化语言 IF欠款时间 30天IF需要量 库存量THEN立即发货ELSE先按库存量发货 进货后再补发ELSEIF欠款时间 100天IF需求量 库存量THEN先付款再发货ELSE不发货ELSE要求先付欠款 易于计算机中的实现不很直观 50 6系统化分析 本节内容 6 1分析系统目标6 2分析业务流程6 3数据的汇总和分析6 4分析数据流程6 5功能分析和划分子系统6 6数据存储分析6 7数据查询要求分析6 8数据的输入输出分析6 9确定新系统的数据处理方式 51 6 1分析系统目标 根据详细调查对可行性分析报告中提出的系统目标作再次考察 对项目的可行性和必要性进行重新考虑 并根据对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标 使系统目标适应组织的管理需求和战略目标 由于系统目标对系统建设具有举足轻重的意义 必须经过仔细论证才能修改 52 6 2分析业务流程 由于系统中存在问题 对现有业务流程进行分析的基础上进行业务流程重组 产生新的更为合理的业务流程 系统中存在的问题可能是 管理思想和方法落后业务流程不尽合理管理信息系统的建设为优化原业务流程提供了新的可能性 工厂仓库由管理人员凭印象确定订货量 根据各种备件的库存量和订货点来确定订货量 业务流程重组 53 6 2分析业务流程 业务流程分析过程包括以下内容 对原有流程进行分析 分析原有业务流程的各处理过程是否具有存在的价值 其中哪些过程可以删除或合并 哪些不尽合理 可以进行改进或优化 优化业务流程 原有业务流程中哪些过程存在冗余信息处理 可以按计算机信息处理的要求进行优化 流程的优化可以带来什么好处 确定新的业务流程 确定新系统的人机界面 54 6 3数据的汇总和分析 数据的汇总和分析是以后建立数据库系统和设计功能模块处理过程的基础 调查数据的汇总和分析数据分类数据整理数据分析数据的属性分析数据的静态特性分析数据的动态特性分析 55 6 3数据的汇总和分析 数据分类调查数据需按以下三类分类 系统的输入数据类主要是报上来的报表系统的输出数据类主要是各种台账和文挡本系统产生的数据类主要指系统运行中生成的报表 56 6 3数据的汇总和分析 数据整理数据整理的步骤 首先应对每项数据按业务过程进行分类编码弄清数据项的字长和精度从业务最终报表的最终输出数据开始 找出表中每一项数据的来源找出其来源的来源 一直找到其原始数据 原始统计数据或原始凭证 57 6 3数据的汇总和分析 数据分析数据的正确性分析 对数据进行正确性分析可采用前面第五章阐述过的U C矩阵来进行 具体是用U C矩阵的横座标表示各数据类 用U C矩阵的纵座标表示各业务过程类 如果用Xi表示各数据类 用Yi表示各业务过程类 则Xi和Yi之间的关系就表示了数据和业务过程之间的关系 关系有两种 某数据类由某业务过程建立 用C Create 表示 某业务过程使用了某类数据 用U Use 表示 58 6 3数据的汇总和分析 数据分析数据的正确性分析 在U C矩阵的每一列中 只应出现一个C 否则就是发生了错误 出错的原因可能有两个 数据整理中有错 数据类可能划分得太粗 需要进一步细分如果列中没有一个C也是错误的 在U C矩阵中还不应出现空行和空列 否则说明 在建立U C矩阵的过程中丢失了某些数据联系划分了多余的业务过程或数据类 59 6 3数据的汇总和分析 数据分析数据的属性分析 数据用属性的名和属性的值来描述事物某方面的特征 一个事物的特征可能表现在各个方面 需要用多个属性的名和其相应的值来描述 职工属性表 60 6 3数据的汇总和分析 数据分析数据的属性分析 数据属性分析包括静态特性分析和动态特性分析两部分 数据的静态特性分析指分析数据的类型 字符型 数据型 日期型等 数据的长度 位数 小数位数 取值范围 最大值 最小值 发生的业务量 如每天发生几笔 61 6 3数据的汇总和分析 数据分析数据的动态特性分析数据的属性按动态特性可以分为以下三类 固定值属性 具有固定值属性的数据 其值基本上固定不变 例如 成本系统中的定额材料消耗量 工资系统中的职工姓名和应得工资等 固定个体变动属性 这类数据项 对总体来说具有相对固定的个体集 但其值是变动的属性 例如 工资系统中 电费扣款一项 被扣款人员变动不大 但每人被扣电费则每月都在变化 随机变动属性 这种数据项 其个体是随机出现的 值也是变动的 例如 工资系统中的病事假扣款 62 6 4分析数据流程 数据流程是系统中的信息处理的方法和过程的统一 数据流程的分析和优化一直是系统分析的重要内容 数据流程分析包括以下内容 对原有数据流程的分析 优化数据流程 确定新的数据流程 画出新的数据流程图 新系统的人机界面 63 6 5功能分析和划分子系统 功能分析 目标和功能的关系如下图所示 目标可看作是系统 第二层的功能可看作是子系统 再下面就是各项更具体的功能 64 6 5功能分析和划分子系统 划分子系统 把系统划分为子系统可以大大简化设计工作 因为划分以后 只要子系统之间的接口关系明确 每一子系统的设计 调试 基本上可以互不干扰地各自相对独立地进行对于大系统来说 划分子系统的工作应在系统规划阶段进行常用的是u c矩阵 划分子系统的下一步工作是确定各子系统的目标和下属功能 65 6 6数据存储分析 数据存储分析是数据库设计在系统分析阶段要做的工作 其内容 首先是分析用户要求 也就是调查清楚用户希望从管理信息系统中得到那些有用信息 然后通过综合抽象 用适当的工具 如E R图等 进行描述 因为这是从用户角度看到的数据库 所以称之为数据库的概念模型 66 6 7数据查询要求分析 通过调查和分析 将用户需要查询的问题列出清单或绘出查询方式示意图 67 6 8数据的输入输出分析 分析各种数据输入的目的和适用范围 数据量的大小以及存在的问题 例如 输入的数据是否都得到了有效的利用哪些数据的输入是多余的或者是不符合实际需要的现在的数据输入方式是否能满足要求输入速度是否能完成数据量的要求是否需要改变输入方式和增加输入设备分析数据的精确程度和数据间的相互联系等输出报表的分析 明确数据查询要求还应对各种输出报表的目的和使用范围进行分析弄清哪些报表是多余的或者是不符合实际要求的系统的处理速度和打印速度是否能满足输出的要求 68 6 9确定新系统的数据处理方式 数据处理的方式可分为两类 成批处理方式联机实时处理方式成批处理方式按一定时间间隔 小时 日 月 把数据积累成批后一次输入计算机进行处理 特点是费用较低而又可有效地使用计算机适用于以下四种情况 固定周期的数据处理 需要大量的来自不同方面的数据的综合处理 需要在一段时间内累积数据后才能进行的数据处理 没有通讯设备而无法采用联机实时处理的情况 69 6 9确定新系统的数据处理方式 联机实时处理方式的特点 面向处理数据直接从数据源输入中央处理机进行处理 由计算机即进做出回答 将处理结果直接传给用户 及时 但费用较高通常适用于以下三种情况 需要反应迅速的数据处理 负荷易产生波动的数据处理 数据收集费用较高的数据处理 70 7研究和确定管理模型 本节内容 7 1综合计划模型7 2生产计划管理模型7 3库存管理模型7 4财务成本管理模型7 5统计分析与预测模型 71 7 1综合计划模型 综合计划是企业生产 经营活动的总规划 常用的综合计划模型有两类 综合发展模型是企业的近期发展目标模型 常用模型有 企业中长期计划模型厂长任期目标分解模型新产品开发生产结构