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企业内部控制基本知识 河北金诚会计师事务所有限责任公司承德正元分所 主要内容 1 什么是内部控制2 内部控制制度体系3 内部控制的基本原则4 内部控制的构成要素 一 内部控制定义 内部控制是指被审计单位为了保证业务活动的有效进行 保证资产的安全和完整 防止 发现 纠正错误与舞弊 保证会计数据的真实 合法 完整而制定和实施的政策与程序 内部控制产生的原因 1 企业管理当局履行受托责任的内在要求2 提高管理效率的需要3 制度管理思想的产物 1 企业管理当局履行受托责任的内在要求 在现代企业制度下 所有权与经营权分离 资产出资人往往不亲自参与对企业的经营管理 而是将企业委托给专门的经理人员经营管理 由于股东不直接参与企业的生产经营 并且如果亲临现场 监督成本又比较高 因此股东在正常情况下无法观察到经理人员的具体行动 也不知道受托人是否尽职完成自己承担的受托责任 现实中 受托人和委托人的利益总是不一致的 受托人可能存在机会主义的倾向 可能向委托人提供虚假报告以欺骗委托人 从而谋求自己的最大利益 在这种情况下就必须有一种信任机制促使受托人和委托人之间相互信任 而内部控制就是这样一种信任机制 2 提高管理效率的需要 在企业经营中 为了使得企业高效率地运转 企业必须投入相当多的管理成本 如各种管理人员的工资 各种办公费用等 而较高的管理成本会制约企业的快速发展和经济效益的提高 在这种情况下 要想节约和减少管理成本 一个可行的方法就是提高企业管理的例行性和规范性 使得企业的管理行为能够成为一种可以重复进行的例行性工作 可以按照某种操作规范和程序自觉 习惯性的进行下去 而不需要借助前人的经验和其他人的亲自指点 内部控制就是这样一种可以提高企业管理的规范化和例行性的重要手段 3 制度管理思想的产物 现代内部控制与制度经济学的出现几乎是在同一个时代 20世纪40年代 在经济学领域出现了一个重要的学科分支 制度经济学 并由此带来了管理思想的巨大变化 制度化管理 内部控制实在制度管理思想的启迪下 由企业自己建立的基于企业内部管理需要的一系列管理制度 程序和方法的总称 可以说 如果没有制度经济学及其所带来的制度管理思想的影响 内部控制就可能永远停留于内部牵制阶段而不会有现代意义上的内部控制制度的产生 内部控制执行范围 财政部及相关部门规定 自2011年1月1日起首先在境内外同时上市的公司实行 字2012年1月1日起扩大到在上海证券交易所 深圳证券交易所主板上市的公司施行 在主板上市的公司施行的基础上 择机在中小板和创业板上市公司施行 同时鼓励非上市大中型企业提前执行 二 内部控制制度体系 2008年5月22日 财政部 证监会 审计署 银监会 保监会联合发布了财会 2008 7号 企业内部控制基本规范 2010年4月26日又联合发布了 企业内部控制配套指引 至此基本上构建了我国企业内部控制规范体系 我国内部控制体系包括基本规范和配套指引两个层次 其中配套指引又有应用指引 评价指引和审计指引三种类型 我国整个内部控制规范体系 以基本规范为统领 以配套指引 评价指引和审计指引等配套办法为补充 以法制为推动 以企业实施为主体 以政府监督和社会评价为保障 以各方面积极参与为促进 共同构成企业内部控制的标准及实施体系 三 内部控制的基本原则1 全面性原则2 重要性原则3 制衡性原则4 适应性原则5 成本效益原则 1 全面性原则内部控制在层次上应当涵盖企业董事会 管理层和全体员工 在对象上应当覆盖企业各项业务和管理活动 在流程上应当渗透到决策 执行 监督 反馈等各个环节 避免内部控制出现空白和漏洞 2 重要性原则内部控制应当在兼顾全面的基础上突出重点 针对重要业务与事项 高风险领域与环节采取更为严格的控制措施 确保不存在重大缺陷 3 制衡性原则内部控制应当保证企业内部机构 岗位及其职责权限的合理设置和分工 坚持不相容职务相互分离 确保不同机构和岗位之间权责分明 相互制约 相互监督 应避免一个人对于某一项业务可以单独处理 或有绝对控制权 而是必须经过其他人或部门的审查 核对 以最大限度地减少错误和舞弊现象的发生 履行内部控制监督检查职责的部门应当具有良好的独立性 任何人不得拥有凌驾于内部控制之上的特殊权力 4 适应性原则内部控制应当合理体现企业经营规模 业务范围 业务特点 风险状况以及所处具体环境等方面的要求 并随着企业外部环境的变化 经营业务的调整 管理要求的提高等不断改进和完善 5 成本效益原则内部控制应当在保证内部控制有效性的前提下 合理权衡成本与效益的关系 争取以合理的成本实现更为有效的控制 如果分工和制衡的成本高于其效益 则不应当采取该项控制 但是判断一项控制的成本效益有时并非易事 往往需要较多的主管判断 现实中 在判断一项控制是否符合成本效益原则时 应当站在企业整体利益的角度来综合考虑 此外 企业应当充分发挥各机构 各部门及广大职员的工作积极性 尽量降低经营运作成本 保证以合理的控制成本达到最佳的内部控制效果 四 内部控制的构成要素企业内部控制涵盖企业经营管理的各个层级 各个方面和各项业务环节 不同所有制形式 不同组织形式 不同行业 不同规模的企业可以结合实际情况 从不同的角度入手建立健全内部控制 但是 建立有效的内部控制 至少包括五个基本要素 内部环境 风险评估 控制措施 信息与沟通和监督检查 1 内部环境内部控制的内部环境要素主要包括治理结构 组织机构设置与权责分配 企业文化 人力资源政策 内部审计机构设置 反舞弊机制等 治理机构 内部机构设置与权责分配健全的治理机构 科学的内部机构设置和权责分配是建立并实施内部控制的基本前提 是影响和制约内部环境的重要因素 1 公司治理结构是公司制度的核心 而规范的公司法人治理结构 关键要看董事会能否发挥作用 2 企业内部机构的设置应当科学合理 能够适应企业经营管理的实际需要和外部环境的变化 有利于减少管理层级和提高管理效能 避免机构重叠和效率低下 促进内部控制的有效实施 3 企业应当根据经营目标 只能划分和管理要求 明确高级管理人员 各职能部门和分支机构以及基层作业企业的职责权限 将权力与责任分解到具体岗位 为内部控制的有效实施创造良好的条件 企业文化企业文化是指企业在经营管理过程中形成的 影响企业内部环境和内部控制效力的精神 意志和理念 主要包括企业的整体价值观 高级管理人员的管理理念 经营风格与员工的职业操守 1 企业管理层有责任在企业范围内培育健康向上的整体价值观 培养社会感和遵纪守法意识 倡导爱国敬业 团队协作和遵规守纪精神 2 管理层应当树立有利于实现企业内部控制目标的管理理念和经营风格 强化风险意识 避免因个人风险偏好可能带来的不利影响和损失 3 企业应当根据高级管理人才 中层管理人员和一般员工的职责权限 结合不同层级人员对实现企业内部控制目标的影响程度和不同要求 分别制定适合不同层级人员的职业操守准则或者行为守则 并明确相应的监督约束机制 人力资源政策内部控制是由人来进行并收人的因素影响 保证组织所有成员具有一定水准的诚信 道德观和能力的人力资源政策 是内部控制有效的关键因素之一 企业人力资源政策应当科学 规范 公平 公开 公正 有利调动员工在内部控制和经营管理活动中的积极性 主动性和创造性 1 员工的聘退与培训2 员工的薪酬 考核 晋升与奖惩3 财会等关键岗位员工的轮岗制衡要求4 对掌握重要商业秘密或核心技术等关键岗位员工离岗的限制性规定 内部审计机制内部审计是企业自我独立评价的一种活动 内部审计可以通过协助管理当局监督内部控制政策和程序的有效性 也是营造守法 公平 正直的内部环境的重要保证 企业应当加强内部审计工作 在企业内部形成有权必有责 用权受监督的良好氛围 1 审计委员会的设立2 内部审计机构的独立性 反舞弊机制有效的反舞弊机制 是企业防范 发现和处理舞弊行为 优化内部环境的重要制度安排 企业应当建立健全反舞弊机制 明确有关部门在反舞弊工作中的职责权限和协调机制 规范反舞弊调查处理程序 建立情况通报制度 及时防范因舞弊而导致内部控制措施失效 影响内部控制目标实现的风险 企业应当结合自身的经营范围 业务流程和其他情况 明确反舞弊的重点领域 关键环节和主要内容 2 风险评估风险评估是及时识别 科学分析和评价影响企业内部控制目标实现的各种不确定因素并采取应对策略的过程 是实施内部控制的重要环节 主要包括 1 目标设定2 风险识别3 风险分析4 风险应对 目标设定目标设定是风险识别 风险分析和风险应对的前提 企业应当按照战略目标 设定相关的经营目标 财务报告目标 合规性目标与资产安全完整目标 并根据设定的目标合理确定企业整体风险承受能力和具体业务层次上可接受的风险水平 风险识别 1 内部风险 高级管理人员职业操守 员工专业胜任能力 团队精神等人员素质 经营方式 资产管理 业务流程设计 财务报告编制与信息披露 财务状况 经营成果 现金流量 研究开发 技术投入 信息技术运用 营运安全 员工健康 环境污染等 2 外部风险 经济形势 产业政策 资源供给 利率调整 汇率变动 融资环境 市场竞争 法律法规 监管要求 文化传统 社会信用 教育基础 消费者行为 技术进步 工艺改造 电子商务 自然灾害 环境状况等 企业应当在充分调研和科学分析的基础上 准确识别影响企业内部控制目标实现的内部风险因素和外部风险因素 风险分析企业应当针对已识别的风险因素 从风险发生的可能性和影响程度两个方面进行分析 根据实际情况 针对不同的风险类别确定科学合理的定性 定量分析标准 企业应当根据风险分析的结果 依据风险的重要性水平 运用专业判断 按照风险发生的可能性大小及其对企业影响的严重程度进行风险排序 确定应当重点关注的重要风险 风险应对企业应当根据风险分析情况 结合风险成因 企业整体风险承受能力和具体业务层次上的可接受风险水平 确定风险应对策略 风险应对策略主要包括 风险回避 风险承担 风险降低和风险分担 3 控制活动控制活动是指企业根据风险评估结果 结合风险应对政策 确保内部控制目标得以实现的方法和手段 企业应当综合运用控制措施实现对具体业务与事项的控制 合理保证将剩余风险控制在可接受水平之内 1 职责分工控制2 授权控制3 审核批准控制4 预算控制5 财产保护控制6 会计系统控制7 内部报告控制8 经济活动分析控制9 绩效考评控制10 信息技术控制 职责分工控制所谓不相容职务是指如果由一个人担任 既可能弄虚作假 又能掩盖其舞弊行为的职务 需要分离的不相容岗位一般有 1 授权审批职务与执行业务职务 2 执行业务职务与监督审核职务 3 执行业务职务与会计记录职务 4 财产保管职务与会计记录职务 5 执行业务职务与财产保管职务 授权控制要求企业根据职责分工 明确各部门 各岗位办理经济业务与事项的权限范围 审批程序和相应责任等内容 企业内部各级管理人员必须在授权范围内行使职权和承担责任 业务经办人员必须在授权范围内办理业务 1 授权批准方式 常规性授权和临时性授权 2 授权批准体系 授权批准范围 授权层次 授权责任 3 建立授权批准检查制度 审核批准控制审核批准控制要求企业各部门 各岗位按照规定的授权和程序 对相关经济业务和事项的真实性 合规性 合理性以及有关资料的完整性进行复查与审查 通过签署意见并签订或者签章 做出批准 不予批准或者其他处理的决定 预算控制预算控制要求企业加强预算编制 执行 分析 考核等各环节的管理 明确预算项目 建立预算标准 规范预算编制 审定 下达和执行程序 及时分析和控制预算差异 采取改进措施 确保预算的执行 财产保护控制财产保护控制要求企业限制未经授权人员对财产的直接接触和处置 采取财产记录 实物保管 定期盘点 账实核对 财产保险等措施 确保财产的安全完整 1 限制接近财产实物 2 定期盘点 3 妥善保管有关资产记录的文件和文档 4 财产保险 投保 5 财产记录监控 会计系统控制企业依据 中华人民共和国会计法 国家统一的会计制度 制定适合本企业的会计制度 明确会计凭证 会计账簿和财务报告以及相关信息披露的处理程序 规范会计政策的选用标准和审批程序 建立 完善会计档案保管和会计工作交接办法 实行会计人员岗位责任制 充分发挥会计的监督职能 确保企业财务报告真实 可靠和完整 内部报告控制内部报告控制是指编制各种内部报告为手段所进行的控制 它要求企业建立和完善内部报告制度 明确相关信息的收集 分析 报告和处理程序 及时提供业务活动中的重要信息 全面反映经济活动情况 增强内部管理的时效性和针对性 内部报告控制的分类 1 按报告的频率及重要性分为 例行报告 实时报告 专题报告 综合报告等 2 按报告的内容分为成本报表和成本分析报告 财务状况分析报告 考核报告 可行性报告 调查报告等 内部报告控制的要求 1 内部报告要及时 随时报送 2 内部报告要真实 细致 3 报告内容要灵活 样式要多样 经济活动分析控制经济活动分析控制要求企业综合运用生产 购销 投资 财务等方面的信息 利用比较分析 比率分析 因素分析 趋势分析等方法 定期对企业经营管理活动进行分析 发现存在的问题 查找原因 并提出改进意见和应对措施 绩效考评控制绩效考评控制要求企业科学设置业绩考核指标体系 根据预算指标 盈利水平 投资回报率 安全生产目标等方面的业绩指标 对各部门和员工当期业绩进行考核和评价 兑现奖惩 强化对各部门和员工的激励与约束 信息技术控制要求企业结合实际情况和计算机信息技术应用程度 建立与本企业经营管理业务相适应的信息化控制流程 提高业务处理效率 减少和消除认为操控因素 同时加强对计算机信息系统开发与维护 访问与变更 数据输入与输出 文件储存与保管 网络安全等方面的控制 保证信息系统安全有效运用 4 信息与沟通企业应当建立有效的信息收集系统和信息沟通渠道 确保与影响内部环境 风险评估 控制措施 监督检查有关的信息有效传递 促进企业董事会 管理层和员工正确履行相应的职责 信息与沟通是指及时 准确 完整地收集与企业经营管理相关的各种信息 并使这些信息以适当的方式在企业有关层级之间进行及时传递 有效沟通和正确应用的过程 信息的种类 1 内部消息 会计信息 生产经营信息 资本运作信息 人员变动信息 技术创新信息 综合管理信息等 2 外部消息 政策法规信息 经济形势信息 监管要求信息 市场竞争信息 行业动态信息 客户信用信息等 信息的获取渠道 互联网络 电子邮件 电话传真 信息快报 例行会议 专题报告 调查研究 员工手册 教育培训 内部刊物等 沟通渠道 1 内部沟通渠道 1 向下沟通 2 向上沟通 3 管理阶层和董事会沟通2 外部沟通渠道 1 与投资者和债权人的沟通 2 与客户的沟通 3 与供应商的沟通 4 与监管机构的沟通 5 与外部审计师的沟通 6 与律师的沟通 5 监督检查企业对其内部控制的健全性 合理性和有效性进行监督检查与评估