公司档案管理制度及流程(1)

精品文档 1欢迎下载1欢迎下载1欢迎下载1欢迎下载 浙江阳昇金属制品有限公司浙江阳昇金属制品有限公司 档案管理制度及流程档案管理制度及流程 一 目 一 目 加强档案管理 规范公司档案 收集 归档程序和方法 确保公司档案 完整性 准确 性和系统性 提供符合公司需求和保证管理体系有效运行 证据 二 二 适用范围适用范围 适用于公司及各部门档案 收集 整理 分类 利用及归档 三 三 术语和定义术语和定义 1 档案 指公司过去和现在各级部门及员工从事业务 经营 企业管理 宣传等活 动中所直接形成 对企业有保存价值 各种文字 图表 账册 凭证 报表 电 脑盘片 声像 胶卷 荣誉实物 证件等不同形式 历史记录 2 档案管理 就是指档案 收集 整理 鉴定 保管 统计 提供利用等活动 四 四 职责职责 1 行政人事部 1 负责公司档案 集中管理和制度执行及检查工作 并负责督促指导部门档案管理 2 建立健全公司档案管理制度 指导 监督和检查执行情况 3 收集 整理 分类 鉴定 统计 保管公司 档案和其他资料 4 负责公司档案 利用和销毁管理 监控档案利用和销毁 全过程 确保公司档案 安全 指导公司 档案管理工作 5 提高档案信息 利用效率 促进信息传递和沟通 6 负责组织学习和培训档案管理办法 使用知识 精品文档 2欢迎下载2欢迎下载2欢迎下载2欢迎下载 2 其他各部门相关人员 1 负责在工作变动时 做好或协助移交工作 并及时通知行政人事部 2 向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件 3 负责本部门文件资料或合同复印件 日常收集 标识 贮存 保管 利用 归档 4 财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料 3 各部门主管人员 1 批准对自己部门资料或合同复印件 处置 4 各部门经理 1 负责对档案管理监督检查报告 审批 五 五 工作程序工作程序 1 档案资料 收集 1 各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成 合同及文件资料进行收集 并编 制部门 文件 合同 管理记录目录 2 各部门文件 合同等资料原件需要保存 各部门分别进行整理 并编制 移交 目录 每季度向行政人事部移交 a 归档范围及移交时间 b 档案资料 标识 行政人事部及各部门对各自保管 档案资料编号 编号规则见公司档案管理规定 c 档案资料 日常管理 1 电子类合同或其他需要保管 电子文件 应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内 或 制作专门光盘进行编号保存 精品文档 3欢迎下载3欢迎下载3欢迎下载3欢迎下载 2 文件 合同资料要登记详细信息 并编制 文件 合同 管理记录目录 以便 检索利用 3 文件资料 合同要科学排列 按编号顺序存放于文件盒内 并加以标识 整齐排 放在文件 档案柜中 d 档案借阅 1借阅档案要履行借阅手续 填写 档案借阅审批单 借阅档案原件只限在公司内 不能带出 必须带出公司查阅 需依照借阅权限由相关领导批准 档案外借一般只借复印件 需借原件者须经总经理批准 借阅 档案交还时 必 须当面点交清楚 如发现遗失或损坏 应立即报告直接上级 借阅档案用完后 应及时送还 如超过借阅时间 须重新办理手续 借档人必须爱护档案 不得擅自涂改 污损 勾画 剪裁 抽取 拆卸 调换 摘抄 翻印 复印 摄影 不得转借或损坏 e 档案销毁 对已失去利用价值 档案 销毁时 必须写申请销毁报告 编制销毁目录 报部 门经理和部门分管副总鉴定 最后报总经理 批准 方可销毁 执行销毁任务时 必须由行政人事部人员监销 监销人不得少于二人 并在销毁 目录上签字 最后 把销毁目录和部门经理 部门分管和总经理 批准手续文件 一并 存档永久保存 2 档案管理细则 1 档案资料 归档范围 公司对外发出 公文 如给政府 请示报告类公文等 公司收到 公文 如政府职能部门发来 与本公司有关 条例 规定 命令 决 精品文档 4欢迎下载4欢迎下载4欢迎下载4欢迎下载 定 决议 指示 计划 核准文件 证书等文件 本公司与其他单位来往 文书及权益文书等 公司领导 批示 指示等 重要 会议材料 包括会议 通知 决议 总结 领导人讲话 典型发言 会议 简报 会议记录等 反映公司主要职能活动 报告 总结 工作日记 工作备忘等 公司 各种工作计划 计划考核 总结 报告 统计报表及简报 本公司与有关单位 个人签订 合同 协议书等文件正本及过程材料 本公司干部任免 文件材料 员工奖励 处分 考核 文件材料 本公司员工劳 动 工资 福利方面 文件材料等人事档案资料 本公司发布 各类广告 宣传材料 本公司 历史沿革 大事记及反映本公司重要活动 剪报 照片 录音 录像等 外出公务活动 如学习 考察 调查研究 参加会议等 所获得或形成 档案资 料 财务档案资料 各种实物档案 15 其他具有利用和保存价值 文件资料 3 档案资料 归档要求 归档 文件资料必须完整 真实 准确 如请示和批复 复印本和正式稿和附件 等必须齐全 2 一般资料按一份原件归档 重要文件和高使用率文件可以根据需要 按二份原件 存 精品文档 5欢迎下载5欢迎下载5欢迎下载5欢迎下载 档 经办部门根据实际需要留存复印件或影印本 如因业务处理需要 原稿须由经办部 门保管 应经总经理批准后妥善保存 行政人事部以影印本归档 声像档案摄录必须详细记录事由 时间 地点 主要人物 背景 摄录者 归档 声像资料必须是原版 在清晰 完整 特殊情况下可归档拷贝件 子文件应有相应 纸质文件 资料一并归档保存 并做好电子文件存储设备信息 备份工作 各种实物档案 奖品 奖杯 锦旗 奖章 证书 牌匾 馈赠品等 必须原件归 档 并保持其完好无损 4 档案资料 归档时间 即时归档 下列文件 含电子 声像资料等 应在传阅 办理结束或取得后即时归档 a 公司规定 密级文件 b 重要文件 如政府批文 核准文件 证照等 c 合同 协议书等正本及过程资料 d 公司干部任免 文件材料以及关于职工奖励 处分 考核 文件材料 e 其他认为需要即时归档 资料 定期归档 a 部门应在每月底前整理归档当月文件 编制档案清单交行政人事部 b 部门每年 3 月底前归档上年度文件与资料 并移交公司行政人事部 电子声像档案 归档 a 重要电子声像档案应实时进行 随办随归 b 一般电子声像档案归档应定期完成 一般每三个月一次制成光盘脱机保管 精品文档 6欢迎下载6欢迎下载6欢迎下载6欢迎下载 c 每年 3 月底前必须向行政人事部移交上一年度 所有归档电子文件数据集 行政 人事部 核实后刻录成光盘等载体脱机保管 5 档案交接 部门内档案交接 部门档案管理人员 兼 工作变动或离职 要填写 档案移交清单 由部门负 责人指定 接收人核实无误后签字 行政人事部见证 6 档案移交公司 流程 a 经办部门检查文件或档案 编制移交清单 b 行政人事部根据移交清单 查收案卷与文件 并与部门每月提交 档案清单核对 c 档案完整 齐全且符合公司要求 移交双方在移交清单上 一式两份 签字 双 方各保存一份 7 档案保管 档案编号 a 档案按类别应赋予统一名称 其名称应简明扼要 以充分表示档案内容性质为原 则 并且要有一定范畴 不能笼统含糊 b 档案分类各级名称经确定后 应参照 档案分类编号表 将所有分类各级名称及 其代表数字编号 用一定顺序依次排列 以便查阅 c 档案分类编号内应预留若干空档 以备将来组织扩大或业务增多时 随时增补之 用 d 档案分类及编号 增补 修订等由行政人事部结合工作和部门要求 组织实施修 订 任何部门和个人不得随意修改 精品文档 7欢迎下载7欢迎下载7欢迎下载7欢迎下载 e 建立 档案目录 存于案卷盒内 便于查阅 8 附则 本办法由公司行政人事部制定并负责解释 精品文档 8欢迎下载8欢迎下载8欢迎下载8欢迎下载 文件 合同 管理记录目录 记录编号记录编号 日期 日期 序号文件 合同 编号标 题需抄送 相关部门 接 收 部 门 原 复接收人备 注 精品文档 9欢迎下载9欢迎下载9欢迎下载9欢迎下载 移交目录移交目录 记录编号记录编号 日期 日期 序号文件 合同 编号标 题 名 称页数原 复备 注 移交单位 移交人 日期 收件单位 日期 注 本表一式贰份 移交人 收件人各执一份 精品文档 10欢迎下载10欢迎下载10欢迎下载10欢迎下载 档案移交清单表档案移交清单表 记录编号记录编号 日期 日期 移交 性质 离职 调岗 归档 档案所属 年 度 保管期限数量档案 类别 永久长期短期 合 计 移交说明 移交人 接收意见 精品文档 11欢迎下载11欢迎下载11欢迎下载11欢迎下载 接收人 移交人 部门 经办人 移交日期 年 月 日 接收人 部门 经办人 接收日期 年 月 日 见证人 日期 年 月 日 注 本表一式贰份 移交人 收件人各执一份 精品文档 12欢迎下载12欢迎下载12欢迎下载12欢迎下载 档案借阅审批单档案借阅审批单 记录编号记录编号 日期 借阅部门借阅人借阅部门经理 总经理副总行政人事部部门经理 使用目 序 号借 阅 内 容复印借阅归还日期备注 精品文档 13欢迎下载13欢迎下载13欢迎下载13欢迎下载 档档 案案 目目 录录 卷宗号 目录号 部门 日期 案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注 精品文档 14欢迎下载14欢迎下载14欢迎下载14欢迎下载 档案分类编号表档案分类编号表 FLS FLS 部门 类别 年份 编号文件文件 营销中心 部门 类别 市场部 SC 行政 XZ 财务 CW 货品 HP 直营 ZY 电子 商务 DS 华北 HB东南 DN大北 DB 外发公文 WF XZWF ZYWF 收到公文 SD XZSD ZYSD 会议资料 HY SCHYXZHYCWHYHPHYZYHYDSHYHBHYDNHYDBHY 发展计划 JH SCJHXZJHCWJHHPJHZYJHDSHYHBJHDNJHDBJH 精品文档 15欢迎下载15欢迎下载15欢迎下载15欢迎下载 加盟合同 JM HBJMDNJMDBJM 加盟合同范例 FLSHBJM HN 河南 001 立卷标题详细标明信息 任免考核 RK XZRK 企划资料 QH SCQH 财务档案CW 账目名称前两个字手写字母编写 例如成本 CWCB 档案管理流程 相关部门 部门负责 行政人事部分管副总 总经理 精品文档 16欢迎下载16欢迎下