恢复记账前功能

恢复记账前功能 一 恢复记帐功能的作用 恢复记帐功能在下述情况发生时 有着无可替代的作用 1 大量的错误凭证被登记入帐 这种情况在电算化会计系统投入使用初期 尤其在试运行期间 非常容易 发生 如果没有恢复记帐功能 则只能编制大量的错帐更正凭证予以更正 从 而导致帐薄中存在大量无用的冗余信息 影响对会计信息的使用 也不利于审 计工作的进行 当审计人员查到一笔又一笔的错帐时 它们也许在后续的凭 证中进行了更正 这种情况大量出现时 会使审计人员对错误产生麻痹思想 影响审计工作的效率和查错能力 如果有恢复记帐功能就可以先取消记帐 把 错误凭证全部修正后再重新记帐 帐薄中的冗余信息就可以大大减少 帐薄信 息就会简洁明了 更便于利用 2 帐证不符 手工会计中由于会计人员的粗心 常常发生过帐错误 导致帐证不符 这 时一般利用划线更正法予以更正 在电算化会计信息系统中 记帐实质是将记 帐凭证库的有关数据转入帐簿数据库中 而且正式过帐前要先对所记帐凭证进 行平衡校验 以保证其正确性 所以帐证一般是相符的 但是当电算化会计系 统遭受计算机病毒的侵袭 或者存放会计帐簿数据的计算机硬盘扇区遭受物理 损害 或者帐簿数据库在没有启动电算化会计软件的情况下被人为非法篡改 这就完全可能导致帐证不符 无论是帐簿错误还是凭证错误 或者帐证都有错 误 都无法象手工会计那样采用划线更正法 补充登记法或赤字冲消法来更正 最好的办法就是恢复记帐 如果凭证数据正确 仅仅是帐簿记录有误 取消错 误的帐簿后将正确的凭证转入过来即可 如果是凭证有误 则不管帐簿记录是 否正确均应先取消帐簿记录数据 再对错误凭证一一进行修改 审核无误后重 新登记入帐 3 记帐过程意外中断 在手工会计中 这也许不成为一个问题 记帐人员只须随后续接下去登记 就可以了 但在电算化会计系统中 记帐是由计算机自动进行的 当意外断电 病毒侵袭等非常事件导致记帐过程被意外中断时 财会人员无法了解计算机到 底已经登录了多少张凭证 因而也就无法在系统恢复正常后续接下去记帐了 也许从理论上说 对计算机和会计软件精通的人能通过查询帐簿数据库记录等 方法 获知记帐过程中断时已登记的凭证 但对普通的电算化会计人员来说 这是不现实的 而且即使获知意外中断时已登记的凭证数 会计软件也不允许 续接记帐 唯一的办法就是设置恢复记帐功能 对此 会计核算基本功能规范 也规定 会计软件 应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因 引起内部和外部会计数据被破坏的情况下 利用现有数据恢复到最近状态的功 能 这里的最近状态就是对最后一次记帐进行恢复记帐后的状态 二 恢复记帐功能使用条件设计 恢复记帐功能显然不是一个常用的功能 它只有在前述特殊情况下才能使 用 如果滥用恢复记帐功能 则不但影响会计处理的严肃性 也会大大增加工 作量 许多人就是以此为反对在会计软件中设计恢复记帐功能的理由 因此 对其使用必须严格限制 其限制条件至少必须包括以下几点 1 操作者必须是得到系统管理员授权的原记帐人 在电算化会计系统中 记帐人员应对帐簿的正确性负完全责任 谁记帐有 误就只能由谁负责修正 恢复记帐功能的目的 就是取消部分甚至全部的错误 帐簿记录以后重新正确记帐 从本质上讲 它也是对错帐的一种更正行为 为 了保证记帐操作的严肃性 避免滥用恢复记帐功能 操作者必须同时得到系统 管理员授权才能实施恢复记帐 2 只能在结帐前进行 结帐就是在本期经济业务全部处理完毕 并被认为正确后予以封帐 使本 期的经济业务固定下来 进行结帐操作就意味着本期已经没有经济业务需要处 理 因而不但不允许输入本期的记帐凭证 也不允许对本期经济业务进行记帐 和恢复记帐 3 只能按凭证号或日期逆序连续进行 记帐是按日期和凭证号顺序进行的 只有按其逆序连续取消帐簿数据库的 记录 才能保证重新记帐的正常进行 这就意味着 恢复记帐的范围应该以帐 簿数据库的最后一条记录或者说是最后一张已记帐凭证为起点 依逆序前溯定 位 来确定恢复记帐的记录数 而不能允许从帐簿数据库中间任意抽取几条记 录 不管是否是连续 作为恢复记帐的范围 三 恢复记帐过程的数据处理 恢复记帐是记帐的逆操作 从某种意义上说 它也是记帐的一种特殊形式 因而在设计上必须将两者结合起来考虑 在所有会计软件中 记帐都是必备功 能 根据一般的说法 计算机记帐是将未记帐凭证库的数据转入到帐簿数据库 中去 所以恢复记帐就是将帐簿数据库中最后的一条或多条纪录转回到未记帐 凭证库中去 应该转回的记录就是恢复记帐的范围 一般来说 这个范围应该 由恢复记帐执行人员根据需要指定 但是对于记帐过程意外中断而进行恢复到 记帐前状态这种情况 会计软件应该提供自动定位的功能 现有会计软件的解 决方案是在每次正式记帐前先将帐薄数据内容备份到硬盘某一固定文件中去 如本次记帐被意外中断 则以备份文件恢复帐薄数据库文件 由于每次备份到 硬盘的文件名是固定唯一的 所以恢复只能对最后一次记帐进行 也只能进行 一次 而且这种备份和恢复是对月内帐薄数据的完全备份和完全恢复 如果一 个单位的经济业务量较大时 在月度较迟时间进行记帐和恢复记帐 就会耗费 较长的时间 为了提高效率 设想采用如下两种方法加以解决 1 在未记帐凭证库中保留已记帐凭证记录 记帐时 将记帐范围内的凭证追加到帐簿数据库中 但不删除未记帐凭证 库中相应记录 只是要对其打上记帐标识 使其在编辑 查询未记帐凭证时能 自动被过滤掉 同时每一次记帐后都在该未记帐凭证库打上截止标识 这样恢 复记帐时既可以直接按凭证日期 编号等指定范围 也可以根据每次记帐后所 做的截止标识 恢复到最后一次或最后几次的记帐前状态 恢复记帐的实现也 不再是将帐薄数据库数据3 2将未记帐凭证库与帐薄数据库合二为一 设置一 个统一的记帐凭证库 这个记帐凭证库存放全部未记帐凭证和已记帐凭证 其结构包括两个库文 件中的所有字段 即除了未记帐凭证填制时涉及的各个字段外 还要加上记帐 标识 记帐人等 同第一种方法一样 为了能恢复到最后一次或最后几次的记 帐前状态 还要加上一个记帐截止标识字段 以记录每次记帐的范围 当需要 增加 编辑或查询未记帐凭证时 就将已打上记帐标识的记录过滤掉 当要进 行帐簿查询或打印时 就把没有记帐标识的记录过滤掉 每次记帐时 在记帐 范围内的凭证 记录中填上记帐标识和记帐人姓名 并在记帐范围的最末一条记录打上截 止标识就可以了 这种方式下的恢复记帐实现更加简单 只要将恢复记帐范围 内的记录中的记帐标识 记帐人以及截止标识去掉就可 这一方式的高效率和 对空间的 节约是最为理想的 但由于未记帐凭证和已记帐凭证共用一个数据库 使 人觉得数据遭到破坏的可能性提高了 不过仔细思