会议接待物品准备.ppt

会议物品准备 讨论 常用的会议用品和设备有哪些 任务实施 1 以小组为单位 尽可能多的写出会议所需的用品与设备2 小组讨论 会议物品和设备可以分为哪几类 并写在纸条上3 每组派一位代表将所写的字条进行整理分类 会议物品分类 1 文具用品 笔 墨 纸 簿册等2 印刷设备 打印机 扫描仪 复印机3 会场基本设施 桌椅 照明电器 通风机 卫生用具 安全通道 消防设施等4 会场装饰用品 花卉 旗帜 会标 会徽 画像 标语 口号5 视听器材 扩音器 投影仪 白板 电子书写板 摄像机 录音机 磁带 软盘 光盘 同声翻译机 会议物品分类 6 通信设施 传真机 电话机 电视机 计算机以及相应的通信网络设施7 交通工具8 接待用品 茶水 茶杯 毛巾9 专门用品 颁奖会的奖品与证书 选票 投票箱 彩带 剪刀10 服务用品 清洁卫生工具 托盘 会议用品与设备的准备要求 1 会前制订计划2 落实专人负责3 提前准备到位4 节约成本 会议资料 1 来宾资料 来宾报到时分发的资料 包括 会议文件资料 会议手册 分组名单 笔记本 文具 代表证 房卡 餐券 会议资料 2 会务资料 组织者处理各项会务所需的资料 包括 接站表 会议签到表 住宿登记表 用餐分组表 会议讨论分组表 会间乘车分组表 订票登记表 会务组成员通讯录 会议资料 3 沟通资料 进行会议内外沟通的资料 包括 会议宣传资料 会议参考文件 以及各种与会议有关的协议书 合同书等相关资料 会场基本设施 1 桌椅 方桌 布置主席台圆桌 用于宴会 也可用于讨论会椭圆形桌 适用于十几个人工作会议2 讲台 3 布件 布草 1 台布 一般而言 台布的尺寸以在会议桌上铺好后距离地面2CM为宜2 台裙 是在铺设好台布的会议桌 桌上增设的装饰 3 毛巾 一般使用高温消毒后的湿毛巾4 帘幔 主要指窗帘 门帘和帷幔功能上 遮蔽 调温 隔音审美上 装饰 会场基本设施 会场基本设施 会场基本设施 4 席位卡5 照明设备 一般情况下 应使用白炽灯和日光灯作为会场的照明光源6 地毯 地毯的铺法 满铺 散铺 满散结合三种方式7 空调通风设备 1 温度 夏天 26度 28度冬天 24 26度2 相对温度 夏天 50 70 冬天 35 8 安全消防设施 常用文具的准备 生活用品的准备 1 茶具 主要指茶杯 茶碗 茶壶 茶盏 托盘等2 饮料 1 矿泉水 注意不要使用 运动装 瓶口的矿泉水2 茶水 第一次续水时间为会议开始后30分钟 以后每40分钟一次 如果会议持续的时间比较长 在续水三次后应该为与会者重新泡茶3 其他饮料 果汁 椰汁 咖啡等3 烟灰缸和 请勿吸烟 标志 会场装饰用品 1 花卉 主席台前和会场入口处是花卉布置的重点区域注意 花卉的品种与颜色要符合会展的整体格调2 旗帜 国际性会议中国旗的升技要注意的问题 同时升挂中外国旗的场合 2 升挂国旗的规则 旗幅一致 主左客右 不能倒挂或任意竖挂 反挂 在中国境内 多国国旗并挂时 旗杆高度应该一致 但中国国旗的位置应置于荣誉地位 在建筑物上 或在室外悬挂国旗 一般都应日出升旗 日落降旗 会场装饰用品 会场装饰用品 会场装饰用品 会场装饰用品 3 会标 1 会标 即以会展名称为主要内容的会展信息的文字性标志2 制作会标的方法 粘贴法 按照设计打印好的字形在颜色适当的不干胶纸上剪出或刻出会议名称 粘贴在横幅上 书写法4 会