规范文件运行流程

规范文件运行流程规范文件运行流程 1目的规范文件运行流程 对质量管理体系文件的编写 审批 发放 更改 保管和报废实施有效控制 提高文件处理质量和效率 2适用范围适用于公司质量体系文件及公文 资料 包括外来文件 的控制 3职责3 1公司行政办公室是本程序的归口管理部门 负责对全公司 文件流转进行控制 3 2各部门负责人负责对本部门有关文件的管理 4工作程序4 1文件的分类4 1 1形成文件的质量方针和目标4 1 2质 量手册 程序文件及其他质量文件 如规范 规程 制度 办法等 4 1 3公司适用的公文决定 决议 通知 请示 批复 函 会议 纪要等4 1 4各种记录文件4 1 5直接引用的外来文件和资料 如法 律 法规 标准 规范及业务单位提供的文件资料 4 2文件的编写 和编码文件的编写和编码按照 程序文件编写导则 执行 行政文 件仍按行政发文号方式执行 4 3文件的受控方法4 3 1文件分 受控 和 非受控 两种 4 3 2 受控文件在公司内部运行时使用 并在文件上加盖 受控 章 当 文件修改时 受控文件的持有者可及时得到修改文件的有效版本 4 3 3当需要时 经管理者代表批准 非受控文件可对外发放 并在 文件上加盖 非受控 章 非受控文件不受文件修改后的更换 4 4文件的编制 审批和发放4 4 1质量手册 程序文件及其他质量 文件的编制 审批和发放 a 由管理者代表负责组织各相关部门进行编制 b 质量管理体系文件由文件起草部门填写 文件审批表 并经管 理者代表审核 总经理批准 文件审批人对文件的适宜性 充分性负责 c 文件审批前应由文件编写部门及相关部门负责人对文件进行会审 会审记录填写在 文件审批表 中 d 质量管理体系文件在发放前由文件起草部门在 文件审批表 中 确定文件发放范围 由行政办公室负责发放 文件发放填写 文件 发放登记表 4 4 2行政公文的编制 审批和发放4 4 2 1行政公文按文件的重要 性分为一般公文和特殊公文 特殊公文必须以公司统一的红头文稿行文 其余不以红头文稿行文 的即为一般公文 4 4 2 2特殊公文的行文流程应包括拟稿审核 会签 签发 编号 打印 校对 油印 用印 分送等 特殊公文应统一使用红头格式 a 特殊公文应由承办部门草拟 并填写 文件审批表 草拟的公文由承办部门和协办部门的负责人及分管领导进行审核和 会签 并在 文件审批表 上签署意见 姓名 时间 b 经审核会签的特殊公文由行政办公室核稿 并给予行政公文编号 对不符合行文规则和基本要求的 行政办公室可退回拟稿部门 c 特殊公文原则上由总经理签发 总经理签发时 应在 文件审批表 签署意见 姓名 时间 d 特殊公文应由承办部门草拟 并填写 发文审批表 草拟的公文由承办部门和协办部门的负责人及分管领导进行审核和 会签 并在 文件审批表 上签署意见 姓名 时间 e 经审核会签的特殊公文由行政办公室核稿 填写 发文登记目录 并给予行政公文编号 对不符合行文规则和基本要求的 行政办公室可退回拟稿部门 f 特殊公文原则上由总经理签发 总经理签发时 应在 文件审批表 签署意见 姓名 时间 g 特殊公文的发放范围由文件起草部门在 文件审批表 中确定 向有关部门或人员发放后 及时填写 文件发放登记表 一般文件的行文必须按照拟稿 签发 用印 分送等简化步骤进行 a 一般文件应由承办部门草拟 b 部门分管领导签发 并在 文件审批表 上签署意见 姓名 时 间 4 4 2 3 发放范围由文件起草部门在 文件审批表 中确定 并向 有关部门或人员发放 4 5文件的打印 校对 油印及用印4 5 1文件的打印由承办部门或 行政办公室进行 校对由承办部门负责 4 5 2行政办公室根据 文件审批表 上填写的发文数量进行油印 以公司名义行文的文件 由行政办公室根据领导签发意见统一用印 凡油印数量超过60份的 可以不予用印 直接分送 以承办部门名义行文的文件 应由承办部门根据分管领导签发的意 见统一用印 4 5 3文件分送由文件起草部门负责 4 6外来文件的控制管理4 6 1外来文件指与本公司有关的法律法规 及政府发文 业务单位文件资料等 由行政办公室负责接收并进行识别 识别的内容有 本公司是否可以直接引用 引用的文件是否是有效版本 4 6 2根据文件的内容和性质分为阅件和办件 4 6 3阅件由办公室根据来文的时间顺序和文件性质登记编号并编制 目录 目录按文件性质分为 市府区府文件收文目录 A B X 市委区委文件收文目录 A B D 投资项目管理文件目录 T Z 及 帐外文件目录 Z a 市府 区府文件由办公室直接分送领导传阅 重要的文件填写 文件传阅单 传阅完毕 由办公室收回并分类保存 于下一年度作为保密废纸统 一销毁 凡涉及本单位相关事宜的文件应予以存档 b 市委 区委文件由文秘人员送党委办公室办理 c 投资项目管理文件由行政办公室进行预分类归档 以便查阅 d 其他文件 包括相关的法律 法规 由行政办公室进行预分类归 档 以便查阅 e 阅件经识别后需在公司内部发放的 应由行政办公室填写 文件 审批表 报管理者代表批准 并明确发放范围 外来文件发放按本程序4 4 1条款执行 4 6 4办件按登记编号 由行政办公室编写 来文承办目录 并根 据承办内容和要求填写 来文承办单 按文件办理事项的性质 送交相应部门办理 重要文件必须呈总经理批示后转送有关部门或人员办理 一般文件直接送有关部门和人员办理 会议通知及时直接送有关当事人办理 4 6 4 1承办部门收到需办理的文件后 应按要求抓紧办理 对确不 属于本部门职权范围或本部门不宜办理的 及时送回行政办公室 并说明理由 办理内容涉及两个部门以上的 由部门间协商办理 协商有困难的 请示分管领导协调 承办中需行文的 应按业务范围 由职能部门拟稿 4 6 4 2文件的催阅 催办应由办公室按文件紧急程度适时进行 a 重点文件或紧急文件跟踪催办 至少一天一次 督促承办部门或 人员在规定时间内完成 b 一般文件定期催办 一周一次 4 7文件的更改4 7 1文件更改一般由原编制部门或原编制人提出并 填写 文件更改审批表 报行政办公室办理审批手续 4 7 2文件更改一般由原审批部门负责审批 4 7 3文件更改后由文件主管部门负责按原文件发放记录发放同时收 回作废文件 文件收回时应在 文件发放记录表 上作出收回记录 4 8文件的立卷 归档和销毁各职能部门根据本部门工作性质和内容 就本部门形成的文件进行预立卷 并于次年的2月 统一交行政办 公室归档 具体按照 档案管理程序 执行 涉密文件的销毁由行政办公室统一集中处理 5相关文件及记录5 1 文件审批表 5 2 发文登记目录 5 3 来 文承办单 5 4 来文承办目录 5 5 市府区府文件收文目录 A B X 5 6 市委区委文件收文目录 A B D 5 7 投资项目管理文件目录 T Z 5 8 帐外文件目录 Z 5 9 文件传阅单 5 10 文件发放登记 表 5 11 档案管理程序 上海新徐汇 集团 有限公司文件编号Q XXH424B 01修改状态0主题记录控制程序共38页第6页1目的明确规定记录控制 的责任 方法和要求 保证业务活动和体系运行中各项质量记录符 合规定要求 2适用范围适用于公司各种质量记录的控制工作 3职责3 1公司行政办公室是本程序的归口管理部门 负责质量体系 运行质量记录的控制 3 2各部门负责人负责对本部门责任范围内的质量记录的控制 4工作程序4 1质量记录的范围及管理4 1 1公司按质量管理体系各条 款开展质量活动中形成的记录 报告和数据均数质量记录范围 4 1 2质量记录一般采用 发生地归口管理 的方式实施管理 各部 门应明确专人负责本部门的质量记录的收集和管理 4 2质量记录的格式与编码4 2 1质量记录的格式由使用部门负责设 计 并随文件一同报批 记录表单应一式二份报行政办公室统一编 码登记 并进行印刷 4 2 2质量记录的编码标识方式质量记录的编码方式按 文件编写导 则 执行 4 2 3行政办公室退回一分质量记录格式样张给使用部门 由使用部 门按格式样张复制使用 4 3质量记录的填写质量记录应填写清晰 正确 及时 内容完整 不得遗漏或缺项 填写审核人 批准人应履行签字手续 4 4质量记录的收集归档4 4 1质量记录的收集保管由各部门负责人 指定专人按归档要求进行组卷 并编制 质量记录索引目录 在 目录中明确质量记录名称 记录编号 组卷日期 责任人 保管上海 新徐汇 集团 有限公司文件编号Q XXH424B 01修改状态0主题记录控制程序共38页第7页期限 4 4 2如须移交档案室保管的质量记录 填写 质量记录归档移交单 并在移交单中明确质量记录名称 记录编号 移交人和接收人 移交日期 4 5质量记录的保管4 5 1各部门负责将本部门生成且无须交档案室 保管的质量记录 储存在本部门的文件柜内 做好归档记录的编目 工作 行政办公室负责将各部门交至档案室保存的质量记录储存在档案室 文件柜内 并做好编目工作 以便查阅 4 5 2质量记录以磁盘方式储存的 应做好标识以便查阅 4 6质量记录的查阅4 6 1本公司人员如因工作需要 需查阅归档的 质量记录时 应填写 质量记录查阅登记表 4 6 2外单位人员需查阅质量记录 属档案室管理的质量记录 由管 理者代表批准后查阅 各部门存档的质量记录 应经过部门负责人 批准后查阅 4 7质量记录的销毁4 7 1根据质量记录对质量体系运行的重要性确 定保存期限 同时在质量记录清单中注明保管期限 4 7 2属档案室管理的质量记录过期 应由行政办公室填写 文件销 毁审批表 经总经理批准后进行销毁 5相关文件及记录5 1 文件编写导则 5 2 质量记录清单 5 3 质量记录索引目录 5 4 质量记录归档移交单 5 5 质量记录查 阅登记表 5 6 文件销毁审批表 上海新徐汇 集团 有限公司文 件编号Q XXH542 71B 01修改状态0主题质量策划管理程序共38页第8页1目的通过质量管理 体系策划或产品 服务实现的策划活动 完善质量管理体系及产品 服务实现过程的控制 提高服务质量水平以实现质量目标 增强顾 客满意 2适用范围本程序用于公司开展质量管理体系策划和产品 服务实现 的策划活动的管理 3职责3 1总经理负责质量管理体系策划活动的组织领导工作 3 2管理者代表负责质量管理体系策划活动的组织实施及产品 服务 实现策划活动的组织领导工作 3 3企业管理部 物业管理部 幼托管理部 商业服务部 投资发展 部负责产品 服务实现策划的具体实施工作 4工作程序4 1质量管理体系的策划4 1 1开展质量管理体系策划的时 机a 按照质量管理标准建立 改进或变更质量管理体系时 b 公 司的质量方针 目标 组织机构发生重大变化时 c 公司的资源配 置 市场情况发生重大变化时 d 现有体系文件 质量活动未能涵 盖的特殊情况发生时 4 1 2质量管理体系策划的内容a 确定需达到的质量目标 b 确定 相应质量管理过程 明确过程的输入 输出活动及其控制要求 c 计划为实现质量目标所需过程的资源配置 d 对质量目标及其实现 情况进行定期评审 作出规定 以确保持续改进 4 1 3总经理负责主持质量管理体系的策划活动 管理者代表负责具 体组织实施工作 质量管理体系策划的结果应形成文件 可以是质 量管理计划或方案 由管理者代表或指定的人员编制 4 1 4质量管理计划 方案可以包括以下内容上海新徐汇 集团 有 限公司文件编号Q XXH542 71B 01修改状态0主题质量策划管理程序共38页第9页a应达到的目标及要 求b 确定计划实施的步骤及进度安排 c 明确各有关部门在产品 服务实施中的职责 d 明确各部门在质量体系策划及实施过程中的 职责 e 确定策划实施所需的资源配置4 1 5质量管理计划 质量管 理方案经管理者代表审核 总经理批准后组织实施 在对质量管理体系的变更进行策划和实施时 应注意保持质量管理 体系的完整性 4 1 6质量管理体系策划的最终结果可形成质量手册或其他文件 可按 文件控制程序 执行 4 2产品 服务实现的策划4 2 1产品 服务实现的策划包括a 新增服 务项目的策划b 新的投资项目的策划4 2 2新增服务项目的策划4 2 2 1新增服务项目的策划的时机a 当对现有子公司改变公司资本结 构和治理形式时 b 当增加新的物业管理服务项目时 c 当为幼 托园所提供新的服务项目时 d 当为商业企业提供新的服务项目时 4 2 2 2新增服务项目策划活动的内容a 了解产品服务对象的需求 及期望 进行实地调查 明确服务需要 b 和服务对象讨论 达到 服务目标的功能 c 明确组织机构 职责及资源配置 d 开展服 务提供及服务控制的所需建立的过程和文件以及监测准测 4 2 2 3 新增服务项目的策划活动结果应形成文件 可以是质量计划或管理 方案 其内容可包括 a 新增服务项目管理质量目标 上海新徐汇 集团 有限公司文件编号Q XXH542 71B 01修改状态0主题质量策划管理程序共38页第10页b 有关人员职责 及相应资源配置 c 新增服务项目所需过程 活动 文件及监视测 量的策划 新增服务项目计划实施进度安排 4 2 3新的投资项目的策划4 2 3 1新的投资项目分类及职责 a 投 资金额单项在人民币300万元以上 由董事会半数以上成员表决通过 决策b 投资金额在人民币300万元 含 以下 可由董事会授权集团 公司本部任职的董事先行决策 经半数以上成员通过后实施 并在 下一次董事会会议上追报 4 2 3 2新的投资项目立项由总经理办公会议确定4 2 3 3新的投资 项目质量计划 方案的编制及内容 a 一般投资项目由各部门负责编 制质量计划 方案 大型投资项目由管理者代表负责编制质量计划 方案 b 新的投资项目质量计划 方案的内容可包括 质量目标 有关人员职责和资源 开展相应活动的作业指导书和服务质量的控制和手段 项目收支测评及收费说明 在实施中需要说明的问题及计划时间进度安排等 4 3质量 管理 计划 方案的评审及批准质量 管理 计划 方案编 制后由总经理或管理者代表组织相应部门对计划的适应性或可行性 进行评审 评审结果填写在 质量计划评审记录表 中并报总经理 批准 4 4质量 管理 计划 方案的实施及验证 4 4 1质量 管理 计划 方案经总经理批准后 各部门应按计划中规 定的内容及进度安排开展活动 并及时将实施情况向管理者代表报 告 4 4 2管理者代表应按计划中的时间进度安排检查计划实施情况 必 要时应组织及调整意见 质量计划实施情况的检查 记录在 质量计划实施情况检查记录表 中 4 5质量 管理 计划 方案在实施中可对不适用的部分进行必要的更 改 以确保计划的上海新徐汇 集团 有限公司文件编号Q XXH542 71B 01修改状态0主题质量策划管理程序共38页第11页可行性 满足顾客 要求 计划的更改可按文件控制程序的规定执行 5相关文件和质量记录5 1 文件控制程序 5 2 质量计划评审记录 表 5 3 质量计划实施情况检查记录表 上海新徐汇 集团 有限 公司文件编号Q XXH56B 01修改状态0主题管理评审程序共38页第12页1目的通过定期地对质 量管理体系的评审 保证本公司质量体系能够持续而且有效地满足I SO9001 2000标准及本公司的质量方针和质量目标的要求 2适用范围本程序适用于对本公司质量管理体系的适宜性 充分性和 有效性进行的评审 3职责3 1总经理负责主持管理评审活动 3 2管理者代表负责管理评审活动的组织实施工作 3 3行政办公室负责管理评审记录及评审后纠正和预防措施的检查验 证工作 4工作程序4 1管理评审的频次及形式4 1 1管理评审的频次a 管理评 审在每年第四季度进行 b 当出现如下情况时 总经理决定可适当 增加审核频次 1 质量体系发生重大变化时 2 市场情况发生重大变化时 3 出现重大质量事故或连续被客户投诉超出质量目标控制范围时 4 其他认为有评审需要时 4 1 2管理评审一般以评审会的形式进行 管理评审会由总经理主持 4 2管理评审输入的信息a 内审及认证机构审核的结果 b 顾客反馈 的信息 c 服务提供过程的业绩及服务的符合性 d 预防和纠正措 施实施及其有效性的情况 e 上次管理评审的改进措施的实施及跟 踪情况 f 可能影响质量管理体系的变更及有关改进的建议 4 3管理评审前的准备 上海新徐汇 集团 有限公司文件编号Q XXH56B 01修改状态0主题管理评审程序共38页第13页4 3 1管理者代表负责 编制 管理评审计划 并报总经理批准后组织实施 4 3 2管理评审计划的内容可包括a 本次管理评审的目的 范围 依 据 b 评审组成员名单 c 评审时间 d 评审输入的信息 e 评审 议程安排 f 评审工作要求 4 3 3评审资料的准备管理者代表负责 就评审输入内容进行分工 明确责任后 各相关部门负责准备书面 报告资料 4 4评审的实施4 4 1评审会议由总经理主持 4 4 2管理者代表报告质量体系运行情况 各相关部门按准备的内容 进行汇报 评审会议参加人员对上述报告及汇报的情况进行讨论和 评审 在评价的基础上提出改进建议 4 4 3总经理在对各项内容评审的基础上 做出评审结论 提出决策 性的改进意见 4 4 4行政办公室负责做好管理评审会议记录 管理者代表根据会议 记录进行 编写 管理评审报告 经总经理批准后分发至各部门 4 5管理评审输出管理评审输出以 管理评审报告 的形式作为输出 的文件 管理评审报告 应包括以下方面有关的决定和措施a 管理质量管 理体系及其过程有效性的改进b 与顾客要求有关的服务的建议 c 资源配置上的需求 4 6改进措施的实施及跟踪a 行政办公室根据管理评审报告中提出的 改进意见 按照 纠正和预防措施控制程序 规定填写 纠正 预防 措施表 发给责任部门 上海新徐汇 集团 有限公司文件编号Q X XH56B 01修改状态0主题管理评审程序共38页第14页b 责任部门负责制订纠 正 预防措施并组织实施 c 行政办公室负责对纠正 预防措施实施 的有效性进行跟踪验证 并记录实施及验证情况 向总经理报告 4 7管理评审中形成的记录由行政办公室负责收集 归档保存 5 0相关文件和质量记录5 1 纠正和预防措施控制程序 5 2 管理 评审报告 5 3 管理评审记录 5 4 纠正 预防措施表 5 5 管 理评审计划 上海新徐汇 集团 有限公司文件编号Q XXH622B 01修改状态0主题人力资源控制程序共38页第15页1目的1 1通过对各 部门工作人员的能力评价 激发员工的进取心 保持员工队伍的工 作适应能力 1 2通过对相关人员的教育培训 以确保员工受训后工作水平有效提 高 胜任本岗位工作 2适用范围本程序适用于对公司本部在岗员工的管理 考评 培训 3职责人力资源部负责员工能力的确定与培训的实施 4工作程序4 1人力资源需求的确定4 1 1各部门于每年12月上旬制定 下一年度本部门定员编制表 4 1 2人力资源部每年12月制订或修订下一年度的公司定员编制表 作为人力资源的总依据 4 1 3人力资源部负责完善各岗位的工作要求 编制 岗位任职要求 作为聘任评价人员的依据 4 2人员的配置4 2 1公开招聘符合岗位工作要求的人员 经培训 试用和审核合格后 准予录用 4 2 2集团中层及以上干部的选拔任用由党办按 干部选拔任用管理 规定 执行 4 2 3根据岗位要求 实施在岗员工继续教育 考核达到岗位任职要 求的 准予留岗 4 2 4对在岗员工进行跟踪管理 对不符合岗位要求的予以再次培训 二次培训不合格的予以换岗 离岗或解除劳动合同 待岗 下岗人员划归新汇劳务公司按 下岗职工管理规定 执行 4 3员工考核管理4 3 1考评对象4 3 1 1一般员工由本部门及人力资 源部考评 4 3 1 2中层干部由党办组织考核 上海新徐汇 集团 有限公司文件编号Q XXH622B 01修改状态0主题人力资源控制程序共38页第16页4 3 2考核办法4 3 2 1绩效考核采取逐级考核法 每一年考评一次 考评结果与上年度集团领导考核结果的挂钩奖挂钩 具体见 挂钩奖分配办法 4 3 2 2能力考核每二年一次 由员 工回顾总结 人力资源部发 民主测评表 通过测评意见统计 汇总及开座谈会听意见 集团领导层核定中层干部及科室部员职级 并据此进行岗位聘任 4 3 3考核内容考核 德 智 能 绩 四个方面 具体内容为德主 要指责任心 协作性 积极性和纪律性 智主要指学历 业务知识 资历 相关岗位工作年限和教育培训情况 能主要指综合分析能 力 理解力 判断力 计划能力 组织能力 沟通能力 创新能力 应变能力 口头表达能力 文字能力 绩主要指工作数量 工作质量 工作实效 工作方法 工作业绩 4 3 4考核结果为职务任免 职级评定 竞争上岗 岗位调配提供依 据 4 4教育和培训4 4 1新进人员培训 1 新进人员报到后 人力资源部应就实际人数考虑给予集中或个 别培训 其内容包括公司简介 员工守则 管理制度 福利待遇等 2 新进人员到用人部门后 部门负责人应指派专人进行业务指导 必要时可安排至基层相关部门实习 使其尽快进入状态并熟悉业 务技能 并且落实跟踪考察表的填报 3 试用期间用人部门从工作态度 工作质量 工作数量 业务知 识 进步速度等方面对其进行考核 并记录于 试用期员工考核表 中 试用期满后 交人力资源部登记存档 4 新进干部试用考核 必须经主管领导核准 4 4 2在岗员工培训 1 对在岗员工 每年12月上旬由各部门负责提出需要培训的岗位 及要求 形成各部门培训需求报告提交人力资源部 上海新徐汇 集团 有限公司文件编号Q XXH622B 01修改状态0主题人力资源控制程序共38页第17页 2 人力资源部根据培训需求报告 于每年12月底制定公司年度培 训计划 3 公司年度培训计划经主管领导批准后下发给相关部门 4 各部门负责人按照公司年度陪训计划的安排 组织员工的在岗 培训 5 年度培训计划中明确的公司集中培训项目 由人力资源部拟订 培训实施计划 经主管领导批准后 提前分发给相关部门和人员 6 在岗员工培训的主要内容岗位资格证书 职称考试及培训 转 岗培训 中层干部管理课程培训等 4 5公司或各部门内部组织的培训 均应填写 培训记录表 4 6对 须进行考核的培训项目 培训责任部门对考核结果进行记录 4 7员工培训档案的建立4 7 1员工培训后获得资格证书复印件应交 人力资源部归档 4 7 2人力资源部负责建立员工的培训记录 记录内容包括培训日期 培训项目名称 培训考核结果 4 7 3人力资源部在每次培训结束后10天内 将本次的 培训实施计 划 培训记录表 原件归档 4 7 4为确保员工认识到所从事的工作的相关性和重要性 使之为实 现质量目标作出贡献 工会制定了旨在提高员工工作积极性 更好 地发挥员工主观能动性的 工会会员管理规定 集团员工的相关活动按照此规定执行 4 8培训评估和反馈4 8 1每期培训结束 人力资源部征询学员及用 人部门意见 对培训的有效性进行评估 征询方法可采用部门跟踪 访问 问卷调查 综合座谈等形式 4 8 2人力资源部根据调查结果改进培训方式或另择培训学校 对经培训不合格者 提供再次培训的机会 对仍不胜任岗位工作的 员工予以换岗 离岗或解除劳动合同 4 9人事档案管理由党委办公室按照 人事档案管理规定 执行 5相关文件和记录5 1 岗位要求说明书 5 2 下岗职工管理规定 上海新徐汇 集团 有限公司文件编号Q XXH622B 01修改状态0主题人力资源控制程序共38页第18页5 3 干部选拔任 用管理规定 5 4 挂钩奖分配办法 5 5 员工绩效考核标准 5 6 工会会员管理规定 5 7 人事档案管理规定 5 8 员工守则 5 9 定员编制表 5 10 试工期员工考核表 5 11 民主测评表 5 12 民主测评汇总表 5 13 培训需求调查表 5 14 年度培训计 划表 5 15 培训记录表 5 16 培训意见调查表 上海新徐汇 集团 有限公司文件编号Q XXH73B 01修改状态0主题设计和开发控制程序共38页第19页1目的对公司新 的产品 服务项目的开发全过程实施控制 确保所开发的产品 服务 项目既满足业主的需求和期望 又符合有关法律法规的要求 以促 进公司的发展 2适用范围本程序适用于本公司新的产品 服务项目的开发全过程的 控制 企业管理部关于企业改制的控制按照 新徐汇集团企业改制 管理规定 执行 3职责3 1管理者代表负责新的产品 服务项目开发全过程的组织 协 调及实施工作 3 2各具体业务部门负责业务范围内新的产品 服务项目的设计开发 实施工作 4工作程序4 1设计和开发的对象4 4 1公司目前实施的常规产品 服 务项目之外的新产品 服务项目 4 4 2对公司现有产品的改进或在 服务项目中开发新的服务项目 4 2设计和开发的策划4 2 1管理者代表负责按照新的产品 服务项目 的特点及公司发展的需要 负责制订新的产品 服务项目开发计划 并报总经理批准后组织实施 4 2 2各业务部门负责对业务范围内现有产品的改进或在服务项目中 开发新的服务项目的策划 形成设计开发计划 4 2 3新的产品 服务项目开发计划的内容可包括a 确定和划分新的 产品 服务项目开发的阶段及主要工作内容 b 明确对开展开发输出 的评审 验证及确认的安排 c 规定开发人员的职责和权限 进度 要求以及他们之间的接口 d 资源配置要求 包括人员 信息等 4 3设计开发输入4 3 1设计和开发的输入应包括以下内容a 产品的 特性及功能 服务的特性要求 这些要求主要合同或顾客的要求和期 望 上海新徐汇 集团 有限公司文件编号Q XXH73B 01修改状态0主题设计和开发控制程序共38页第20页b 适用的法律 法规要求 c 以前类似的项目开发提供的适用信息 4 3 2项目开发输入应形成文件 可以 产品 服务项目开发任务书 的形式发出 产品 服务项目开发任务书 应由管理者代表组织 有关部门及开发人员对设计输入的内容进行评审 确保开发输入是 充分的 能反映顾客的要求及日常有关规定的要求 项目开发任务 书经总经理批准后下发 4 4设计和开发输出4 4 1承担产品 项目开发的人员根据 项目开发 任务书 及 项目开发计划 的要求 分工开展产品或项目开发工 作并编制相应的输出文件 4 4 2产品 项目开发输出的文件根据行业的特点可包括 不限于 a 产品 服务提要 产品 服务规范 b 产品 服务提供规程 或产品 服务提供流程图 c 产品 服务控制规范或项目 活动 监测准则 d 其他需要形成的作业文件 4 4 3设计输出的文件应由项目负责人编制 产品 项目开发输出文 件清单 设计开发输出的文件应满足设计和开发输入的要求 文件的发放实施前 应经管理者代表审核 经总经理批准 4 5设计和开发评审4 5 1评审的目的a 评价产品 项目开发的结果是 否满足了合同及顾客的要求以及法律 法规的要求 b 识别产品 项 目开发中存在的不足及问题 并提出必要的措施加以解决 4 5 2在产品 项目开发的适当阶段由管理者代表组织相关人员进行 系统的综合评审 一般由项目负责人提出申请 经管理者代表批准 并组织相关人员进行 4 5 3项目负责人将评审结果填写 设计开发评审 验证 确认记录表 对评审作出结论 对评审中提出的问题 产品 项目开发人员采 取改进措施 管理者代表负责跟踪记录措施执行情况 4 6产品 项目开发的验证上海新徐汇 集团 有限公司文件编号Q X XH73B 01修改状态0主题设计和开发控制程序共38页第21页4 6 1产品 项目 开发的验证可与产品 项目开发评审时一并进行 也可由产品 项目 负责人根据产品 项目开发的需要 决定是否实施项目开发的验证以 及改进的方法 4 6 2可供选择的验证方法有试运行 试营业 小范围内运行 变换 计算方法或与已证实的类似项目开发进行比对的方法进行验证 4 6 3产品 项目负责人负责将验证结果 填写在 设计开发评审 验 证 确认记录表 上 记录验证结果 对验证中发现的问题应采取改进措施 相关业务部门负责跟踪记录 改进措施的执行情况 4 7产品 项目开发的确认4 7 1产品 项目开发确认的目的是证明产 品 服务能够满足预期的要求 通常在项目付诸实施前进行 确认的 方法有a 项目开发完成付诸实施前 采用试用或请顾客 其他有关 部门进行确认评价 b 召开新项目鉴定会 请专家 顾客和公司有 关部门参加 提供项目开发鉴定报告 对项目开发予以确认 c 某 些项目在试运行后 征求业主意见 并提交 顾客 业主满意程度调 查报告 顾客 业主满意即可视作对项目开发的确认 4 7 2产品 项目开发确认的结果应由产品设计 项目负责人填写 设 计开发评审 验证 确认记录表 对确认过程中提出的改进措施 由相关业务部门负责并记录跟踪措施实施情况 4 8产品 项目开发的更改控制4 8 1需对产品 项目开发更改时 产 品 项目开发责任人员填写 文件更改审批表 按 文件控制程序 经主管领导批准后方可进行更改 4 8 2当更改涉及到主要产品 服务特性的改变或人身安全及相关法 律 法规时 则应对更改部分进行评审 并经主管领导批准后才能 实施 5相关文件和记录5 1 文件控制程序 5 2 新徐汇集团企业改制管 理规定 5 3 产品 项目开发计划 上海新徐汇 集团 有限公司 文件编号Q XXH73B 01修改状态0主题设计和开发控制程序共38页第22页5 4 产品 服务 项目开发任务书 5 5 产品项目开发输出清单 5 6 设计开发评 审 验证 确认记录表 5 7 文件更改审批表 上海新徐汇 集团 有限公司文件编号Q XXH74B 01修改状态0主题采购控制程序共38页第23页1目的通过对服务采购 和一般性商品采购实施控制 以确保采购的商品和服务符合规定的 采购要求 2适用范围适用于本公司采购商品和服务 3职责3 1公司行政办公室负责人确定对日常商品和服务采购实施控 制 3 2总经理负责确定对特殊商品和高价商品和服务采购实施控制 4工作程序4 1供应商的评价选择4 1 1供应商分为物资供应商及服务 供应商 4 1 2行政办公室根据供应商的报价 经营资格以及服务水平等方面 进行调查 对供应商进行考察比较 对于应由总经理负责实施采购控制的商品和服务的采购 应根据供 应商评价情况写出 供应商评价报告 内容包括供应商的合格条 件 评价方法 评价记录等 4 1 3行政办公室采购人员提出采购建议 对应由总经理负责实施采购控制的商品和服务的采购 应由行政办 公室根据 供应商评价报告 提出书面采购建议 经总经理确认后 行政办公室编写 合格供应商清单 4 1 4供应商的监督考核行政办公室通过直接参与了解每次采购的具 体情况 对供应商提供的价格水平 货物质量 服务质量等方面进 行监督考核 不合格的及时整改调整 对特殊商品和服务的供应商 年底通过征求各部门意见 对供应商 进行综合评价 并写出 供货商表现评价报告 对不合格的不予 续约或要求整改 4 1 5行政办公室进行复核后 交采购人员统一采购 应由总经理负责实施采购控制的商品和服务的采购 应报总经理审 核批准 4 2采购信息4 2 1各部门根据需要填写 办公用品需求单 内容 包括办公用品的名称 性能要求 上海新徐汇 集团 有限公司文 件编号Q XXH74B 01修改状态0主题采购控制程序共38页第24页数量等 经本部门负责 人审批后报行政办公室 4 3采购物资的验收4 3 1行政办公室采购人员根据 办公用品需求 单 对采购办公用品进行验收 核对无误后转行政办公室内勤人员 登记入库并发放 4 3 2服务供方的服务质量由服务接受部门负责进行验收 并由行政 办公室根据接受服务部门的意见进行监督验收 并做好记录 4 4费用核算行政办公室对采购的商品和服务按实际发生的数量进行 统计核算 并于年末进行部门决算报送公司财务部门 4 5办公用品的保管和发放4 5 1办公用品存放在行政办公室储物柜 内 由行政办公室内勤保管 4 5 2办公用品验收合格后 行政办公室内勤保留送货清单备查 并 对办公用品分类保管 一季度清点一次库存 4 5 3行政办公室内勤根据各部门填写的 办公用品需求单 想领用 部门发放办公用品 并办理签收手续 5相关文件和记录5 1 供应商评价报告 5 2 供应商表现评价报告 5 3 合格供应商清单 5 4 办公用品需求单 5 5 办公用品费 用决算清单 5 6 办公用品领用 发放签收单 上海新徐汇 集团 有限公司文件编号Q XXH822B 01修改状态0主题内部审核程序共38页第25页1目的规定内部质量审 核的责任 方法和审核要求 评价质量管理体系的符合性和有效性 确保质量管理体系的持续改进 2适用范围适用于公司质量管理体系的内部审核 3职责3 1管理者代表负责批准内部质量审核计划和审核报告 3 2审核组长负责编制内部质量审核计划 并组织实施 编写审核报 告 3 3审核组成员负责执行分配的审核任务 3 4各部门配合审核工作并制订和实施纠正措施 4工作程序4 1审核策划与准备4 1 1公司例行的内部质量审核每年至 少进行一次 两次间隔时间不超过十二个月 具体日期由管理者代 表决定 4 1 2例行审核的范围必需覆盖公司质量手册中所有实施条款和部门 并考虑上次内部审核的结果 对上次审核中发生不符合项较严重 部门安排重点审核 4 1 3除上述例行的内部审核外 当发生下列情况时 总经理或管理 者代表可根据实际需要增加内部审核频次 a 发生严重的外部投诉 b 质量方针和目标的重大修订 c 公司组 织机构发生重大变化 d 发生严重违反质量体系规定的行为 e 外 部审核或检查 4 1 4每次内部审核前 由管理者代表负责委派审核组长及审核组成 员 审核组长和审核员必须是公司正式任命的内部审核员 在确定 审核组成员分工时 必须保证审核员不得审核与自己有直接责任的 部门 上海新徐汇 集团 有限公司文件编号Q XXH822B 01修改状态0主题内部审核程序共38页第26页4 1 5审核组长负责拟 制 内部质量审核计划 经总经理批准后 于审核实施前一周通 知受审核部门负责人 4 1 6审核计划应具体明确审核目的和范围 审核依据文件 审核人 员 审核时间 审核的日程安排等 4 1 7各部门接到审核计划后 积极做好配合审核的工作 如对审核计划的时间 内容有异议 接到 内部质量审核计划 三 天内书面通知审核组长 审核组长调整 内部质量审核计划 并 报管理者代表批准 4 1 8审核使用的文件 表格由行政办公室负责保管 每次审核前由 审核组长领取本次审核所需的材料 1 1 9审核组成员接受审核任务后 认真准备现场检查清单 确保内 审的重点 并能按预定的时间完成 审核组成员在审核前两天将编制好的检查清单交审核组长审核 4 2审核的实施4 2 1审核组成员通过面谈 审阅文件和记录 现场 观察等方式收集审核证据 并如实记录 4 2 2审核员将收集的审核证据对照审核准则进行分析 对发现的不 符合事项填写 不合格项报告 并由受审核部门负责人签字认可 4 3审核报告4 3 1现场审核结束后 审核组长编制审核报告 审核 报告应包括以下内容g 本次审核的目的 范围 h 审核准则 i 审 核过程简介 包括审核过程中遇到的障碍 j 质量体系的总体运 行情况 k 不符合项及纠正情况 l 审核结论 4 3 2审核报告在内审完成后15天内完成 总经理批准后发放至受审 核部门 4 4不合格项的处置4 4 4受审核部门负责人负责针对审核中提出的 不合格项 按 纠正和预防措施程序 上海新徐汇 集团 有限公 司文件编号Q XXH822B 01