财务操作流程及注意事项2017.5.8

财务操作流程指引财务操作流程指引 为了规范会计基础工作 加强财务管理 实现财务工作的规范 化 标准化 强化总部与分支机构财务流程的可操作性 特制定本 财务操作流程指引 各分支机构参照执行 1 成本费用报帐及申请付款成本费用报帐及申请付款 一 工程费用报销及日常报销支付 1 报帐发票及票据要求 1 提供的票据必须符合现行会计制度及税法的要求 2 票据必须有主管领导 如 单位负责人 项目经理 部门 负责人 和经手人等的签名 即 至少有 2 人签名 3 票据客户名称必须与报帐所在分支机构名称一致 4 票据开具日期为实际报帐年度内日期 5 成本费用发票及票据的内容要合法 成本结构应合理 如 材料费 劳务费 安全经费等符合实际生产经营情况及相关规定 6 票据内容不得涂改 票据金额清楚可见并且大小写金额一 致 7 报帐票据原则上不得跨年度报销 有特殊情况的须事先向 财务部说明 再作处理 8 报销出租车票的 须注明办事往返地点 2 本部工程费用报销及日常报帐款支付 报帐人员将符合税法及会计核算要求的发票 或票据 整理好 并填写 费用报销审批单 后 交会计初步审核 按资金审批程序 履行审批手续 交会计进行帐务处理 再交出纳付款 报帐流程 3 分支机构在本部成本核算工程费用报销及支付 对于分支机构承接的工程 在本部开具发票进行成本核算的 需要报销工程费用的 应履行如下手续 1 由分支机构报帐人及财务部门填写 费用报销审批单 分支机构履行审批程序后 寄交或直接持单到韶勘院本部办理转帐 手续 此时 分支机构只需财务负责人及单位负责人审批 其余由 总机构审批 2 由总机构会计对 费用报销审批单 的内容及真实性进行 初步审核 按资金审批程序履行审批手续后 交会计作帐 再交出 纳转汇 3 报帐说明 由于分支机构在本部报帐往往不能面对面沟通 为了能顺利完成帐务处理 减少错误 在报帐说明上注明以下内容 付款单位 项目名称 项目经理 本次报帐所对应的开票金额 开 票日期 开票类型 扣取管理费及其他费用的金额等内容 报帐流程 报帐人初步整理 票据及填写 费 用报销审批单 按资金 审批程 序审批 会计帐 务处理 出纳付 款 会计审核 票据及审 批单 费用报销审批单 样式 详见附表一 含本部专用及分支机构 专用 4 成本费用报帐审核注意事项 1 成本费用发票审核 内容是否合理合法 成本构成是否合理 大小写是否一致 客户名称是否正确 开票单位是否盖章 管理费 是否收取 此外 A 在韶关地质工程勘察院报帐的 报帐发票可以 取得增值税专用发票的 是否取得增值税专用发票增值税专用发票进行报销 B 在 韶关市地质工程公司报帐的 凡工程项目已经在国税局备案为 简 易征收计税 的 报帐发票应取得增值税普通发票增值税普通发票进行报销 凡工 程项目未在国税局备案为 简易征收计税 而是按 一般计税 的 是否取得增值税专用发票增值税专用发票进行报帐 2 成本费用合同及结算单审核 日期 金额 汇款帐号是否正确 费用是否合理 3 费用报销审批单 审核 是否填写完整 如 项目负责人 合同 结算 金额 累计已收已付 附件 经办人等是否填写 4 开票申请人与报帐人是否一致 5 报帐说明审核 是否注明客户单位名称 我方开具给对方的发 票 开票金额 应扣管理费及其他费用等内容 分支机构 填写费用 报销审批 单 本部按 资金审 批程序 审批 本部会 计帐务 处理 本部出 纳付款 本部会 计审核 票据及 审批单 分支机构 按资金审 批程序审 批 二 工程费用申请支付及汇款 1 汇款发票及票据要求 1 收款单位必须与发票开具单位一致 2 发票内容必须与开票单位经营范围一致 3 符合报帐票据的其他要求 2 本部工程支出的支付及汇款 申请汇款人员将合法票据 工程支出申请审批单 交会计审核 后 按资金审批程序履行审批手续 再交由出纳汇款转帐 付款流程 3 分支机构在本部核算工程费用的支付及汇款 对于分支机构承接的工程 在本部开具发票进行成本核算的 或是分支机构开具发票在分支机构核算但工程款汇入韶勘院本部的 需要支付工程费用或转汇分支机构的工程款 以及转汇保证金等 应履行如下手续 1 由分支机构申请人及财务部门填写 工程支出申请审批单 分支机构履行审批程序后 并加盖财务章寄交或直接持单到韶勘院 本部办理转帐手续 此时 分支机构只需财务负责人及单位负责人 审批 其余由总机构审批 2 分支机构申请由总部汇付工程保证金 工程中标服务费等 申请人填 写工程支 出申请单 按资金 审批程 序审批 会计帐 务处理 出纳付 款 会计审核票 据及申请单 工程费用的 须在总机构留有足够资金或是先行将款项汇入总机构 才能支付 3 由总机构会计对 工程支出审批单 的内容及真实性进行 初步审核 按资金审批程序履行审批手续后 交会计作帐 再交出 纳转汇 付款流程 4 工程支出审批单 样式 详见附表二 5 付款申请审核注意事项 1 工程支出审批单 填写是否完整 2 收款单位帐户是否正确 3 申请付款人与报帐人是否一致 2 开具发票开具发票 1 开具发票流程 二 开具发票的要求 凡在韶勘院本部及各分支机构开具发票 应按以下要求开具 1 按要求填写统一的 开具发票申请表 二级分支机构需加 分支机构 填写工程 支出申请 单 本部按 资金审 批程序 审批 本部会 计帐务 处理 本部出 纳付款 本部会 计审核 票据及 申请单 分支机构 按资金审 批程序审 批 申请人填写 发 票开具申请表 并提交相关资料 开具发 票并登 记 申请人领 取发票并 签名 开票员审核 开票资料是 否合格 盖财务章并由项目负责人签名后提交 或传真 到发票所属分支机 构财务部门申请开具发票 各经营单位所属经营人员要跨经营单位 开票的 一律由所属经营单位财务部门填写 开具发票申请表 向 其他分支机构申请开具发票 2 提交工程合同原件一份 暂时不能提交原件的 提交合同复 印件并同时提交原件核对后 留复印件退回原件 待原件用完后 开票人应负责将原件交回 因特殊原因未签订合同的 提供未签合 同说明一份 并请经营单位主管领导签名后交财务 注 合同必须 填上签订日期 同一项目首次开票必须提供合同原件 非首次的提 供加供公章的合同复印件 3 提交工程结算单原件一份 暂时不能提交结算单原件的 提 交结算单复印件并同时提交原件核对后 留复印件退回原件 待原 件用完后 申请开票人应负责将原件交回 4 开具发票时 按应交税费数额收取开票押金 在开票所属机 构有款项留存的除外 同时提供该项目发生的成本开支 附正式发 票 若同一项目再次开发票的 除符合上述要求外 还应根据上次 开发票是否已收款入账 支出是否合理配比等因素 审核是否再次 开具发票 5 为防止误开增值税专用发票引发税务风险 凡开具增值税专 用发票的 除满足以上要求外 还应按要求同时提开具专用发票资 料 如 营业执照 税务登记证 银行开户许可证 一般纳税人证 明文件等复印件 6 发票备注栏如需填写备注信息的 请在 发票开具申请表 其他说明事项 栏明确填写备注信息 7 当月 20 日前申请开具的发票 必须于 20 日前报帐完毕 20 日之后开具发票 必须同时提供成本报帐发票 跨月未报帐的 按 开票金额 25 收取所得税 8 每月 25 日至次月 7 号前为报表结算及报税清卡时期 原则 上不开具发票 有特殊情况的提前与财务部沟通 发票开具申请表样式 详见附表三 三 发票开具审核注意事项 1 开具发票申请单 填写是否完整 内容与合同是否相符 2 地质公司开具发票选择简易征收的遵循 先备案后开票 原则 3 地质公司开具发票的 必须遵循 先开证完税后开票的原则 办理开具外出经营管理证明后 在工程所在地国税局预缴完税后 凭完税证明开票 工程项目在异地服务的 4 合同内容是否完整 真实 合法 第一次开具需提供原件 以后 开可提供复印件 5 是否提供真实合法的成本报帐发票 上一次开票是否已完成报帐 3 外出经营活动税收管理证明外出经营活动税收管理证明 办理办理 1 本部或分支机构需要到总机构税务局申请开具 外出经营 活动税收管理证明 以下简称 外管证 的 按以下方法办理 办证流程如下 1 填写 开具外出经营活动税收管理证明申请 2 提供在外地经营签订的合同原件 复印件各一份 税局另有 要求的从其规定 3 由工程项目管理人员持以上资料到总机构财务部 由总机构 财务人员协助办理向总机构税务局申请开具外管证事宜 4 到总机构税务局领取 外出经营活动税收管理证明 后 原 件由申请人携带到工程所在地完税 留复印件一份给总机构财务部 备查 二 外管证用完或期满处理 注销流程如下 1 外管证用完或期满后 需到工程所在地税务机关办理相关注 销手续 按当地税务机关要求提供资料 并携带外管证原件及当地 税务机关出具相关资料到总机构税务局缴销 2 外管证期满还未开具完发票的 应先缴销原外管证并重新开 具外管证 3 外管证开具实行 前证不清后证不开 原则 同一项目经理 申请人填 写申请并 提供相关 资料 到开证 税局办 理开证 开证机构 财务部门 留存复件 登记备查 外管证原 件交申请 人办理预 交税 开证机构财 务部门审核 资料并协助 办证事宜 工程所在 地税局办 理注销手 续 到开证 税局办 理注销 取得税局 注销函 开证机构 财务部门 登记注销 备查 开证机构财 务部门审核 相关资料协 助办理注销 分支机构若存在有期满外管证未注销情况的 按税务机关要求将不 再开具外管证 三 开具外管证审核注意事项 1 开具外出经营活动税收管理证明申请 表填写是否完整 2 所需资料提供是否齐备 3 原己开具的外管证是否存在到期未核销情况 四 四 简易征收简易征收 合同备案管理流程如下 合同备案管理流程如下 被核定为一般纳税人的分支机构签订的合同 若是符合 简易征 收 计税方法的 必须在机构所在地 发票开具地 国税局备案 否则按一般计税方法计税 备案时 须提供以下资料 1 施工许可证 老工程须提供 复印件一份 2 合同原件 复印件各一份 3 项目负责人身份证原件及复印件一份 注 只有老工程合同 2016 4 30 日前签订 清包工工程合同 甲供工程合同可以办理 简易征收 备案 韶关地质工程勘察院财务部 韶关市地质工程公司财务部 2017 年 4 月 7 日 申请人提 供符合要 求的合同 到备案 税局办 理合同 备案 备案机构 财务部门 留存复件 登记备查 备案机构财 务部门审核 合同及相关 资料 附表一 费费 用用 报报 销销 审审 批批 单 本部专用 单 本部专用 填报日期 年 月 日 单位 附件数 张 所属部门或工程项目 合 同 发 包 人 项目负责人合同 结算 金额 累计已收工程款累计已付工程支出 费 用 摘 要金额备注 审定金额大写 部门负责人分管队领导 项目负责人分管财务队领导 财务负责人大队纪检领导 单位负责人大队长 报帐会计 经办人 费费 用用 报报 销销 审审 批批 单 分支机构专用 单 分支机构专用 填报日期 年 月 日 单位 附件数 张 所属部门或工程项目 合 同 发 包 人 项目负责人合同 结算 金额 累计已收工程款累计已付工程支出 费 用 摘 要金额备注 审定金额大写 分支机构财务负责分管队领导 分支机构单位负责分管财务队领导 财务负责人大队纪检领导 单位负责人大队长 报帐会计 经办人 附表二 工程支出申请审批单工程支出申请审批单 申请单位 部门 工程项目名称 合同发包人 项目负责人合同 结算 金额 累计已收工程款 累计已付工程支 出 本次申请金额 大写 人民币 申请说明 申请人签名 帐户名称 开户行收款单位帐户 帐号 分支机构财务负责人 分支机构单位负责人 单位部门负责人 单位财务负责人 单位负责人 分管队领导 分管财务队领导 大队纪检领导 审批人员 大队长 申请日期 年 月 日 备注 1 该表适用于单位 分支机构之间 部门或个人申请用于工程支出的款项 2 申请说明 指 工程款支付概况或资金用途 报帐款 工程款 保证金 劳务费 材料 费等 3 分支机构财务 及 分支机构单位负责 栏 用于分支机构向总机构或其他分支机构申 请付款时使用 4 分支机构向总机构或其他分支机构申请付款时 必须在左上角 申请单位 外加盖公章或财 务章 附表三 发票开具申请表发票开具申请表 申请单位 公章或财务章 开票申请人 开票种类 付款单位 开票内容 帐户名 称 开户行 账号 地址 电话号 码 付款单位帐户 增值税专用 发票需填写本 栏 纳税人 识别号 合同总金额大写 人民币 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 本次开票金额大写 人民币 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 其他说明事项 申请日期 年 月 日 备注 1 开具发票请附上合同原件及工程结算单 2 所有开具发票的工程款必须汇回开票单位进行全成本核算 3 开票前请项目经理问清楚付款方要求开具的发票种类 4 付款单位一定要与签订合同章名称一致 若有特殊原因请另行注明并出具相关证明 5 注明合同总额的原因 在分次开票结算时 合同总额不等于开票金额 如是分次开 票结算 禁止同一合同在不同分支机构开发票 6 开票金额大小写请注意必须一致 7 如需开具增值税专用发票 请提供付款单位的一般纳税人认证文件 税务登记证 营业执照及开户许可证副本等复印件各一份 附表四 开具外出经营税收管理证明申请表开具外出经营税收管理证明申请表 申请单位 公章或财务章 申请人姓名及手机号 码 付款单位 外出经营地 省 市 区 县 镇 税局 开证内