物资招标采购管理办法

物物资资招招标标采采购购管管理理办办法法 第一章第一章 总总 则则 第一条 为了规范公司物资招标采购活动 维护公司合法权益 有 效降低规模采购成本 确保大宗材料采购质量 从而降低成本 提高 经济效益 依据相关要求和公司实际情况 特制定本办法 第二条 招标采购活动应当遵循公开 公平 公正和诚信的原则 以规范 严谨 合法的招标采购方式降低采购环节 杜绝违约 违规 发生 任何单位和个人不得以任何方式干涉招标采购活动 第三条 公司及下属部门物资采购 均适用于本办法 第二章第二章 招标采购组织机构招标采购组织机构 第四条 公司成立物资招标采购领导小组和工作小组 第五条 公司招标采购领导小组组成 组 长 公司董事长 常务副组长 公司财务副总经理 副组长 广州公司常务副总 佛山公司常务副总 第六条 公司招标采购工作小组组成 组 长 公司主管物资的经理 副组长 公司主管物资的副经理 合约设计部经理 成 员 合约部主任 设计部主任 仓库管理部经理 工作小组负责物资招标 评标的组织工作 第三章第三章 职责职责 第七条 招标采购领导小组职责 1 负责大宗物资招标采购重大事项的决策 明确招标采购方式和 规则 2 辅助监督 指导本级招标采购工作小组的招标 评标工作 3 对招标采购的招标文件 评标方法 评标标准和开评标程序进 行审查 4 对工作小组的评标报告进行审定 确定中标单位 5 执行评标纪律 对违规人员或违规事件进行处理 第八条 招标采购工作小组职责 1 辅助市场和供应商调查 编制招标文件 发布招标公告或招标 邀请书及招标文件 2 制定开标议程 评标流程及办法 3 根据所招标采购的物资的技术参数 制定评标标准 4 负责成立当次物资招标采购评标小组 5 组织评标小组进行技术和商务答疑 澄清等工作 6 组织评标小组对投标文件进行形式审查 就投标物资的技术参 数 售后服务 价格 付款方式 供货周期等方面进行综合评审 集 体谈论后形成评标意见 推荐中标单位 报领导小组审定 7 依据招标采购领导小组的审定意见 完善并实施后续程序 发 放中标通知书 协助物资采购部门签订合同并实施 8 负责及时将开标 评标会议纪要 评标报告等资料报送上级主 管部门 保证公司物资价格信息及时汇总发布 第九条 公司采购领导小组对招标采购的全过程行使监督职能 第十条 公司物资部职责 1 负责制定 修订招标采购管理实施办法 2 负责公司内部集中招标机构的组织 职责的分配 3 公司物资部发起并组织本公司的大宗集中材料采购招标 4 汇总公司材料采购情况 进行招标采购分析 5 建立公司合格供应方档案和招标 招标采购情况报表 并进行 分析 6 对公司招标工作进行总结 不断提升工作水平 第十一条 合约设计部职责 1 合约预算部及时上报项目主要物资采购计划表 以便公司合理 安排招标采购 2 设计部及时提供物资招标的技术标准 第四章第四章 招标物资适用范围招标物资适用范围 第十二条 公司物资材料采购以下相关材料及要求必须采取招标采 购 1 铝材 2 五金配件 3 辅助配件 4 胶条及辅助胶类 5 玻璃胶 6 玻璃 7 设备 8 其它价值在 5 万元以上其它批量材料 第五章第五章 招标规定和要求招标规定和要求 第十三条 招标采购根据发起形式为 邀标招标采购 合格供应方 第十四条 招标原则 1 首选招标原则 公司为加强物资的采购管理 进一步规范物资 采购行为 降低工程成本 保证材料质量 同时约束供应方与我方的 关系 使双方关系更加规范并受法律保护 要求具备招标条件的项目 必须组织招标采购 2 比价透明原则 不符合招标采购条件的材料 关键材料采购由 物资部组织竞争性谈判 货比三家形式的批量采购方式 但必须形成 细致的谈判记录 比价记录和审批记录 3 招标采购必须遵循合理 合法 公平 公正 公开的原则进行 第十五条 免予招标 属于下列情况 1 按中标合同规定不适合公开招标的物资或专属材料 属于业主 甲供或行业集采专供的物资 2 定制非标物资 3 出现不可预见的情况 如工程抢险 施工急需等情况 4 材料市场竞争不充分 卖方市场 5 供应商较少 不能形成竞争 6 市场处于价格高峰期 7 材料质量 进度与价格关联度较高 8 采购的物资价值较低 9 其他 第十六条 招标采购调查 计划 物资部负责根据公司要求对各种材料进行市场调查 询价 以 及调查周边地区有影响力的材料供应商 同时编写项目合格供应商名 册 并针对材料 关键物资进行采购时机 采购方式的策划 第十七条 招标文件的编制 1 物资采购招标文件由发起组织的工作小组编制 其中商务部分 由招标发起组织的物资部门编制 物资的技术标准文件和标的描述由 设计部门编制 由物资部门汇编经领导小组审核后发起 2 物资采购招标文件主要包括两部分 商务部分和技术要求部分 商务部分 招标通告或邀请书 投标人须知 招标评标办法 合 同条款 合同格式 投标指南等 技术要求部分 合同技术条款 技术标准 技术规格 标的物描 述 交货期限 交货状态 验收标准等内容 其中工作小组必须在招标邀请中明确 公司地点 开标地点等内 容 3 招标文件的编制 可依照 物资招标采购文件范本 进行编制 4 如果开标后招标人还将对标价进行谈判 必须在招标文件中书 面明确将要进一步谈判 保障招标的合法性和合理性 第十八条 资格预审及招标文件发售 答疑 1 资格预审 招标采购一般要求采取供应方标前预审 工作小组 负责资格审查汇总并报领导小组审核 将通过的预审供应方发布 对 于招标周期时间要求较短的可以采取资格后审 在开标评标后对预选 中标投标人数量的二倍单位进行资格审核 2 发放标书 在通告或邀请规定时间内 由工作小组负责向有资 质的单位发放标书 3 在招标文件规定答疑期限内 由招标发起工作小组负责组织工 程技术 质检 物资 财务等部门进行技术答疑 对于需要澄清的 投标人应在开标前 5 天内以书面形式递交给招标人 招标人在递标前 3 天内以标书中规定的方式通知所有投标人 澄清或修改的内容将构成 招标文件的组成部分 第六章第六章 投标人条件与要求投标人条件与要求 第十九条 凡具有法人资格 有生产制造或供应能力的企业 在国 内注册的外国独资或中外合资 合作企业 符合并承认和履行招标文 件中的各项规定者均可参加投标 自然人作为投标人时应经过项目评 议通过 投标人应当对递交的投标文件中有关资料的真实性负责 必 须具有承担招标文件规定的物资质量责任的能力 第二十条 投标人应仔细阅读招标文件 了解招标文件的要求 在 完全了解招标物资材料的技术规范和要求以及商务条件后 按要求的 格式编制投标文件 第二十一条 投标报价 1 投标人对投标物资材料进行报价 应报出最具有竞争力的价格 按招标文件规定的格式填报投标总报价 并在投标物资材料数量及分 项价格表内分别填写物资名称 规格型号 数量 出厂单价 运输费 吊装费 包装费 安全环境维护费用 仓储费 代理费用 保险费等 2 最低投标报价不能作为中标的唯一保证 3 国内投标以人民币报价 第二十二条 证明投标人资格的文件 1 投标人有效的营业执照 税务登记证 复印件 2 法人代表授权书 原件 3 法人代表的授权代表身份证 复印件 4 生产许可证 安全许可证 环评通过报告 产品技术鉴定证书 复印件 5 近 3 年来同类物资材料的销售业绩 特别注明在二公局的销售 情况 6 获得的各种荣誉 复印件 7 招标文件要求提供的其它资料 或投标人认为有必要提供的声 明及文件 第二十三条 技术响应文件 1 投标人必须依据招标文件中对于招标物资材料的要求 包括重 要的物资材料技术性能检测报告 规格 涉及的图纸 质量标准 交 货期 售后服务保证措施等主要内容 逐条进行说明 2 投标人必须提交所投标物资材料是符合招标文件中技术响应文 件要求的 该文件可以是文字资料 图纸和数据 包括其价格和原材 料供货来源资料 3 供应计划保障方案及措施 售后服务或技术支持承诺 第二十四条 投标文件的书写要求 1 所有投标文件正本和副本须用不褪色的墨水书写或打印 装订 成册 2 投标文件的书写应清楚工整 若经修改 应由投标授权代表在 修改处签字盖章 3 字迹潦草 表达不清 未按要求填写或可能导致非唯一理解的 投标文件 将按废标处理 4 投标文件的份数 正本一份 副本二份或以上 并在文件上注 明 正本 副本 字样 参考资料不限量 正本与副本不一致时以 正本为准 招标人对接收的投标文件应妥善保管 开标前不得开启 5 投标文件应当按照招标文件的规定进行密封 标识 在投标截 止时间前送达指定地点 6 投标人可根据投标物资材料的具体需要 自行编制其它更为详 尽文件或资料纳入投标文件 第二十五条 在招标文件规定的时间内 投标人可以书面要求招标 人就招标文件的内容进行澄清 投标人可按照招标文件规定的时间参 加答疑会或标前会 投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间之前 可以补充 修改已提交的投标文件 投标人补充 修改的内容为投标文件的组成 部分 与投标文件具有同等法律效力 第二十六条 投标人在向招标人递交投标文件时 须按招标文件规 定的金额和支付方式向招标人交纳投标保证金 投标有效期以招标文件确定的时间为准 投标人应自行承担所有与编写和提交投标文件有关的费用 不论 投标的结果如何 招标人在任何情况下均无义务和责任承担这些费用 第七章第七章 开标 评标 定标开标 评标 定标 第二十七条 开标 1 投标人在规定时间内送交投标文件 并经招标人检验密封完 整 签认文件递交确认 2 开标一般采取现场开标方式 招标小组 投标人代表履行报 到 签到手续 开标应邀请所有投标人代表 3 现场开标由工作小组分工进行唱标 监标 记录 唱标人当 场宣读投标人名称 投标价格 折扣 以及必要的核实内容 监标人 现场核实 记录人现场作出 物资开标记录 由投标人代表当场签字 确认 第二十八条 评标 1 标书初审 评标小组必须对收到的每一份标书进行完整性审查 确认要求的 文件资料 证明 承诺 报价表齐全 评标小组继续对投标文件进行响应性审查 确认是否对招标书中 提出的实质要求和条件都做出了响应 是否有偏差 2 通过初审的主要条件 1 投标文件有法定代表人或授权人代理人的签字和加盖公章齐 全 符合招标要求 2 投标有效期 标的物交货期 到站或到场等时限 地限是否 与招标文件相符 3 投标标的物符合技术规格 技术标准 描述的要求 4 投标文件明确的包装方式 检验标准 检验方法等符合招标 文件的要求 5 投标人没有附加招标人招标文件以外的接受条件 6 符合招标文件中规定的其他实质性要求 7 按时递交投标文件 办理投标担保 提供真实有效的证明资 料 投标文件不符合以上条件之一 将作为废标处理 3 缺项处理 投标人在实质性响应了招标要求 但个别地方存在 漏项 或不完整的技术信息 数据等情况 并且补正缺项不会对其他 投标人造成不公平的结果 可以降低其履约能力评分 但不能做废标 处理 4 以上工作完成后 需对投标报价进行算术修正 对修正结果应 向投标人澄清 并经过投标人的书面确认 5 评审 评标小组人员有权要求有疑问的投标人提供投标文件中所有复印 件的原件 以对商务文件 技术文件 认证文件的真实性进行核查 不能提供完整的原件 与投标文件不符的投标将被拒绝 投标文件的详细评审基本内容有以下几方面 1 进一步审查投标人提供的商务资料 认证资料的真实性 2 审查生产技术措施及国有服务方案的可行性 3 审查投标人的报价 履约信誉 供货经验 生产能力 技 术能力 管理能力 原材料掌控能力 运输储存等物流能力 财务能 力等 4 审查投标物资及其组成部分的质量水平 5 审查标书的细微偏差等内容 进行偏差费用评估 确保公 平对比 6 审查投标人的供货能力 供应风险 尤其是对施工现场供货 服务能力 必要时进行实地考察 6 综合评分推荐中标单位 1 对通过初评的投标文件进行列表汇总 2 对通过初审但拒绝澄清的单位进行分析和量化评价 3 对不满足初审要求的文件作废标处理 汇总列明原因交领导 小组 4 根据招标文件的评标办法和评标细则对综合报价 履约信誉 供应经验 生产能力 技术能力 管理能力 原材料掌控能力 运输 储存等物流能力 财务能力等方面进行评分 5 将各项评分进行汇总 根据各项评价权重计算综合分值 按 照分值高低排名 由工作小组向领导小组推荐中标候选单位 第二十九条 定标与授予合同 1 定标 工作小组将评标汇总交领导小组 并将前三名推荐为中 标候选人 最终由领导小组确定中标人 2 中标通知 采购招标的中标通知由物资部发出 中标通知书应包含投标文件已经被接受及接受的条件 并将构成 合同的一部分 3 采购合同由物资部签订 一般要求合同正本 2 份 物资部 中 标人各执 1 份 副本 2 份 预算部及财务部各一份 中标通知发出后 中标人应在规定时间内和地点签署 若超过期 限将视为放弃 由领导小组确定的第二候选中标人作为合约方 第三十条 监督管理 1 经招标的物资若发生质量纠纷 委托第三方有资质的检查机构 检验 同时将结果由物资部向招标领导小组及时报告 2 物资组织招标采购后 要对具体实施过程进行有效的监督检查 并以季度为周期对供应商进行履约评价并上报物资合同执行状态统计 表 3 招标领导小组负责对招标采购过程进行监督 第八章第八章 记录控制记录控制 第三十一条 记录控制 1 归口传递 物资部负责保存传递招标计划 招标相关资料 招标调查 审批 记录 合同副本 招标书 中标记录 合同及动态的控制等 2 控制范围 物资招标采购申请表 物资招标采购市场调查表 物资招标采购供应方调查表 投标书领取登记 接收投标文件登记 招标小组工作人员签到表 投标单位签到表 物资现场开标记录表 符合性检查表 性能参数和化学成分比较表 评标价格比较表 技术评审汇总表 评审结论表 中标通知 物资招标采购文件范本 合同执行状态统计表 3 保存期限 物资部负责保管招标计划 招标相关资料 重大招标调查 招 标书 中标记录 重大合同 要求所有资料及纪要保存期为 5 年 第九章第九章 考核考核 第三十二条 考核对象 公司物资部 第三十三条 考核层级 1 公司招标领导小组负责对公司物资部进行招标组织 落实 执 行效果考核 2 物资部负责对招标计划 调查到招标组织 采购执行 总结等 工作进行有效性 及时性自我评价 第三十四条 考核时间 公司招标领导小组对公司物资部每月进行一次考核评价 第十章第十章 持续改进持续改进 第三十五条 改进对象 保持物资招标工作流程及制度与公司经营战略发展相适应 积极 加大合格供应商范围内的集中招标采购工作 同时加大市场 供应商 调查细致程度 提高招标采购效率 执行节省成本绩效 第三十六条 改进方法 借鉴先进采购方法 加大采购力度 加大合格供应商沟通和信息 共享来深入合作 降低共同成本 第三十七条 改进内容 1 依据公司发展和内外部环境的变化 物资主管领导可以对物资 管理的招标采购和集中采购进行调整 当环境变化较大时 可制定新 的物资采购模式 2 保持物资采购的方案等符合实际环境 并最合理科学 3 在招标采购中 保证物资招标采购的充分性和有效性 保证具 体信息 共享的充分性和有效性 信息评价的全面性和准确性 第十一章第十一章 附则附则 第三十八条 本办法修订和解释的权归公司物资部 第三十九条 本办法自印发之日起执行 表式 MT 1 物资采购市场情况调查表物资采购市场情况调查表 调查部门 调查区域日 期 材料名称材料规格调查人 生产厂家数量及竞争程度 产品质量水平 市场产能及富余度 原材料 资源供应情况 物流情况及影响程度 产品信息公开程度 资 金 要 求 市场特殊规定 工 艺 流 程 市场定价情况 相关政府政策 其 他 情 况 调查结果及推荐意见 包含 市场机遇及市场不利因素 相应资料见附件报告 月 日 物资招标领导小组传阅 月 日 表式 MT 2 物资招标采购供应方基本资料调查汇总表物资招标采购供应方基本资料调查汇总表 调 查 人地 点日 期 材料名称材料规格商标牌 生产商或供应商 地 址 企业资质供货能力产品质量证书 调查价格协商价格外观质量 运输方式运 距运 距 联系电话联系电话取样检 试验 其他调查情况陈述 详见报告 调查结果及推荐意见 月 日 领导小组传阅 年 月 日 表式 MT 3 招标文件领取登记表招标文件领取登记表 序 号 文件编号投标人名称领取时间 领取人签字联系人联系电话联系传真联系地址备注 表式 MT 4 投标文件接收登记表投标文件接收登记表 序号文件编号投标人提交时间接收时间接收人备注 表式 MT 5 开标会议签到表开标会议签到表 招标材料名称 招 标 编 号 参加会议单位参加会议人员职务到会时间联系 表式 MT 6 开标记录开标记录 招标编号 序号材料名称投标人制造商投标价 履约 保函 交货 时间 到货 地点 签认 主持人 记录人 唱标人 表式 MT 7 符符合合性性检检查查表表 序号投标人 1投标书有效性 2投标保函 3投标人法人授权书 4投标资格文件 5制造商授权书 6制造商资格 7商务文本 8技术文本 9详细报价 10结论 注 1 制造商直接投标无需提供厂家授权函 2 表中 表示 有 表示 无 3 结论栏中仅填 合格 或 不合格 表式 MT 8 质量技术参数和化学成分比较表质量技术参数和化学成分比较表 物资名称 招标文件要求数量 投标人 制造商 型号 数量 技术要求性