电子文件归档与管理细则

电子文件归档与管理细则 3 管理体制和职责 3 1 各单位应根据本细则 建立电子文件归档与管理工作制度和管理网络 3 2 文件形成部门负责电子文件的形成 承办 运转 收集 登记 确保其真实性 完整性 有效 性和安全性 并定期向档案管理部门移交 档案管理部门应对电子文件的形成 收集 积累 鉴 定 归档等实行全过程管理与监控 规定电子文件的归档时间 范围 技术环境 相关软件 版 本 检测数据等要求 3 3 为保证归档电子文件的完整 真实和有效利用 从电子文件产生时就应按照制度要求 妥善管 理 以确保其不散失 不损毁 不失真 3 4 归档的电子文件 应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理 档案部门要确保电子文件能 有效机读 4 电子文件的收集 4 1 收集范围 凡是反映本单位工作活动 具有查考利用价值的电子文件及相关软件均属收集范围 按照电子文 件的信息类型包括 4 1 1 文本文件 指用文字处理技术形成的文字文件 表格文件等 4 1 2 图像文件 指用扫描仪 数码相机等设备获得的静态图像文件 4 1 3 图形文件 指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件 4 1 4 影像文件 指用视频设备获得并经计算机处理的文件 4 1 5 声音文件 指用音频设备获得并经计算机处理的文件 4 1 6 多媒体文件 指用计算机多媒体技术制作的文件 其中包含文字 图像 图形 声音 影像 等两种以上的复合信息形式 4 1 7 超媒体链结文件 指用超媒体链结技术制作的文件 4 1 8 计算机程序 指计算机使用的商用或自主开发的系统软件 应用软件以及相关的资源 支撑 软件等 4 1 9 数据文件 指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据 参数等 4 2 电子文件收集要求 4 2 1 归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存 并在内容及相关描述上保持一致 4 2 2 在 无纸化 办公系统中产生的电子文件 应采取严格的安全措施 随时备份 存储在能够脱 机保存的载体上 保证电子文件的安全性 4 2 3 文本文件收集时应统一将其转换为 TXT 文档或 XML 文档 4 2 4 静态图像文件收集时应统一将其转换为 TIFF JPEG 4 2 5 影像文件收集时应统一转换为 MPEG AVI 格式 4 2 6 声音文件收集时应统一转换为 WAV MP3 格式 4 2 7 自主开发的计算机程序必须收集软件的源程序及其开发 编译工具 4 2 8 归档的电子文件如果采用不符合本细则要求的格式 收集时应转换成本细则要求的格式 4 2 9 各单位应依据本细则 结合实际情况 制定本单位 本系统电子文件收集的具体范围 5 电子文件的归档 5 1 归档要求 文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档 每月把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物 理归档 并按档案管理的要求进行登记和交接 5 2 归档电子文件应按 件 进行管理 一般情况下把一份电子文件作为一件 密不可分的几份电子 文件应作为一件来进行管理 如 正文与附件 重要法规的历次修改稿 一套计算机软件或源程 序等 5 3 电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件 依照附录 A 要求进行著录 并填写 归档电子文件登记表 见 GB T 18894 2002 表 A 4 表 A 5 归档电子文件应逐件编目 5 4 文件形成部门应于每月初将上月形成的经过检验的电子文件和 归档电子文件登记表 保存在 脱机载体上 并一式两份向档案部门移交 5 5 档案管理部门应对归档电子文件进行真实性 有效性和完整性测试 并填写 归档电子文件移 交 接收检验登记表 见 GB T 18894 2002 表 A 3 登记表一式两份 一份由档案部门保存 另一份由文件形成部门保存 6 归档电子文件的移交 接收与存储 各单位应在每年 9 月底前将经过检验合格后的归档电子文件移交同级国家综合档案馆 集中保管 6 1 电子文件的移交 接收要求严格按 GB T 18894 2002 执行 6 2 归档电子文件的存储 6 2 1 一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中 几个归档年度的电子文件不应存储在 一盘载体中 6 2 2 本细则推荐采用只读光盘 磁带作为归档电子文件的保存载体 禁用软磁盘作为归档电子文 件长期保存的载体 归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态 6 2 3 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签 注明全宗号 归档年度 盘号和套别 见 7 6 2 4 信息组织结构 每盘存储载体的根目录下有说明文件 著录文件 归档电子文件子目录 每盘存储载体应具有如 下信息组织结构 6 2 4 1 说明文件 6 2 4 1 1 文件名 README 6 2 4 1 2 文件内容 有关本存储载体的各种信息 应包括全宗号 全宗名称 归档年度 盘号 制作人 检查人 制作时间 6 2 4 1 3 文件格式 说明文件为字符文件 每行的左边为标题 右边为说明内容 中间用冒号分 开 字符代码应符合 GB T1988 GB2312 和 GB13000 1 的规定 6 2 4 2 著录文件 6 2 4 2 1 文件名 DESCRIPT XML 6 2 4 2 2 文件内容 归档电子文件登记表的电子版本 6 2 4 2 3 文件格式 XML 文件 具体格式见附录 B 著录文件包含项目同 归档电子文件登记 表 6 2 4 3 归档电子文件子目录 6 2 4 3 1 目录名 DATA 6 2 4 3 2 目录内容 以子目录的形式存放归档电子文件 一件电子文件保存在一个子目录中 子 目录名为全宗号 归档年度 保管期限 件号 如 00012002100001 其中第 1 位为全宗号 第 位为归档年度 第 位为保管期限 永久为 1 长期为 2 短期为 3 第 10 14 位为件号 7 归档电子文件的保管 归档电子文件要一式三套 一套封存保管 一套供查阅使用 一套异地保存 套别用符号表示分 别为 A B C 附录 A 电子文件著录项目 下列著录项目标注 者为必著项 其它为选著项 A1 文件信息 A1 1 发文登记号 发文单位已发文件登记的顺序号 A1 2 收文登记号 收文单位收到文件登记的顺序号 A1 3 拟稿人 拟稿人员姓名 A1 4 拟稿时间 A1 5 部门责任人 拟稿人员所在部门责任人姓名 A1 6 部门责任人审核时间 A1 7 核稿人 核稿人员姓名 A1 8 核稿时间 A1 9 签发人 文件签发人员姓名 A1 10 签发时间 A1 11 打字者 打字员姓名 A1 12 打字时间 A1 13 校对者 文件校对人员姓名 A1 14 校对时间 A1 15 主送单位 文件主送单位名称 几个单位之间用 分隔 A1 16 抄送单位 文件抄送单位名称 几个单位之间用 分隔 A1 17 发送时间 文件的发出时间 A1 18 缓急程度 A1 19 密级 指文件的保密等级 按 GB T7156 1987 第四章文献保管等级代码表划分为六个等级 名称与代码如下 名称 数字代码 汉语拼音代码 汉字代码 公开级 0 GK 公开 国内级 1 GN 国内 内部级 2 NB 内部 秘密级 3 MM 秘密 机密级 4 JM 机密 绝密级 5 UM 绝密 A1 20 收文者 接收文件的人员姓名 A1 21 收文单位 接收文件的单位名称 A1 22 收文时间 接收文件的时间 A1 23 批阅人 A1 24 批阅意见 A1 25 批示人 A1 26 批示意见 A1 27 承办部门 文件办理部门 A1 28 办理结果 文件的办理结果 A1 29 办结时间 文件办理完毕的时间 A2 档案信息 A2 1 归档人 指对该份文件进行归档操作的人员姓名 A2 2 归档单位 指对该份文件进行归档操作的单位名称 A2 3 归档时间 A2 4 全宗号 指档案馆给立档单位编制的代号 全宗号用四位数表示 不足四位的前面用 0 补 足 A2 5 归档年度 指文件的形成年度 以四位阿拉伯数字标注公元纪年 如 2002 A2 6 保管期限 指文件的保存时间 一般分为永久 长期 短期三种 A2 7 件号 指对应纸质或其他载体档案文件在同一年度 同一保管期限中的顺序号 件号用五 位数表示 不足五位的前面用 0 补足 A2 8 主题词 按照 DA T19 1999 中国档案主题词表 及本专业 本单位的规范化词表进行标 引 A2 9 分类号 根据 中国档案分类法 和 GB T15418 1994 的有关规定著录 A2 10 鉴定者 对该份文件实行价值鉴定的人员姓名 A2 11 鉴定时间 A2 12 销毁者 对该份文件实行销毁的人员姓名 A2 13 销毁审批者 对该份文件销毁审批的人员姓名 A2 14 销毁时间 A2 15 开放标识 指该份文件是否可以开放 开放标识项依据实际情况著录为开放或控制 A2 16 题名 指文件的标题 A2 17 责任者 制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者 A2 18 文件编号 文件的发文字号 A2 19 附件 指正文后的附加材料的题名 A2 20 稿本 指文件的文稿和文本 稿本项依据实际情况著录 代码表如下 稿本 代码 草稿性电子文件 M 非正式电子文件 U 正式电子文件 F A2 21 版本 指对文件修改 更改后的不同状态的描述 如第一版 第二版等 A2 22 版本说明 对不同版本的说明性文字 如修改原因 与上一版本的差异等 A3 电子文件信息 A3 1 硬件环境 名称 型号 指形成该份电子文件的硬件环境的描述 包括计算机型号 CPU 型号 内存数量等 各个项目之间用 分隔 A3 2 网络环境 名称 版本 指形成该份电子文件的网络环境的描述 包括网络类型 协议 版本号等 各个项目之间用 分隔 A3 3 操作系统 名称 版本 指形成该份电子文件的操作系统的描述 包括操作系统名称 版 本号等 各个项目之间用 分隔 A3 4 应用软件 名称 版本 指形成和浏览该份电子文件的的应用软件的描述 包括软件名称 版本号等 各个项目之间用 分隔 A3 5 文件类型 用英文字母代表电子文件的类型 文件类型分为八种 代码表如下 名称 代码 名称 代码 文本文件 T 声音文件 A 图像文件 I 超媒体链结文件 O 图形文件 G 计算机程序 P 影像文件 V 数据文件 D A3 6 文件名 文件在计算机系统中的名称 多个文件综合为一件的文件名之间用 分隔 如 abcd doc efgh tif A3 7 文件长度 指电子文件的字节数 A3 8 存储位置 指电子文件的存储路径名 A3 9 创建人 指建立该电子文件的人员姓名 A3 10 创建时间 A3 11 修改人 指修改该电子文件的人员姓名 几个姓名之间用 分隔 A3 12 修改时间 A3 13 访问人 指访问该电子文件的人员姓名 几个姓名之间用 分隔 A3 14 访问时间 A3 15 载体类型 指电子文件的存储载体 存储载体选择只读光盘和磁带 A3 16 盘号 指归档电子文件存储载体的编号 存储载体一盘编一个