会议服务工作流程及礼仪.ppt

会议服务工作流程相关礼仪 一 会场布置 1 接到会议室使用通知后 应首先明确客人需要提供的服务项目 如会议室的使用时间 使用次数 人数 单位 何人参加 有无会标 席位牌 是否摆放鲜花水果 话筒的个数 是否摆放投影仪 投影幕 板书用具 白板 板擦 白板笔 以及会议联系人落实看会场的时间等 2 会议室服务人员按会议联系人预约看会场时间 提前半天安排服务员按照要求布置好会场 开窗透气 摆放会议所需物品 茶叶 水杯 托盘 水瓶 信纸或白纸 圆珠笔 一次性铅笔等 一 会场布置 3 检查会议室灯具 桌椅 空调 音响等设施设备的完好 地面 四周墙裙 门窗做到无损坏 无灰尘 如有损坏及时报修 并督促工程维修人员 检查维修结果 保证设施完好率达到百分百 4 按要求粘好会标 保证协调美观 5 投影设备 板书器材等应首先征得会议负责人的同意进行适当摆放 所需用具应完备 易取用 提供良好稳定的电源 帮助调试投影设备和客人携带的媒体工具 一 会场布置 6 检查并准备好音响及话筒视频追踪等设备 并调试音响 话筒到适当音量 话筒高度一致 7 席位牌由商务中心接待员核对好后 提前放在会议室 由会议组织者安排摆放 8 在圆桌上摆放好香巾碟 摆放好纸笔 要求将纸摆放在距下桌沿5厘米正对椅背处 笔尖朝上成45度角 9 最后一次检查台面是否整洁 各种用具是否干净 齐全 摆放符合要求 二 会前准备 1 会前准备务必在接到开会通知的时间半小时前进行 会议服务员应将手机调至振动或关机 2 根据会议人数 在茶水间准备好相应数量的茶杯 并放置适量茶叶 准备好干净保温的开水瓶 打好开水 3 准备香巾 4 打开空调 确保会议室温度适宜 5 保洁人员在公共卫生间配卷纸 点檀香 对台面 地面卫生再次打扫 并清理会议室外的立式垃圾桶 二 会前准备 6 在吸烟区摆放好烟缸和纸巾 如果有茶歇 在会议开始前在指定位置摆放好 7 开音响 灯光 再次进行音响的调试 8 会议开始前30分钟 会议服务人员应再次检查会标 欢迎牌 绿化布置 空调 音控等情况以及公共卫生间 公共卫生是否OK 如有欠漏 需立即通知服务中心或有关部门人员 保证会议按时进行 二 会前准备 9 会议即将开始时 会场播放与会议主题相符的轻音乐 任何妨碍客人的工作如吸尘等应立即停止 服务员站在会议室门外 面向客人到来的方向 保持微笑 若是重点会议 需有主管或经理在场迎候 对年老体弱者进行搀扶 10 客人到来距离会议室约2 5米时 服务员上半身略微前倾 问候客人 您好 领导 并伸手示意大门的方向 这边请 三 会中服务 重点 1 客人陆续入座时 服务员一人先上香巾 其他人倒茶水 先在茶水间倒好茶水 用托盘将茶水托出 先为会议室主桌上的客人送茶水 走近就座的客人 站在客人右侧 身体略微前倾 右手先拿一个杯垫放置在桌上 客人的右手正上方的位置 然后拿茶杯将茶杯放置在杯垫上 杯把朝右下方方便客人取用 退半步转身离开服务下一位客人 三 会中服务 重点 2 如有投影仪 服务人员不要横穿投影仪 以免影响投影效果 3 会议服务人员必须手机调成振动或关机 坚守岗位 会议开始时 茶水服务人员按标准站姿在茶水间门口 音响师站在音响室门口 面向会议室 站姿规范 注意观察参会人员随时可能产生的需求 会议进行时 服务员要留意会议进程 发现有需求的客人要立即上前询问 三 会中服务 重点 4 会议服务员注意观察会场情况 适时续水 在会议开始后15分钟左右进行 以后每隔20分钟续一次 可视情况提前或延迟 茶水温度始终应保持在85摄氏度以上 拿暖瓶倒水时 须左手拿壶 同时手心里可放叠好的纸巾两张 如遇有客人自己不小心将水溅到桌上的情况 可以应急处理 右手托壶于胸前 走路要稳 步子要轻 动作协调 从桌后倒水时 侧身站立于客人右侧 大拇指 食指拿起杯把并后退一步 与宾客保持30厘米左右的距离 倒水以七八成满为宜 斟完后 上前一步将茶放回原处 面带微笑 伸右手示意 请用茶 然后进行下一位 三 会中服务 重点 如客人坐的比较拥挤 服务员拿不到杯子时 可轻声提示客人 打扰一下 给您加点水 同时手伸向杯子 这时一般客人都会理解服务员的意思 协助将杯子拿给服务员 如遇到客人碰倒茶杯的情况 要及时到茶水间拿抹布擦拭 如是主席台上的 会议室内 可先就近抽取纸巾先应急处理 再去拿抹布处理 此项事情出现考验的是会议室服务人员的应急能力和协作能力 一般主席台上的会议室都会安排两个以上的服务员进行服务 每个人都要一边工作一边关注会场情况 出现应急情况 会场内服务人员要通力协作 最快速的解决问题 三 会中服务 重点 5 密切注意会议室的音响问题和视频追踪系统 6 签字仪式 帮客人传递文件的工作一般由礼仪小姐负责 否则由服务员完成 服务员应事先与其沟通好 并协助把准备好的红酒送到客人手中 7 会议中场休息 及时补充和更换各种用品 注意不要翻动桌面资料 同时关注去卫生间的客人 给他们指点卫生间方向 四 会后服务 1 会议结束时 服务员快步走向会议室门口 打开大门 站在门内一侧 身体略微前倾 欢送客人 请慢走 欢迎下次光临 目送客人全部离场后 检查是否有遗留物品及会场设备 物品的完好情况 2 向会议工作人员询问下次会议的时间要求 并征求对服务方面的要求 四 会后服务 3 进行安全检查 关闭电器电源 检查会场是否有宾客丢失的文件及物品 如有 应及时联系或交会议负责人 总台 检查会议室的设备有无损害 短缺 及时填写赔偿表并通知总台 4 打开门窗 通风换气 会议服务人员清扫会议卫生 对会议室中的茶具进行清洗消毒 5 关灯 锁门 签约仪式的座次礼仪 1 在签署多边合同时 一般仅设一个签字椅 各方签字人签字时 需依照有关各方事先同意的先后顺序依次上前签字 2 助签人在助签时依 右高左低 的规矩 助签人应站立于签字人的左侧 同时有关各方的随员应按照一定的序列排队签字桌就座或站立 签约仪式的座次礼仪 3 在签署双边合同时 应请客方签字人在签字桌右侧就座 主方签字人则应同时就座于签字桌的左侧 双方各自的助签人应分别站立于各自一方签字人的外侧 4 其他的随员可以按照一定的顺序在已方签字人的正对面就座 也可以依照职位的高低 依次自左至右 或自右到左的列成一行站立于已方签字人的身后 签约仪式的座次礼仪 5 在正式签署合同时 各方代表对于礼遇均非常在意 因而商务人员对于在签字仪式上最能体现礼遇高低的座次问题 应当认真对待 乘电梯的礼仪 1 先按电梯让客人进 若客人不止一人 先进入电梯 一手按 开 一手按住电梯侧门 请进 2 到达目的的后 一手按 开 一手做出请的手势 到了 您先请 3 遵循先下后上原则 乘坐 箱型 电梯的站位 电梯右侧有按钮时 如右图所示 则2号位为一位 4号位为二位 3号位为三位 5号位为四位 1号位为五位 注意 若电梯两侧都有按钮 则只需1号位与5号位互换位置 因为商务礼仪