销售管理制度

鞍钢亚盛特种材料有限责任公司 制度编号 营销管理制度营销管理制度 目录目录 第一部分第一部分 总则总则 1 1 第二部分第二部分 营销计划管理制度营销计划管理制度 1 1 第三部分第三部分 客户信用管理制度客户信用管理制度 3 3 第四部分第四部分 客户档案管理制度客户档案管理制度 7 7 第五部分第五部分 营销定价管理制度营销定价管理制度 1010 第六部分第六部分 营销合同管理制度营销合同管理制度 1212 第七部分第七部分 营销发货管理制度营销发货管理制度 1515 第八部分第八部分 应收账款管理制度应收账款管理制度 1616 第九部分第九部分 客户服务管理制度客户服务管理制度 2020 第十部分第十部分 附则附则 2323 1 第一部分第一部分 总则总则 第一条第一条 为规范和引导鞍钢亚盛特种材料有限责任公司 以下简称鞍钢亚盛 员工的职责 和行为 有效控制公司营销过程中的营销风险 根据 中华人民共和国合同法 及相关法律法规 企业内部控制基本规范 及 企业内部控制配套指引 并 结合公司的实际情况 制定本制度 第二条第二条 本制度适用于公司营销计划管理 客户开发和信用管理 营销定价管理 营销合 同管理 发货及应收款管理 客户服务管理等事项 第二部分第二部分 营销计划管理制度营销计划管理制度 第一章第一章 营销计划制定营销计划制定 第一条第一条 公司营销部据企业发展战略 结合企业实际情况 制定年度营销计划 第二条第二条 营销计划制定流程 每年年末 营销部根据上年的营销情况 制定下一年度的营销计划 营销计划制定过程按照以下的模式进行 收集信息 SWOT分析 设定目标 选择策略 制定计划 1 收集信息 可分为两步 一方面要收集客观信息 包括数据 新闻报道 业内分析 实 战案例 公司 市场环境和竞争对手状况等 另一方面要对收集到的信息进行主 观的思考 与相关人员讨论座谈 咨询总结 2 SWOT分析法 这是常用的信息分析法 优势 劣势 机会 威胁分析 3 设定目标 营销目标的制定需要符合公司的发展战略 并应注意以下几个方面的问题 具体 可衡量 可达到 与总体目标一致 4 制定策略 一般要集中在以下几个方面 2 营销能力建设 营销人员的整体水平和能力的搭建 客户的数量和质量 产品选择 强势规格的选择 新产品的推广 价格策略 选定合适的价格体系 是否对价格进行严格的控制等等 促销策略 配合公司的促销策略制定区域内的促销策略 竞争策略 应对竞争对手的手段等等 5 制定计划 年度营销计划应该包括以下内容 计划综述 简要概述营销计划的内容 便于阅读者使用 组织现状 包括公司目前的情况 所处市场环境 以及竞争对手情况等等 信息 SWOT分析 组织目标 包括营销目标和财务目标 营销目标包括营销量 市场占有率 分销率 新产品 等 财务目标包括费用比率 包括市场费用 促销费用 人 员费用和营销行政等 现金流量等 所有的目标要符合SMAC目标设定要求 具 体 可衡量 可达到 与总体目标一致 实施策略 提供实现目标的营销战略和战术 具体行动计划 可以参照STAR模式 即策略 Strategy 时间表 Timetab le 具体行动 Action 和相关资源 Resources 计划预算 提供实施该计划所需的财务支持 跟踪和控制系统 制订营销计划最后一个需要考虑的问题是 如何跟踪和 控制以上所有内容 这需要建立相应的营销信息系统 并定期回顾以确保该计划 的实现 第三条第三条 年度营销计划的审批流程 年度营销计划草案制定完成后 报财务部进行审核 报分管领导进行审核 报总经理进行审批 通过后报董事长审批 审批通过后形成年度营销计划 年度营销计划制定后需要同时报 采购部 生产部 技术部 采购部 生产部 技术部 财务部及其它 相关部门备案 营销计划审批表 见附件一 第二章第二章 营销计划调整营销计划调整 第四条第四条 3 市场突变是市场实际运行情况与预测情况有较大差距 营销部在做出深入分析后 提出营销计划调整建议 经逐级批准后按照新营销计划执行 第五条第五条 每年中旬 根据上半年的营销计划的完成情况 对年度营销计划进行调整 第六条第六条 年度营销计划的调整审批参见营销计划制定流程 年度营销计划调整经审批通过后需要同时报采购部 生产部 技术部 财务 部及其它相关部门备案 第三章第三章 营销计划分解营销计划分解 第七条第七条 营销部根据年度营销计划 结合营销情况 将年度营销计划分解到月 分解到人 形成月度营销计划 第八条第八条 月度营销计划报 报财务部进行审核 报财务部进行审核 报营销总监进行审批 通过后报总经理进 行审批 第九条第九条 月度营销计划最终通过后报采购部 生产部 技术部 财务部及其它相关部门进 行备案 并作为公司其它管理活动计划制定以及考核的依据 第十条第十条 营销部定期对各产品的区域营销额 营销计划与实际营销情况等进行分析 结合 生产现状 及时调整营销计划 调整后的营销计划履行相应的审批程序 第十一条第十一条 营销部长根据各大区营销情况 回款 应收款及资金占用 考核各区域及营销人 员营销目标完成情况 并报人力资源部作为考核依据 第三部分第三部分 客户信用管理制度客户信用管理制度 第一章第一章 授信措施与步骤授信措施与步骤 第一条第一条 营销部在对客户授信时应实施下列控制措施 1 营销部对客户实施 授信总额控制 的办法 在确定各客户的授信额度 时 应当以公司上年度经审计的应收账款余额为基础 确定本公司本年度可授信 4 总额 2 营销部应当根据划定的客户等级进行授信 3 在签订的营销合同中应当注明客户的信用额度 信用期限 但是执行过 程中 可根据对客户的信用评估以及信用变更情况 及时调整信用额度和信用期 间 第二条第二条 授信流程 营销部在对客户授信时应遵守以下步骤 1 客户资信调查 2 客户等级评定 3 根据评定的客户等级确定其信用额度与信用期限 4 客户授信的执行与监督 5 客户授信的评估与调整 第二章第二章 客户资信调查客户资信调查 第三条第三条 客户资信调查 是指营销部在开发新客户时对客户的资信以及信用状况所做的全 面 细致的调查 第四条第四条 营销部业务人员在开发新客户时 应当首先对客户进行资信调查 调查的内容主 要包括 1 客户基本信息 2 客户的法定代表人及主要联系人 3 客户的财务状况 4 客户的经营状况 5 客户的办公状况 6 其他需调查信息 第五条第五条 在进行客户资信调查过程中 需要获取的客户信用资料主要包括 营业执照信息 组织机构代码证 税务登记证营业执照信息 组织机构代码证 税务登记证 目前已经三证合一 资质证 明文件 信用状况 包括以往的信用记录等 相关机构对该客户的信用评价等 第六条第六条 营销部人员可通过下列途径 包括但不限于 获取客户信用资料 5 1 向客户寻求配合 获取相关资料文件 2 通过与客户的接触 谈判 观察 实地考察了解相关情况 3 向当地的工商 税务 银行 中介机构等进行查询 4 委托相关中介机构调查 5 其他方式查询 第七条第七条 客户资信的调查由营销部业务人员负责 保证所收集到的信息及资料是真实 可 靠的 在调查 收集资料后 业务人员应认真填写 客户信用调查表 并在调 查表后附所收集的信用资料 提报营销部部长审核 审核后报信用管理小组评审 评审时汇总营销 财务部具有权限的人员 根据公司的实际情况 按照权限规 定 对该客户做出符合公司发展规划及战略的切实信用政策 信用管理小组对于 其权限外的客户提交总经理进行审批 营销部业务人员应当严格按照审批后的信 用调查表与客户洽谈业务 签订合同 不得向客户承诺超载审批范围的信用政策 填表人应当对 客户信用调查表 所列内容的真实性负责 客户信用调查表 的审批流程参照RM CCM 营销业务管理 客户信用管理 流程执行 客户信用调查表 见附件二 第八条第八条 营销部部长以及信用管理小组对提报的 客户信用调查表 和客户资信资料进行 审核时 审核的内容主要包括 1 信用资料之间是否相互矛盾 2 本公司与该客户以往是否有往来以及往来情况 3 该客户的业务信用记录 4 其他需要重点关注的事项 第三章第三章 客户等级评定及确定信用政策客户等级评定及确定信用政策 第九条第九条 所有与鞍钢亚盛发生交易的客户均需进行客户综合等级评定 鞍钢亚盛将其客户 分为A B C三级进行管理 相应代表客户综合状况的高 中 低三等 第十条第十条 综合等级评为A级的客户应同时符合下列条件 6 1 双方业务合作超过两年 2 年营销额达到公司规定标准 3 最近三年内与我方合作中没有发生不良欠款及其他违约行为 4 守法经营 信守承诺 严格履约 5 最近三年的经营状况及市场前景良好 6 资金实力雄厚 偿债能力强 7 年度回款达到公司制定的标准 第十一条第十一条 出现下列任一情况的客户 应评为信用C级 1 过去一年内与我公司合作曾发生过不良欠款或其他严重违约行为 2 经常不兑现承诺 3 出现不良债务纠纷或者严重的资产转移行为 4 资金实力不足 偿债能力较弱 5 经营状况不良 出现严重亏损 或者营业额持续下降 6 发现有严重的违法经营行为 7 出现国家机关责令停业 整改情况 8 有被查封 冻结银行账号危险的 上述第十条 第十一条第十条 第十一条等级评定严格按照营销部 客户分类管理 客 户信用等级评定标准 的相关规定执行 第十二条第十二条 原则上营销部新开发的客户 关键资料不全的客户不应列入A级客户管理 不符 合A C等级评定条件的客户应评定为B级 第十三条第十三条 信用管理小组在评定客户等级时 应当以 客户信用调查表 和索取的客户信用 资料为基础 对客户的综合等级进行初步评估评定 对其权限范围内的直接确定 等级 权限范围外的报公司总经理审批确定 第十四条第十四条 进行客户等级评定时 应重点审查评估下列事项 1 客户信用资料的真实性 2 客户最近的资产负债以及经营状况 3 与我方合作的往来交易及回款情况 4 其他重要事项 第十五条第十五条 7 确定客户等级后 应当按照鞍钢亚盛 客户分类管理 中的具体规定确定客户的 信用政策 对客户进行分类管理 第十六条第十六条 客户授信结束后 客户信用调查表 以及索取的相关信用资料交营销部内勤整 理归档 营销合同的复印件交公司财务部门留存备案 作为财务日常发货收款的 监控依据 第四章第四章 客户授信执行与监督客户授信执行与监督 第十七条第十七条 营销部门全体员工应严格执行客户信用管理制度 按照公司授权批准的授信范围 和额度分别A B C 三类客户进行营销与管理 同时加大货款回收力度 确保公司资产的安全 第十八条第十八条 公司财务部部长负责营销部授信执行情况的日常监督职责 严格业务单据的审核 发现越权审批或超信用额度情况 应及时汇报上级领导 第十九条第十九条 对于原赊销欠款或铺底资金额度超过所给予的客户信用额度时 应当及时采取措 施 在较短的时间内压缩至信用额度之内 第二十条第二十条 对于原来已有赊销欠款或铺底资金而不享有信用额度的客户 应当加大货款的摧 收力度 确保欠款额或铺底额只能减少不能增加 同时采取一定的资产保全措施 如要求对方提供担保 不动产抵押等 第二十一条第二十一条 对于给予赊销的客户必须定期对账 销账 上次欠款未结清前 原则上不再进行 新的赊销 第二十二条第二十二条 合同期内的客户赊销或铺底要做到期内回收清零 第二十三条第二十三条 营销部门应当建立回款责任制 将货款回收与责任人员的利益直接挂钩 加大货 款摧收清偿力度 第二十四条第二十四条 公司财务部门每季度必须监查营销部门的授信与执行情况 第五章第五章 客户授信的检查评估与调整客户授信的检查评估与调整 8 第二十五条第二十五条 信用管理小组必须定期 季 半年 年 对授信客户进行资信评估与调整 对授 信客户实行动态管理 根据客户的经营变动情况及时调整授信 确保授信的安全 性 发现问题应立即采取措施 第二十六条第二十六条 信用管理小组根据营销部业务人员 区域经理的 客户走访报告 对客户的总体 情况进行评估 评估的具体内容依据 客户信用评估与建议 表格 每项内容进 行认真评价 讨论 形成最终结论后 进行会签 存档 第二十七条第二十七条 会签后的 客户信用评估与建议 应当作为信用管理小组与财务部门的进一步监 控依据 客户信用评估与建议 见附件三 第二十八条第二十八条 公司客户提出放宽信用额度或信用期间的要求时 营销部业务人员 区域经理应 当填写并提交 变更客户信用申请表 由营销部部长审核 信用管理小组按照 权限要求评审后确定其权限内信用政策 对其权限外的提交总经理进行审批确认 变更客户信用申请表 见附件四 第二十九条第二十九条 上述各种评审 变更资料以及形成的调查与评估表格应当作为建立客户档案的依 据 由营销内勤汇总整理 纳入客户档案进行管理 第四部分第四部分 客户档案管理制度客户档案管理制度 第一章第一章 档案内容 形式及分类档案内容 形式及分类 第一条第一条 客户档案应当包括的主要内容 1 客户基本信息 即公司所掌握的各客户的基础资料 这也是档案管理中 最基本 最原始 应首先获知的第一手资料 内容主要包括 客户的名称 地址 电话 负责人 规模 成立时间 业务 范围 所属类别 代理商 终端客户 客户简介 组织架构等 2 联系人基本情况 即公司所掌握的客户负责人的基本信息以及个人的兴 9 趣 爱好等 3 客户目标市场及特点 主要包括客户的细分市场 产品层次等 4 客户采购情况 主要包括与本公司的合作情况 在中国以及全球的年采 购量等 5 客户与本公司合作情况 即客户与本公司的合作习惯 主要包括通常的 交货时间 样品寄送要求 产品满意度以及采用的信用政策等 6 客户参展及来访本公司的时间及规律 主要针对国际业务部分 7 客户现在合作伙伴的公司资料 即本公司目前面临的主要竞争对手的情 况 8 客户需求分析 即本公司对客户的潜在需求进行分析 研究 为进一步 的业务拓展做好准备 上述客户档案包括的主要内容应当对照公司设计的 客户档案 所要求的内 容进行填列 编制人应当勤勉尽责 认真填写 并按制度要求保管客户档案 客户档案 见附件五 第二条第二条 根据本公司业务与管理需要 客户档案以文本文件与电子档案两种形式保存保管 第三条第三条 客户档案实行建档分类管理 1 营销内勤收集 整理 客户信用调查表 信用评估与建议 变 更信用申请表 等相关资料后 与各客户对应 依据上述资料认真填写 客户档 案 并将其附在 客户档案 后 作为客户档案的管理依据 2 完善客户档案资料后 营销内勤按照划定的客户等级将客户档案分类存 放 管理 以便于营销部进行业务拓展 售后服务 货款回收以及客户评估 第二章第二章 客户档案的建立与维护客户档案的建立与维护 第四条第四条 建档前期工作 营销部业务人员寻找目标客户 根据公司战略筛选符合公司要求的客户 通 过与客户的沟通和了解 进行了相应的资质审查后 依据获取的客户信用资料以 及经公司领导审批通过的 客户信用调查表 进行公司客户档案的整理 填写 第五条第五条 客户档案的建立 1 营销部业务人员将取得的客户资料及审批后的 客户信用调查表 包 10 括客户的工商营业执照 税务登记证 组织机构代码证以及取得的其他客户信息 等交营销部内勤 由营销部内勤进行汇总整理 2 营销部内勤根据业务人员提交的审批后调查表及客户信用资料将相关信 用信息录入电脑 记录客户信息 建立客户电子档案 3 营销部内勤将记录的电子档案打印并与客户对应的资料与调查表装订整 理成册 依据客户编号形成客户档案 便于日后的查询与客户管理 第六条第六条 如果客户信息及客户资料发生变化 或者对客户定期评估后需要调整客户等级 业务人员应当及时将信息告知内勤 并提交相应的 客户信用评估与建议 内 勤依据业务人员提报的信息及表格对客户档案进行相应的变更与维护 第七条第七条 营销部内勤应当勤勉尽责 根据客户的变化 对客户档案持续地加以调整 补充 新资料 保持客户档案的动态性 营销部业务人员应当及时将相关信息传递到内 勤处 做好不同岗位间的沟通协调工作 第八条第八条 对于与公司终止业务合作关系一年以上的客户 应当关闭该客户的电子档案 并 对文本档案进行 已终止 标识 第九条第九条 营销部必须根据对客户信用状况的定期评估情况 及时更新客户档案资料 切实 做到对客户的动态管理 第三章第三章 客户档案的保密客户档案的保密 第十条第十条 根据公司档案管理的相关规定 客户档案属于公司的 绝密 文件 第十一条第十一条 公司业务人员以及保管客户档案的内勤应当严守客户档案资料的机密 妥善保管 客户档案一经建立 不得随意删除或销毁 对已经终止合作关系的客户 应 当依据本规定第十条的相关规定进行标识与管理 如须删除或销毁须报营销总监 审批同意 第十二条第十二条 客户档案的调阅 1 营销部内勤人员须熟悉客户档案情况 便于进行查找及调阅 11 2 凡是调阅客户档案的人员 都应当按规定办理调阅手续 须营销总监审 批同意后 到内勤处进行登记 方可调阅客户档案进行查询 3 营销部应当充分发挥客户档案作用 进行档案的分析 提高档案管理的 质量和利用率 让客户档案发挥更充分的作用 第五部分第五部分 营销定价管理制度营销定价管理制度 第一章第一章 营销基准价格的制定营销基准价格的制定 第一条第一条 在基准营销价格的确定过程中 主要考虑以下影响营销价格的主要因素 1 公司的营销目标 与营销价格有关的营销目标主要包括维持公司的生存 争取利润最大化 保持和扩大公司的市场占有率等 目标决定了定价策略和定 价技巧 2 产品成本 产品成本是营销价格的最低限度 产品价格必须能够补偿产 品成本 促销费用 代理费用等所有的支出 并补偿公司为产品承担风险所付出 的代价 3 公司营销组合策略 定价策略必须与产品整体设计 营销和促销决策相 匹配 形成一个协调的营销组合 4 市场需求 产品成本决定了产品价格的最低限度 市场需求决定了产品 的最高价格 5 客户的考虑 客户在购买产品时 一般都会在同类商品中从产品的性价 比 产品包装等多方面进行比较 因此 公司在定价时 应该参照竞争对方的产 品价格 以保证产品的营销 第二条第二条 营销部每年12月初 根据市场状况及对下一年度的市场预测 营销部区域经理拟 定公司营销目标价格表 含国际市场营销基准价格 报营销部部长进行汇总 分析生成下年公司营销目标价格表草稿 报财务部进行审核 财务部根据产品的 营销成本对目标价格表进行审核 审核通过后报分管领导进行审核 分管领导审 核通过后 报总经理进行审批 审批通过后形成公司营销基准价格表 并分别在 财务部和营销部进行备案 营销基准价审批表 见附件六 12 第二章第二章 营销基准价格的调整营销基准价格的调整 第三条第三条 年中 根据上半年的营销情况 以及影响价格变动的主要因素 对营销基准价格 进行调整 第四条第四条 营销基准价格的调整的流程程序参见营销基准价格的制定 营销基准价格调整后需要及时在营销部 财务部及其它相关部门备案 第三章第三章 营销定价营销定价 第五条第五条 营销价格的确定以基准价格为参考 营销部根据营销基准价格及有关价格政策 综合考虑企业财务目标 营销目标 产品成本 市场状况及竞争对手情况等多方 面因素 提交营销定价 第六条第六条 营销定价权限 副总有一定的浮动权 超出浮动权由总经理签批 国际价格按照 人民币价格换算 具体的营销权限参照价格表的规定 并需符合公司的权限制度 第四章第四章 营销折扣和折让及特殊产品定价营销折扣和折让及特殊产品定价 第七条第七条 在市场低迷等情况下 为降低公司产品库存 减少资金占用 加速资金回收速度 等 经公司领导批准 可低于公司基准价格限价营销 第八条第八条 营销折扣和折让及特殊产品价格一般包括以下几种情况 因质量问题降价 因交期延迟降价 大批量订单要求降价 特别订货品 需 加价 研发产品 试运行期间产品营销价格等 第九条第九条 如果营销价格低于公司基准价格的限价 需书面提交营销折扣申请 应列明所销 产品品种 规格 数量 申请价格及价格调整原因 经营销部部长 营销分管领 导 总经理签批后方可营销 第十条第十条 营销折扣申请经批准后可按批准价格发货 并可作为财务开票依据 第五章第五章 营销价格分析营销价格分析 第十一条第十一条 13 营销人员在从事营销业务的过程中应密切注意市场动态 准确了解竞争对手的产 品价格 每周以市场价格报告的形式向营销部部长汇报 如发现产品价格发生异 常变动 应立即向部门领导汇报 第十二条第十二条 营销部部长应根据通过各种途径收集到的价格信息 制定产品价格分析方案 包 括产品价格波动情况 经分管领导审核 报总经理处做决策参考依据 第十三条第十三条 如市场发生变化需要调整产品基准价格表 营销部部长应及时拿出调整方案 报 分管领导审核 总经理批准后实施 第十四条第十四条 公司的成本价格和基准产品价格是公司的重要经济机密 各有关人员必须注意保 密 防止因泄露给公司竞争对手和不相干人员造成重大经济损失 第六部分第六部分 营销合同管理制度营销合同管理制度 第一章第一章 营销合同签订与审批营销合同签订与审批 第一条第一条 签订原则 签订营销合同时 必须贯彻平等互利 协商一致 等价有偿的原则 以维护 公司合法权益 第二条第二条 客户信用审查 1 营销专员在与客户洽谈时 必须审查客户的资格 信用等情况 2 合同签订过程中应严格执行公司关于客户资信等级管理的有关规定 不 得与信用等级低下的客户签订合同 具体规定详见 客户信用与档案管理制度 第三条第三条 合同形式规范 1 标准营销合同的格式必须由公司统一制定 2 营销合同一律采用书面形式签订 任何口头形式的承诺本公司都不予承 认 3 一般情况下 营销合同需采用公司统一制定的标准合同文本 特殊情况 下 经总经理批准后 由营销部相关人员与客户共同拟定营销合同 第四条第四条 合同内容规定 14 公司营销合同的签订应包括但不限于以下8项内容 1 供需双方全称 签约时间和地点 2 产品名称 规格 单价 数量 3 产品质量标准及容差界限 4 运输方式 运费承担方式 交货期限 交货地点及明确 具体的验收方 法 5 付款条件 付款方式及付款期限 6 免除责任及限制责任条款 7 违约责任及赔偿条款 8 具体谈判业务时可选择的其他与营销业务相关的条款 第五条第五条 审批权限 1 本公司对外营销合同金额超过500万元人民币的及特殊的营销合同必须经 过合同评审程序方可签订 营销合同评审单 见附件七 2 营销合同总额在100万元人民币以下的 报营销部部长及营销总监审批 3 营销合同总额在100万元人民币到500万元人民币的 报总经理审批 4 所有营销合同需经过财务部审核 重要的营销合同 需要征询法律专业 人员的意见 第二章第二章 营销合同的履行营销合同的履行 第六条第六条 合同履行原则 营销合同依法成立 即具有法律约束力 合同签订双方必须本着 重合同 守信誉 的原则 严格执行合同所规定的义务 确保合同的实际履行或全面履行 第七条第七条 合同履行监控 各相关部门及签约人应随时了解 掌握营销合同的履行情况 发现问题及时 处理汇报 否则 造成营销合同不能履行 不能完全履行的 要追究有关人员的 责任 第三章第三章 营销合同的变更和解除营销合同的变更和解除 第八条第八条 变更与解除要求 1 客户提出变更 解除合同的要求时 营销部部长应从维护本公司利益的 15 角度出发 采取恰当的处理方式 保证公司的合法权益不受侵犯 2 因客户原因造成合同变更与解除的 营销部部长必须要求其赔偿本公司 损失 3 因本公司过错造成客户要求变更与解除合同的 应主动承担责任 以免 造成双方损失扩大 4 因双方原因造成客户要求变更与解除合同时 应与对方积极协商 共同 解决 第九条第九条 变更 解除合同的流程 变更 解除合同 应按签订合同时规定的审批权限和程序执行 在达成变更 解除协议后 必须报公证机关重新公证 才具有法律效力 第十条第十条 合同变更与解除形式 营销合同的变更 解除一律采用书面形式 书面形式需包括合同双方的信件 函电 电传等 所有口头形式的变更本公司不予承认 第四章第四章 营销合同的纠纷处理营销合同的纠纷处理 第十一条第十一条 合同纠纷的处理原则 1 在处理合同纠纷时 必须坚持以事实为依据 以法律为准绳 保障公司 合法权益不受侵犯 2 合同纠纷处理以双方协商解决为主 其他解决方式为次 3 本合同员工在处理纠纷时 及时上报上级 积极主动地做好应做的工作 不互相推诿 指责 埋怨 统一意见 统一行动 一致对外 第十二条第十二条 合同纠纷的处理方法 1 因对方责任引起的纠纷 应坚持保障公司合法权益不受侵犯的原则 2 因本公司责任引起的纠纷 应尊重对方的合法权益 主动承担责任 并 尽量采取补救措施 减少双方损失 3 因合同双方责任引起的纠纷 应实事求是 分清主次 合情合理解决 4 协商达不到预期要求时可依合同约定的纠纷解决方式进行诉讼或仲裁 第五章第五章 营销合同资料保管营销合同资料保管 第十三条第十三条 营销合同原件管理 签订生效的合同原件必须齐备并存档 原件未及时上交的 档案管理人员应 及时向合同签订人员索取 如其拒不补交的 应及时上报营销部部长追收 16 若合同原件为传真件 需复印一份或扫描一份与传真件一并存档 第十四条第十四条 建立合同档案 1 每份合同都必须有一个编号 不得重复或遗漏 2 每份存档合同必须资料齐备 应包括合同正本 副本及附件 合同的评 审记录 变更 解除合同的协议 包括文书 电传 等 第十五条第十五条 建立合同管理台账 1 营销部应根据合同签订的先后顺序 建立营销合同的台账 2 营销合同台账的主要内容包括 合同编号 经手人 签约日期 合同标 的 价金 对方单位 订单计划书编号等 3 台账应逐日填写 做到准确 及时 完整 营销合同台账 见附件八 第十六条第十六条 营销合同借阅管理 借阅营销合同需经过营销部部长审批 营销内勤做好借阅记录 并按借阅人 员的要求提供相应的营销合同 严禁借阅人员自行翻阅 第十七条第十七条 保管年限要求 营销合同按年 按区域装订成册 保存3年备查 第十八条第十八条 合同的清册与销毁 营销合同保存 3年以上的 档案管理人员应将其中未收款或有欠款单位的合同清理另册保管 已收款合同报营销部部长批准后作销毁处理 第七部分第七部分 营销发货管理制度营销发货管理制度 第一章第一章 职责与权限职责与权限 第一条第一条 营销部负责实施产品发货工作 按照营销合同开具 发货通知单 联系物流公 司运输 监督仓库发货 确保严格按照客户要求及时发货 第二条第二条 仓库库管负责审查 发货通知单 开具 营销出库单 准确配货 监督货运 装车 第三条第三条 17 财务部负责审查并汇总营销发货环节全部相关单据 监督和控制客户欠款额度 及时进行财务处理 第四条第四条 保卫部负责检查货运车辆出门手续 确保公司财产安全 第二章第二章 工作程序工作程序 第五条第五条 营销发货工作程序 1 生产查询 营销部各区跟单员每日与生产部门及仓库联系 跟踪营销产 品的生产情况 产成品入库后 应及时确定发货明细 办理发货事宜 2 发运制单 跟单员填写 发货通知单 并经营销部长或营销总监签字同 意 由发货员通知物流公司运货 发货员持签字后的 发货通知单 到仓库办理 发货手续 3 产品发运 仓库库管审核 发货通知单 内容及签字 在K3系统中编制 并打印 营销出库单 库管按照 营销出库单 准确配货 会同发货员清点无 误后监督物流装车 4 财务审查 财务部根据前期签订的营销合同及公司营销定价规定审查 发货通知单 营销出库单 确认无误后在 营销出库单 上签字 并加盖 出门章 5 通知客户 发货员将 营销出库单 交由跟单员 跟单员传真给客户 发货员将客户联装入公司专用信封交物流代送客户 6 物流货运 发货员持盖有出门章的 营销出库单 与物流货车一起前往 门卫处办理货物出门手续 7 收取回单 发货员随时与物流公司联系 收取物流货运回单 跟单员同 客户联系 收取客户签字的 营销出库单 同时将每周整理收到的回单交财务 部留存备查 第八部分第八部分 应收账款管理制度应收账款管理制度 第一章第一章 产品赊销的管理产品赊销的管理 第一条第一条 在市场开拓和产品营销中 凡利用信用额度赊销的 必须经过公司进行信用评定 后方可给予赊销待遇 18 第二条第二条 业务人员在签定合同时 必须参考信用等级和授信额度来决定营销方式 所有赊 销的营销合同都必须经营销部长签字后方可盖章发出 第三条第三条 凡前次赊销未在约定时间结算的 除特殊情况下客户能提供可靠的资金担保外 一律不再发货和赊销 第四条第四条 业务人员组织发货时 应由营销部门和财务部门对客户信用等级和授信额度进行 严格审核 确保公司财产安全 第二章第二章 应收账款监控制度应收账款监控制度 第五条第五条 营销部将所有营销合同的收款任务落实到人 确定谁签订合同谁负责收款的原则 第六条第六条 财务部应于每月十日前编制截止上月末的 应收账款账龄明细表 提交给营销 部长和营销总监 第七条第七条 营销部业务人员应对照 信用额度表 和财务部门报来的 应收账款账龄明细表 当日核对 跟踪赊销客户的回款情况 对未按期结算回款的客户当日联络并 反馈信息给营销部长 第八条 第八条 业务人员在与客户签定合同或协议书时 应按照 信用额度表 中 对应客户的信用额度和赊销期限约定单次营销金额和结算期限 并在期限内负责 经手账款的催收和联络 超过信用期限90天并经催收无效的款项 由营销部会同 财务部上报总经理批准后作个案处理 如提请公司法律顾问考虑通过法院起诉等 催收方式 第九条第九条 业务人员货款回收情况与营销奖励及个人绩效工资挂钩 无法收回的货款将追究 业务员的责任 扣除工资或奖金 第十条第十条 营销收款形式以电汇或票据为主 原则上业务人员不接触货款 第十一条第十一条 19 因客户原因 需要业务员代收的 须提前通知财务部往来会计 获得财务部授权 否则不能代收 代收款要在回公司的当天上缴财务部 第十二条第十二条 业务人员在营销产品和清收账款时不得有下列行为 一经发现 一律予以开除 并限期3日内补正或赔偿 严重者移交司法部门 1 收款不报或积压收款 2 退货不报或积压退货 3 转售不依规定或转售图利 第十三条第十三条 业务人员每月与客户进行一次应收账款的明细对账 如发现双方记录不符需当日 查找原因并上报营销部长 每月对账情况应通知财务部门 对账记录由业务员留 存备查 第十四条第十四条 财务部与全部客户之间的应收账款对账每年不低于两次 对账以传真或发函的方 式进行 所有对账情况统计完毕后需上报财务部长 对账记录由财务部做档案管 理 第三章第三章 其他应收款其他应收款 第十五条第十五条 其他应收款的核算内容包括应收的各种赔款 罚款 存出保证金 备用金 应向 职工收取的各种垫付款项等 第十六条第十六条 财会人员要认真审核各应收款项的内容 作好账簿记录 做到不错记 不漏记 不串户 每月进行明细账与总账的核对 账面余额与各往来单位 或个人 的核对 确保账账 账实相符 第十七条第十七条 严格控制个人借款 职工因公或其他原因借款必须按 资金管理制度 规定的批 准权限审批 未经有关领导批准 任何人不得随意借支公款 个人借款要坚持 前账不清 后账不借 的原则 督促借款人员按 资金管理制度 规定办理报销 结算和借款归还 不得长期拖欠公款 对长期不还的借款 要采取措施 予以扣 收 20 第十八条第十八条 加强其他应收账款的核对 每年要进行一次全面清查核对 确保企业资金的安全 对个人借款 财务部门除要每月清理外 年终要逐一列出职工借款余额清单 通知借款人进行核对 对核对无误的借款余额 要由借款人在清单上签字确认 第四章第四章 坏账管理制度坏账管理制度 第十九条第十九条 采用备抵法进行坏账损失的核算 每年年终 按照应收账款年末余额及应收账款 账龄自行确定坏账准备金的提取 计入资产减值损失 实际发生的坏账损失冲减 坏账准备金 收回已经核销的坏账 增加坏账准备金 提取方法及提取比例 按 账龄提取 一经确定 不能随意变更 如需变更 需经董事会通过并应在会计 报表中予以说明 第二十条第二十条 坏账损失的确认标准 1 凡因债务人破产 依据法律清偿确实无法收回的债权 2 债务人死亡 既无遗产可供清偿 又无义务承担人 确实无法收回的债 权 3 债务人逾期三年未履行偿还义务 经董事会批准列作坏账的债权 第二十一条第二十一条 坏账发生时 应由财务部提交计提坏账准备的书面报告 报告至少包括下列内容 1 应收款项形成的过程及原因 并应详细说明本年度新增应收款项形成的 过程及原因 2 追踪催讨方法和采取的措施 3 涉及的有关责任人的处理意见 4 其它需要说明的问题 第二十二条第二十二条 财务部负责公司坏账核销的整理汇总 经财务总监审签后 上报总经理 由公司 总经理审核后 向董事会提交坏账核销的书面报告 书面报告至少包括下列内容 1 核销数额的相应书面证据 2 形成的过程及原因 21 3 追踪催讨的方法及改进的措施 4 对公司财务状况和经营成果的影响 5 涉及的有关责任人的处理结果或意见 6 董事会认为必要的其他书面材料 第二十三条第二十三条 坏账核销金额达到公司总资产的5 含5 以上 或涉及关联交易的 董事会应 向股东大会提交书面报告 并经股东大会表决通过后 由财务 部部长组织实施 第二十四条第二十四条 以前年度已核销的应收款项 本年度全部或部分收回的或通过重组等其他方式收 回的 应向董事会或股东大会报告 说明原因 调整账务 第二十五条第二十五条 业务人员应定期或不定期地对赊销客户进行访问 电话或上门访问 每季度不得 少于两次 访问过程中业务人员发现发生坏账的可能性时应在发现当日报营销 部部长 及时采取补救措施 不得在没有担保的情况下 再次向该客户发货 否 则造成的损失由业务人员负责全额赔偿 第五章第五章 应收账款交接制度应收账款交接制度 第二十六条第二十六条 业务人员岗位调换 离职 必须对经手的应收账款进行交接 凡业务人员调岗 必须先办理包括应收账款在内的工作交接 交接未完的 不得离岗 交接不清的 责任由交者负责 交接清楚后 责任由接替者负责 凡离职的 应提前30日向 本部门负责人提出申请 分管副总 总经理批准后办理交接手续 未办理交接手 续而自行离开者其薪资和离职补贴不予发放 由此给公司造成损失的 将依法追 究法律责任 离职交接依最后在交接单上批示的生效日期为准 在生效日期前要 交接完成 若交接不清又离职时 仍将依照法律程序追究当事人的责任 第二十七条第二十七条 业务人员提出离职后须把经手的应收账款全部收回或取得客户付款的承诺担保 若在一个月内未能收回或取得客户付款承诺担保的就不予办理离职 第二十八条第二十八条 离职业务人员经手的坏账理赔事宜如已取得客户的书面确认 则不影响离职手续 22 的办理 其追诉工作由接替人员接办 理赔不因经手人的离职而无效 第二十九条第二十九条 离职移交清单 至少一式三份 由移交 接交人核对内容无误后双方签字 并 监交人签字后 保存在移交人一份 接交人一份 公司档案存留一份 第三十条第三十条 业务人员接交时 应与客户核对账单 遇有疑问或账目不清时应立即向主管反映 未立即呈报 有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任 第三十一条第三十一条 公司各级人员移交时 应与完成移交手续并经主管认可后 方可发放该移交人员 最后任职月份的薪金 未经主管同意而自行发放由出纳人员负责 第三十二条第三十二条 业务人员办交接时由业务主管监督 移交时发现有贪污公款 短缺物品 现金 票据或其他凭证者 除限期7日内赔还外 情节重大时依法追诉民 刑事责任 第三十三条第三十三条 应收账款交接后一个月内应全部逐一核对 无异议的账款由接交人负责接手清收 财务部应随时与客户办理通讯或实地对账 以确定业务人员手中账单的真实 性 交接前应核对全部账目报表 有关交接项目概以交接清单为准 交接清 单若经交 接 监三方签署盖章即视为完成交接 日后若发现账目不符时由接交 人负责 第九部分第九部分 客户服务管理制度客户服务管理制度 第一条第一条 客户服务总体要求 1 营销部负责本部门客户档案及日常客户服务相关资料的管理 每月或分 季度将近期客户的动态情况及时更新备案 2 业务人员定期对客户进行现场走访或电话回访 要求及时了解客户需求 解决客户提出的问题 并形成书面材料 列入出差报告或市场分析报告 第二条第二条 售前服务 1 业务员根据自己的业务范围积极开拓市场 宣传公司的产品 对客户提 供必要的技术咨询 介绍产品性能 特点和使用要求 帮助其选择合适的产品 对客户来电来函及时回复 或转接相关技术人员 23 2 新客户来访 营销部做好接待工作 包括安排接送车辆 会议室的整理 样本样册的准备 水果饮料的准备等 并为客户提供一切便利 必要时协助办 理相关手续 3 已合作客户来访 营销部做好客户来厂前准备工作包括熟悉客户需求 客户历史订单情况 最近一期订单生产情况等 做好接待工作 第三条第三条 售中服务 1 业务员及时了解订单生产情况 掌握订单信息 并随时向客户通报订单 情况 如遇特殊情况不能满足客户要求时 及时与客户沟通 2 订单生产完毕 业务员需及时与客户联系 按照客户要求安排发货 仓 管接到提货单后 尽可能提供发货便利 第四条第四条 售后服务 1 产品售出后 业务员要及时与客户沟通 了解产品使用情况及库存情况 将客户反馈信息传递至营销部长处 如客户超过三个月未使用本公司产品 业 务员需提醒客户及时使用公司产品 同时将此情况反馈至营销总监处 对该客户 新增订单不予重新发货 2 售给中间商的产品 业务员要及时与中间商沟通 及时了解下游用户使 用产品的情况 确保用户提出的建议或质量投诉能够及时传递到公司 3 公司开发的新产品 由营销部进行市场推广工作 提交客户确认报告 确保设计开发的产品能满足客户预期的使用要求 4 新产品投放市场后 营销部要及时跟踪使用情况 并及时反馈相关的信息 第五条第五条 营销部是售后服务的主管部门 由大区经理作为客户服务主要人员 负责处理客 户的投诉 公司定期对客户服务人员进行产品及服务培训 以提高客户人员的服 务能力和服务水平 第六条第六条 客户投诉处理要求 1 客户来电咨询检测业务 客户服务部人员须认真解答 如有不明白的内 容 查证后回复客户 2 客户来电投诉 客户服务人员需根据客户投诉电话或投诉传真记录 客 户投诉表 客户投诉表 见附件九 24 3 客服人员根据投诉客户所在区域联系营销部业务员 将记录的客户投诉 情况与业务员进行核实 4 营销部业务员根据客户投诉情况 第一时间与生产车间人员进行沟通 明确问题原因 同时与客户电话联系 确认产品问题 与客户沟通解决方案 确 需对产品进行退货的情况 业务员组织生产 质检部门去往现场取样 并填写 现场反馈报告 5 质检部门对样本进行检验 并出具 质检报告 6 营销部业务员根据 质检报告 以及与客户沟通情况拟定 订单异常反 馈处理报告单 并提交至分管领导以及总经理处审批 确认处理意见 明确责 任后 由客服人员将处理意见与客户进行沟通 电话或传真回复处理结果 并填 写 客户投诉处置满意度调查表 公司内部对此次退货责任人进行责任追究 订单异常反馈处理报告单 需报送生产部门 财务部 质检部门以及营销部门 备案 客户投诉处置满意度调查表 见附件十 第七条第七条 产品退换货管理 1 对质量指标达不到要求 相关指标不符合双方约定的产品可进行退换货 处理 原则上执行换货方式 对因用户因素造成包装破损严重及已部分使用的产 品不予退换货 2 对客户确认收货后超过 质量管理标准 规定期限的产品一律不予退换 货 如遇特殊情况确需退换货的需经总经理审批 3 退换货产品经营销部批准需运回公司的 则在批准之日起7天内处理完成 由营销部牵头 会同生产部门 质检部门对运回的退 换货产品进行验收 做 好记录 4 退货考核 质检部门根据分析报告和公司相关规定 制定考核意见 经 主管领导批准后予以实施 第八条第八条 客户信息收集 1 客户投诉 通过客户投诉处置发现我公司产品及服务存在的薄弱环节 按质量反馈 服务投诉 业务员服务 物流配送服务等相关服务 两方面分类处 理 2 客服报告 包括业务员走访报告 每次出差 营销部部长走访报告 每季度 和公司高层领导走访报告 每年 25 客户走访报告 见附件十一 3 营销部门的顾客信息 从营销部门获取客户的新增和流失 产品营销量 变化 客户对产品质量及服务的要求和建议等信息 每半年出具 市场总结报告 第九条第九条 产品质量和服务调查问卷 1 产品质量和服务调查问卷 由营销部进行设计 内容包括产品质量 服务 投诉处理及顾客的要求及建议等 2 产品质量和服务调查问卷 的发放与回收 产品质量和服务调查问卷 每年发放一次 每年10月份开始制定调查方案 包括调查起始时间 调查份数 调查目标等 向顾客邮寄 产品质量和服务问 卷 于11月15号前收回 发放范围为 客户档案 中正常发生业务的客户 3 产品质量和服务调查问卷 的整理 对回收的 产品质量和服务问卷 中顾客对我公司产品质量与服务方面的评 价和对我公司产品质量要求及建议进行整理 产品质量和服务调查问卷 见附件十二 第十条第十条 分析 由营销部把收集到的信息进行整理 汇总 分类统计和分析 详细分析公司 产品质量和服务的改进和不足 整理出年度 客服报告 报公司领导并传递到 相关部门 第十部分第十部分 附则附则 第一条第一条 本制度未尽事宜 按照国家有关法律 法规和 公司章程 的规定执行 如与日 后中颁布的法律 法规或经修改后的 公司章程 相抵触时 按照修改后的国家 有关法律 法规及 公司章程 的规定执行 第二条第二条 本制度由营销部负责解释及修订 第三条第三条 本制度自公司董事会审议批准之日起执行 修改时亦同 26 附件一 营销计划审批表附件一 营销计划审批表 附件二 客户信用调查表附件二 客户信用调查表 附件三 客户信用评估与建议附件三 客户信用评估与建议 附件四 变更客户信用申请表附件四 变更客户信用申请表 附件五 客户档案附件五 客户档案 附件六 营销基准价审批表附件六 营销基准价审批表 附件七 营销合同评审单附件七 营销合同评审单 附件八 营销合同台账附件八 营销合同台账 附件九 客户投诉表附件九 客户投诉表 附件十 客户投诉处置满意度调查表附件十 客户投诉处置满意度调查表 附件十一 客户走访报告附件十一 客户走访报告 附件十二 附件十二 产品质量和服务调查问卷产品质量和服务调查问卷 附件一 营销计划审批表 营销计划审批表营销计划审批表 申请日期 文件内容 营销部部长 财务部部长 营销总监 总经理 备注 营销计划详见附件 27 附件二 客户信用调查表 客户编号 客户信用调查表客户信用调查表 企业名称 企业地址 联系电话 成立时间 公司网址 公司邮箱 法人代表 联系方式 开始交易时间 营业面积 股份 合资 独资 市区 郊区 住宅区 营业性质 私营 其他 经营环境 工业园 客户类别 经销商 终端客户企业规模 经营品种覆盖范围 备注 1 年销量 盈利率 2 年销量 盈利率 3 年销量 盈利率 4 年销量 盈利率 5 年销量 盈利率 经营品名 合计 往来银行 银行信用 很好 好 一般 较差 财务体系