内部控制制度-业务外包

内部控制制度内部控制制度 业务外包业务外包 第一章第一章 总总 则则 第一条 为了加强某某公司 以下简称 公司 对外包业务的内部控制 规范业务外包行为 防范业务外包过程中的差错和舞弊 根据国家有关法律法 规和 企业内部控制基本规范 制定本制度 第二条 本制度所称业务外包 主要是指公司 以下又称发包方 为实现战 略经营目标 通过合同或协议等形式将业务职能的部分或全部交由外部服务提 供商 以下简称承包方 提供的一种管理行为 第三条 公司在规范业务外包行为过程中 至少应关注下列涉及业务外包的 风险 一 业务外包违反国家法律法规 可能遭受外部处罚 经济损失和信誉 损失 二 业务外包未经适当审核或超越授权审批 可能因重大差错 舞弊 欺诈而导致损失 三 业务外包策略不科学 承包方选择不合理 可能导致公司核心资产 遭受损失 四 业务外包流程未恰当履行或监控不当 可能导致公司外包战略失败 或经营效率低下 五 业务外包信息保护措施不当 可能导致公司商业秘密泄露 六 业务外包会计处理不当 可能导致财务报告信息失真 第四条 公司在建立与实施业务外包内部控制中 至少应强化对下列关键方 面或者关键环节的控制 一 职责分工应合理明确 授权审核制度和外包业务归口管理制度应规 范 二 外包策略应科学合理 承包方的选择依据应充分 外包合同协议应 规范 三 外包业务流程应有明确规定 固定资产使用应有授权 外部存货管 理应规范 外包业务会计处理应符合 企业会计准则 的有关规定 第二章第二章 职责分工与授权批准职责分工与授权批准 第五条 公司应建立业务外包的岗位责任制 明确相关部门和岗位的职责权 限 确保办理业务外包的不相容岗位相互分离 制约和监督 业务外包的不相 容岗位 或职责 至少包括 一 业务外包的申请与审批 二 业务外包的审批与执行 三 外包合同协议的订立与审核 四 业务外包的执行与相关会计记录 五 付款的申请 审批与执行 第六条 公司应建立业务外包的授权制度和审核批准制度 明确公司内部各 单位 各部门授权范围 授权内容 授权期间和被授权人条件等 公司重大或核心业务外包 提交公司总经理室审议 报董事长批准 非核 心业务或涉及金额较小的业务外包 应由相关部门在授权范围内提出申请 报 总经理 董事长审核通过后实施 第七条 公司应实行业务外包归口管理制度 公司应根据外包业务职能的不 同 指定外包业务归口管理部门 负责对外包业务的管理工作进行规范 第三章第三章 外包策略及承包方选择外包策略及承包方选择 第八条 公司应制定科学合理的业务外包策略 根据外部环境要求和中长期 发展战略需要 合理确定业务外包内容 避免将核心业务外包 常见的外包业 务包括 采购 设计 加工 销售 营销 物流 资产管理 人力资源 客户 服务等 第九条 公司应指定相关职能部门编制外包项目计划书 具体阐述业务外包 背景 外包内容 实施程序 主要风险和预期收益等信息 经本部门负责人审 核后 提交公司总经理室审议 报董事长批准 必要时 还应提交董事会及其 审计委员会讨论审议 第十条 公司应建立承包方资质审核和遴选制度 确保引入合格的外包合作 伙伴 承包方的遴选一般应考虑下列因素 一 承包方的服务能力 资格认证和信誉 二 承包方与本公司是否存在直接竞争或潜在竞争关系 三 承包方就知识产权保护方面的力度和效果 第十一条 公司应引入承包方竞争机制 发包方可以选择多家公司作为业务 承包方 以促进承包方不断改进服务能力 并降低一方服务失败可能给公司带 来的损失 第十二条 公司应建立规范的外包合同协议管理制度 公司应根据外包业务 性质的不同 及时与承包方签订不同形式的合同协议文本 包括 技术协议书 外包加工协议 规划试验大纲 咨询合同协议等 外包合同协议的订立 履行流程及其控制应符合 内部 控制制度 合同协议 的有关规定 第十三条公司应在外包合同协议中具体约定下列事项 一 对于涉及本公司机密的业务和事项 承包方有责任履行保密义务 二 公司有权获得和评估业务外包项目的实施情况和效果 获得具体的 数据和信息 督促承包方改进服务流程和方法 三 承包方有责任按照合同协议规定的方式和频度 将外包实施的进度 和现状告知公司 并对存在问题进行有效沟通 第十四条 除合同协议约定的保密事项外 公司应根据业务外包项目实施情 况和外界环境的变化 不断更新 修正保密条款 必要时可与承包方补签保密 协议 第四章第四章 外包业务流程控制外包业务流程控制 第十五条 公司应建立外包业务流程管理制度 明确外包业务流程 外包业 务参与人员主要职责 资产管理政策 流程中断应急措施等内容 报业务主管 部门负责人 公司总经理审批通过后执行 第十六条 公司应对所有涉及外包业务流程的员工进行培训 确保员工正确 理解和掌握外包业务管理制度 外包业务归口管理部门应指定专人跟踪监督外 包业务流程管理制度的执行情况 第十七条 公司应将本单位与承包方在外包业务执行过程中有关利益冲突 商务往来等方面的政策及时以明确方式告知承包方 外包业务归口管理部门应 指定专人定期检查和评价与承包方的关系 确保外包业务流程顺利执行 第十八条 公司应建立外包业务固定资产管理制度 对于公司所有或有优先 购买权的固定资产 如因业务需要交由承包方使用 公司有权要求承包方按照 发包方固定资产管理制度要求使用和管理固定资产 公司应定期审查承包方使 用和管理固定资产的情况 交由承包方使用但所有权在本公司的资产 只能用 于外包业务活动 未经发包方书面同意 承包方不得将固定资产用作其他用途 第十九条 公司应建立外包业务流动资产管理制度 业务外包过程中形成的 原材料 产成品等流动资产 公司应建立明确的防火 防盗 防未经授权接触 和未经批准转移等政策 并有权要求承包方遵循 对承包方责任造成的流动资 产损失 公司有权要求承包方赔偿 业务外包过程中形成的商业信息资料 如 有关咨询材料 等 承包方有责任保密 并防止公司竞争对手获取同样信息 第二十条 公司应建立外购存货授权管理制度 对于因业务外包需要由承包 方购进的存货 承包方只能接受经发包方授权批准的存货订单 并代表发包方 检验存货的数量和质量 外购存货信息应准确 及时地在公司存货系统中加以 记录和反映 第二十一条 公司应建立自销存货管理制度 因业务外包需要由发包方销售 给承包方的存货 承包方只能将其用于外包活动 不得另作他用 存货销售收 入应按照 企业会计准则 的规定加以确认和计量 第二十二条 公司应加强对公司所有 交由承包方使用的存货的管理 公司 应定期对承包方处的存货进行盘点 盘点频率由公司根据实际情况确定 对于 盘盈盘亏的存货 应经公司财务总监审批后方可进行会计处理 第二十三条 公司应建立外部存货库存管理制度 对于公司所有的 在承包 方 或分包方 储存的存货 承包方 或分包方 应按照发包方存货库存管理 制度要求对库存存货进行管理 公司应指定专人定期对库存存货进行检查 检 查中发现的次品 损坏品或过期存货 应及时予以确认 分离和保护 第二十四条 公司应建立存货补偿制度 公司应指定专人追踪 调查外部存 货的一切变动 查明原因 报存货归口管理部门审核后处理 对于承包方无正 当原因过度使用存货 造成公司生产成本的上升 公司有权要求承包方进行补 偿 第二十五条 公司应建立外包业务产品验收制度 承包方最终提供的产品 或服务 应与外包合同协议约定一致 业务外包归口管理部门应对所有产品 差异予以确认 并及时告知承包方进行调整 无法达成一致 应按照 内部控 制制度 合同协议 有关规定 进行处理 因承包方提供附加产品等原因需 要额外交费的 应在公司授权范围内提交审议 公司财会人员应准确计算业务 外包中的退款和折扣金额 报财会部门负责人审核后予以确认和计量 第二十六条 公司应加强对外包业务的索赔管理 对于因承包方原因导致的 外包合同协议未完整履行 公司有权向承包方索赔 对于承包方认可的赔款事 项 公司应指定专人进行跟踪 报告 及时收回赔款 并追究责任人责任 对 于长期未决赔款 公司可以通过法律手段予以解决 终止对承包方的索赔 应 由业务外包归口管理部门提出申请 详细说明终止索赔理由 报公司总经理审 批后执行并备案 第二十七条 业务外包过程中所有涉及公司资产存量和增量的变动 应保有 其书面凭证 财会部门据此作适当的会计处理 相关会计处理应及时报财会部 门负责人审核 第二十八条 公司应设置承包方使用本公司数据的访问权限 数据的授权和 访问流程及其控制应符合 内部控制制度 信息系统一般控制 有关规定 第二十九条 公司应制定合理的业务可持续计划 避免外包业务失败造成公 司商业活动的中断 公司应定期对所有重要承包方的履约能力进行评估 据此 确定业务可持续能力等级 并制定相应的应急方案 业务可持续计划评估报告 应及时提交公司总经理审阅 第五章第五章 附附