办公用品管理办法

承隍集团管理标准承隍集团管理标准 机关办公用品管理机关办公用品管理 版本 版本 1 1 代替 代替 1 1 主主题题内内容容与与适适用用范范围围 1 1 为进一步加强和完善公司机关办公用品的管理 充分发挥办公用品的使用效能 同时 为降低费用 特制定本标准 1 2 本标准适用于公司机关 2 2 相相关关文文件件 无 3 3 定定义义 3 1 机关 指公司所属职能部门 3 2 办公用品 指日常办公所需的各类消耗性物品 诸如各类文具 电脑周边耗材 办公 室日常用品及各类展示 事务用品等 4 4 职职责责 4 1 总经理办公室负责公司机关办公用品的归口管理 4 2 机关各部门是本部门办公用品需求申报 领用管理部门 5 5 供应商选择供应商选择 5 1 办公用品供应商的选择 按照公平 公正的原则 采取公开比质 比价等方式择优确 定 5 2 为保证公司以较低的价格获得高质量的办公用品及服务 公司将先行择优选取 2 3 家 实力较强的供应商经过同类 种 产品比质 比价后 各自提供其最具竞争力的产品品种 及服务 引入竞争机制 要求供应商每季 月 提供最新的产品报价及样品 公司集中评定后 及时调整各供应商的采购品种与数量 条件成熟时 再确定长期供应商 5 3 经理办公室负责与供应商签订采购及服务协议 6 6 办公用品的计划管理办公用品的计划管理 6 1 总经理办公室根据公司下达的办公用品年度预算及各单位实际情况 分解并下达各部 门年度办公用品费用计划 6 2 总经理办公室负责根据市场行情及供应商提供的商品及报价编制 承隍集团办公用品 清单 放于公司网上 供各部门联络员查阅 并定期更新清单 确保提供尽量全的规格品 种和有竞争力的价格 6 3 部门联络员依据总经理办公室提供的明细清单填写 办公用品采购明细表 并于每月 第一周的星期二 放假顺延三天 通过 OA 报总经理办公室 部门联络员要对申领人所需增 配办公用品数量进行检查 不合规定或超出标准的予以驳回 6 4 总经理办公室于每月第一周的星期三 放假顺延三天 根据各部门的 办公用品采购 明细表 汇总 审核 形成公司机关办公用品月度采购计划并据此向供应商实施采购 7 7 办公用品发放管理办公用品发放管理 7 1 每月第二周的星期二开始办公用品的发放工作 除对各部门联络员外 不对其他个人 发放 7 2 办公用品原则上每月定期采购一次 如遇特殊情况 如临时性会议 培训班 人员增 加等 须先经本部门领导审批 总经理办公室领导批准后 方可当月采购 7 3 当出现物品规格不符合要求 供应商交货不及时等问题时 总经理办公室将及时反馈 并督促解决 8 8 办公用品的费用管理办公用品的费用管理 8 1 部门办公用品发生的费用从各部门的计划费用中列支 8 2 总经理办公室将各部门费用汇总统一在财务办理报销手续 每月一次 8 3 总经理办公室每月将在公司网上公布 承隍集团办公用品费用明细表 通报各部门办 公费用使用情况 8 4 当部门办公用品使用费超出其年度预算时 由该部提出申请 总经理办公室和财务会 计部审核同意后 方能实施采购 同时纳入年终绩效考核 9 9 办公用品使用管理办公用品使用管理 9 1 机关各部门负责制订办公用品部内领用和使用规定 加强办公用品的使用管理 做到 帐目清晰 领用手续齐备 同时 厉行节约 杜绝浪费 对于价值相对较高 使用期较长 的办公用品 如优盘等 还须采取人员调离时必须上交本单位的措施 1010 供应商管理供应商管理 10 1 总经理办公室组织各单位定期评估 比较供应商 对供应商在质量 交付 服务及态 度等方面的表现进行评价 10 2 公司将根据使用单位对供应商在产品价格 质量 交货期及服务等方面的投诉 同时 依据供货及服务协议对供应商进行相应处罚 情节严重的 将取消其供应商资格 10 3 总经理办公室组织各使用单位协助供应商质量改进及服务提高 附件目录 附件 1 办公用品管理流程 DFAC 04 25 06 01 附件 2 办公用品供应商选择流程 DFAC 04 25 06 02 附加说明 本标准由生产经营部提出 本标准由总经理办公室起草 本标准由总经理办公室解释 总经理办公室下达部门 年度办公费用总额 部门平衡员工 平均费用 员工提交办公用品需求 部门办事员汇总 需求计划 总经理办公室工作 人员汇总需求计划 总经理办公室 分解订单 采购 部门办事员判 断是否超额 部门领导审批 秘书科 科长签字 总经理办公室 主任审批 部门领用 结束 YES YES NO NO NO NO 总经理办公室进行 调研 整理报价资料 总经理办公室 选定2 3家 有资质供应商 总经理办公室组织 供应商参加说明会 发布报价明细表 总经理办公室获取 同一产品报价清单 总经理办公室选定 同