办公用品管理规定

XXXXXXXX XX XZ 004 办公用品管理规定办公用品管理规定 2013 01 08拟制 2013 01 15实施 拟制审核复核审批 权责单位 综合管理部版次 A01 文件编号 xx XZ 004页次 2 共6 页 办公用品管理规定归档保密 秘密 2 修修 订订 记记 录录 版次版次修修 订订 内内 容容修订日期修订日期 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 权责单位 综合管理部版次 A01 文件编号 xx XZ 004页次 3 共6 页 办公用品管理规定归档保密 秘密 3 办公用品管理规定办公用品管理规定 1 01 0 目的目的 为规范公司办公用品的申购 入库 保管 发放 使用 报废 盘存 交接程序 使之管理有序 责任明确 节俭节约 避免浪费 特制订本规定 2 02 0 适用范围适用范围 适用于 XXXX 全体员工 3 03 0 权责部门权责部门 3 1 综合管理部是办公用品管理的归口部门 综合管理部每月 1 5 日完成本月办公用品使用预算及 上月办公用品费用报表提交 副 总经理审批 3 2 各职能部门负责办公用品的领用 使用及保管维护 4 04 0 办公用品的分类办公用品的分类 办公用品一般分为常规办公用品和非常规办公用品 4 14 1 常规办公用品常规办公用品 如签字笔 水笔 圆珠笔 铅笔 刀片 胶水 胶带 大头笔 美工刀 大头 针 图钉 曲别针 橡皮筋 复印纸 打印纸 便签纸 橡皮擦 原子笔 笔芯 夹子 涂改液 白 板笔 萤光笔 记事本 剪刀 钉书机 计算器 电话机 装订机 文件夹 印泥 印刷单据等 4 24 2 非常规办公用品 非常规办公用品 如验钞机 保险箱 电风扇 电子配件 烧水壶等 5 05 0 办公用品申请办公用品申请 5 1 办公用品领用需填写 办公用品申请单 或走 OA 流程申领 经部门经理审批后至综合管理 部领取 5 2 OA 申领流程 OA 导航 行政办公 办公用品管理 个人办公用品登记 登记类型选择 办公 用品库选择 办公品选择 数量 审批人选择 提交 5 3 办公用品领用时间为每周一早上和周四早上 其他时间无特殊情况一概不受理 5 4 若部门领取的常规办公用品综合管理部无库存的 待综合管理部申购后再通知领取 5 5 若部门领取的非常规的办公用品 需填写 物品申购单 签批后 由综合管理部采购入库后 通知申领 5 6 办公用品申领流程图 权责单位 综合管理部版次 A01 文件编号 xx XZ 004页次 4 共6 页 办公用品管理规定归档保密 秘密 4 6 06 0 办公用品采购办公用品采购 6 1 办公用品申购需填写 物品申购单 经过签批后 由综合管理部进行采购 一般常规办公用 品由综合管理部行政专员申购 综合管理部经理审核 副总经理审批后即可购置 非常规办公用品由 部门申购经过部门审核 综合管理部审核 副总经理审批 购置金额超出权限需总经理审批 后方可 购买 6 2 综合管理部采购时应做好供应商的建档工作 编制出常用办公用品的价格表 把握好办公用品 的价格行情 做好供应商的比较 甑选工作 尽最大可能控制好办公用品的采购成本 6 3 综合管理部根据公司日常办公需要 对一些常用的办公用品进行批量购买 在办公室保持一定 库存 以保证正常办公需要的及时满足 提高供给效率 6 4 日常办公用品库存不足补充经综合管理部经理审核后先购买 新曾的物品需副总经理审批 6 5 在采购过程中 涉及金额较大的 购置人可以先借款购买 金额小的可以先购置再报销 6 6 办公用品申购流程 库存充足 部门领用 部门审核 行政专员审核发放 月末盘存 帐物相符 编制报表 各部门确认 副 总经理审批 财务备案 是 否 是 否 库存不足 申购 是否常规 用品 副总经理审 批 核 综合管理部审核 购置 入库验收 报销 部门审核 是否超出 权限 总经理审批 权责单位 综合管理部版次 A01 文件编号 xx XZ 004页次 5 共6 页 办公用品管理规定归档保密 秘密 5 7 07 0 办公用品入库办公用品入库 7 1 供应商送来所购的办公用品后 由综合管理部统一签收 保管和发放 签收时需核对数量 检 查品质 发现残次需及时更换 如若是使用过程发现质量问题的 知会综合管理部 由综管部和供应 商联系更换 7 2 办公用品付款一般是采取月结性质 综合管理部于次月 15 日前综合管理部办理上月办公用品 款项付款 7 3 办公用品实行封闭性保存 做好防潮 防湿等工作 7 4 对于非常规办公用品实行保管责任制 实行使用人 领取人 保管责任人三合一的办法 对保 管责任进行归属 7 5 办公用品实行定期盘存制 盘存频率为每月一次 综合管理部每月每月 5 5 日日前进行办公用品仓盘点 权责单位 综合管理部版次 A01 文件编号 xx XZ 004页次 6 共6 页 办公用品管理规定归档保密 秘密 6 盘存内容包括检查相应的办公用品的存在情况 及时发现问题 处理问题 8 08 0 办公用品的报废办公用品的报废 一些可维修的办公用