模块七--秘书职业生涯规划.ppt

1 模块七秘书职业生涯规划 第一部分秘书职业准入机制 知识目标 熟悉我国秘书职业资格鉴定的基本内容和要求 了解国内外秘书职业化总体情况 能力目标 能够熟练掌握国家秘书职业资格考试方法 通过秘书国家职业资格四级及以上鉴定 2 第一单元秘书职业化与准入机制秘书工作的职业化 是指在组织上制度上建立秘书的分级分类体系 明确各类秘书的职责范围 通过专业教育手段培养从业人员 以规范的考核评定秘书的就业资格和工作水平 实现秘书工作的专业化管理 秘书工作的职业化是现代社会职业分工的一个结果 又是现实秘书工作向深度发展的必然趋势 3 目前大多数发达国家秘书工作的职业化程度都很高 并具备一些共同的特点 一是秘书工作职责明确 职业定位清楚 在社会上被看作是一项不可缺少的职业 二是这些国家人们普遍认为从事秘书工作的人员必须是具备相应的秘书职业技能的专业人员 美 英 日等国还在全国范围内举行各种名目和级别的秘书职业技能考试 考试合格者可以获得证明其相应秘书水平的证书 作为雇主选聘秘书时重要的参考依据 三是秘书教育职业化 与社会发展需要相适应 具有各种层次的秘书教育和培训 学习内容注重实际应用 通过种种职业化措施 在这些国家中秘书工作质量和效率都得到了可靠的保证 从而既在最大程度上满足了雇主的需要 也使秘书成为一门专业化程度很高的职业 4 第二单元秘书职业资格认证一 秘书的职业描述秘书职业主要是指从事办公室程序性工作 协助领导处理行政事务 并为领导决策及其实施提供服务的人员 是一种具有综合性和辅助性特点的职业 包含了从企业基础文书 专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系 它要求从业人员具备较强的文字和语言沟通能力 综合协调与合作能力 逻辑思维和分析能力等 秘书职业是劳动和社会保障部实行就业准入制度的职业之一 5 二 秘书职业等级按国家标准划分为四个等级 即国家职业资格五级 国家职业资格四级 国家职业资格三级 国家职业资格二级 三 国家职业资格报考条件1 国家职业资格五级秘书 具备以下条件之一者 1 经五级秘书正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 2 在本职业连续工作2年以上 6 2 国家职业资格四级秘书 具备以下条件之一者 1 取得初级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作2年以上 经四级秘书正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 2 取得五级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作3年以上 3 连续从事本职业工作4年以上 4 取得经劳动和社会保障部门审核认定 以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业 专业 毕业证书 3 国家职业资格三级秘书 具备以下条件之一者 1 取得四级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作4年以上并经三级秘书正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 7 2 取得四级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作5年以上 3 取得大学本科毕业证书 并连续从事本职业工作2年以上 4 国家职业资格二级秘书 具备以下条件之一者 1 取得三级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作4年以上并经二级秘书正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 2 取得三级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作6年以上 3 取得大学本科毕业证书 并连续从事本职业工作4年以上 8 四 秘书证书颁发鉴定合格者按照有关规定统一核发 中华人民共和国职业资格证书 并实行统一编号登记管理和网上注册 9 第二部分秘书职业生涯设计 知识目标 熟悉秘书职业生涯规划的重要性 了解秘书职业生涯发展规律 能力目标 能够从容应对秘书岗位应聘 熟悉职业生涯设计的一般技巧和基本技能 10 第一单元秘书岗位应聘一 应聘前要做哪些准备招聘单位的选择 实际也是一种准备 不过 这里所谈的准备主要是针对招聘单位的资格审查和面试而要做的准备 1 资格审查材料的准备招聘单位要审查的材料包括工作证 身份证 学历证明 学位证书 技术职务证书等 这些比较好准备 只需备齐带上即可 而求职申请信 自荐信 和个人简历表则是事先要费一番工夫来准备的 11 1 求职申请信和个人简历的作用 这两份材料 不仅反映了一个申请者的语言表达水平 而且是申请者的智能 心理等各项素质的综合体现 所以 结构清晰 措辞得体 简洁全面的申请和简历 对于求职的成功是至关重要的 2 求职申请和个人简历的写作 求职申请分应征信和自荐信两种 应征信在第一段中需说明想申请的具体职务及招聘广告的出处和日期 自荐信除了写明申请的具体职务外 还应说明你对该企业感兴趣的原因 然后尽量充分阐明你与秘书工作相关的特长 12 个人简历不是个人历史的简单回顾 而是侧重于自己申请工作的专业教育 专业经历和成果的展示 简历要求重点突出 内容真实 详而不繁 简历没有固定格式 一般包括 本人身份 姓名 性别 民族 出生年月 婚姻状况 家庭住址及电话等 接受教育情况 从中学起 时间 学校 系 专业 工作经历 按时间顺序 从现在到过去 工作单位 职务等 如无工作经历 相关的非固定工作或社会活动 亦可写进简历 与所申请工作的相关专长 以增强你的竞争力 13 证明人 最好是社会地位较高的人 亦可写 根据需要提供证明人 2 注意事项简历中无须包括 离开原工作的理由 渴望得到的工资 照片 二 选择应聘单位的技巧1 要善于辨别真伪目前 改革开放的形势发展很快 经济体制尚不完善 各项制度尚不配套 可能出现某些制度上 政策上的空子 给一些投机者以可乘之机 14 可以采取以下几种方法来了解情况 探听虚实 辨别真假 1 电话探询法 通过电话策略询问情况 从逻辑上加以推断 初步判定其虚实 2 熟人了解法 通过各种关系找到熟人 了解情况 或直接通过熟人介绍 去招聘单位了解情况 3 正式调查法 通过招聘广告 找到其有关人事主管部门 正式调查其情况 4 自我判别法 根据以下几点来加以判别 即是否有确切的单位 地址 电话 联系人 是否收费 如果收费 那么收费是否合理 其招聘要求是否具体 合理 其情况介绍是否有漏洞或矛盾之处等 15 2 选定符合自己意愿的单位在众多的招聘单位中选择自己中意的单位 要注意如下几点 1 要从实际出发 客观地分析自己和竞争者的情况以及招聘单位的要求 要选择那些要求较具体的单位 因为那些在要求上仅仅是 软指标 的单位 择优录用 会使那些要求向上浮动 2 确定重点目标 不能面面俱到 一个企业也和一个人一样 不可能是十全十美的 不可能事事处处都符合自己的意愿 我们必须确定一个重点目标 实现了这个目标即可 3 抓住机遇 当机立断 4 以诚信为本 有献身企业的精神 16 三 如何参加企业面试1 面试前获得面试机是掌握自己命运的重要一步 人生成功与否 一靠努力 二靠机会 2 面试期间站在考官面前 你应保持轻松自信的神态 考官由于其工作特点和经验 看人的眼光往往超出一般人 相当敏锐 如果你不能在2秒钟内让他对你产生兴趣和好感 那么你纵使有再多解释也无济于事 所以你给对方的第一印象是极为重要的 17 3 面试注意事项考官如果请你提问时 你涉及的话题最好与职业无关 譬如工作内容 企业对员工的要求 晋级制度等 尽量不谈或少谈待遇问题 否则容易令对方反感 4 面试结束如果考官在看表 或者目光开始离开你 说明你的面试已结束 你应站起身礼貌地表示告别 除非你很优秀 使考官当场决定录用你 一般他都不会马上表态 他会职业性地和你握手告别 这时你应礼貌地再说 打搅您了 也许 就凭这句客气话 会让对方深切感到你是一个有教养有分寸 知趣得体的人 从而帮助他最终确定选择你 18 第二单元秘书职业生涯发展规划一 怎样不损害领导利益领导是单位中的重要人物 他掌握着你在单位里的前途 对你的情绪也会产生直接或间接的影响 领导对于秘书的表现和态度非常敏感 作为秘书 你不可把领导看得太低 也不要对他有过高的期望 1 别把自己捧得太高为了突出个人才能和潜质 因此在领导面前有意无意地自夸几句 这样做不仅不能使领导惊叹和赞赏 反而使他对你失去了安全感 19 2 灵活对待薪酬在领导面前 你不要表现一副 我不在乎金钱 的样子 这会使领导感到你是一个很难驾驭的人 从而对你不重用 但是 你也不能对薪酬的数目多少过于在意 这会使领导感到你只是为了金钱而工作 而没有个人对工作应有的热诚 这也不能 那也不能 似乎让人感到无所适从 处处都埋着危险 1 不要给人以赚钱买花戴的印象 2 无论何时不应和领导讨论有关加薪幅度的问题 3 不加入公司的评价领导活动 除非这项行动是由领导本人发起的 而且是对大家有益的 20 3 让领导知道你效忠于他无论在工作还是生活中 凡事你都要让他出风头 把他推向前台 使他成为众人注目的焦点和风云人物 要记住 时刻保持对领导应有的效忠程度 不要在得志时 便放浪形骸 连领导的尊严也不顾了 必须懂得用毕恭毕敬的态度来对待领导 在领导面前 保持高水平的谦虚 将会使你一生踏着青云路 21 二 向领导推销自我的技巧在领导面前表现自己 适当的自我推销是必不可少的 但一定要注意方法 1 推出自信的你一般领导都有察言观色的本领 如秘书的自信不足 便不会获得重要的工作 2 推出对外关系良好的你你需有良好的人际关系 如果公司的大客户向你的领导赞赏你 那么你的领导绝对会注意你 22 3 推出有独到见解的你领导对一般见解听得太多太多 很想听独特的见解 尝试用不同的角度看事物 得出不同的见解 再加以整理和分析 必然使你的领导赏心悦目 但切忌过分标新立异 这样会令人生厌 4 推出坚强的你也许你自知才干只属于一般水平 做到秘书已经实属不易 但又不甘于此 怎么办 向领导推销什么 有的 那就是超过一般人的坚强 23 三 如何创造和把握升迁的机会为自己创造升迁机会之前 必须先做好一些必要的热身工作 1 让领导依赖你多花些时间搜集有关工作的资料 多找些机会与领导接触 2 发挥各方面的才能别老是专注于一项工作的专长 3 与领导建立友谊这是不容易做到的 特别是异性之间 太过亲密反而会使同事产生误会 从而对前途有害 4 了解单位的制度先了解单位的晋升制度 才能有明确的为之奋斗的目标 24 1 了解该职位谁有资格胜任 2 不妨让领导知道 你对该职位有兴趣 而且提出具体的建议 证明你有足够的资格胜任那个位子 对公司做出更大贡献 3 让领导知道你将对公司做出贡献 而不是考虑在晋升后能得到什么报酬 这一点很重要 4 尽管晋升的人选最终落在了别的同事身上 你也不要因此沮丧和不合作 你的每一个表