物资采购供应及仓库管理制度

物资采购供应管理制度物资采购供应管理制度 一 目的一 目的 为加强采购计划管理 规范采购工作 保障公司生产经营活动所需物品的 正常持续供应 降低采购成本 特制定本制度 二 适用范围二 适用范围 本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产 材料及非 经营性固定资产 办公用品 劳保用品的采购 以下统称为采购物品 三 职责权限三 职责权限 1 公司供应部负责采购管理制度的制定 2 生产性原 材料 辅料 配件等物品 物资 的采购以及非经营性固定 资产 办公用品 劳保用品的采购由公司供应部负责 四 采购原则四 采购原则 1 询价比价原则 物品采购必须有二家以上供应商提供报价 在权衡质量 价格 交货时间 售后服务 资信 客户群等因素的基础上进行综合评估 并与供应商进一步议 定最终价格 临时性应急购买的物品除外 2 一致性原则 采购人员定购的物品必须与请购单所列要求 规格 型号 数量一致 在 市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下 采购人员须及时反馈信 息供申请部门参考或作更改请购单 3 低价搜索原则 采购人员随时搜集市场价格信息 建立供应商信息台帐 了解市场最新动 态及最低价格 实现最优化采购 4 廉洁原则 1 忠诚维护企业利益 努力提高采购物品质量 降低采购成本 2 严格按采购制度和程序办事 自觉接受监督 3 加强学习 广泛掌握与采购业务相关的新材料 新工艺 新设备及市 场信息 4 承担因自身工作失误给公司造成损失的责任 5 招标采购原则 凡大宗或经常使用的物品 都应通过询议价或招标的形式 由财务等部门 共同参与 定出一段时间内 一年或半年 的供应商 价格 签订供货协议 以简化采购程序 提高工作效率 对于价格随市场变化较快的物品 除缩短招 标间隔时限外 还应随时掌握市场行情 调整采购价格 6 建立仓库储备定额制度原则 1 对仓储物资实行 ABC 分类管理法 通过仓库收发月存报表了解掌握仓 储情况 2 对大宗大量的生产性原 辅材料 结合生产性消费的消耗规律 和供 方生产或采购到货的周期以及市场供应的难易程度 建立仓库储备定额管理 3 仓库管理按照生产需求物资的发放进度 掌握发布采购补充保险储备 库存的信息给供应部 提供供应部采购计划 4 对订单生产的不通用的物资 实行订单采购 由生产部提出采购申请 供应部按申请实行采购 7 审计监督原则 采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询 五 采购流程五 采购流程 1 采购申请 物品 物资 需求部门根据生产或经营的实际需要 提出采购申请 填写 采购申请单 请购单要求注明名称 规格型号 数量 需求日期等 若涉及 技术指标的 须注明相关参数 指标要求 经批准后交采购部门采购 各审核 环节对采购申请提出议异者 应于 2 个工作日内将意见反馈给采购申请部门 2 询价比价议价 1 每一种物品 物资 原则上需两家以上的供应商进行报价 2 采购员接到报价单后 需进行比价 议价 并填写 询价记录表 按性价比原则进行采购 3 属下列情况者 无须进行比价 议价 独家代理 独家制造 专卖品 原厂零配件无代用品 但仍需留下报价记录备案 3 样品提供和确认 1 若须进行样品提供和确认的 须确定送样周期 由采购人员负责追踪 收到样品后 须第一时间送交需求部门进行确认 必要时需会同相关部门予以 确认 2 对于需要保存样品的 须作封样处理 以便日后作收货比较 4 供应商选择及合格供应商评价确认 1 具有合法经营主体者 2 品质 交货期 价格 信誉 服务等条件良好者 3 供应部会同公司质保 生产等部门依据公司 供方评价准则 JBS QC66 2010 必要时到供应商实地考查 填写 供方基本调查表 供方 环境安全状况调查表 查看并存档供应商的企业相关资质 供应商需提供产品 的相关执行标准 质量等级 质量检测数据等相关资料 5 合同签订 1 供应商经审查合格后 由采购部门与选定的供应商签订合同 2 交易发生争执时 依据合同的核定条款进行处理 6 进度跟催 1 为确保准时交货 采购人员应提前采用电话 传真或亲自到供应商处 跟催 以确保物品 物资 能适时供应 2 若采购物品 物资 无法在预定时间内交货的 采购人员须提前通知 需求部门 寻求解决办法 并须重新和供应商确定新的交货期 并知会需求部 门 7 验收入库 采购物品到公司后 原材料 辅料 备品配件等物品 非经营性固定资产 大宗劳保用品 办公用品等经需求部门验收 生产用原辅包材根据相关质量要 求 数量 出厂检验单 经质保部抽样检测验证合格后 方能入库 如验收不 合格的 由验收部门通知采购部门 办理换 退 货手续 8 对帐付款 采购物品 物资 办理入库后 由供应部凭仓库核准的入库单 发票等手 续按合同或约定的付款方式办理付款手续 六 供方评审管理六 供方评审管理 1 对公司所需重要 主要原材料的供方应进行年度评审 对供方的资质 进行整理更新 2 根据年度评审情况 填写 供应商资格预审 选用和续用风险评价表 3 供方评审管理小组由供应部牵头组织 财务部 质保部 生产部等部 门参加评审 七 本制度解释权归供应部 自公布之日起执行 七 本制度解释权归供应部 自公布之日起执行 采购流程图采购流程图 询价比价议价 请购单确认 供应商选择 签订采购合同 进度跟催 物资到货检验 采购部门 检验是否合格 入库退换货处理 仓库出入管理制度仓库出入管理制度 一 仓库原材料出 入管理制度 一 仓库原材料出 入管理制度 1 1 原材料入库制度 原材料入库制度 1 1 1 原材料到仓库时 仓库管理员要根据供应商提供的 原材料送货单 对材 料进行数量 规格 型号 批号等核对并跟供应及时联系 并把货物放入物品 待检区或挂待检牌 1 1 2 仓库管理员根据供应提供的 材料送货单 产品检验单 与质量管理部 联系对物品的检验 1 1 3 仓库管理员根据质量管理部提供的 材料检验单 对检验合格的材料进行 入库 入库时要把物品的 入库日期 数量 型号 名称等记录清晰明了 将 检验不合格的材料要明确标示 不合格标识 不得入库 1 2 原材料不合格品退还制度 原材料不合格品退还制度 1 2 1 仓库管理员根据质量管理部提供的 原材料检验单 上提供的指标不合格 的材料 应在物品上挂不合格标识以免弄错造成不必要生产隐患 1 2 2 仓库管理员应把不合格的物品的情况告知供应部 并与供应部协调好物品 退还的时间 1 3 原材料出库制度 原材料出库制度 1 3 1 仓库管理员根据生产车间开出的 生产领料单 进行对物品的核对并在在 物品的标示卡上记录物品的出库日期 型号 数量 1 3 2 仓库管理员在原材料出库时要凭着 先进先出 的原则发放 以免出现 材料堆积的现象 1 3 3 仓库管理员在生产车间把材料领出后 在台账 材料卡上明确登记领用日 期 领用部门 数量等 务必做到账 卡 物三者相符 二二 仓库成品出 入管理制度 仓库成品出 入管理制度 2 1 产成品入库制度 产成品入库制度 2 1 1 仓库管理员根据生产车间的 产成品入库单 对等待入库的产成品的包 装 数量 规格 主要质量指标等要认真的确认 如有包装损坏 数量 规格 不清楚的不得入库 2 1 2 仓库管理员根据生产车间提供的 产成品入库单 和质量管理部提供的 产成品检验单 进行产品入库 如无 产成品检验单 仓库管理员可对产成 品拒绝办理入库手续 对产品检验不合格的产品不得入库 2 1 3 仓库管理员根据 产成品检验单 上的数据进行产品入库并做好分类 2 1 4 仓库管理员应对入库的成品做好标识 在物料卡 台账上登记好产品的名 称 数量 规格 批号 含量水分 做到账 卡 物三者相符 2 2 产成品出库制度 产成品出库制度 2 2 1 产成品发放时 仓库管理员应根据营销部开具的 发货通知单 对产品的 名称 规格 批号 数量 质量指标的确认 2 2 2 产成品在交付时 仓库管理员应对产品的名称 数量 规格 批号 质量 指标与 发货通知单 是否相符 并要有相关部门确认签字保存便于以后检查 2 2 3 产成品在交付后 仓库管理员应在产品物料卡 台账上登记交付产品的名 称 数量 规格 批号 含量 交货时间等 做到账 卡 物三者相符 2 3 产成品退还制度 产成品退还制度 2 3 1 对产成品退回时 仓库管理员应通知营销部其产品的退回 并把物品放入 产品退回区并加以标识以免弄错造成不必要麻烦 2 3 2 仓库管理员应通知质量管理部对退回的产品进行复检 2 3 3 仓库管理员根据营销部的退货处理和质量管理部的检验报告对退回的产成 品入库并要在成品物料卡 台账上登记好物品的退回时间 退回单位 退回数 量 规格 批号 质量指标 做到账 卡 物三者相符 仓库管理制度仓库管理制度 1 原材料进厂后 由仓库保管员根据供应部的到货通知单 到现场按原料品种 规格和数量 分别采用核对点数和过磅方式进行验收 做好记录做好放置标识 2 原料入库前 由仓库通知质量管理部抽样检验 待检验合格后 凭检验报告 单方可办理入库手续 3 箱装 袋装原料卸车后放在库房内 并放原料名称 数量 厂内批号 生产 名称等的标识 4 成品入库时由保管员根据车间入库单和质量管理部的 成品检验报告单 在现场对成品的品种 规格 数量等进行核对和过磅验收 验收合格后方可办 理入库手续 5 物资堆放要做到分类 整齐 间隔 6 建立健全各类质量记录 原料及成品保管员做好日 周 报表 送交生产部 和营销部 7 做到原料 成品收发时及时立卡 登记 做到账物卡相符 每月对账一次 8 做好产品月报表 送交财务部和生产部 9 发放原料必须凭领料单 仓库保管员负责审核 按品种 规格 数量到现场 发货 并向领料人员提供原料批号 并如实登记入账 10 发放成品时 仓库保管员到现场按成品的品种 规格和数量质量要求进行 发货 要求顾客在 发货通知单 上签收 记下成品批号备查 成品发放时要 坚持先进先出的原则 11 领料单必须一物一单 领料数不得任意更改 并填写实发数 如有特殊变 动 必须经由关负责人同意签字 否则不予发给 12 对顾客退货的产品 仓库将产品隔间堆放 做好状态标识然后填写 复检 申请单 通知质量管理部抽样检验 经检验合格的产品准予入库 若检验不合 格产品按 不合格控制程序 进行 13 为确保仓库安全 仓库保管员必须坚守岗位 加强责任感 提高警惕 严 格执行防火 防盗 防事故等安全规定 每天对库存物资巡查一次 检查标识 检查堆放是否正确 发现问题及时整改 搞好仓库库区环境卫生 负责本岗位 质量记录 台账保存 检查库房内消防器材是否完好 检查库内环境条件变化 14 危险物品贮存 保管收发 应严格按 化学物品安全管理制度 仓库 罐区安全管理制度 等安全生产规章制度执行 做到不违章作业 危化品仓库管理制度危化品仓库管理制度 1 危险品仓库管理员应熟悉掌握所有仓库内危化品的理化性质 并掌握必要的 应急处理方法和自救措施 2 装卸 搬运化学危险品应按规定进行 做到轻装 轻卸 严禁摔 碰 撞 击 拖拉 倾斜和滚动 灌装液体危化品时 卸料口应用管卡或铁丝卡紧扎牢 严防危化品泄漏及卸管冲落 造成物料损失或危害人员安全 装卸对人身有害 及腐蚀性的物品 如硫酸 氢氧化钠等 时 操作人员应根据危险性 穿戴相应的 防护用品 3 危化品入库前均应进行检查验收 初次入库的危化品 仓库管理员应检查厂 家是否提供该危险化学品的物质性能 质检报告 登记验收时要对照进货清单 核对数量 检查包装有无破损 危化品有无泄漏 包装与实物是否相符等内容 经核对无误后方可入库 当物品性质未弄清时不得入库 供应协作单位装卸造 成泄漏 对一般物料造成泄漏的 由安全环境办会同仓库 采购及供应单位相 关人员查清泄漏量及事故的危害性 向供应单位索取事故经济补偿 因供方装 卸运输过程中造成危化品泄漏造成人身伤害的或环境污染事故的 由安全环境 办会同相关部门查清损失状况由供方承担相应责任 4 固体危化品入库时要严格按相应划分区域摆放 不得私自乱放 堆放的 高 度不得超过 2 米 防止倾倒 5 仓库管理员应经常对危化品进行检查 发现其品质变化 包装破损等 应及 时处理 发生危化品泄漏时 按 安全生产事故应急救援预案 执行 发生火 灾时 按 火灾扑救 疏散处理预案 执行 6 领用时由各车间班长根据实际用量填写领料单 指定专人进行搬运 危险化 学品仓库要严格做好出库的数量登记 并向领用人说明化学品搬运使用要求 7 凡