方正春元-总账V2.2操作手册

产品使用说明书产品使用说明书 文档编号 文档编号 版本版本 方正集团方正集团 方正春元科技发展有限公司方正春元科技发展有限公司 总账产品使用说明书 第 2 页 共 169 页 修订历史记录修订历史记录 日期日期版本版本说明说明作者作者 总账产品使用说明书 第 3 页 共 169 页 版版 权权 声声 明明 总账产品使用说明书 第 4 页 共 169 页 前言前言 一 简介 财政国库总账管理系统 以下简称总账管理系统 是以总账为核心的核算系统 该软 件可以满足各级财政部门的会计核算业务 总账管理系统是在 Windows 平台开发的 全部软件采用开发工具 Delphi 开发 采用 Client Server 方式和数据库连接 目前支持的数据库是 oracle9i 二 软件特点 1 总预算会计系统是以总账为核心的账务核算系统 2 提供标准业务单据接口 收支业务系统业务单据自动过账 避免手工录入业 务数据的繁琐性 降低出错的概率 3 以可定义要素的方式提供平行段位的辅助核算功能 满足各地市不同的管理 需求 4 提供强大的账簿查询统计功能 按照不同的段位提供查询分析 满足多样化 的查询需求 5 仅仅需要启用新的段位即可按照新的收支分类科目核算总预算会计业务 减 少收支科目改革的难度 三 工作流程简述 账账务务初初始始化化 凭凭证证录录入入 导导入入凭凭证证 凭凭证证审审核核 凭凭证证记记账账 总总账账明明细细账账 账账套套设设置置 会会计计报报表表 月月末末结结账账 年年末末结结账账 授授权权支支付付日日报报 国国库库集集中中支支付付 系系统统 非非税税收收入入系系统统 转 下 月 账 务 转 下 一 年 账 务 非非税税收收入入日日报报 税税收收日日报报 其其他他 直直接接支支付付划划款款回回单单 拨拨款款单单凭凭证证 总账系统业务流程 过过账账接接口口 1 账套设置 建立总会计 支付中心或者其他账套 设置账套的账簿结构 2 初始化 建立会计科目库 系统将总预算会计相关科目作为系统默认科目 科目的细化管 理需求可以按照实际情况再增加或修改 设置科目明细账的核算段位 一般来说 收入科目核算段位为 预算单位和收入 科目 支出科目的核算段位为 预算单位 支出科目和业务处室 总账产品使用说明书 第 5 页 共 169 页 核算级次定义 地方版总账系统的基础数据是采用统一的基础数据 各子账套的 管理级次不尽相同 因此需要设定当前账套对于核算段位的核算级次 也可以采 用系统默认情况按照底级进行核算 录入年初数 3 拨款 设置拨款单的单据样式 录入 查询 打印拨款单 拨款单过账 4 收入 设置收入单的单据样式 收入单的查询 修改及审核 收入单过账 5 凭证录入 凭证录入 审核以及记账 录入及生成统筹凭证 6 账簿查询 提供总账 明细账 余额表 对账单等账单的查询 7 年终转账 年终时用户根据相应的收支转结余的模板生成转账凭证 建立新的账套后才允许将上年余额结转到新的年度 四 联系方式 公司名称 北京方正春元科技发展有限公司 通讯地址 北京市海淀区成府路 298 号中关村方正大厦 10 层 1009 室 邮政编码 100871传真 010 82524203 电子邮件 cysupport 客服电话 业务 010 82524381 82524382 82524383 82524384 82524385 客服电话 技术 010 82524386 82524387 总账产品使用说明书 第 6 页 共 169 页 使用入门使用入门 1 如何建立新年度 会计年度开始时 需要建立新年度 才可以进行会计处理 若想建立新年度 请执行 以下步骤 点击 系统管理 菜单下的 业务年度管理 菜单项 点击 增加 按钮 输入年度编码 年度名称 起始和终止日期 点击 确定 按钮即可 2 如何建立新角色 角色用于划分用户的操作权限 通过建立角色 同一类用户可以拥有相同的操作权限 方便管理操作人员 若想建立新角色 请执行以下步骤 点击 系统管理 菜单下的 角色管理 菜单项 点击 增加 按钮 输入角色编码 角色名称 启用和结束日期以及备注等内容 在 角色菜单权限 页签中给角色赋权限 点击 保存 按钮即可 3 如何建立新用户 每一个进入系统的用户 都必须有自己的用户信息 若想建立新用户 请执行以下步 骤 点击 系统管理 菜单下的 用户与授权管理 菜单项 点击 增加 按钮 在基础属性页签中输入用户编码 姓名 用户口令等信息 在账套授权页签中选择用户所拥有的账套权限 在角色授权页签中选择用户的角色 点击 确定 按钮即可 4 如何增加会计科目 会计科目的设置是账务处理的基础 若想增加会计科目 请执行以下步骤 点击总账程序 账套设置 菜单下的 会计科目维护 菜单项 点击会计科目维护界面中的 添加 按钮 录入会计科目外码 显示名称等基本信息 编辑辅助要素信息 点击 确定 按钮 5 如何录入拨款单 拨款单是反映财政部门与本级或下级的拨款业务内容 若想录入拨款单 请执行以下 步骤 根据拨款单的内容不同 点击总账程序 拨款单管理 菜单下的不同菜单项进入 拨款单录入界面 选择付款单位的账号 收款单位及账号 输入拨款金额等信息 点击 保存 按钮即可 6 如何录入收入单 收入单是反映预算单位的各项收入内容 若想录入收入单 请执行以下步骤 根据收入单的内容不同 点击总账程序 收入单管理 菜单下的不同菜单项进入 收入单录入界面 总账产品使用说明书 第 7 页 共 169 页 选择收款账户 逐笔录入预算单位 预算收入科目 金额等信息 点击 保存 按钮即可 7 如何将业务单据过账 根据业务种类的不同 点击总账程序 机制凭证 菜单下的不同菜单项进入查询 条件对话框 输入要过账单据的查询条件后 点击 确定 按钮 进入过账界面 勾选要过账的业务单据 点击 过账 按钮 进行过账操作 8 如何录入凭证 点击总账程序 凭证管理 菜单下的 凭证录入 菜单项 逐笔输入摘要 会计科目 借方金额或贷方金额 若会计科目有辅助要素 逐笔录入会计科目的辅助要素 录入凭证日期 附件张数等信息 点击 保存 按钮即可 9 会计期末如何处理 会计期末 需要进行月结操作结束当月的会计处理并进入下月的会计处理 点击总账程序 期末处理 菜单下的 月结 菜单项 进入月结界面 点击 月结 按钮即可 总账产品使用说明书 第 8 页 共 169 页 目录目录 版版 权权 3 前言前言 4 1系统安装系统安装 1 1 1安装总账程序 1 1 2数据库连接配置 4 2 2建账建账 5 2 1建新年度 5 2 1 12 1 1增加新年度增加新年度 5 2 1 22 1 2年度初始化年度初始化 6 2 2建立用户 账套及角色 7 2 2 12 2 1建立账套建立账套 7 2 2 22 2 2建立角色建立角色 8 2 2 32 2 3建立用户建立用户 9 2 3会计科目维护 12 2 3 12 3 1会计科目维护界面会计科目维护界面 12 2 3 22 3 2增加会计科目增加会计科目 13 2 3 3修改会计科目修改会计科目 14 2 3 42 3 4会计科目删除会计科目删除 15 2 3 52 3 5编辑辅助核算编辑辅助核算 16 2 4期初数录入 16 2 5平衡校验 18 2 6初始化确认与初始化反确认 18 2 6 12 6 1初始化确认初始化确认 18 2 6 2初始化反确认初始化反确认 19 2 7级次控制 19 2 7 12 7 1增加级次控制增加级次控制 20 2 7 22 7 2修改级次控制修改级次控制 23 2 7 32 7 3删除级次控制删除级次控制 24 2 7 42 7 4级次控制的导入级次控制的导入 24 2 7 52 7 5级次控制的导出级次控制的导出 25 2 8关联关系设置 25 2 8 12 8 1增加关联关系增加关联关系 26 2 8 22 8 2设置关联关系设置关联关系 27 2 9账套设置 27 2 9 12 9 1基础设置基础设置 28 2 9 22 9 2拨款单设置拨款单设置 28 2 9 32 9 3统筹设置统筹设置 31 2 9 42 9 4非税设置非税设置 32 总账产品使用说明书 第 9 页 共 169 页 2 9 52 9 5税收设置税收设置 33 2 10初始化设置向导 33 2 11基础数据维护 34 2 12用户要素权限管理 37 2 13汇率设置 38 3期末处理期末处理 39 3 1月结处理 39 3 1 13 1 1月结月结 39 3 1 23 1 2反月结反月结 41 3 2年结处理 42 3 2 13 2 1自动转账自动转账 42 3 2 23 2 2年结年结 46 3 2 33 2 3反年结反年结 47 4系统升级系统升级 47 4 1统一分发 48 4 1 14 1 1服务器端配置服务器端配置 48 4 1 24 1 2系统升级系统升级 48 4 2逐级分发 50 4 3自行安装 51 5其他功能其他功能 51 5 1基础数据同步 51 5 2账务服务器端程序的使用 52 1 1系统安装系统安装 1 11 1安装总账程序安装总账程序 总账安装程序分为 账务 客户端 和 账务 服务器端 两种 安装方法类似 运行总账安装程序 弹出界面如图 1 1 所示 图 1 1 总账安装程序界面 点击按钮 显示许可协议界面 如图 1 2 所示 图 1 2 许可协议 点击按钮 显示选择数据库界面 如图 1 3 所示 总账产品使用说明书 第 2 页 共 169 页 图 1 3 选择数据库 选择程序所用的数据库 然后点击按钮 进入到选择目标位置界面 如图 1 4 所 示 图 1 4 选择目标位置 使用默认的安装目录 或者点击按钮选择安装目录 然后点击按钮 进 入到选择程序管理器组界面 如图 1 5 所示 总账产品使用说明书 第 3 页 共 169 页 图 1 5 选择程序管理器组 使用默认的设置 或者手工更改设置后 点击按钮 进入到安装选项界面 如图 1 6 所示 图 1 6 安装选项 使用默认选项或者手工更改设置 然后点击按钮 进入到开始安装界面 如图 1 7 所示 总账产品使用说明书 第 4 页 共 169 页 图 1 7 开始安装 点击按钮 程序即开始安装总账程序 安装完毕 程序会进入到安装成功界面 如图 1 8 所示 图 1 8 安装成功 点击按钮 结束总账程序的安装工作 1 21 2数据库连接配置数据库连接配置 总账连接配置 执行总账程序 点击按钮 弹出配置界面 如图 1 9 所示 总账产品使用说明书 第 5 页 共 169 页 图 1 9 总账程序数据库配置 数据库连接方式选择 DBExpress 方式 输入连接编号 连接名称 数据库名称 数据库监听端口 服务器地址 用户名和密 码等信息 点击按钮进行数据库是否连接成功的测试 如果测试成功点击按 钮进行保存 便于下次操作时直接进入已设置的数据库 2 2建账建账 2 12 1建新年度建新年度 2 1 12 1 1增加新年度增加新年度 执行总账程序 点击 系统管理 菜单下的 业务年度管理 菜单项 弹出业务年度 管理界面 如图 2 1 所示 图 2 1 业务年度界面 总账产品使用说明书 第 6 页 共 169 页 点击按钮 弹出增加业务年度界面 如图 2 2 所示 图 2 2 增加业务年度 输入年度编码 年度名称 起始和终止日期后 点击按钮 新年度增加完成 2 1 22 1 2年度初始化年度初始化 在图 2 1 所示的业务年度界面中 选择新增加的年度 点击按钮 弹出年度初始 化界面 如图 2 3 所示 图 2 3 年度初始化界面 年度初始化时 对于基础数据的处理方式有三个选择 下面分别说明 自行维护 年度初始化时不处理基础数据 支付系统是区县版或地方版请选择此选项 同步支付系统基础数据 直接从支付系统把数据同步过来 复制上一年基础数据 年度初始化时 复制上一年基础数据至本年 独立使用总账系 统请选择此选项 选项选择完毕 点击按钮 开始年度初始化操作 初始化完毕 会弹出对话 框 如图 2 4 所示 总账产品使用说明书 第 7 页 共 169 页 图 2 4 年度初始化完毕对话框 2 22 2建立用户 账套及角色建立用户 账套及角色 2 2 12 2 1建立账套建立账套 执行总账程序 点击 系统管理 菜单下的 建账 菜单项 弹出建账界面 如图 2 5 所示 图 2 5 建账界面 建账分为两种 一种是新建账本 另外一种是新建某账簿的下一年度账本 下面分别介绍 1 若要建立新的账本 点击按钮 弹出修改账本对话框 如图 2 6 所示 图 2 6 修改账本对话框 输入账套编码 该编码为四位一级的数字 账套名称 选择账套类型 业务年度 启用日 期及财务主管 点击按钮 新账套建立成功 总账产品使用说明书 第 8 页 共 169 页 2 如果要建立已有账套的下一年度账本 则选择该账套当前年度的账本 然后点击 弹出复制数据对话框 如图 2 7 所示 图 2 7 复制数据对话框 勾选要复制的账本设置 然后点击按钮 即开始建下一年的账本 建账成功后 会弹出提示对话框 如图 2 8 所示 图 2 8 建账成功对话框 2 2 22 2 2建立角色建立角色 执行总账程序 点击 系统管理 菜单下的 角色管理 菜单项 弹出角色管理界面 如图 2 9 所示 总账产品使用说明书 第 9 页 共 169 页 图 2 9 角色管理界面 点击按钮 弹出编辑角色信息的对话框 如图 2 10 所示 图 2 10 增加新的角色界面 输入角色编码 角色名称 启用日期 结束日期以及备注等信息 然后在 角色菜单权限 页签中勾选该角色所拥有的菜单权限 如图 2 11 所示 总账产品使用说明书 第 10 页 共 169 页 图 2 11 勾选角色菜单权限 勾选完毕 点击按钮即可 2 2 32 2 3建立用户建立用户 执行总账程序 点击 系统管理 菜单下的 用户与授权管理 菜单项 弹出用户与 授权管理界面 如图 2 12 所示 图 2 12 用户与授权管理界面 若想增加一个新的用户 点击按钮 弹出增加用户界面 如图 2 13 所示 总账产品使用说明书 第 11 页 共 169 页 图 2 13 增加用户 在基础属性页签中输入用户编码 姓名等用户信息 如图 2 14 所示 图 2 14 输入用户基础属性 在账套授权页签中勾选用户的账套权限 如图 2 15 所示 总账产品使用说明书 第 12 页 共 169 页 图 2 15 勾选用户的账套权限 在角色授权菜单中勾选用户所属的角色 如图 2 16 所示 图 2 16 勾选用户所属角色 全部设置完毕后 点击按钮即可 2 32 3会计科目维护会计科目维护 2 3 12 3 1会计科目维护界面会计科目维护界面 点击 账套设置 菜单下的 会计科目维护 菜单项 弹出会计科目维护界面 如图 2 17 所示 总账产品使用说明书 第 13 页 共 169 页 图 2 17 会计科目维护界面 在会计科目列表中点击某个会计科目 则会显示相应的会计科目基本信息和辅助核算信息 如图 2 18 所示 图 2 18 浏览会计科目 2 3 22 3 2增加会计科目增加会计科目 点击按钮 弹出增加会计科目对话框 如图 2 19 所示 总账产品使用说明书 第 14 页 共 169 页 图 2 19 增加会计科目界面 提示 如果在点按钮以前 某会计科目被选中 则系统会将此会计科目的信息作为默 认值写入编辑栏 以方便用户的输入 编辑新增的会计科目信息 如果新增的会计科目有父级科目 则余额方向 科目类型 科目性质的值与父级相同 无需编辑 如果新增的会计科目父级没有设置辅助要素 则可 以编辑辅助要素 如图 2 19 所示 如果父级设置了辅助要素 则辅助要素无需编辑 与父 级相同 如图 2 20 所示 图 2 20 父级有辅助要素 本级不能编辑 总账产品使用说明书 第 15 页 共 169 页 按钮用于将全部可用的辅助要素移入选用的辅助要素 按钮用于将当前可用的辅助要素移入选用的辅助要素 按钮用于将当前选用的辅助要素移入可用的辅助要素 按钮用于将全部选用的辅助要素移入可用的辅助要素 按钮用于向上移辅助要素的次序 按钮用于向下移辅助要素的次序 保存编辑点击按钮 取消编辑点击按钮 2 3 32 3 3修改会计科目修改会计科目 点击按钮 弹出修改会计科目对话框 如图 2 21 所示 图 2 21 修改会计科目界面 修改会计科目内容 点击按钮即可 如果该会计科目已经使用 并且增加了该会计科目的辅助要素 则系统会弹出输入新增辅 助 要素默认值的对话框 如图 2 22 所示 总账产品使用说明书 第 16 页 共 169 页 图 2 22 新增辅助要素对话框 输入新增辅助要素的默认值 然后点击按钮 该功能可为已经存在的业务数据填 入新增辅助要素的默认值 填入的默认值也可以在凭证修改中进行修改 2 3 42 3 4会计科目删除会计科目删除 点击按钮 如果会计科目没有使用 则弹出提示对话框 如图 2 23 所示 图 2 23 确认删除提示对话框 如果确定删除该会计科目 则点击按钮 否则点击按钮 如果该会计科目已经使用 则不允许删除会计科目 系统会弹出提示对话框 如图 2 24 所示 图 2 24 不能删除提示对话框 2 3 52 3 5编辑辅助核算编辑辅助核算 有些会计科目的辅助核算是相同或者类似的 为方便辅助核算的编辑 系统提供了辅 助核算的复制及清空功能 选中某会计科目 然后点击鼠标右键 弹出快捷菜单 如图 2 25 所示 图 2 25 辅助核算快捷菜单 点击 拷贝当前科目辅助核算 可以将当前科目的辅助核算项目拷贝到剪贴板 点击 复制 可以将剪贴板中的辅助核算项目复制到当前科目 点击 清除当前科目辅助核算 可以将当前科目的全部辅助核算一次清空 如果会计 科目已经使用 则不允许清除 清空全部会计科目的全部辅助核算约束 点击按钮 则清空全部会计科目的全部 辅助核算约束 如果会计科目已经使用 则不允许清除 该操作不可恢复 请慎重使用 该操作不可恢复 请慎重使用 2 42 4期初数录入期初数录入 点击 账套设置 菜单下的 期初数录入 菜单项 进入期初数录入界面 如图 2 26 所示 总账产品使用说明书 第 17 页 共 169 页 图 2 26 期初数录入界面 在期初数录入界面中 只有底级科目才可以修改年初余额 具体修改方法又分为两种 1 没有辅助要素 直接在年初余额处输入数值即可 2 有辅助要素 即列表中最后一栏 辅助 栏显示 是 的会计科目 需要双 击会计科目所在行 弹出辅助核算录入界面 如图 2 27 所示 图 2 27 辅助核算录入 在列表中输入各项辅助要素的值 如图 2 28 所示 总账产品使用说明书 第 18 页 共 169 页 图 2 28 输入会计科目辅助核算 输入完毕 点击按钮 返回期初数录入界面 图 2 29 试算平衡界面 如果试算不平衡 则需要检查数据录入是否正确 并修改错误的数据直至平衡 期初数录入完毕后 点击按钮保存数据 2 52 5平衡校验平衡校验 点击 账套设置 菜单下的 平衡校验 菜单项 显示试算平衡对话框 如图 2 30 所示 总账产品使用说明书 第 19 页 共 169 页 图 2 30 试算平衡对话框 2 62 6初始化确认与初始化反确认初始化确认与初始化反确认 2 6 12 6 1初始化确认初始化确认 点击 账套设置 菜单中的 初始化确认 菜单项 弹出提示对话框 如图 2 31 所示 图 2 31 初始化提示信息 点击按钮后 会出现以下几种情况 1 如果期初余额不平则不能进行初始化操作 会出现 期初余额不平 不能确 认初始化 的提示信息 2 如果系统已经初始化 会出现 系统已经初始化 的提示信息 3 如果系统还未进行初始化且期初余额相等 则会出现 初始化成功 的提示 信息 2 6 22 6 2初始化反确认初始化反确认 点击 账套设置 菜单中的 初始化反确认 菜单项 弹出提示对话框 如图 2 32 所 示 图 2 32 反初始化提示信息 点击按钮后 会出现以下几种情况 4 如果账套启用月份已经月结 会出现 账套启用月份已经月结 不能反初始 化 的提示信息 总账产品使用说明书 第 20 页 共 169 页 5 如果反初始化成功 也会出现 反初始化成功 的提示信息 2 72 7级次控制级次控制 点击 系统管理 菜单下的 级次控制 菜单项 弹出级次控制界面 如图 2 33 所示 图 2 33 级次控制界面 2 7 12 7 1增加级次控制增加级次控制 点击按钮 弹出增加级次控制对话框 如图 2 34 所示 图 2 34 增加级次控制界面 输入级次编码和级次名称 然后为每个基础数据表设置相应的级次 具体设置方法如下 1 选择要设置级次的基础数据表 2 设置该基础数据表要使用的级次 级次的设置有两种方法 方案一 指定某个级次 如图 2 35 所示 总账产品使用说明书 第 21 页 共 169 页 图 2 35 使用方案一设置级次 方案二 手工设置每一项的级次 这样 同一基础数据表使用的级次控 制是不同的 如图 2 36 所示 图 2 36 使用方案二设置级次 为每个基础数据表逐个设置级次 设置完毕 点击按钮保存 否则点击 按钮取消编辑 提示 如果有基础数据表没有被设置 则点击提示 如果有基础数据表没有被设置 则点击按钮时 系统会弹出提示对话按钮时 系统会弹出提示对话 框 如图框 如图 2 37 所示 所示 图 2 37 级次设置提示信息 点击点击按钮 可以查看哪些基础数据表未设置级次 如图按钮 可以查看哪些基础数据表未设置级次 如图 2 382 38 所示 所示 总账产品使用说明书 第 22 页 共 169 页 图 2 38 级次设置提示信息 根据实际情况 可以返回继续设置未设置级次控制的基础数据表 也可以默认使用底根据实际情况 可以返回继续设置未设置级次控制的基础数据表 也可以默认使用底 级级次 级级次 为了方便设置级次控制 在设置时 也可以使用复制功能 来复制已有的级次控制 点击按钮 弹出复制级次控制对话框 如图 2 39 所示 图 2 39 复制级次控制 可以选择复制级次控制 也可以选择复制其它级次 在选择完毕级次控制后 可以选择全 部级次明细 如图 2 40 所示 总账产品使用说明书 第 23 页 共 169 页 图 2 40 全选级次明细 也可以选择某个级次明细 如图 2 41 所示 图 2 41 选择某个级次明细 点击按钮 即可复制选择的级次明细 如图 2 42 所示 总账产品使用说明书 第 24 页 共 169 页 图 2 42 复制级次明细后的效果 2 7 22 7 2修改级次控制修改级次控制 选择要修改的级次编码 点击按钮 弹出修改级次控制对话框 如图 2 43 所示 图 2 43 修改级次控制 修改级次控制的编辑方法与增加级次控制的编辑方法相同 详见 2 7 1 小节 此处不再赘述 2 7 32 7 3删除级次控制删除级次控制 点击按钮的下列箭头 弹出快捷菜单 如图 2 44 所示 总账产品使用说明书 第 25 页 共 169 页 图 2 44 快捷菜单 1 点击 删除 可以删除当前选中的级次控制 2 点击 删除全部 可以删除全部级次控制 2 7 42 7 4级次控制的导入级次控制的导入 点击按钮 弹出级次控制导入对话框 如图 2 45 所示 图 2 45 级次控制的导入 1 导入全部级次控制 可以将文件中的全部级次控制导入 2 选择导入 可以选择某些级次控制 选择 选择导入 点击按钮 弹出选择级次控制导入对话框 如图 2 46 所 示 图 2 46 选择级次控制导入对话框 选择要导入的级次控制 然后点击按钮即可 2 7 52 7 5级次控制的导出级次控制的导出 点击按钮 弹出选择导出的级次设置文件对话框 如图 2 47 所示 总账产品使用说明书 第 26 页 共 169 页 图 2 47 级次控制的导出 输入导出的文件名 点击按钮即可保存所有的级次控制 2 82 8关联关系设置关联关系设置 点击 账套设置 菜单下的 要素关联关系定义 菜单项 弹出关联关系设置界面 如图 2 48 所示 图 2 48 关联关系设置主界面 2 8 12 8 1增加关联关系增加关联关系 点击按钮 弹出增加关联关系对话框 如图 2 49 所示 总账产品使用说明书 第 27 页 共 169 页 图 2 49 增加关联关系 通过下拉列表选择关联表与被关联表 如图 2 50 所示 图 2 50 选择关联表与被关联表 输入完毕点击按钮返回 2 8 22 8 2设置关联关系设置关联关系 增加关联关系后 还需要对关联关系进行设置 选择要设置的关联关系 然后点击 按钮 弹出关联关系设置界面 如图 2 51 所示 图 2 51 设置关联关系 总账产品使用说明书 第 28 页 共 169 页 设置完毕后 点击按钮即可 点击按钮可以清除当前关联要素的所有被关联值 2 92 9账套设置账套设置 点击 账套设置 菜单下的 账套设置 页签 弹出账套设置界面 如图 2 52 所示 图 2 52 账套参数设置界面 2 9 12 9 1基础设置基础设置 点击 基础设置 页签 可以进行基础设置 各项设置的含义 1 级次定义 设置本账套所使用的级次 下拉列表中的级次是在级次控制中定 义的 有关级次控制的内容请参见 2 7 小节 2 允许启用多个级次 是否允许不同的业务单据启用不同的级次控制 如果允 许 则可以分别为各种单据设置各自的级次控制 3 凭证号自动连续 表示删除凭证时 后面的凭证号是否自动减 1 4 允许审核自己的凭证 表示自己录入的凭证是否允许自已审核 5 允许反记账同时反审核 表示反记账的时候是否将凭证恢复到录入状态 否 则恢复到审核状态 6 严格控制月结 不月结下月凭证不能记账 表示如果没有月结 下月凭证是 否可以记账 7 自动刷新事务 程序启动时 是否自动刷新事务 即显示在界面上的提示信 息 如果自动刷新事务 进入程序可能会有更多的延迟 2 9 22 9 2拨款单设置拨款单设置 点击 拨款单设置 页签 可以进行拨款单设置 如图 2 53 所示 总账产品使用说明书 第 29 页 共 169 页 图 2 53 拨款单设置 各项设置的含义 1 拨款单级次 如果在 基础设置 页签中 选择了启用多个级次 则此处可 以选择拨款单的级次 否则不可选择 2 拨款单类型设置 设置各种拨款单的支付调整类型与支付类型 3 启用合单 选项 如果勾选 则在拨款单录入 审核 打印时都会以拨款 单明细号的状态进行操作 最终在拨款单打印时进行拨款单合单操作生成最 后的拨款单主单 否则 将以原来的拨款单的录入 审核 打印方式进行操 作 即拨款单一直以主单的形式出现 4 单据号规则 指定拨款单单号的编码规则 点击按钮 弹出单号设置 对话框 如图 2 54 所示 图 2 54 单号设置对话框 总账产品使用说明书 第 30 页 共 169 页 拨款单的单号提供两种设置方式 1 系统内置单号规则 即 区域码 当前年度 97000 流水号 明细流水号 2 自定义单号规则 提供了各种分组要素 用户可根据自己的需要灵活定义 设置方 式如下 点击按钮增加一条规则设置 点击按钮减少一条规则设置 在 已有编号规则 列表框中选择一条编号规则 然后在规则设置区设置选择流水号 的最大长度 从 可选择的基本信息 列表中选择分组要素至 已选择形成编号的信息 从 已选择形成编号的信息 列表中选择某要素 进行要素的备选设置 操作顺序如图 2 55 所示 图 2 55 设置单号规则 用户自定义的单号 由设置的单号规则连接而成 每个单号规则生成一个流水号 流 水号按单号规则里设置的分组要素顺序产生 若某单号规则不需要生成流水号 则设置流 水号最大长度为 0 每个分组要素还可进行备选设置 说明如下 不显示 编号里不显示该分组要素 但是生成的流水号仍以该要素为分组条件 显示要素编码 编号里显示该要素的编码 显示要素助记码 编号里显示该要素的助记码 末尾添加分隔符 该要素后面加一个 符号 下面举例说明 拨款单号按账套 预算单位分组流水 显示格式如下 账套编码 预 算单位编码 流水号 明细条数 设置方法如下 1 第一条规则 如图 2 56 所示 总账产品使用说明书 第 31 页 共 169 页 图 2 56 第一条规则设置 2 第二条规则 如图 2 57 所示 图 2 57 第二条规则设置 设置完毕 点击按钮在 单号示例 编辑框中查看单号设置效果 设置完毕 点击按钮即可 点击按钮 使用系统默认的单号定义规则 需要说明的话 单号设置只能在当年未使用拨款单的情况下进行 若已存在拨款单 则不允许修改 只能查看 2 9 32 9 3统筹设置统筹设置 点击 统筹凭证 页签 可以进行统筹凭证设置 如图 2 58 所示 总账产品使用说明书 第 32 页 共 169 页 图 2 58 统筹凭证设置 各项设置的含义 1 启用统筹 表明是否启用统筹 2 统筹期间 按月统筹 即设定每月收入基数 每月按照实际收入参照每月基数进行 统筹 按年统筹 即设定年度收入基数 随时根据本年收入参照年度基数进行 统筹 3 统筹要素列表 设置统筹的要素 即按哪些要素进行统筹 预算单位为必选 项 其它为可选项 要注意的是 只有作为统筹要素的要素信息才能反映到 收入余额表中 如统筹要素列表中没有选择 收入分类 那么生成的收入余 额表中也不会有收入分类的内容 4 科目设置 统筹科目 设置统筹的会计科目 收入科目 设置统筹的收入科目 支出科目 设置统筹的支出科目 结余科目 设置统筹的结余科目 政府调剂 设置政府调剂支出科目 5 统筹凭证默认设置 业务单据 设置生成统筹凭证的业务单据类型 凭证类别 设置生成统筹凭证的凭证类别 附件张数 设置生成统筹凭证的附件张数 摘要 设置生成统筹凭证的摘要 6 以收定支相关设置 严格控制为 已记账收入凭证 总账产品使用说明书 第 33 页 共 169 页 松散控制为 包含未记账收入凭证 注 税收设置在收入单中具体介绍 2 9 42 9 4非税设置非税设置 点击 非税设置 页签 可以进行非税设置 如图 2 59 所示 图 2 59 非税设置 各项设置的含义 1 预留列表 收入类别设置和收入项目设置 2 划款单设置 设置划款单级次 划款单调整类型等设置 划款单级次 在下拉表中选择相应的级次 划款单调整类型 双击选择相应的类型 划款单支付方式 双击选择相应的支付方式 划入科目 双击选择划出相应的科目 划出科目 双击选择相应的划出科目 2 9 52 9 5税收设置税收设置 税收设置在收入单中具体介绍 2 102 10初始化设置向导初始化设置向导 点击 账套设置 菜单下的 初始化设置向导 菜单项 弹出账套初始化设置界面 如图 2 60 所示 总账产品使用说明书 第 34 页 共 169 页 图 2 60 账套初始化向导界面 点击 账套设置 菜单下的 初始化设置向导 菜单项 弹出账套初始化设置界面 如上图 2 60 所示 在这个界面里可以查看账套的基本信息 设置账套名称 可以进行要素 设置 选择启用的要素和可维护的要素等 说明 用账套基本信息是在建账和用户与授权管理时便生成的 在此不可以改动 只 有账套名称可以在此做修改 在要素设置中根据需要选择需要启用和需要维护的要素 然 后可以进行限制值和默认值的设置 双击 限制值 弹出如图 2 61 所示界面 图 2 61 默认值选择界面 根据需要选择自己所需要的默认值 点击即可 如图 2 62 所示 总账产品使用说明书 第 35 页 共 169 页 图 2 62 账套设置界面 如果选择了限制值 则在出现此要素的录入的地方 只能在限制值的范围里选择 为了方便用户 也可以设置默认值 如果在此设置了默认值 则在出现此要素的录入 的地方都会自动出现默认值的 但是如果这个默认值不是你想要选择的 在你录入的地方 还可以进行选择 重新录入 依次点击 下一步 会出现凭证类别 会计科目 账套参数 业务单据 拨款单设置 收入单设置 统筹设置 这些设置和 2 9 中的设置是同样的功能 在此不再赘述 2 112 11基础数据维护基础数据维护 点击 账套设置 菜单下的 基础数据维护 页签 弹出基础数据维护界面 如图 2 63 所示 图 2 63 基础数据维护界面 选择需要维护的基础数据表 如图 2 64 所示 总账产品使用说明书 第 36 页 共 169 页 图 2 64 默认值选择界面 在基础数据维护的界面中 可以有多少张表供选择取决于在初始化设置向导中勾选的 可维护 的表有多少张 选择需要的基础数据表后 可以对基础数据进行导入导出 点击 导出 按钮 即可 导出 对于导入基础数据 点击 导入 按钮导入需要导入的 EXCEL 文件 注 导入导出的 XLS 文件必须满足如下标准格式 显示编码显示名称 国标码 助记码 备注 001基本支出 001001工资福利支出 001002对个人和家庭的补助支出 001003日常公用经费 002专项支出 002001自筹基建支出005 002002事业单位经营支出006 002003对附属单位补助支出007 002004上缴上级支出008 详细说明如下 EXCEL 文件第一行为标题行 从第二行开始为具体数据 文件中各列字段之间顺序不能变动 必须是固定的按照标准格式排列 各字段详细说明如下 a 显示编码显示编码 为基础数据编码 必须严格按照规定的编码段位进行编 码 会计科目 3 2 2 2 功能分类 3 2 2 经济分类 3 2 2 收入分类 3 2 2 2 其他要素全部为 3 3 3 3 总长度不超过 42 字符 b 显示名称显示名称 要素的中文显示名称 总长度不超过 30 个汉字 c 国标码国标码 基础数据的国标码 总长度不超过 42 字符 总账产品使用说明书 第 37 页 共 169 页 d 助记码助记码 基础数据的助记码 总长度不超过 42 字符 e 备注备注 总长度不超过 100 个汉字 其中 显示编码显示编码和显示名称显示名称不能为空 国标码国标码 助记码助记码和备注备注可以为空 f 显示编码必须在导入前排列好顺序 显示编码必须在导入前排列好顺序 在账套设置下选择非税设置页签 双击 划出科目 选择所需要的划出科目 如图 2 65 所示 图 2 65 账套参数设置 然后回到基础数据维护界面 看到如图 2 66 所示 图 2 66基础数据收入项目维护界面 点击 进行交换中心地址设置 点击 检查交换中心的连接检查 点击 总账产品使用说明书 第 38 页 共 169 页 下载数据 点击 进行关联关系设置 如果选择预算单位维护 则相应的会有如图 2 67 所示 图 2 67 基础数据预算单位维护界面 2 122 12用户要素权限管理用户要素权限管理 权限的设定在系统管理模块中 一般由账务系统管理员进行设定 权限设定的具体内 容主要有用户对处室权限 用户对单位权限 用户对资金性质权限以及用户对会计科目权 限 点击 系统管理 中的 用户要素权限管理 进行权限的设定 如果不设定权限 系 统默认为全部权限 打开如下图 2 68 所示 总账产品使用说明书 第 39 页 共 169 页 图 2 68 用户要素权限设置界面 1 在用户信息区选择好需要设置权限的用户 2 在要素信息区的要素表中选择需要对该用户设置权限的要素表 包括业务处室 资金性质 预算单位 会计科目 3 选择好要素表后就可以选择需要设置权限的具体要素值 4 点击 保存 按钮保存 也可以把某个人已经设置的权限批量授予其他人 通过 批处理 按钮完成 这种批 处理属于批量追加授权 不改变原有权限 2 132 13汇率设置汇率设置 维护每个币种在各个月份的默认汇率 以便在进行业务处理时能够根据维护列表自动 加载外币在当月的默认汇率 汇率的计算方法有两种 直接汇率 本币金额 外币金额 间接汇率 外币金额 本币金 额 点击 系统管理 菜单下的 汇率设置 菜单 打开如下图 2 69 所示 图 2 69 汇率设置界面 此界面将罗列所有外币的各月汇率设置情况 选中某一币种点击按钮 系统 弹出汇率设置界面 如下图 2 70 所示 总账产品使用说明书 第 40 页 共 169 页 图 2 70 汇率设置 汇率小数点位数表示汇率小数点后的位数 比如设置为 3 则汇率的小数位数最大只 能为三 超过部分将四舍五入 默认值为 4 设置好汇率方法 汇率小数点位数后 在汇率列表下对应 1 12 各月期间设置汇率 完 毕点击按钮 3 3期末处理期末处理 3 13 1月结处理月结处理 3 1 13 1 1月结月结 一个月的业务处理完毕后 就可以进行月结操作 点击 期末处理 菜单下的 月结 菜单项 即进入月结界面 如图 8 1 所示 总账产品使用说明书 第 41 页 共 169 页 图 3 1 月结界面 系统统计当月凭证的发生情况 如果当月凭证全部已审核 已记账 则可以月结 点 击按钮 即进行月结处理 月结过后 会计期间变为下一月份 如图 8 2 所示 图 3 2 月结完毕界面 在新的月份如果有未记账凭证 则不允许月结 月结结束后 点击 可以查看当月的账务余额表 如图 8 3 所示 总账产品使用说明书 第 42 页 共 169 页 图 3 3 账务余额表 3 1 23 1 2反月结反月结 如果月结过后 因为某种原因需要修改上一会计期间的数据 则需要进行反月结 点击 期末处理 菜单下的 反月结 菜单项 即进入月结界面 如图 8 4 所示 图 3 4 反月结界面 点击按钮 可进行反月结处理 反月结后 会计期间变为前一会计期间 如图 8 5 所示 总账产品使用说明书 第 43 页 共 169 页 图 3 5 反月结后的效果 3 23 2年结处理年结处理 3 2 13 2 1自动转账自动转账 根据预算会计制度 年末应该将各个收入 支出账户余额对冲转账 所以在年结前 应该先将预算收入和预算支出科目的余额对冲结转到预算结余科目 点击 期末处理 菜单下的 自动转账 菜单项 进入自动转账界面 如图 8 6 所示 图 3 6 自动转账界面 1 设置自动转账模板 点击按钮 弹出维护转账模板 如图 8 7 所示 总账产品使用说明书 第 44 页 共 169 页 图 3 7 维护转账模板 点击转账模板上的按钮 弹出转账模板明细设置对话框 如图 8 8 所示 图 3 8 转账模板明细设置 根据实际情况 输入各项设置 如图 8 9 所示 图 3 9 输入转账模板设置 然后点击按钮 则一条明细设置完毕 按照上述方法继续设置其它明细 设 置完毕 输入模板编号及模板名称 如图 8 10 所示 总账产品使用说明书 第 45 页 共 169 页 图 3 10 设置自动转账模板 点击按钮保存设置 如果在转账时 还需要加上辅助要素 可以通过配置来实现 点击按钮 弹出配 置对话框 选择要使用的辅助要素 如图 8 101 示 图 3 11 配置对话框 点击按钮完成要素配置 配置完毕 再点击或按钮 则弹出的对话框与图 8 8 稍有不同 如图 8 12 所示 总账产品使用说明书 第 46 页 共 169 页 图 3 12 转账模板明细设置 红框内即为配置对话框 8 11 中定义的辅助要素 选择转账凭证需要的辅助要素值 其 它项目录入同上 自动转账 模板设置完毕 就可以按照模板自动转账 点击按钮 弹出自动转账对话框 如图 8 13 所示 图 3 13 自动转账对话框 输入自动转账参数 如图 8 14 所示 总账产品使用说明书 第 47 页 共 169 页 图 3 14 输入自动转账参数 点击按钮 即按照凭证模板生成转账凭证 3 2 23 2 2年结年结 点击 期末处理 菜单下的 年结 菜单项 即进入年结界面 如图 8 15 所示 图 3 15 年结界面 点击按钮 进行年结处理 年结结束后 系统显示年结结束界面 如图 8 16 所示 总账产品使用说明书 第 48 页 共 169 页 图 3 16 年结结束界面 年结结束后 点击按钮 将本年度科目余额结转到下一会计年度 3 2 33 2 3反年结反年结 点击 期末处理 菜单下的 反年结 菜单项 进入反年结界面 如图 8 17 所示 图 3 17 反年结界面 点击按钮 进行反年结处理 反年结后 可修改当年的数据 4 4系统升级系统升级 自动升级程序可以实现用户程序的自行升级 当设置自动升级后 无需用户干预 程 序检测到升级版本即可自动进行升级工作 自动升级程序包括客户端和服务器端程序的升级 服务器端升级程序负责数据库升级 总账产品使用说明书 第 49 页 共 169 页 工作 升级程序运行时 要判断升级后的程序与当前数据库版本是否相匹配 以保证升级 后的程序与数据库的版本匹配 所以升级时 请遵循先服务器端程序升级再客户端程序升 级 升级程序包可以有两种分发方式 一种是统一分发 即省级财政负责其所辖所有地市 县级财政程序的分发 另一种是逐级分发 即每一级财政只负责其直属的下级财政系统程 序的分发 无论哪种分发方式 均需要布署文件下载服务器 供客户端下载升级文件用 下面分别介绍两种分发方式的使用方法 4 14 1统一分发统一分发 4 1 14 1 1服务器端配置服务器端配置 输入客户端升级地址 该地址为用户下载升级程序的 FTP 地址 如图 9 1 所示 图 4 1 自动升级配置对话框 4 1 24 1 2系统升级系统升级 系统升级分为服务器端程序的升级和客户端程序的升级 无论服务器端还是客户端程 序又分为手动升级和自动升级两种方式 服务器端程序和客户端程序升级操作相同 下面只分别介绍手动升级和自动升级 1 手动升级 运行系统升级程序 如图 9 2 所示 总账产品使用说明书 第 50 页 共 169 页 图 4 2 系统升级程序主界面 点击 升级 按钮 系统会检查 FTP 服务器上是否有可升级版本 若存在 则自 动执行升级操作 如图 9 3 所示 图 4 3 升级提示对话框 升级时 程序会提示用户关闭账务程序 若此时账务程序正在运行 请保存工作 内容并退出账务程序 然后点击对话框里的 确定 按钮 若暂时不想升级 点击 取消 按钮 则取消升级操作 升级完毕 点击 升级日志 可查看升级过程 如图 9 4 所示 总账产品使用说明书 第 51 页 共 169 页 图 4 4 升级日志 2 自动升级 运行账务程序 在弹出的登录界面上勾选 自动升级 复选框 如图 9 5 所示 图 4 5 用户登录对话框 以后每次账务程序启动时 即首先去检查升级信息 若存在升级版本将自动执行升级 操作 注意 如果守护程序没有配置客户端升级地址 则 自动升级 复选框不会出现 4 24 2逐级分发逐级分发 逐级分发 相对于统一分发 客户端的升级工作是相同的 只是增加了一级财政向二 级财政分发升级程序的过程 所以 此处只介绍向下级财政分发程序的过程 客户端的升 级工作请参见上一小节 一级财政向下分发程序时 只需将打包的升级文件放在供下级财政下载的 FTP 服务器 上即可 下级财政下载升级文件包时 需要运行守护程序 并配置相关信息 具体操作如下 1 运行守护程序 点击 选项 按钮 弹出选项对话框 如