新行政工作流程手册(表)

行政工作流程行政工作流程 行政部主要工作是 执行办公设备 公共设施 其他各项设施的日常管理和维护 执 行办公用品及日常用品的采购 发放管理 执行公司证照印鉴的管理 执行档案的归档管 理 执行固定资产及低值易耗品的管理 执行各种费用的交纳 执行公司对外关系建立维 护 执行突发事件处理 执行秘书事务管理 执行安全保卫工作 执行后勤 食堂的管理 执行行政日常事务处理 执行上级交办事务等 具体工作流程 一 执行公司证照申办流程 序号步骤步骤规范标准 1步骤 1 成立公司或申请办理分 支机构 规范 1 准备办理营 业执照相关资料 规范 2 不明事务及 时向工商部门咨询 规范 3 有效文件准 备 标准 1 必须在十个 工作日内完成 标准 2 可直接前往 工商部门完成 标准 3 不能直接文 取得的应找其他文件 替代并及时认定 2步骤 2 到工商局领取营业执照 原件 办理组织机构代码证 规范 1 经办人直接 领取或代理公司领取 规范 2 领取营业执 照后 5 天内办理组织 机构代码证 标准 1 到期领取日 后 3 日必须领取 标准 2 到期领取日 后 3 日必须领取 3步骤 3 办理税务登记证规范 1 办理组织机 构代码证后 5 日内办 理 标准 1 到期领取日 后 3 日必须领取 二 公司证照印鉴的管理 序号步骤步骤规范标准 1步骤 1 公司的各种印鉴及证照规范 1 应进行妥善 保管 并对其归档编 号管理 标准 1 责任到人 负责人对遗失损坏都 负完全责任 2步骤 2 证照借阅规范 1 要严格按照 相关借阅程序进行审 批 登记 规范 2 公章的外出 借用 加盖 更应该 按照公司的有关规定 来执行 以免出现不 良事件 标准 1 填写 借阅 审批表 部门主管签 字后方可借阅 但无 论何种条件正本原件 不经总经理批准不许 带出公司 标准 2 公章加盖与 借用填写 公章使用 审批表 经部门经 理与总经理签字后方 可盖章 3步骤 3 证照复印规范 1 复印证照由 办公室负责人管理 标准 1 填写 证照 复印申请 经部门 经理签字后方可复印 三 执行办公用品及日常用品的采购 发放管理 序号步骤步骤规范标准 1步骤 1 核查计划与库存规范 1 月末行政部 要根据其他部门的请 购计划及库存情况进 行核查 标准 1 根据相关规 定作适当储备以备不 时之需 标准 2 每月 3 日前 完成上月核查 2步骤 2 计划请购规范 作好请购计划 单经经理审批后 及 时保质保量地采购办 标准 1 部门按要求 填写 办公用品申请 单 经部门经理签 公用品和日常用品字后报总经理批准 3步骤 3 采购物品规范 采购物品应当 定价定点 保证质优 价廉 标准 1 货比三家后 决定采购方案 价格 从优者优先考虑 标准 2 要作好物品 出入库登记 每月盘 存 帐物相符 四 执行固定资产及低值易耗品的管理 序号步骤步骤规范标准 1步骤 1 核查规范 1 对于公司所 有的固定资产以及低 值易耗品 需要建立 台帐清单 规范 2 然后根据盘 点状况及调动 增加 状况制作 固定资产 低耗品清单 标准 1 监督各部门 于每月 25 日进行盘 点 办公室会根据各 部门盘点情况进行抽 查 核对帐物是否相 符 标准 1 2 不符时查 明原因 追究责任人 标准 2 每季度配合 财务部对各部门进行 全面盘点 核对帐物 2步骤 2 申请报废规范 1 对需要报废 的资产按照相关程序 申请报废 标准 1 及时跟进各 部门资产调动 出入 库单据的核对 做到 帐物相符 标准 2 对于资产管 理不当 帐物不符 应进行相应处罚 3步骤 3 请购规范 1 需要更新的标准 1 由部门经理 固定资产与低值易耗 品填写申请单 签字后报总经理批准 后方可购进 五 执行各部门基础设备 设施维修管理 序号步骤步骤规范标准 1步骤 1 维护规范 1 行政部负责 根据维修要求安排技 工或外请技术人员维 修 对维修全过程进 行控制 标准 1 维修后仍有 问题时追究安排者责 任 并于 3 日内重新 维修 2步骤 2 采购材料规范 1 办公室负责 对日常维修的材料进 行申购及采购 保证 质量 标准 1 各部门对维 修质量监督 确认 六 执行文件档案的归档管理 序号步骤步骤规范标准 1步骤 收档规范 1 根据不同种 类档案的特点 做好 系统编目 分类存放 排列有序 定期收集 各类文件资料 并整 理立卷归档 标准 1 对于遗失与 损毁的文档直接追究 保管者责任 七 文件资料收发 复印 传真 打印管理 序号步骤步骤规范标准 1步骤 1 登记规范 1 各类文件资 料收发 复印 传真 打印均需在登记薄上 标准 1 所有文件均 需打印文员过目 不 得将个人文件于公司 作好详细登记 记录 内打印 复印 2步骤 2 传达及时规范 1 及时将各类 信息 通知 文件 进行上传下达 特别 是各类通知 重要信 息应在公司领导审阅 后及时传递给相关部 门 标准 1 收到的各类 重要信息必须于当日 上传下达 标准 2 其他各类信 息有效工作时间内必 须传达 八 执行各种费用的支付 序号步骤步骤规范标准 1步骤 1 按时申请 交纳公司各 项费用 规范 1 例如 租金 水电费 车辆养路费 车船税 工商管理费 等 标准 1 当期费用在 到期日前五天内申请 相关费用 2步骤 2 将所要交纳的各项费用进 行审核记录 对各项资金审批单 归类管理 规范 1 做到资金审 批的及时 准确 以 确保各职能部门工作 的正常开展 标准 1 资金审核记 录有连续性备后续查 档 九 执行对外关系建立维护 建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键 行政部门肩负着对外沟通 协调的 重任 要把对外关系维护作为重要工作来抓 企业的经营活动涉及到方方面面的关系 既 有政府部门的 又有社会关系的 哪方面关系处理不好 或多或少都会有一定影响 在平 时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通 并结合实际情况 建立新的公共关系 在对外交往中要自觉维护公司形象 要将对外关系维护情况及时向领导汇报 以便作出符 合公司利益的调整 十 执行处理突发事件 公司各种突发事件出现后 行政部门在收到信息的同时 要根据事件影响的大小 迅 速向领导汇报 并及时处理 将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度 情况特别 紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报 但事后要向领导阐明原因 在处理突发事 件时 应把握有利原则 要充分维护公司或员工的利益 树立好公司的整体形象 十一 后勤服务保障 序号步骤步骤规范标准 1步骤 1 行政部门要将后勤服务保 障列入日常工作中 要加强对食堂 宿舍 车辆的管理 规范 1 为员工提供 较为良好的生活 住 宿环境 在符合经费 开支规定的情况下使 大家基本满意 标准 1 要经常检查 各项情况 收集员工 建议 提高保障质量 2步骤 2 车辆管理中 要制定相应 制度 规范 2 经常提醒驾 驶员遵章守纪 保证 车辆随时处于良好的 性能状态 确保人员 接送 货物输送的时 效性 标准 1 车辆使用到 个人 由个人全面负 责车辆安全与维护 标准 2 配合车辆使 用人完成保险 验车 等其他行为 3步骤 3 安全工作是企业的一项重 要工作 行政部门是安全工作的主 要执行部门 规范 1 日常工作中 应将安全工作 保密 工作列入议事日程 要真正做到天天讲安 全 处处抓安全 人 人有安全 保密意识 只有安全保密工作做 到位了 才能保证公 标准 1 要充分明确 重点保卫位置 不定 期地组织检查 认真 查出安全隐患 及时 消除潜在的安全危害 并作好记录 要落实 安全责任制 签定安 全责任制 规划安全 司的正常工作秩序和 正常的经营活动 教育 培训计划并认 真加以实施 十二 日常事务处理 行政部门的工作杂而乱 涉及面广 大小事情多 并且很多事务具有不可确定性 临 时出现的工作 会给当日计划工作带来很大的冲突 这