会计档案的数字化保存

会计档案的数字化保存会计档案的数字化保存 摘要 现代信息技术条件下 会计档案摘要 现代信息技术条件下 会计档案 管理工作面临着诸多挑战 文章指出现代信息技术促进了会计档案内涵的拓展 现代信息管理工作面临着诸多挑战 文章指出现代信息技术促进了会计档案内涵的拓展 现代信息 技术提高了会计档案的技术含量和知识含量 会计档案的信息的真实性和安全性要求更高 技术提高了会计档案的技术含量和知识含量 会计档案的信息的真实性和安全性要求更高 会计档案管理的科学性要求更高 会计档案管理的科学性要求更高 关键词 现代信息技术 会计档案 新挑战关键词 现代信息技术 会计档案 新挑战 一 现代信息技术促进了会计档案内涵的拓展一 现代信息技术促进了会计档案内涵的拓展 会计档案包括贮存在磁盘 软盘和硬盘 上的会计文件和会计凭证 会计帐簿 会计 报表等书面形式的会计核算资料 现代信息技术会计档案比传统会计档案具有更广泛的内 涵 现代信息技术会计档案除传统概念上的会计档案外 还包括会计现代信息技术过程中 形成的纸质文件 电子文件以及系统软件 其中系统软件档案又可分文字材料与计算机软 件程序两部分 主要由下列内容组成 1 计算机硬件型号 存贮空间大小 外部设备类 型 2 计算机操作系统 或网络操作系统 型号 3 财会现代信息技术软件系统的 编程语言 数据库系统类型 4 软件系统名称 版本号 5 与财会现代信息技术软 件系统相配套的各说明书与使用手册 可见 会计现代信息技术条件下 由于计算机技术 的应用和会计信息的数据化和程序化 会计档案的载体本身发生了巨大的变化 它除了包 括打印输出的记账凭证 会计账簿 会计报表外 还包括现代信息技术会计系统中的所有 系统软件 会计软件程序及其全套文档资料 根据财政部 国家档案局财会字 1998 32 号文件 1999 年 1 月 1 日起施行的 会计 档案管理办法 规定 采用电子计算机进行会计核算的单位 不仅要电子会计数据 而且 应当保存打印出的纸质会计档案 在制度上确立了从现代信息技术会计档案是双重的会计 档案载体 即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据 以其他磁性 介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案 二 现代信息技术提高了会计档案的技术和知识含量二 现代信息技术提高了会计档案的技术和知识含量 实行会计现代信息技术以后 所有的会计核算业务都是通过计算机来完成的 由于计 算机是一种特殊的操作工具 财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件 数据结 构文件以及各种代码 然后才能借助计算机进行会计核算 处理 由于这些程序文件 数 据结构文件以及各种代码既是使现代信息技术会计信息系统能够运行的前提条件 又是保 证现代信息技术会计信息系统正常运转的故障维护查询资料 因而这些资料虽然不是会计 核算活动的产物 没有具体的数据和表格 但是由于没有它们的支持 整个会计核算过程 就无法进行 所以必须作为现代信息技术会计档案的特殊部分予以保存 所以 与传统会 计档案相比 现代信息技术下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中 才能运行 而且现代信息技术会计档案的使用和会计软件的版本密切相关 会计电子档案 必须在相应的软件环境支持下使用 现代科学技术日新月异 计算机不断推陈出新 电脑 操作系统不断更新换代 财务管理和会计现代信息技术应用软件也不断升级 这说明会计 档案也在不断技术化 知识化和信息化 三 现代信息技术条件下 会计档案的信息的真实性和安全性要求更高三 现代信息技术条件下 会计档案的信息的真实性和安全性要求更高 准确 真实和安全是会计档案的生命所在 是对会计工作提出的最基本的要求 由于 会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述 反映经济活动的质的变化 要求极准 确的资料 会计档案是在会计核算过程中通过设且账户 复式记账 填制和审核凭证 登 记账簿 及编制会计报表等一系列专门方法 进行连续 系统 完整的记录 计算 反映 和监督而形成的 要求较强的严密性和准确性 然而 在会计现代信息技术条件下 由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上 在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹 若被修改 就很难辨别出经济业务的 原 貌 会计信息的真实性就难以保证 再者 现代信息技术条件下 会计数据的高度集中 在磁盘 光盘等磁性介质上 未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机 和网络浏览全部数据文件 复制 伪造 销毁一些重要的会计数据 会计信息的完整性 安全性也因此受到挑战 由于这种通过计算机技术手段实施的信息篡改 修改复制 伪造 销毁等违法行为具有很强的隐蔽性和社会危害性 相对手工会计系统而言 发现利用计算 机舞弊和违法的难度更大 但所造成的危害和损失更大 加之 现代信息技术会计档案又 受载体的质量 存放环境 存储信息的有效期等条件的影响 因此 对档案的安全性要求 也就更高 在保密性和安全性等方面都比传统的会计档案要求要高 可见 由于磁性材料 易被遗失 污染 窜改 复制 销毁等 因此 防潮 防盗 防尘 防火 防窜改 防过 期 防病毒感染 防失密等方面的安全工作成了现代信息技术会计档案管理的重要内容 这就为会计档案的管理提出了新的课题 四 现代信息技术条件下的会计档案管理的科学性要求更高四 现代信息技术条件下的会计档案管理的科学性要求更高 不论机关 还是各企事业单位 凡是实行独立经济核算的 都会形成会计档案 所形 成的专业材料也是相同的 都是会计凭证 会计账簿和会计报表 每个单位每天在处理会 计各项业务事项时 都会产生会计材料 小单位每天几件 大单位每天形成几十件甚至几 百件 全年就会形成较多的会汁凭证 具有广泛性 加之 现代信息技术会计档案更有存 贮价值 现代信息技术会计档案通过计算机系统的运营使用起来更方便 更快捷 更直观 而且通过计算机数据处理系统的处理也更容易产生一些有决策参考价值的分析结果 可以 为管理和决策提供较好的支持 事实上 会计档案是机关 团体和各企事业单位的财会部门在会计核算活动中自然形 成的 并按一定规律科学的集中保存备查的专业文件材料 包括会计凭证 会计账簿 会 计报表和年终决算等会计核算专业材料 这些专业材料内犯了大量的有价值的信息 在经 济预测和经济决策中有重要的作用 首先 会计档案是会计活动的产物 反映经济业务的 历史记录 由于会计档案与经济活动紧密相关它通过会计核算的专门方法 对经济活动和 财务收支 予以连续的记录 反映和综合分析 具有连续性和制约性的特点 从会计凭证 到会计账簿 最终产生会计报表 构成了一个完整的体系 直接反映机关 企事业单位的 各项经济业务 这种内容的特殊性 赋予会计档案较强的专业性 因此可以说会计档案是 总结经营管理经脸的重要资料 其次 会计档案是预测 决策经济活动开展会计分析等项 工作的不可缺少的重要依据 会计档案完整地记载了经济活动中各项指标 作为会计分析 的工具 对贯彻党和国家的财经方针 编制预算 决算 节约经费 加强内部的经济管理 等都具有重要作用 再次 会计档案是打击经济领域犯罪活动和落实党的各项政策的重要 的依据 是检查 监督经济活动的重要工具 会计档案客观地记录了会计各项活动中的情 况 在打击经济犯罪活动中会计档案无可辩驳地揭穿了一些经济犯罪活动的事实 从而维 护了财经纪律保护了国家财产 会计档案在落实党的各项政策中也起到了重要的凭证作用 最后 会计档案是经济科学研究的可靠史料 它记录了经济活动的事实经过 记录了经营 活动的经验及教训 是有重要价值的史料 会计档案的作用是客观存在的 而会计档案作用能否发挥 取决于一定的条件下能否对会 计档案实行科学的管理 在会计现代信息技术条件下 要管理好会计档案信息 必须配备 专兼职档案管理人员 有效控制会计档案信息源头质量 另外在利用会计信息时 要严格 办理利用手段 实行现代信息技术的时间越长 会计档案与财务软件的版本数就越多 需 要科学地对不同版本的软件和相应的档案进行科学的分类 存储 调用 档案应专人专室 管理 应制定严格的会计现代信息技术档案管理制度 如硬盘数据保管期限 软盘备份保 管和账表打印输出后装订 保管等方面管理制度 因而 为了更有效地做好现代信息技术 会计档案工作 必须根据现代信息技术会计档案的特点 分别做好会计档案的收集 管理 与保存 调阅 移交 销毁等方面的工作 从现代信息技术会计档案的收集工作来看 现 代信息技术会计档案的收集是指在一定的时间内 把计算机财务软件系统中的所有会计数 据备份到磁性介质或光盘上 从而形成脱离于原计算机系统的会计档案 财务部门应把财 务数据的备份文件储存好 以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内 在最小的损失 下恢复原有的会计现代信息技术系统 除了备份之外 还应收集计算机硬件系统的型号 存储空间的大小 外部设备的配套类型等 计算机操作系统 网络操作系统以及汉字操作 系统 财务软件的编程语言 数据库系统类型 财务软件的系统名称 版本号 财务软件 的销售与维护公司的名称 地址 电话与联系人以及与会计现代信息技术软件系统相配套 的各种说明书及使用手册 从现代信息技术会计档案的各运行环节的管理与保存来看 应设置会计现代信息技术 档案管理岗位 专职负责会计现代信息技术档案管理 负责系统内各类文档资料的存档 安全保管和保密工作 出纳员不得担任会计现代信息技术档案的管理职务 会计现代信息 技术档案要存放在专门的档案室 所有记账凭证 上机日志 会计账簿 财务报表 包括 月度 季度 年度及不定期会计报表 附表 应定期打印 其中 现金日记账和银行存款 日记账必须每日打印 打印输出的各种会计资料必须按规定整理保存 由于现代信息技术 会计档案是存储在磁性介质或光盘上的 根据这些信息载体的物理特性 在形成这些档案 时应实行 AB 备份法 进行数据的备份 即对所有的会计数据进行双备份 每份要注明形 成档案的时间与操作员姓名 并贴上写保护封签 存放在两个不同的地点 以防止意外事 故发生引起整个会计现代信息技术系统的毁灭与系统的不可恢复性 档案应保存在远离磁 场的位置 注意防磁 防火 防潮 防尘等 对采用磁性介质保存的档案 还应定期进行 检查 定期进行复制 防止由于磁性介质的损坏 而使会计档案丢失 造成无法挽救的损 失 此外 还应注意现代信息技术会计档案与对应的财务软件版本的一致性 因为在不同 版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有所不同 就可能产生会计档案不能被调阅 或者产生某些预料外的错误 因此 笔者认为现代信息技术会计档案除保存各版本的备份 财务数据外 还应保存对应版本的会计现代信息技术软件系统版本 二者的一致性是非常 必要的 从现代信息技术会计档案的调阅来看 调阅的会计档案会有两种情况 1 所调阅的 会计档案版本号与当前会计现代信息技术系统版本号一致 此时只需将所需调阅的档案通 过现代信息技术软件系统中的档案调阅 或数据恢复 功能进行调阅即可 2 所调阅的 会计档案的版本号与当前会计现代信息技术系统版本号不一致 此时只需在另外一台电脑 上安装与此档案相对应版本的现代信息技术系统 然后再进行调阅 从现代信息技术会计档案的移交因工作岗位调整而更换会计现代信息技术档案管理员 时 要办理移交手续 编制会计现代信息技术档案移交清册 列明应当移交的档案名称 编号 数量 起止年度 应保管期限 已保管期限等内容 移交会计现代信息技术档案要 由单位财务负责人监交 交接双方经办人和监交人要在移交清册上签字 从现代信息技术 会计档案的销毁来看 保管期满的会计现代信息技术档案 由档案保管人员向单位负责人 提出销毁意见 编制会计现代信息技术档案销毁清册 列明应当销毁的档案名称 编号 数量 起止年度 应保管期限 已保管期限等内容 单位负责人在会计现代信息技术档案 销毁清册上签署意见 实施销毁时 应当由单位档案机构 会计机构和上级主管部门派员 监销 并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对 销毁后 监销人员要在销毁清册上签 字 并将监销情况报告单位负责人 从现代信息技术会计档案的库房管理来看 一般情况 接收入库的磁性介质现代信息 技术会计档案要装入特制的软件盒内 且要做好防磁 防火 防潮和防尘的工作 现代信 息技术会计档案的库房一定要避开磁场 如远离大功率的发电机等 软盘不要接触永久磁 铁 现代信息技术会计档案的库房必须防火 禁止任