办公室管理第八章(能源管理专)自考要点

第八章 办公室文书管理与服务 文书 以文字的方式 在一定的书写材料上表达思想意图 交流社 会信息 处理问题的一种书面记录 第一节 办公室文书管理与服务的任务和地位 文书的创制和处理 在办公室日常工作中占有相当大的比重 是办 公室工作管理不可缺少的组成部分 包括以下几个方面 1 文书的创制 2 文书的处理 3 文书的管理 二 办公室文书管理与服务的地位 在公务活动中占有重要地位 1 是实现管理职能的必要前提 2 是国家档案事业的基础 第二节 文书处理程序与方法 一 收文处理程序与方法 文书处理包括 收文处理 发文处理以及办毕文处理 收文处理是指对来自机关外部的文书所实施的处置与管理活动 处理的一般程序 1 签收 签字或盖章两种方式 2 外收文登记 3 启封 4 内收文登记 5 分办 6 摘编 7 拟办 8 批办 9 承办 10 注办 倾向结果 11 组织传阅 12 催办 内催办和外催办两种形式 13 查办 核查 二 发文处理程序与方法 流程 1 拟稿 2 会商 因注意 协商对象是否齐全 协商问题是否一致 协商时应采用多种方式 3 核稿 4 签发 5 编号登记 6 缮印 7 校对 8 盖印 9 分装 10 发出 三 办毕文的管理 一 办毕文书的处置 主要活动是 清退 销毁 暂存 立卷归档 1 文书清退的范围和手续 清退是经过清理将有关办毕的收文按期推归原发文机关或由其指定 的有关单位 应清退的文书一般包括 1 绝密文件 2 有重大错误的文件 3 被明 令撤销的文件 4 送领导和有关人员传阅的文件 征求意见的文件 审阅文件和未经审阅的领导同志讲话等 不得私自摘录其内容 更不得复制留存 当接受人员核对完毕后 双方应履行交换手续 在清退文件凭证上签字 凭证应一式两份 若有未退完的 应做好记录 以后再退 2 文书销毁范围与手续 应销毁的文书主要包括 1 所有不具备留存价值的文书 2 不需要立 卷归档的文书材料 3 无留存必要的重份文书 4 在特殊情况下不即 行毁灭将失密和严重损失的公文 5 上级授权 指定要销毁的材料 6 一般性公文的草稿 印制公文过程中形成的校样 印刷等 销毁的方式 焚毁 重新制成纸浆 粉碎 清洗消盘 磁盘 磁带 等 销毁文书必须履行审批手续 3 暂存公文与立卷归档 暂存 暂时留存一部分具有较高参考价值的重份公文 一份已立卷 归档 和受多种因素制约一时难以准确判定是否应予销毁的公文 立卷 指将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷 归档 将编立好的案卷目录按规定的时间和质量要求移交档案部门 作为保存和管理 二 文书管理的主要内容 文书立卷归档的目的在于保管和利用 可将文书管理划分为如下 5 个阶段 1 文件立卷形成阶段 2 文件存阶段 3 文件检索服务阶段 4 文件保管阶段 5 文件处置阶段 第三节 文书立卷范围与步骤 文书立卷的组织形式 1 集中立卷制 2 分散立卷制 3 网络立卷制 文书立卷步骤 1 文书收集与归卷 2 归卷后的调整定卷 3 文件系统整理与编目 文件整理法 1 按文件制发对象名称整理 2 按文件内容主题整理 3 按文件原标题 题目 整理 4 按事项分别整理归卷 5 按文件的体载或形式整理 第四节 文件的保管与利用 一般办公室对文件保护 主要采取如下措施 1 特殊的防火措施和设备 2 采取疏散措施 3 复制拷贝本 4 建立灭火 系统和烟火报警设备等 第五节 办公室文书撰写的一般知识 一 公文撰写一般知识 基本原则 1 主题的确定必须遵循正确 鲜明 集中原则 2 标题的拟定必须遵循准确 简要 清楚原则 3 结构安排应遵循准确反映公务活动发展规律 更好地为表达公文 主题服务 恰如其分地反映公文不同文种需要原则 4 公文事例引用应遵循贵真 贵精 贵及时原则 5 公文语言表达应遵循准确 平实 简明 庄重原则 6 公文撰写中特殊表达原则 公文格式要求 1 文头格式包括文件版头 发文字号 秘密等级 紧急程度 签发 人 2 正文格式包括公文标题 主送机关 正文 开头 主体 结尾 附件 发文机关和时间等 3 文尾格式包括附注 抄送机关 印发机关 主题词和时间 印制 份数等 4 用纸 印装格式 5 主题词 三 社交礼仪文书撰写一般知识 社交礼仪文书写作的基本要