新财务软件在会计核算中的应用

1 新新财务软财务软件在会件在会计计核算中的核算中的应应用用 作者 王立涛 选择课题 一 课题现状调研 年初 我们课题小组根据课题的要求 对我矿财务管理状况 进行了系统地 调研 通过调研 我们认识到 随着信息时代发展的日新月异 计算机技术和网 络技术正在向经济领域加速渗透 面对这种复杂多变的市场竞争形势 作为会计 核算的现代化手段 会计电算化 正以它的方便 快捷 客观 精确等特性被各 大中型企业广泛应用 我矿在会计电算化方面也进行了建设和运用 虽取得了一 定的效果 但现在运行的 DOS 版操作系统 给财务数据的形成和采集带来困难 已不能适应新的会计电算化操作要求 需要加以改进 二 选题理由 随着煤炭市场竞争程度的加剧 不少煤炭企业为进一步提高自身竞争力 把 企业做大 做强 加强抵御市场风险能力差的局面 不断加强企业经营管理 努 力提高企业的经济效益 目前 市面上流行的许多财务软件 如用友 金蝶等 大 多都是工业企业通用的会计核算软件 在版面设计与运行程序上带有一定的普 遍性和商业性 但不同工业行业中的具体核算方法有时是大相径庭的 因此就不 能生搬硬套现成的软件 这就需要一套集完整性 实用性为一体的财务软件来满 足各行各业会计电算化的核算需求 三 目的与意义 陶阳煤矿现开采中一 中三两井田 至 2004 年底 尚有工业储量 3164 6 万吨 可采储量 1895 8 万吨 开采煤系地层为石炭系太原群和二迭系山西组 矿 井设计能力为 90 万吨 年 现实际生产能力为 70 万吨 年 生产煤种为气煤和肥 煤 主要产品为块煤 粒煤和未煤 由于我矿面临的现状 一是采场接续紧张 现 场条件不理想 矿井压力大 受水威胁严重 受水威胁可采储量为 1105 9 万吨 并且下组煤开采难度大 二是各种增支因素多 资金需求量大 三是经济指标压 力大 四是管理意识较差 管理手段不强 管理措施落后 以上不利因素 使我矿 必须坚持 发展就是硬道理 的指导思想 立足实际 注重管理创新 积极探索新 形势下企业发展的新路子 新途径 紧紧围绕提高我矿经济效益这一中心 进一 步加强财务管理工作 完善财务运行新机制 煤炭企业有着自身特有的工作流程 2 及运营模式 特别是煤炭产品是属于大批量 单一品种的产销模式 其成本管理 及分配方法有别于其他行业 所以 建立一套适合于煤炭系统特别是我省煤炭系 统的财务管理软件 进而逐步创建 ERP 系统 企业计划资源管理系统 是建设 现代化新型企业的基本要求 也是落实 会计法 及其实施细则的根本内容 煤炭 企业新财务软件的开发和利用 对于完善提高煤炭企业财务核算体系 确保帐务 及报表使用者了解到客观有效的财务信息 均具有深远的社会意义和经济意义 四 预期目标 通过课题的实施 解决我矿在财务管理中存在的问题 希望通过使用这套 财务核算软件能大副提高我矿的财务信息质量和财务管理效能 从会计电算化 这个特殊的视角来折射财务办公自动化给现代经济工作带来的轻松和便利 进 一步提升我矿财务核算与管理水平 二 课题运用过程 一 研究实践过程 1 选用的会计核算软件 经过我们小组成员反复细致的调研 论证 测试 讨论 最终选用 windows 版的山东煤炭企业财务核算软件 该软件是由山东省 煤炭工业局与山东新联谊会计师事务所共同开发的适合于我省煤炭系统的财务 软件 2 选用理由 以前我公司财务部门运用的是 DOS 版的财务软件 随着社会 的进步 会计信息使用者对会计信息的质量要求不断提高 DOS 版本较之现在 的 windows 财务软件就越来越显示出它的局限性和滞后性 1 数据的集成性和一致性不同 Windows 版财务软件将财务软件的几个 模块集成在了一起 可以保证在 DOS 状态下难以实现的财务数据的集成性和一 致性 财务数据的集成和一致可以极大地方便会计人员 但这一点在 DOS 平台 上很难实现 而在 Windows 平台上能够做到 2 数据的位数不同 DOS 是 16 位的操作系统 而 Windows 95 是 32 位的 操作系统 计算机工作时 先把大量的指令和数据放在内存中 然后再开始执 行 DOS 将 64k 作为一个基本存储单位 如果程序占的内存大于 64k DOS 就 放在多个块里 所以 DOS 的基本内存为 640k 而 32 位系统下 一块可达 4000M Windows 操作平台可以方便地利用内存 3 任务数量 数据共享程度不同 在 DOS 环境下 一次只能运行一个软 3 件 用 WPS 时就不能用 Autocad 而在 Windows 下 只要内存充足 可打开 4 5 个软件 Word Excel 财务软件 Netscape 各项任务可随时切换 各种程序之间 也可互相交换数据 大大提高了工作效率 而在 DOS 下 这些功能根本无法实 现 由于 Windows 对内存有很强的管理能力 把每一个程序都放在不同的内存 空间 所以各程序不会冲突 也不易受病毒的感染 4 操作难易程度不同 DOS 用 50 多个命令 常用的也有 10 几个 而且 有一大堆参数 而 windows 采用了标准的图形界面 所有程序的基本界面都是 一样的 使用方式也相差无几 无需很长的学习时间 DOS 下也可以用图形界面 但和 Windows 下的实现方法不一样 各种 DOS 软件的界面几乎没有一致的地 方 每学一个软件都需记忆另一套使用规则 过程分析与计算 下面从凭证管理 账簿管理 报表管理三个方面具体介绍 windows 版本 的山东煤炭企业财务软件 1 凭证管理 记账凭证是财务工作的基础和起点 也是查询数据的最主 要的一个来源 凭证管理主要完成对记账凭证的录入 审核 修改 打印 汇总等 工作 在主菜单选 凭证管理 出现二级菜单 填制凭证 查询凭证 修改凭证 审核凭证 生成结转凭证 汇总凭证 1 填制凭证 用鼠标点击主菜单 凭证管理 下的填制凭证 屏幕显示 凭证画面 然后可按以下顺序进行输入 日期 类别 摘要 科目编码 科目名称 借方金额 贷方金额 结算方式 结算号 经办人 附件页数 输入 时 除按提示 操作外 还须遵循如下规则 a 日期 系统自动提取进入账务前输入的业务日期为记账凭证的日期 如 果日期不正确可更改 系统自动检查输入日期的范围 b 类别 采取按类编号的方法 类别占两位 第一类是类型 第二位是收付 款别 具体取值是 11 现金收款 12 现金付款 21 银行收款 22 银行付款 33 结帐 41 结算中心收款 42 结算中心付款 51 内部银行收款 c 摘要 输入本笔分录的业务说明 要求简洁明了 但不能为空 至 少录入 4 个字符 每张凭证的第一笔摘要必须直接输入 当选择 摘要复制 时 4 以后的摘要按回车后即将上笔的摘要复制到该笔摘要栏 也可直接输入汉字 d 科目 当光标移动到 科目编码 输入一栏 系统自动显示一级科目名称及 编码 可直接双击 科目编码提示 的科目编码及名称 也可在 科目编码栏输入 科目编码 系统自动显示下一级科目名称及编码 直至科目编码的最后一级 要求数量核算的科目时 系统还要求输入数量 并自动计算单价 如产成品 产 品销售收入等科目 遇存款类科目时 系统将自动提示要求输入 结算方式及结 算号 结算方式分为支票 汇票 本票等等 结算号一般输入该票号的后 4 位 遇 现金 银行 内部银行类科目时 系统要求输入现金流量编码 作为生成现金流 量表的依据 e 金额 即该笔分录的借方或贷方发生额 金额不能为零 可以是正数和负数 如果借贷方合计数不平时 系统不予以确认 f 附件张数 在 附原始单据 张 处输入原始单据张数 g 在一张凭证范围内可随时移动输入光标的位置 按屏幕提示完成凭证的输 入 在录入状态还可以直接进行修改 在状态栏显示操作提示 可根据提示完成 各项操作 点击 删除行 按钮 删除当前行的所有内容 当本张凭证大于 6 笔分 录时 可点击 上页 或 下页 来查看凭证内容 h 当凭证全部录入完毕后 按确认按钮或 ALT S 保存这张凭证 系统显示 X 号凭证已保存成功 同时在凭证的左上角自动生成本张凭证号 系统规定每页 凭证有 6 笔分录 当某号凭证超过 6 笔后 系统将自动在凭证左上角标出第几分 之一页 2 查询凭证 本功能可以对已录入的机内凭证 按日期 类别和编号进行查 询 既能查询凭证的信息 同时还能查询凭证的当前状态等 选择本功能后 可以对机内凭证进行查询 a 输入日期 类别 凭证编号 点击 查询 键即可调出指定凭证内容 对于分录 多于 6 笔的凭证 可用点击上下页查看凭证 b 如只输入类别 则调出该类的所有凭证 如不输入日期 类别 凭证编号 则 可调出所有凭证 c 系统提示的按钮表示 首号 查询第一张凭证 上号 查询前一张凭证 5 上页 凭证内向前翻动 末号 查询最后一张凭证 下号 查询后一张凭证 下页 凭证内向后翻动 3 修改凭证 本功能用于对未经记账处理 审核或核对有误的机内凭证进行修 改 如果凭证已审核 需审核退回后再进行修改 若要修改已记账的凭证 只能 另编补充登记或负数冲正凭证进行更正 根据记账凭证的编号规则 为了保证凭 证的唯一性 连续性和完整性 本功能只限修改除确定凭证的要素 类别 编号 以外的其它各项内容 选择本功能后 显示凭证格式屏幕 进行凭证修改 修改时 先输入类别 编号 以便调出要修改的凭证 然后参照凭证录入的操作方式对凭证进行各项修改 4 审核凭证 本功能是审核员根据填制的记账凭证进行检查核对 主要审核凭证是否与原 始凭证相符 会计分录是否正确等 以查看方式审核 不需要二次录入 一进入 本功能后 系统提供的按钮有 通过 审核一张凭证 退回 取消已审核的一张凭 全部通过 审核所有凭证 全部退回 取消所有审核凭证 首号 审核第一张凭证 末号 审核最后一张凭证 上号 审核前一张凭证 下号 审核后一张凭证 上页 凭证内向前翻动 下页 凭证内向后翻动 审查认为错误或有异议的凭证 应交与填制人员修改后再审核 通过对记账 凭证的第二次检验 是否录入错误 如发现有误时 需退出后进入 凭证修改 修改完凭证后再进入 审核凭证 状态栏 点击 通过 键 再按 确认 此凭证 即 可通过审核 此方法用于逐张审核 如要一次性全部审核凭证 点击 全部通过 按 确认 键即可 如发现已通过审核的凭证有错误时 可将该凭证调出 点击 退 回 按钮 或点击 全部退回 按钮 退出后修改凭证完毕 再进入 凭证审核 5 生成结转凭证 本功能用于实现一些有规律的转账业务的自动化 自动结转采用一次性参数 定义 多次使用的方式 大大减轻制单人员月底的工作负担 该功能根据预先定 6 义的 自动结转账凭证参数 和当前的 科目余额数据 自动生成相应的记账凭 证 本功能应在相应账目记账后进行 系统提示输入结转日期 结转凭证号后确 认 按 执行 键即可生成结转凭证 在自动生成凭证过程 提示栏提示生成过程 的相关信息 同时进度栏显示生成进度 2 账簿管理 在系统主菜单选账表管理 系统提供其二级菜单 记账 月末结账 生成日报 浏览账簿 打印账簿 条件查询 账龄分析 会计报表 1 记账 本功能将已通过核对的机内记账凭证登记明细账 辅助账并进行余额结算 和汇总 选择此功能 凭证状态提示 本月凭证总计 已记账凭证 已审核未记账 凭证 已审核未通过凭证 剩余未审核凭证 点击张数前的按钮即可查询各类型 凭证号 操作选择按钮有 Y 记账 N 不记账 点击 Y 记账 或 A1t Y 确 认记账 并自动结转余额 记完为止 点击 N 不记账 或 A1t N 退出记账菜单 返回到主菜单 注意 由于记账不能重复进行 因此必须谨慎从事 为了重新执行记账功能 用户应在记账前进行明细库和余额的备份工作 一 旦记账过程中遇到异常情况 可以恢复记账前的数据 重新记账 记账过程不需人工干预 最好不要中途中止 2 月末结账 本模块为用户提供本月结账及初始化下月工作环境的功能 进入本模块后 系统选择按钮有 YES 确认结账 No 不结账 选择 YES 确认结账 或 A1t Y 即可完成结账功能 选择 NO 不 结账 或 A1t N 退 出结账菜单 返回到主菜单 如果发现本月结账后有误 可选择 结账退回 将已 记好的账务重新退回到未记账状态 注意 执行月末结账后 当月账务将无法调整 请慎重 3 生成日报 本功能为用户提供当天的现金 银行存款 内行存款 结行存款账户的变动 及结存情况 以便用户在进行记账前与库存现金及开户银行的存款余额进行核 对 进入本功能菜单后 具体操是 首先选择日期 将日期改为需要的日期 其 次选择科目 选择需要打印的科目 如 现金 然后点击 生成 按钮 生成日报表 7 生成完毕后在 信息 栏将提示日报表的生成情况 如果需要打印该科目的日报 表时点击 打印 预览 打印日报表 完毕后点击 退出 按钮返回到系统主菜 单 注 生成科目余额需记账后才能生成 4 查询账簿 本功能用于明细账 日记账等账簿进行查询 选择本功能后 系统提供的树形目录的科目选择 资产类 负债类 权益类 收 入类 成本类 费用类 如要查询明细账 可点击各类科目前的 号或双击该类别 然后显示该类下 的科目名称 同时 号变成 号 这时如果点击科目名称前的 号时显示该科 目的明细科目 如果双击该科目显示该科目下的明细科目 同时在 查询账簿 显 示该科目的明细账及在右上角显示该科目的明细科目 将不再显示该科目下的 明细科目 修改账簿年度 可查询其他年度的账簿 系统默认为系统当前使用日 期 在查询过程中 系统在状态栏提示当前系统运行情况 如 正在准备数据 数据准备完毕 等提示 5 打印账簿 进入此菜单后 系统显示三级菜单 1 打印余额 本功能用于查询 打印科目余额表 用户可根据 需要选择所查 询 打印的科目余额表日期 输入科目编码后 点击 确认 按钮 即可显示出所 需的科目余额表 a 选择日期 打印生成余额表的日期 b 选择科目 选择需要打印查询的科目 输入提示 查询全部科目 0 查询总账科目 系统还提供二级及明细科目的余额查询 c 选择金额或数量余额 系统默认金额查询 d 点击 确认 生成余额表 e 点击 打印 预览 打印科目余额表 2 试算平衡 本功能用于查询 打印试算平衡表 用户可根据需要选择所查询 打印的试算平衡表日期 点击 生成 按钮 即可显示出所需的试算平衡表 这时 点击 打印 按钮可打印出试算平衡表 用户也可在记账前选择试算平衡 3 报表管理 8 1 录入与修改报表 本功能用于直接输入报表数据形成文件 或修改已有文件的报表数据 固定 表的录入十分简单 选择本功能 系统出现的对话框中 左边有可供选择的报表 名称 双击后即可调出所需报表 操作步骤如下 a 双击所选报表后 开始录入数据 b 每录入完一个数据单元格后 按回车键 光标将自动跳到下一个单元格 上 c 根据光标所跳跃的顺序录入数据 也可自己随机录入 如果点击屏幕右 下角的 错误更正 后 系统将在设置公式的单元格中根据其设置好的勾稽关系 自动产生一个数值 用鼠标点击该单元格 会出现对它设置的勾稽关系 d 如果没有点击屏幕右下角的 错误更正 当光标移至设置公式的单元格 时 系统会自动提示出现的误差及应录入的数值 修改正确后光标方可下移 e 在输入修改的过程中 系统按照设置的勾稽关系自动检查本表内的数据 关系 为了保证及时检查 系统规定在数据勾稽关系表达式所涉及的数据中 按 先列后行的顺序 f 如果数据录入不完全 数据也可存盘 g 数据录入完毕后 可通过 审核 按钮对数据进行审核 也可退出后 通过 主菜单中的 审核 对所有数据一次性地进行审核 2 根据帐务数据生成元表 本模块主要用于根据设置的自动生成报表调用参数自动生成相应元表数据 采用下拉式列表框方式列示报表档案库所有报表供用户选择 设置全选 全消 单选按钮 方便用户操作 数据生成过程中如果有设置的错误参数 在自动生成 过程中 系统会对错误参数及时给出表号及错误参数提示 在自动生成过程中设 有进度条 生成过程形象明了 操作步骤如下 a 单击菜单中数据采集下根据账务数据生成元表 b 选择用户标记的表示选中 单击 全选 按钮 即将所有报表全部选中 c 选择完毕后 单击 生成 按钮 即可生成所选报表元表数据 3 汇总基层单位报表 本功能用于主管单位收集了基层单位报表数据之后进行汇总生成汇总报表数 据文件 报表汇总处理既可以汇总元表数据 也可以汇总千元表数据 既包括对 9 金额 数量等的迭加求和 也包括根据计算公式对单价 比率等计算指标的重新 计算 a 单击菜单中数据采集下汇总基层单位报表 b 选择本功能 有全选 反向选择及全清三个按钮 全选为全部选定 全清 为全部清除 反向选择的含义是选择了所需报表后如点击此按钮则选择剩余报 表 c 选择好需要汇总的基层单位后 系统根据单位类型还要求选择元表还是 千元表 检查是否已经存在该汇总单位的当期数据文件 若有 汇总的结果是修 改已有文件 否则汇总产生新文件 然后系统列示报表表集 供挑选要汇总的报 表 d 汇总时 系统根据单位登记中设置的汇总关系进行汇总 即将汇总号与 输入的汇总单位代号相同的所有单位的数据汇总到汇总单位的数据文件中去 汇总可以重复进行 编号可以用数字 第一个字符是字母 多个煤矿 煤机厂等 汇入集团公司 4 根据元表化千元表 本模块主要用于将生成的元表化千元并保存千元表数据 采用下拉式列表框 方式列示报表档案库所有报表供用户选择 设置全选 全消 单选按钮 方便用 户操作 如果没有元表数据系统将自动提示 选择好路径后 单击 确定 即可装 入 5 审核勾稽关系 用户录入完数据后 可以对数据进行批量审核 即检验单位的报表数据是否 有错误 具体操作步骤如下 a 单击主菜单 审核 中的 审核勾稽关系 b 选择所需审核的报表范围 报表范围包括全部报表 财政报表 行业报表 企业报表 分析报表 c 系统默认对元表数据进行审核 也可选择对千元表进行审核 d 选择完毕后即可点击 执行审核 按钮 对所选报表进行审核 审核完毕后 系统将自动显示本次审核的审核结果 d 对审核结果可进行打印 也可在打印前先进行预览 6 定义报表勾稽关系 10 本模块主要用于设置报表表内及表间勾稽关系检查参数 采用全屏幕 窗口 化的编辑方式及树形目录列表提示方式 既可编辑全部勾稽关系又可编辑单张 报表勾稽关系 并具有单行删除 恢复功能及改动数据的提示保存功能 a 表间勾稽关系设置规则如下 表号栏空置不填 在勾稽关系表达式栏输入表 间关系表达式 表达式中 6 位代码项包含表号 行号 列号 行列号栏也空置不 填 例如 031105 012501 0 表示 03 表 11 行 5 列减 01 表 25 行 1 列应等于零 勾稽关系描述与含义相同 也可输入 03 表现金流量表中 11 行 5 列年初未分配 利润应等于 01 资产负债表 25 行 1 列年初未分配利润 b 表内勾稽关系设置规则如下 点击左窗口的报表 则表号栏中的表号自动 形成 在勾稽关系表达式中输入表内关系表达式 表达式中的 N 表示不包含项 L 表示公式的左方 R 表示公式的右方 表示所有项 在行列号栏内输入关系表 达式中涉及的输入时最后输入的报表数据在报表上的 4 位行号列号 7 本模块主要用于设置根据帐务数据生成报表的调数参数 采用全屏幕 窗 口化的编辑方式及树形目录列表提示方式 简化了参数公式 用户通过点击表名 来设置相应报表的调数参数 并具有对改动数据的提示保存功能 利用本功能 用户可以根据一定规则 设置从财务核算账务处理子系统的机内账务数据直接 生成会计报表的数据生成参数 使用账务处理子系统编制会计报表的主要依据 是科目余额表 在余额库中 从一级科目到最明细科目均有期初余额 本月借贷 方发生额 累计借贷方发生额 期末余额 生成参数的类型及设置 a 以字母 ye 起头根据会计科目编码调数的参数 以字母 S 起头调上年同期 的参数 b 被取数字段代号 01 为期初余额 02 为本月借方发生额 03 为本月贷 方发生额 04 为累计借方发生额 05 为累 计贷方发生额 06 为期末余额 c 以双引号起头设置常数参数点击主菜单 报表定义 下拉菜单中设置数据自 动生成参数 选择需定义自动生成参数的报表 点击后在表号栏中自动形成表号 在调数参数中对应好该表的行列 设置时可使用运算符号 如 ye 0610I 06102 表示 01 表 1 行 2 列等于 10l 科目期末余额加 102 科目期末余 额 10000 为 01 表 44 行 1 列等于 10000 8 定义报表计算公式 11 本模块主要用于设置报表数据间的计算关系参数 采用全屏幕 视窗化的编 辑方式 并具有对改动数据的提示保存功能 点击主菜单 报表定义 下拉菜单中 定义报表计算公式 计算公式可用 结果坐标为 6 位数 依次是表号 行号 列号 表示所有行或列 4 定义报表不化千元项 本模块主要用于设置表内数据的不化千元数据单元 例如人数 单价等 采用 全屏幕 窗口化的编辑方式 并具有对改动数据的提示保存功能 点击主菜单 报表定义 下拉菜单中定义报表不化千元项 单位号 年度号自动形成 依次输 入不需化千元数据所在的表号 行号 列号 完毕后点击存盘即可 在元表化千 元表时 设置不化千元项将自动保留原数 三 实施的步骤与过程 1 事前准备 测试阶段 1 挑选一些业务素质较好的会计人员去济南集中进行培训 从理论和实际 操作上进行系统地学习本财务软件 争取达到人人运用自如 2 购入并安装好本软件 3 结合本单位的具体情况 集中人员 利用空闲时间进行实战测试 发现问 题及时解决落实 2