第八章会议组织

幻灯片 1 第八章第八章 会议组织会议组织 幻灯片 2 第一节第一节 会议概述会议概述 幻灯片 3 会议的涵义 会议是指有组织 有领导地召集人们研究和讨论问题的一种社会活动方式 会议是指有组织 有领导地召集人们研究和讨论问题的一种社会活动方式 会议是进行管理的有效工具和手段 会议是进行管理的有效工具和手段 幻灯片 4 会议的要素 一 会议名称一 会议名称 1 1 以序号命名 以序号命名 中国共产党第十八次全国代表大会中国共产党第十八次全国代表大会 2 2 以会议主题命名 以会议主题命名 全国农村工作会议全国农村工作会议 3 3 以会议参加者身份命名 以会议参加者身份命名 全国宣传部长工作会议全国宣传部长工作会议 4 4 以会议召开的地点或时间命名 以会议召开的地点或时间命名 八七会议 遵义会议八七会议 遵义会议 幻灯片 5 二 会议时间二 会议时间 会议时间包括会议何时召开和开多长时间两层含义 会议时间包括会议何时召开和开多长时间两层含义 三 会议地点三 会议地点 会议地点也包含两层含义 一是在哪个地方召开 二是会议地点也包含两层含义 一是在哪个地方召开 二是 具体会场选在何处 具体会场选在何处 四 会议人员四 会议人员 参加者 会议的主持者和会议的辅助人员 参加者 会议的主持者和会议的辅助人员 幻灯片 6 五 议题议程五 议题议程 会议所要讨论解决的问题会议所要讨论解决的问题 六 会议组织六 会议组织 会前的准备 会议期间的服务 会后的处理会前的准备 会议期间的服务 会后的处理 七 会议结果七 会议结果 重要会议的结果 一般以文件形式在一定范围公开重要会议的结果 一般以文件形式在一定范围公开 幻灯片 7 会议的类型 决策性会议 非决策性会议 小 中 大 特大 定期 不定期 幻灯片 8 会议的作用 民主决策的作用 行使民主权力的作用 交流信息的作用 宣传教育的作用 理论研究作用 幻灯片 9 第二节第二节 会议组织工作的程序会议组织工作的程序 幻灯片 10 会议组织工作总体分为 会议组织工作总体分为 会前准备 会中服务 会后工作三阶段会前准备 会中服务 会后工作三阶段 会议组织的总体要求 会议组织的总体要求 准备充分 组织严密准备充分 组织严密 服务周到 安全保密服务周到 安全保密 幻灯片 11 一 会前准备工作一 会前准备工作 步骤 步骤 1 1 确认会议信息确认会议信息 2 2 制定会议筹备方案制定会议筹备方案 3 3 会议筹备方案审批会议筹备方案审批 4 4 逐项落实方案逐项落实方案 5 5 检查筹备情况检查筹备情况 幻灯片 12 如何制定会议筹备方案 1 会议名称 2 与会人员的范围或名单 3 会议召开的地点 4 时间与会期 5 会议的议程与日程 6 筹备工作班子及职责分工 幻灯片 13 会议筹备方案示范文本 1 会议筹备方案示范文本 2 幻灯片 14 落实方案特别注意事项 方案制定之后 送领导审批 或有关会议通过 同意 后按照方案要求逐项落实 其 中重点工作为 1 发送会议通知 2 收集参会人员信息 3 准备会议相关文件 撰写 印制 会议通知 会议议题 议程 领导者讲话 座次安排 交流材料等 开幕词 闭幕词 工作报告 会议须知 日程安排 分组名单 住房安排 代表证 工作证等 4 布置会场 幻灯片 15 幻灯片 16 布置会场注意事项 1 会场环境布置 会场清洁卫生 桌椅齐全 消防安全提示 确定主席台 明确划分会场区域 悬挂会标 徽记 旗帜 标语等 摆放植物花卉 2 主席台布置 确定会议桌摆放形式 安排座次 座次包括主席台座次和其他与会者座次 3 保证照明 音响话筒 投影 计算机接口 空调等设备齐全效 4 其他 水果 纸 毛巾 茶杯 茶叶 饮料 服务人员 幻灯片 17 首先 请领导确定在主席台就坐人员的准确名单 其次 确定其中身份最高的人员就首先 请领导确定在主席台就坐人员的准确名单 其次 确定其中身份最高的人员就 座于主席台前排中央 其他人员按先左后右 一左一右顺序排列 如下图 座于主席台前排中央 其他人员按先左后右 一左一右顺序排列 如下图 单数 单数 双数 双数 幻灯片 18 座次安排 幻灯片 19 幻灯片 20 幻灯片 21 幻灯片 22 二 会间组织与服务工作二 会间组织与服务工作 一 签到 一 签到 二 接待及会场秩序维持 服务 二 接待及会场秩序维持 服务 三 会议记录 三 会议记录 1 1 会议记录的方法 会议记录的方法 1 1 摘要记录 摘要记录 2 2 详细记录 详细记录 3 3 录音整理 录音整理 2 2 会议记录的要求 会议记录的要求 快速 准确 完整 清楚 快速 准确 完整 清楚 幻灯片 23 3 做好会议记录应注意的事项 做好会议记录应注意的事项 1 认真做好会前准备 了解宗旨 议题 议程 再熟悉会议材料和讨论提纲 认真做好会前准备 了解宗旨 议题 议程 再熟悉会议材料和讨论提纲 2 要集中思想 专心致志 边听边记 耳 眼 手 脑并用 要集中思想 专心致志 边听边记 耳 眼 手 脑并用 3 对口话要适当精练 概括 去掉口语里的虚词和重复词语 但注意保持原意 尽量不 对口话要适当精练 概括 去掉口语里的虚词和重复词语 但注意保持原意 尽量不 要用记录人的话改写 要用记录人的话改写 4 会议主持人在会上所作的提示 转换议题和总结性发言应记录清楚 会议主持人在会上所作的提示 转换议题和总结性发言应记录清楚 5 记录稿在会后要认真整理 记录稿在会后要认真整理 幻灯片 24 4 会议记录的格式 会议记录的格式 1 标题标题 会议名称加文体名称组成会议名称加文体名称组成 2 会议组织概况会议组织概况 时间 地点 主持人姓名职务 出席人 列席人 缺席人 记录时间 地点 主持人姓名职务 出席人 列席人 缺席人 记录 3 会议内容会议内容 会议的议题 宗旨 目的 会议议程 会议报告和讲话 会议讨论和发言 会议的议题 宗旨 目的 会议议程 会议报告和讲话 会议讨论和发言 会议的表决情况 会议决定和决议 会议的遗留问题 会议的表决情况 会议决定和决议 会议的遗留问题 4 结尾 散会 主持人记录人签名 时间结尾 散会 主持人记录人签名 时间 幻灯片 25 例文 例文 城南开发区管委会办公会议记录城南开发区管委会办公会议记录 幻灯片 26 三 会议善后工作三 会议善后工作 一 清理会议文件 一 清理会议文件 二 组织送别 二 组织送别 三 撰写和印发会议纪要 三 撰写和印发会议纪要 政府常务会议纪要政府常务会议