时间管理方案

时间管理方案 卡尔 纽波特 Cal Newport 身兼多职 MIT 博士后研究员 多本 书的作者和高人气博主 一年内完成 3 本书和 6 篇同行评议论文 卡尔 我最近做了一个简单的实验 我记录了最近发出的 50 封邮件的时间 戳 可以从这些时间戳看到我一周内 10 月 22 日 周四 10 月 29 日 周四 收发邮件的情况 我的兴趣在于统计出自己一天中的哪些时间花在了邮件这档事上 下 面是我的发现 译者注 上表不是时间戳记录表 是卡尔纽波特自己的统计结果 横轴为时间段 纵轴为邮件数 如上图所示 这一周里 我在 6 7 点间只发了 1 封 7 点后则为 0 这个很好解释 我每天都差不多 5 点半的样子就结束了当天的工作 这意味着 5 30 之后 断网 关机 无待办事项 每当我结束一天 的工作 就该是时候放松了 我必须强调 我不是某些生活懒散的企业家 公司已经上轨道 所以 就躺在加勒比海的阿鲁巴岛的吊床上监督监督就完事 我有一份正常 的工作 我是一名博士后 有很多事情要做 例如 在刚过去的那个夏天 我取得了麻省理工学院 MIT 计算机科 学博士学位 在写作博士论文的同时 我完成了自己第三本书的手稿 这份手稿在我博士论文答辩结束一个月后交到兰登书屋 Random House 出版社并将于 2010 年夏季出版发行 在过去的一年里 我还 很用心经营着自己的博客 学习技巧 Study Hacks 创造了 5 万 的月独立访问量 与此同时 我还成功发表了超过半打同行评议过的 学术论文 换言之 我可不是懒鬼 除了极少的例外 所有这些事情我都是在 工作日的 8 30 到 5 30 之间进行的 我每天的锻炼时间 1 小时的 遛狗时间也都是安排在这个时间段内的 我真的很喜欢每天 5 30 之 后的自由时间 完全的自由啊 我称这个方法为固定时间表效率法 fixed scheduled productivity 我从 2008 年年初开始便一直在使用并向大家推荐这个方法 它的理 念很简单 制定一份你认为最理想的工作时间表 然后再通过实际工作情况来调 整 让这张表真的适合你 使用这个方法的时候你得冷酷一些 接 什么责任要懂的选择 该拒绝别人的时候不能客气 不要别人让做什 么就做什么 没多大用处的任务要摆脱掉 这个方法将会在你的控制力 压力水平 完成的重要工作的数量上产 生深远而有益的影响 不过它的理念并不是什么新的东西 提姆 菲利斯 Tim Ferriss 的一 本很有名的书 每周工作 4 小时 The 4 Hour Workweek 里就建 议采用严格的时间限制 他认为我们所做的很多工作的效率是很低的 而且其重要性也是令人质疑的 他运用了帕金森定律 Parkinson s Law 来支撑 更多的时间并不一定带来更多的成效 的观点 并广受欢 迎 当然 如果你还心存疑虑 可以看看 揭露真实的帕金森定律 Debunking Parkinson s Law 他说 相反 如果我们能辨别 出什么是最重要的任务 并受到严格的时限约束 那么我们会吃惊地 发现 实际完成所需的时间是很少的 在本文中 我想告诉你们一些 成功运用这种方法的真人真事 事业依旧成功 生活品质也得以彻 底改善 吉姆 柯林斯的白板 吉姆 柯林斯的商业权威指导著作 从优秀到卓越 Good to Great 和 基业长青 Built to Last 销售额已破 700 万 他则将这些书的 成功归功于他的研究原则 自去年五月柯林斯接受纽约时报的访问后 他便带领着 12 名本科生组 成的几支研究团队开始了资料的搜集工作 现在 2009 11 19 搜集 工作仍在继续 而他的一本书要从最初的提出假设到最后形成历经千 锤百炼的思想 平均耗时约 5 年 需经费约 50 万美元 当从调研阶段 迈入 修道士 状态般的写作阶段后 他状态最好时一天也最多能完成一 页的内容 换句话说 柯林斯是一个非常有毅力而且刻苦工作的人 你可能会由 此认为他和一般见到的在残酷的商业世界里拼命打拼 睡觉也不关机 的工作狂一样 但是 他没有 他位于科罗拉多的办公地点的会议室里放了一块白板 白板上潦草地 写着一个简单的公式 创新 53 教学 28 其它 19 柯林斯在很多年前就定下了一个 宏伟的目标 他人生中 50 的工作 时间要用于创新性的工作 思考 调研和写作 30 的用于教学 剩下 20 用来完成其它所有事 白板上的百分比正是他日常时间分配 的大体状况 他用秒表计时 用电子表格来控制进度 就使用固 定时间表效率法来说 柯林斯的例子就很典型 拥有与他同一级别成就的作家则很容易陷入过量工作的泥沼中 熬夜 更新推特 美式微博 雇佣工作人员 精心设计网页 开发系列产 品 不放过任何演说机会 但柯林斯逃出了此种命运 举例来说 尽管柯林斯一次演讲的薪酬就超 6 万美元 但他每年演讲 的次数不足 18 场 所得收入的三分之一都无偿捐献给了非营利组织 他从不到各地去推销自己的书 他的网页设计得也很普通 他严格控 制自己的生活开支 避免过度依赖收入 过去的 14 年里 他和妻子一 直生活在加利佛尼亚的一栋小平房里 他只顾了很少的员工 喜欢 需要时再招募些志愿者 时代周刊形容他道 柯林斯先生 非常善于说 不 他曾为 今 日美国 写了一篇文章 最好的新年决心是 一份 不做 清单 Best New Years Resolution A Stop Doing list 他固定时间表的生活方式源自一个简单的理念 让工作持久而与众不同 而其真正得以实现还是得益于他 愿意 用对 做什么 的相同程度的 专注来对待 不做什么 的这种态度 柯林斯不是唯一从固定时间表效率法中受益的 桑德斯的转变 当伊丽莎白 格蕾丝 桑德斯 Elizabeth GraceSaunders 开始她的第 一份事业 职业文案服务时 她的工作时间表简直就是 危害甚深 我会先出去会了朋友再回邮件 她告诉我 然后熬夜到凌晨 2 点来 完成手头的项目 终于有一天 她崩溃了 我不是秘书 她说 我的任务不是搞定所 有摊在我面前的事 桑德斯改用了一个一周工作 40 小时的时间表 这个新的时间表带来了 两个直接的影响 第一 她发现自己开始只专注于最重要的事了 举个例子 由于计划用于业务发展的时间只有几个钟头 她不能再找 借口去做些浪费时间的事 像是曾让她熬夜的徒劳无益的网站微调和 查看没实际用处的邮件 从而 她可以把心放在那些能产生成效的核 心事务上 比如进行电话销售或新产品的研发 旧的时间表里的内容 确实更多 但同时也更琐碎 反而在这种约束下产生的专注带来了更 多的成效 第二 她发现她可以让她的客户学会如何适应她的工作习 惯 我会在 24 小时 而非 24 分钟 内回复您的邮件 在开始一个新项目 之前需要事先通知我 如果近期内我的时间安排已满我会说 不 我可 能提前将接下来一个月的会议安排都定下来了 桑德斯说 对怎样以及何时对要求作出反应的选择会产生极大的影响 桑德斯的朋友和客户都对她放弃文案工作 变身为一名 时间管理教练 的事情印象深刻 她现在的工作是帮助其她职业女性取得同样的成效 其中最有名的服务是 重塑时间表 Schedule Makeover 下面是典型的 桑德斯的一天 6 点起床 8 30 坐到电脑前 在工作日 她的头 1 2 个小时是用来做她称为 常规处理 的工作 包 括核对日程 查看邮件 为这一天接下来的时间做一个详细的计划 桑德斯认为正是早上的这项 惯例 让她不用再浪费时间思考工作怎么开 始 并将她从整天都在查看邮件的 强迫症 中解放出来 她会进行一个小时左右的电话销售 对于私营企业来说 这算是最 痛苦的事情 但是通过将其严格固定在时间表上 可以避免她将这件 事推到一边 这一天接下来的时间里 她将按照早上制定的计划走 通常是一些 客户要求的任务和至少一项业务拓展工作 下午 5 30 结束工作 绝大多数的企业家都会工作到 5 30 以后 并声称这是完全不可避免的 不过 桑德斯虽然没有像他们这般 她的事业依旧蒸蒸日上 原因 很清楚 她的固定时间表迫使她只从事那些能有成效的工作 电话销 售 客户任务 主要业务拓展 并避免将时间花在那些没实际用处 只是为 忙 而忙的事情上 像是动不动就会去调整网页 强迫症似的反 复查看邮件 对一些小的业务发展机会穷追不舍 桑德斯并不是我遇到的唯一一个惊讶于这个发现 做得少反而有助 于提高营收 的年轻企业家 婴儿效应 下面这个故事来自我的好友迈克尔 西蒙斯 Michael Simmons 他自己创业 极限创业教育公司 Extreme Entrepreneurship Education Corporation 他的公司在他毕业后的那几年迅速扩张 那段时间我恰好在看 每周工作 4 小时 我开始研究西蒙斯减少工 作时间的可能性 我认为 那是他自己的公司 那么为什么不利用这 个优势给自己创造更赞的生活呢 我们就此讨论过 当时我曾告诉西蒙斯他应该减少花在邮件和社交网 络上的时间 我没得选择 他解释道 每一次联系都可能给我一个重要的合作伙 伴或者一份宝贵的订单 但之后 他的女儿哈莉 Halle 出生了 他和妻子 公司创始人之一 开始轮流照顾女儿 早上是他 下午是妻子 晚上则是家庭时间 所 以 他的工作时间从每天 10 12 个小时缩减到 3 5 个小时 哈莉的存在迫使他做出改变 他之前还口口声声说不可能 现在他也 开始严格控制自己的时间表 他之前也认为自己的事业会受到影响 事实证明 也没有 孩子的存在让做 应做的事 变成做 必做的事 西蒙斯向我解释道 过去 我总是推迟做出关键决策或者因不愿跨出自己的舒适区而说 不 现在 我才是真的没得选择 我必须有所抉择 因为我的时间已 经被砍掉了一半 自一年前我们女儿出生到现在 我们的公司扩展了 不止一倍 固定时间表的作用 柯林斯 桑德斯和西蒙斯有一个相同的发现 当给时间表加上严格的 时限 删减掉不必要的工作 同事和客户也重新适应了何时该对你有 所期待后 他们发现了固定时间表所产生的两个令人惊奇的作用 第一 所谓必要的事情 无论是电话销售或者还是专注于为创作一 本新书而进行的核心研究工作 恰是那些真正重要的事 而不必要 的事情 无论是动不动就邮件邮件的 还是像患了强迫症般总在调 整博客的模板 比许多人以为的还要更无关痛痒 第二 与不稳定的时间表相比 他们反而因专注于必要的事情 而非 所有的事 而受到更多的关注 这些 佯谬 的事实 正如柯林斯的书 最畅销 桑德斯和西蒙斯的公司发展飞速 说明你也可以收获更多 成效 固定时间表的生活方式 固定时间表效率法的步骤很简单明了 1 选择一个你认为能达到最理想的劳逸平衡状态的工作时间表 2 尽一切努力去避免破坏时间表的安排 听上去非常简单吧 但 当然不简单 要满足第 2 条可不是件容易的事 如果你还放不下现 在的项目 责任或者工作习惯 那么你很有可能远远达不到这