紫光博思档案管理信息平台

紫光博思档案管理信息平台紫光博思档案管理信息平台 紫光博思档案管理信息平台以先进的管理理论为指导 以国际通用的电子文件管理模型和标 准为依据 以先进成熟的信息技术为基础 以满足国内大型集团企业和政府档案集约化 信息化 知识化管理为目标 是凝聚了清华紫光十五年档案信息化研究实践经验和成果的新一代档案管理 信息系统 1 1 系统架构系统架构 系统主要面向多全宗 多层次 以集中方式实现档案信息管理的大型集团单位 满足各级单 位间系统的互联互通和资源的共享 根据网络的实际情况既可满足 大集中 模式 又可满足 应用和数据适度集中或分散 模式的应用需求 并可随时从分布方式过渡到集中方式 系统采用 J2EE 架构 设计上符合 SOA 标准 与其它系统交互采用 Web service 体系结构 数 据交换采用 XML 标准 因此开放规范的标准保障了档案系统与其它系统的集成应用 并实现了标 准的数据归档 检索查询和统一用户管理接口 外部业务系统 OA ERP 数字化加 工系统 现有档案 系统 接接 口口 档案管理信息平台 业 务 层 收集整理 收 集 整理 归 档 保管 鉴定 销 毁 数据管理 知识管理 搜索 开发利用 统计 系统管理及业务建模层 源数据管理 用户权限管理 系统审计 基础应用服务层 Web报表 DRM 智能搜索引擎 格式转换 基础平台中间件平台内容管理平台数据库系统 存储系统 基础架构数据备份灾难恢复网络监控负载均衡 系统库目录库内容库 门户系统 2 2 档案业务应用档案业务应用 系统采用业务平台的设计思想实现 针对不同用户的业务提供了功能强大的业务定制功能 使得用户的业务管理规范与系统低耦合 用户可以将自己的管理理念和业务规范通过业务定制功 能在平台系统之上形成符合自身业务管理的应用系统 系统管理的档案门类 分类 整理规则 标准代码 信息展示 目录表单 统计 归档流程及责任划分都可以通过系统提供的标准业务定 制和业务定制实现 系统不仅考虑了各单位业务不同的适应性 同时还兼顾了档案管理模式 数 据结构 业务流程等业务因素的变化 使得系统具有极强的扩展性和学习能力 能随着用户管理 水平的提高而不断自我完善 为方便终端用户使用 系统提供了后台定制功能强大 前台使用简 单方便的实现方式 信息服务档案管理 电子文件处理 OCR 报表 全文检索 内容管理 用户管理等公共服务 标准业务定制 业务定制 权限管理 年度项目管理 档案信息查询 开发利用 档案信息网站 个人待办事项 各种辅助工具 标准数据接口 收集整编 数据管理 辅助管理 鉴定销毁 移交管理 借阅管理 档案统计 信息发布 赋权审批 档案编研 在利用先进技术手段保障归档文件的真实性和永久安全存储的基础上 系统最大限度实现了 档案收集整理的自动化 管理工作的规范化 开发利用的知识化 信息服务的智能化 满足目前 档案门类及未来需要管理的档案门类实现收集捕获 整理 鉴定 数据和实体管理 目录报表 统计 销毁 编研 查询利用等日常档案管理业务 支持对各类非结构化数据 如文字 语音 视频 图形 图像 网页 邮件等 的捕获收集 安全管理和检索利用 并可适应档案业务扩展和变化 适应管理模式变化 适应机构变革 在规 范管理的同时实现了个性化需求 系统实现了上下级业务管理 数据贯通 针对多全宗 多层次集团用户以简单方便的方式实 现了复杂多样的档案权限管理控制 不仅可以控制查询利用权限 还可以控制录入 整理和归档 权限和流程 在提供电子文件属性元数据管理的同时对电子文件本身采用了最合理的管理方式 使得归档 的电子文件可自动形成规范浏览格式 原始格式 用于下载利用 和缩略图三种方式存储 并可 通过系统控制对不同类别电子文件的访问权限 正文 附件 发文稿 收文单 底稿 可自动对 电子文件识别建立全文检索索引库 并可实现流媒体文件的在线播放服务 系统提供动态编研库和汇总统计的功能 为档案信息的开发利用提供最大方便 并可定制网 站的栏目 随时发布编研成果和开放档案数据 系统不仅实现了全宗内自定义的统计 而且实现 了跨全宗的汇总统计 系统不仅提供了跨年度 项目 档案门类以及跨全宗检索查询 可实现递 进检索 相关文件检索 并可进行全文检索 照片档案缩略图显示 电子文件浏览下载 流媒体 文件在线播放也是系统提供的功能 而且可在网上通过预约实现传统的实体借阅管理 系统可通过前端控制实现对文书 科技 会计等各类档案的归档范围 流程 责任 整理规 则的控制和管理 通过全宗内移交和跨全宗移交实现数据和实体的移交管理 总体功能模块图 全宗管理权限管理 标准业务 设置 业务设置 档案业务 管理 辅助工具 网站及信 息发布 档案信息 搜索查询 机 构 管 理 用 户 管 理 代 码 表 定 制 分 类 表 定 制 年 度 项 目 管 理 全 宗 配 置 移 交 管 理 代 码 表 定 制 分 类 表 定 制 档 案 类 型 定 制 整 理 规 则 设 置 字 段 对 应 设 置 报 表 定 制 项 目 设 置 默 认 排 序 设 置 日 志 管 理 文 件 库 定 制 收 集 整 编 档 案 管 理 开 发 利 用 个人待办 事项 文 件 管 理 目 录 树 日 志 管 理 数 据 转 换 批 量 挂 接 光 盘 导 出 模 板 编 辑 器 离 线 录 入 软 件 报 表 编 辑 器 数 据 管 理 鉴 定 销 毁 辅 助 管 理 档 案 编 研 档 案 统 计 用 户 组 管 理 归 档 部 门 管 理 权 限 管 理 永 久 权 限 管 理 临 时 权 限 管 理 归 档 模 板 管 理 工 程 类 别 设 置 关 联 设 置 显 示 字 段 设 置 辅 助 定 制 档 案 收 集 文 件 管 理 借 阅 管 理 普 通 检 索 高 级 检 索 全 文 检 索 预 约 处 理 借 阅 管 理 借 阅 登 记 个 人 借 阅 档 案 收 集 目 录 树 档 案 整 理 目 录 树 参 建 单 位 维 护 知 识 管 理 流 程 管 理 参 数 设 置 3 3 信息技术实现信息技术实现 系统通过开发和集成先进成熟的技术保障各项功能得到可靠实现 提高用户的易用性和流程 的自动化程度 目前系统集成了 全文检索技术 OCR 技术 电子文件转换处理技术 WEB 报表技 术 双层 PDF 技术 流媒体技术 图形图像处理技术等多种先进成熟的技术 同时开放的架构可 与各类内容管理平台 智能搜索系统 IRM 数字版权系统 数字印章和水印系统 数据加密技术进 行替换和集成 根据用户的需要提供质优价廉的技术和功能性能强大的产品选择 在符合国家安全标准基础上 借鉴和采纳国际公认的遵从性法规 从系统架构 管理和应用 三个方面实现档案管理系统的安全先进 利用先进的技术 实现了主题词自动标引 自动组卷分盒 自动分类 编号 动态专题库数 据的自动筛选等自动化功能 在 B S 方式下实现了录入卡片自定义 列表状态下编辑 位置调整 托拽等 C S 系统的易用功能 大大提高的用户的易用性和体验程度 系统通过了严格的功能测试 性能测试和安全测试 完全满足大型集团企事业单位对业务功 能和性能的要求 以及对系统安全 扩展性和容灾备份的需求 4 4 理论实践和法规遵从理论实践和法规遵从 首先系统在档案元数据上遵循欧盟 MoReq 关于文件元数据通用要求 同时遵从 OAIS 参考模型 解决数字档案信息长期保存问题 其次 在业务功能应用上采用文件生命周期理论 通过前端控制的方式对归档文件在形成之 初就进行了控制和管理 具体表现在系统中就是 针对文书类归档文件 在年初就明确各业务部 门归档范围和责任 提供了文件收集 档案收集和收集整编等各类手段及归档接口实现对归档文 件的前端控制和管理 针对工程项目档案则在项目立项时就同步确定项目归档范围 整理规则 明确归档责任 使得项目档案能与项目阶段同步进行归档和管理 第三 在档案的鉴定和管理观念上吸收了 后保管模式 理论的精华 宏观鉴定 知识服 务 等理念在系统中得到充分应用 具体体现在系统通过规范的分类表和归档模板实现保管期限 的鉴定工作 同时明确了各部门的归档范围和责任 并使得通过系统可以进行控制 也体现在系 统可与内容管理 知识管理和搜索引擎进行的集成上 第四 在电子文件管理管理上采用 ISO15489 国际